RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE
DHL SERVICES LOGISTIQUES
ENTRE :
La Société DHL SERVICES LOGISTIQUES,
S.A.S au capital de 80 640 € immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bobigny sous le numéro 402 350 136 – Code APE 5210B dont le siège social est situé 273, avenue du Président Wilson – 93210 LA PLAINE SAINT-DENIS, représentée par, en sa qualité de Directeur RH France et, en sa qualité de Directeur Relations Sociales France, dûment habilitées,
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique (CSE).
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au CSE.
Le recours au vote électronique permettra notamment de :
Faciliter le vote des salariés, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance) ;
Éviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations.
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées dans le présent accord qui vaut cahier des charges.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral (PAP) pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de sa signature.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des sites et des salariés de DHL Services Logistiques, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE.
Article 2 – Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail, cette clause ne rend pas exclusif le recours au vote électronique pour tous les scrutins à venir durant la période d’application du présent accord ; ainsi, l’Entreprise se réserve le droit de recourir aux autres dispositifs de vote (physique et/ou par correspondance) lorsque les circonstances rendent le recours au vote électronique inadapté.
Lorsqu’il est recouru à un dispositif de vote (vote électronique par exemple) durant une élection des membres de la délégation du personnel au CSE, aucune autre possibilité de vote (physique et/ou par correspondance) ne sera admise durant le scrutin. Un seul dispositif de vote sera utilisé par scrutin.
Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 4.1 – Recours à un prestaire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur Prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction de DHL Services Logistiques.
La Direction de DHL Services Logistiques prendra contact avec un Prestataire spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges issu du présent accord et respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Le Prestataire retenu sera indiqué dans le PAP.
Article 4.2 – Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Article 4.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification seront inaccessibles, ni du client, ni du Prestataire, seul le système aura la capacité de regénérer des codes à la demande de l’électeur. Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.
Article 4.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une
cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra :
Les membres du bureau de vote ;
Deux représentants de la Direction ;
Un représentant du Prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un
dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire et de la Direction, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 4.5 – Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
De plus, les Organisations Syndicales Représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).
Article 4.6 – Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque électeur disposera d'une notice d'information détaillant le déroulement des opérations électorales et le fonctionnement du système de vote électronique.
De plus, les membres de la délégation du personnel dont la composition sera déterminée dans le PAP et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du PAP, devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives intéressées par le processus électoral.
Le PAP mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 5.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections pourront se tenir sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le PAP.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance.
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux de l’entreprise, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sécurisée sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
De plus, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur leur lieu de travail pour voter. Le temps consacré à l’exercice du droit de vote en dehors des horaires de travail et/ou en cas de suspension du contrat de travail n’est pas du temps de travail effectif.
Article 5.3 – Caractéristiques du site de vote
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs, selon l’ordre d’arrivée à la Direction des ressources humaines de l’entreprise, ou tout autre ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, assurant une égalité entre les candidats.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des Organisations Syndicales présentes au premier tour des élections.
Article 5.4 – Modalités d’accès au serveur de vote électronique
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le PAP, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. En plus du code d’accès, l’électeur devra se munir de son matricule afin d’accéder à la plateforme de vote. (Modalités indicatives à confirmer dans le PAP en fonction du Prestataire choisi). Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 5.5 – Suivi des opérations de vote
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 5.6- Opération de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 6 – Durée et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le recours au vote électronique, tel que défini par le présent accord, sera possible dès les prochaines élections professionnelles générales au sein de DHL Services Logistiques, dont l’échéance des mandats est à ce jour au fixée au 30 novembre 2025. En conséquence, le vote électronique ne sera pas utilisé pour des élections partielles qui interviendraient avant cette échéance.
Les élections partielles, le cas échéant, se dérouleraient selon les modalités prévues par le protocole d’accord préélectoral encore en vigueur, sans recours au vote électronique.
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La volonté de réviser sera notifiée aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
Il pourra également être dénoncé dans les conditions et selon les modalités prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. Les effets de cette dénonciation seront ceux prévus par les articles L. 2261-10 et suivants du même Code.
Le présent accord formant un tout indivisible et équilibré, les parties signataires conviennent expressément de l’impossibilité de toute dénonciation partielle.
Article 7 – Formalités de dépôt
Après sa notification à tous les syndicats représentatifs au sein de l’entreprise, le présent accord sera rendu public et déposé, à l’initiative de la Société, sur la plateforme Téléaccords
:
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Cette démarche entrainera automatiquement la transmission électronique à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS) compétente. Un exemplaire original du présent accord sera également déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Bobigny.
Le présent accord sera communiqué à l’ensemble des instances représentatives du personnel au sein de l’entreprise et affiché sur les lieux d’affichages habituels.
Fait à Saint-Denis, le 16 janvier 2025 via DocuSign
En 5 exemplaires originaux via DocuSign.
Pour les organisations SyndicalesPour la Société DHL Services Logistiques
La CGT
Délégué Syndical CentralDirecteur RH France
La CFDT
Délégué Syndical Central Directeur Relations Sociales France
