ACCORD RELATIF aux moyens de communication dématErialisés des CSE et des organisations syndicales dans les sociétes de l’ues france
26 mai 2025
ACCORD RELATIF aux moyens de communication dématErialisés des CSE et des organisations syndicales dans les sociétes de l’ues france
ENTRE
D’UNE PART,
Les sociétés composant l’Unité Economique et Sociale (UES) France, représentées par XXX, Directeur des Ressources Humaines France, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
ET D’AUTRE PART,
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES France représentées par leurs délégués syndicaux centraux :
ARTICLE 6.2 – Date d’entrée en vigueur et durée PAGEREF _Toc198729504 \h 14
ARTICLE 6.3 – Suivi PAGEREF _Toc198729505 \h 14
ARTICLE 6.4 – Révision et dénonciation PAGEREF _Toc198729506 \h 14
ARTICLE 6.5 – Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc198729507 \h 14
PREAMBULE
Compte tenu de l’évolution :
Des relations sociales (accord de groupe du 12 décembre 2023 relatif à l’organisation des relations sociales et à la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales) organisées autour d’une UES France (Unité Economique et Sociale) et de 6 CSE d’établissement représentants les différentes branches d’activité du groupe, ainsi que les fonctions support ; Des moyens de communication ; Et des pratiques opérationnelles ;
Les parties ont souhaité renforcer la possibilité des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales d’être présentes sur les outils dématérialisés de communication mis en place chez Egis et de les utiliser dans des conditions permettant de préserver tout à la fois le droit à l’expression syndicale, le libre choix des salariés de suivre et prendre connaissance des communications CSE ou syndicales ainsi que le bon fonctionnement des outils de communication et du réseau informatique.
Le présent accord traduit la volonté des parties, au-delà des moyens strictement légaux, d’améliorer les modalités d’exercice des fonctions des représentants du personnel et des organisations syndicales en favorisant leur communication et la visibilité de leur action au sein d’Egis.
Dans ce cadre, la charte d’utilisation des ressources des systèmes d’information Egis en vigueur doit être respectée et chacun assume naturellement le contenu des communications qu’il produit dans le respect des obligations légales et règlementaires afférentes.
Chapitre 1 – PANNEAU D’AFFICHAGE DEMATERIALISE
ARTICLE 1.1 – Conditions d’attribution
Chaque organisation syndicale représentative disposant d’un délégué syndical dans un établissement CSE ou au niveau de l’UES France définis par l’accord de groupe du 12 décembre 2023 relatif à l’organisation des relations sociales et à la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales ;
Et chaque CSE de l’UES France (les CSE d’établissement et le CSE central) ;
Se verra attribuer un panneau d’affichage dématérialisé, c’est-à-dire un espace dédié dans le support numérique Egis.
Par ailleurs les représentants des sections syndicales au niveau de l’UES France ou d’un établissement CSE auront accès à un panneau d’affichage dématérialisé qui leur sera dédié.
Il est convenu que les panneaux d’affichage dématérialisés sont le seul support d’affichage dématérialisé autorisé, à l’exclusion des communications relatives aux activités sociales et culturelles dont les informations pourront être partagées sur les sites internet qui seraient créés par les CSE.
Il est précisé par ailleurs qu’à chaque nouvelle implantation d’Egis, le lieu des panneaux d’affichage physique sur le site sera étudié avec le secrétaire du CSE central et les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES France.
ARTICLE 1.2 – Les responsables de panneaux
Les organisations syndicales et les CSE sont administrateurs des espaces qui leur sont réservés.
Pour ce faire,
chaque organisation syndicale représentative et chaque CSE devra a minima désigner un responsable physique de panneau, titulaire des droits et accès nécessaires pour la mise en œuvre du présent accord.
Il s’agira nécessairement :
Pour les organisations syndicales représentatives que ce soit au niveau des établissements CSE ou de l’UES France, d’un délégué syndical ou de tout autre salarié de la société désigné par l’organisation syndicale représentative ;
Les organisations syndicales auront la possibilité de désigner, dans les mêmes conditions,
jusqu’à 2 responsables physiques de panneau.
Pour les CSE, d’un élu.
Chaque CSE
aura la possibilité de désigner jusqu’à 3 responsables physiques de panneau ayant la qualité d’élu, dont le secrétaire et un 2ème membre du bureau.
Pour la section syndicale, le responsable physique du panneau sera le responsable de la section syndicale.
Les responsables physiques de panneaux seront nommément désignés par écrit à l’adresse de la Direction des Ressources Humaines.
Afin de simplifier la gestion des panneaux, ils pourront faire le choix, s’ils le souhaitent, de déléguer leurs droits d’accès pour la mise en ligne de documents sur le panneau dématérialisé : Pour les organisations syndicales représentatives, à tout autre délégué syndical ou salarié de la société désigné par cette dernière, que ce soit au niveau des établissements CSE ou de l’UES France ; Pour les CSE, à tout autre personne du périmètre concerné ayant la qualité d’élu.
Les responsables de panneaux resteront cependant les interlocuteurs et les points de contact de la direction pour les communications qui seront réalisées en vertu du présent accord.
En cas de besoin, à leur demande, les responsables de panneaux pourront bénéficier d’une formation sur l’utilisation de l’outil, formation qui sera renouvelée en cas d’évolution de celui-ci. Le temps de formation sera imputable sur le temps de réunion lié à l’exercice du mandat.
ARTICLE 1.3 – Les communications
Les informations affichées sur le panneau d’affichage dématérialisé sont, en lien avec les règles de fonctionnement et les attributions respectives :
Pour les organisations syndicales disposant d’un délégué syndical ou d’un représentant de section syndicale :
Les communications syndicales ;
L’organisation de réunions Teams en lien avec les attributions de l’organisation syndicale
Il est précisé que le contenu des communications syndicales et des réunions Teams est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère syndical. Conformément aux dispositions législatives relatives à la presse, il ne doit contenir ni injure ni diffamation. La vie privée, et notamment le droit à l’image, ainsi que les droits attachés à la propriété intellectuelle doivent également être respectés.
Pour les CSE :
Les procès-verbaux approuvés des réunions CSE ;
Les communications relatives aux activités sociales et culturelles ;
Les communications relatives aux attributions économiques et sociales du CSE
Les flash CSE
Il est précisé que par principe, le flash CSE doit strictement correspondre à une synthèse factuelle des points inscrits à l’ordre du jour de la réunion CSE. Cela signifie qu’il ne doit pas mentionner les prises de position qui pourraient avoir été prises dans la réunion, que ce soit côté direction ou côté CSE.
Si tel n’était pas le cas, la direction se réserve le droit de faire modifier le flash CSE ou de le faire retirer sous 48h à compter de sa diffusion.
Il est par ailleurs entendu que la direction dispose d’une priorité de communication à destination des salariés impliquant lors de la réunion CSE qu’elle puisse se positionner sur le moment de la diffusion du flash si elle avait une communication à réaliser en amont ou en cas d’informations sensibles à partager.
L’organisation de réunions Teams en lien avec les attributions du CSE.
Il est précisé, tout comme pour les organisations syndicales, que le CSE doit respecter la législation relative à la presse, à savoir l'interdiction des injures et diffamations publiques. Le CSE doit également respecter son obligation de discrétion, notamment en cas d'affichage des PV de réunions ou des flash CSE : ils doivent avoir été épurés de leurs informations confidentielles le cas échéant. Enfin, les communications du CSE ne doivent pas revêtir un caractère polémique ou de nature à troubler l'ordre de l'entreprise.
La Direction des Ressources Humaines du périmètre concerné recevra du/des responsable(s) de panneau, au plus tard simultanément, copie de toute communication syndicale et CSE mise en ligne dans l’outil.
L’intervention éventuelle du « webmaster » sur l’outil nécessitée par des impératifs techniques ou de sécurité ne constitue en aucun cas une atteinte à la libre expression des organisations syndicales et des CSE. Toute intervention du « webmaster » fera l’objet d’une information préalable du/des responsable(s) titulaire(s) des droits et des accès.
Les communications publiées doivent s’inscrire dans le cadre des règles de sécurité et de confidentialité du Groupe. Chaque responsable est garant de l’utilisation de son identification qui doit rester personnelle et confidentielle et se doit de respecter les règles de protection du système.
Chapitre 2 – INFORMATION D’UNE MISE EN LIGNE ET USAGE DE LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE
Pour permettre une plus grande visibilité des documents diffusés sur le panneau d’affichage dématérialisé par les organisations syndicales et les CSE, les collaborateurs intéressés doivent pouvoir être informés de cette mise en ligne.
Les collaborateurs peuvent être informés de la mise en ligne d’une communication via
l’activation de notifications générées directement par l’outil, si celui-ci le permet.
Par ailleurs, il est convenu que les responsables de panneaux puissent
utiliser la messagerie professionnelle Egis pour informer par mail les salariés de la mise en ligne de certaines communications.
Chaque organisation syndicale et chaque CSE, bénéficiaire d’un panneau dématérialisé au titre du Chapitre 1 du présent accord, pourra bénéficier à ce titre d’une adresse mail générique mise à disposition par la direction.
La communication par messagerie professionnelle pourra donc être réalisée par les responsables de panneaux, soit via leur adresse mail professionnelle, soit via l’adresse mail générique mise à disposition par la direction.
De même, afin de favoriser les communications inter-CSE, une adresse mail générique commune à tous les CSE, correspondant à l’adresse mail générique du CSE central, sera mise à disposition par la direction, laquelle devra être utilisée par les responsables de panneau de ce dernier pour toute communication inter-CSE réalisée par messagerie professionnelle.
Il est précisé que le mail devra contenir le lien vers la publication réalisée sur le panneau mais ne pourra pas avoir pour objet de comporter le contenu même de la communication réalisée.
Pour cela, chaque Responsable identifié pourra utiliser la liste de diffusion des collaborateurs du périmètre concerné et mettra en copie la Direction des Ressources Humaines lors de l’envoi de l’information.
Il est convenu que la messagerie professionnelle pourra être utilisée pour la mise en ligne des communications suivantes :
Communication syndicale
Procès-verbal approuvé d’une réunion CSE
Flash CSE
Information relative aux activités sociales et culturelles
L’organisation de réunions Teams
L’information de la mise en ligne prendra la forme d’un mail au type de contenu suivant, sans pièce jointe :
S’il s’agit d’une communication syndicale :
S’il s’agit d’une communication de type tract syndical
Objet : Communication syndicale « nom du syndicat » avec objet générique (ex Négociation accord, NAO,…)
Contenu du message : Une nouvelle communication syndicale a été publiée sur le panneau syndical électronique. Si vous souhaitez le consulter, cliquez sur le lien suivant : « …... » Avec la possibilité de décrire en quelques mots le sujet de la communication.
S’il s’agit d‘une communication qui a pour objet de diffuser des informations relatives à l’activité de l’organisation syndicale
L’organisation syndicale représentative a la possibilité d’utiliser la messagerie professionnelle Egis pour communiquer des informations relatives à son activité dans la limite de trois fois par an. La description devra se faire sous forme de puces et correspondre à une synthèse des principaux faits saillants que l’organisation syndicale souhaite mettre en évidence et renvoyer pour le détail sur le panneau syndical dématérialisé. Cette communication ne devra comporter que du texte, sans la possibilité d’ajouter d’autres éléments tels que des photographies et se limiter à quelques mots pour chaque fait saillant.
Objet : Communication syndicale – activité de l’organisation syndicale « nom du syndicat »
Contenu du message : Une nouvelle communication syndicale relative à l’activité de l’organisation syndicale a été publiée sur le panneau syndical électronique. Si vous souhaitez le consulter, cliquez sur le lien suivant : « …... »
En résumé :
S’il s’agit d’un procès-verbal de réunion ou d’un flash CSE :
Objet : Procès-verbal/flash CSE « nom du CSE »
Contenu du message : Le procès-verbal/le flash CSE de la réunion du X/X/X a été publié sur l’espace du « nom du CSE ». Si vous souhaitez le consulter, cliquez sur le lien suivant : « …. »
S’il s’agit d’un message relatif aux activités sociales et culturelles :
Objet : activité sociales et culturelles « nom du CSE » (objet de l’activité) Contenu du message : descriptif du sujet avec le lien vers l’information mise en ligne sur l’espace de l’instance dans la limite de 1 méga octet.
Il est précisé que pour les communications relatives aux activités sociales et culturelles, l’information pourra être réalisée via un mail du site internet du CSE lorsqu’il existe dès lors que l’adresse mail permette d’identifier clairement le CSE à l’origine de l’envoi.
S’il s’agit de l’organisation d’une réunion Teams :
Objet : Réunion Teams « nom du CSE ou de l’organisation syndicale »
Contenu du message : Une réunion Teams est organisée sur « objet de la réunion » par « nom du CSE ou de l’organisation syndicale ». Si vous souhaitez participer, vous trouverez l’invitation et le lien de connexion en pièce jointe du présent mail/sur la page du « CSE ou de l’organisations syndicale » : « …... »
Avec la possibilité de décrire en quelques mots le sujet de la communication : la description du sujet de la communication vise à expliciter l’objet et ne vise pas à résumer le contenu de la communication.
Il est précisé que dans le respect du principe du libre choix du collaborateur de suivre et prendre connaissance des communications des CSE ou des organisations syndicales, l’invitation à la réunion Teams ne pourra pas être directement adressée aux salariés, ni même positionnée dans les calendriers outlook des collaborateurs.
L’invitation et le lien de connexion de la réunion pourront :
Soit figurer en pièce jointe du mail qui sera adressé pour la communication ;
Soit sur le panneau dématérialisé du CSE ou de l’organisation syndicale, vers lequel la communication pourra renvoyer.
Les CSE ou les organisations syndicales auront également la possibilité d’apposer le lien de connexion de la réunion dans le corps du mail informant de l‘organisation d’une réunion Teams en respectant le principe selon lequel l’invitation à la réunion Teams ne pourra pas être directement adressée aux salariés, ni même positionnée dans les calendriers outlook des collaborateurs.
Par ailleurs, de façon à bénéficier d’un dispositif de communication efficace à destination des salariés et donc à fluidifier l’information, les parties conviennent d’un principe général de rationalisation des communications des organisations syndicales et des CSE.
A titre d’exemple : En cas de communications inter-syndicales, il est convenu que les organisations syndicales devront se mettre d’accord pour réaliser de façon commune un seul envoi par mail ; En cas de communication commune à tous les CSE, l’information par mail devra être réalisée en une fois via l’adresse mail générique du CSE central mise à disposition par la direction ; En cas de communication relative aux activités sociales et culturelles, l’information par mail pourra être réalisée, soit par messagerie professionnelle dans les conditions fixées ci-dessus, soit via le site internet du CSE lorsqu’il existe et toujours dans le respect des conditions ci-dessus, sans qu’une telle information ne soit réalisée de façon cumulative.
Aussi, la diffusion d’un message ne doit en aucun cas porter un trouble injustifié à l’exécution du travail ou à la marche générale de la société. Toute utilisation collective de la messagerie professionnelle autre que celle prévue au présent article est proscrite sauf autorisation expresse de la Direction de la société.
Les salariés de la société pourront communiquer à titre individuel par le biais de la messagerie professionnelle avec les représentants du personnel de l’entreprise.
Enfin chaque responsable pourra également poster les messages prévus ci-dessus sur le fil d’actualité de la société, s’il existe.
Chapitre 3 – UTILISATION DES ESPACES DEDIES SUR L’INTRANET EGIS POUR LES ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
Pour permettre une plus grande visibilité des évènements organisés sur site par les CSE en lien avec les activités sociales et culturelles, les collaborateurs intéressés doivent pouvoir être informés.
Ainsi, les CSE ont la possibilité d’informer les collaborateurs de l’organisation d’un évènement en utilisant les calendriers des espaces dédiés de l’intranet Egis (appelés « Spaces ») relatifs aux implantations des sites Egis en France dans les conditions suivantes :
La direction devra être informée en amont de l’organisation de l‘évènement sur le site et de son inscription dans le calendrier du Space ;
L’inscription d’un événement dans le calendrier d’un Space est possible uniquement pour les évènements organisés en lien avec les activités sociales et culturelles des CSE ;
Les CSE peuvent utiliser l’option calendrier uniquement sur les Spaces relatifs aux implantations d’Egis en France (ex : Space du site de Guyancourt, de Lyon ou de Montreuil) et sur lesquelles les évènements sont organisés ;
A contrario, cette possibilité n’est pas permise sur d’autres Spaces que ceux consacrés aux implantations d’Egis en France ;
Toute autre publication sur un Space qu’il soit lié ou non aux implantations des sites Egis en France est prohibée :
Comme pour toutes les communications réalisées par le CSE, la législation relative à la presse et l’obligation de discrétion devront être respectées.
Chapitre 4 – ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Les organisations syndicales ayant une place importante dans le processus d’élection des instances représentatives du personnel, il convient de faciliter leur capacité de communication.
Pour la favoriser, la note d’information des salariés établie et communiquée par la direction après la conclusion du protocole d’accord préélectoral précisera le nom et l’adresse mail de l’interlocuteur de chaque organisation syndicale ayant participé à la négociation du protocole.
Si l’intranet du périmètre le permet, une fois le protocole d’accord préélectoral conclu, la profession de foi (identique à celle publiée dans l’outil de vote électronique) et les listes de candidature de ces organisations syndicales seront affichées par la direction, pendant toute la durée du processus électoral, dans un espace consacré aux élections des instances représentatives du personnel.
Les documents à afficher seront communiqués par mail aux représentants du périmètre identifiés dans le protocole d’accord préélectoral dans les conditions prévues par ce dernier. Ils seront mis en ligne dans les plus brefs délais, soit dans les 48h.
Chapitre 5 – GARANTIES
La direction s’engage, dans le cadre des utilisations accordées par le présent accord, à respecter la confidentialité : Des messages électroniques échangés entre les salariés et les représentants du personnel, Des consultations et téléchargements éventuels par les salariés sur les espaces dédiés aux organisations syndicales et aux instances représentatives du personnel.
CHAPITRE 6– dispositions finales
ARTICLE 6.1 – Champ d’application du présent accord
Le champ d’application du présent accord est identique à l’accord de groupe du 12 décembre 2023 relatif à l’organisation des relations sociales et à la valorisation des responsabilités représentatives et syndicales au sein du groupe Egis.
ARTICLE 6.2 – Date d’entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.
Les dispositions du présent accord se substituent à la date de son entrée en vigueur à l’ensemble des dispositions ayant le même objet des accords collectifs conclus antérieurement que ce soit au niveau du groupe ou dans les sociétés comprises dans son champ d’application.
Le présent accord se substitue également à la date de son entrée en vigueur à tous les usages, règles ou engagements unilatéraux portant sur le même objet au sein du groupe et dans les sociétés comprises dans son champ d’application.
ARTICLE 6.3 – Suivi
Les parties signataires conviennent de mettre en place une commission de suivi du présent accord. Elle est composée des délégués syndicaux centraux et de la Direction des Ressources Humaines et se réunira à la demande de l’une des parties.
ARTICLE 6.4 – Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.
Il pourra également faire l’objet d’une révision notamment pour prendre en compte les éventuelles évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles, conformément aux articles L2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres organisations syndicales intéressées par mail ou lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 6.5 – Dépôt et publicité de l’accord
Le personnel sera informé du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel. Il sera également déposé sur l’Intranet du Groupe où chaque collaborateur pourra en prendre connaissance ou s’en produire une copie. Le présent accord sera déposé par voie dématérialisée auprès de l’Administration sur la plateforme de téléprocédure dédiée.
Il sera également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles.
Par ailleurs, en vue de sa publication sur le site www.legifrance.gouv.fr conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, une version publiable anonymisée du présent accord sera jointe au dépôt dématérialisé, dans laquelle toute mention des noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques sera supprimée.
Le présent accord sera en outre adressé par mail à la Commission Permanente Paritaire de Négociation et d’Interprétation (secretariatcppni@CCN-BETIC.fr) pour enregistrement et conservation. Fait à Guyancourt, le 26 mai 2025
