ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LES MODALITES DU DIALOGUE SOCIAL ET SUR L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL - volet 2 relatif à l’indemnisation des frais des salariés mandatés
Application de l'accord Début : 01/11/2025 Fin : 01/01/2999
ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LES MODALITES DU DIALOGUE SOCIAL ET SUR L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL
ENDEL SAS
Volet 2 relatif à l’indemnisation des frais des salariés mandatés
Entre :
La société Endel SAS dont le siège social est situé : 100-101 Terrasse Boieldieu 92042 PARIS LA DEFENSE
d’une part,
et :
les organisations syndicales représentatives :
C F D T
C F E - C G C
C G T
d’autre part.
PREAMBULE
Dans le cadre de la négociation engagée sur les modalités du dialogue social et sur l’exercice du droit syndical, la Direction et les organisations syndicales ont signé, le 6 février 2019, un accord portant sur l’accompagnement et la valorisation des parcours des salariés titulaires de mandat qui constitue le premier volet de cette négociation. La Direction et les organisations syndicales ont poursuivi les négociations afin de discuter d’un second volet portant sur l’indemnisation des frais des salariés mandatés. En effet, depuis la mise en place des CSE, en février 2019, la Direction a constaté des disparités dans les pratiques de remboursements de frais entre les membres des CSE (membres élus et représentants syndicaux au CSE), disparités issues des pratiques des anciens Comités d’établissement. Pour des raisons d’équité, il a été considéré comme nécessaire d’harmoniser ces règles de remboursement. Afin de parvenir au présent accord, des discussions ont été engagées selon le calendrier suivant :
13 mai 2024
4 juin 2024
12 septembre 2024
5 décembre 2024
30 janvier 2025
3 mars 2025
30 septembre 2025
Les parties signataires sont convenues des dispositions suivantes.
3.1Indemnisation des frais de transport PAGEREF _Toc210316824 \h 6
3.1.1.Transport en commun PAGEREF _Toc210316829 \h 6
3.1.2.Transport avec le véhicule personnel du salarié : indemnité kilométrique de voyage PAGEREF _Toc210316830 \h 6
3.2Indemnisation des frais d’hébergement PAGEREF _Toc210316831 \h 7
3.3Indemnisation des frais de restauration PAGEREF _Toc210316832 \h 8
3.4Indemnisation des frais de petit déjeuner PAGEREF _Toc210316833 \h 8
4.DEPOT ET PUBLICITE PAGEREF _Toc210316834 \h 8
OBJET
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés d’ENDEL SAS titulaires d’un mandat électif ou désignatif prévu par des dispositions légales ou conventionnelles. Elles s’appliqueront également aux salariés participant à une réunion de négociation locale ou d’établissement (en qualité d’invité/accompagnant ou de membre d’une délégation syndicale). Il est rappelé que ces remboursements de frais ne peuvent se cumuler avec des remboursements habituels de frais (titres-restaurants, primes de panier…). Tout autre frais non prévu dans le présent accord ne pourra faire l’objet d’un remboursement. Enfin, il est convenu entre les parties signataires du présent accord qu’il se substituera automatiquement aux dispositions découlant d’usages ou d’engagements unilatéraux ayant le même objet. Il se substituera notamment au régime de forfait précédemment appliqué par usage.
DEFINITION
Les déplacements indemnisés dans les conditions fixées ci-dessous sont :
Les déplacements réalisés sur convocation de la Direction (réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE central, des CSE d’établissement, des CSSCT et des Représentants de proximité, réunions des Commissions du CSE central et des CSE d’établissement lorsqu’elles ont été organisées par la direction, réunions de négociation entre les organisations syndicales et la direction et réunion du comité de Groupe) ;
Les déplacements à plus de 80 km du point de départ réalisés pendant les heures de délégation (les déplacements à moins de 80 km du point de départ, réalisés pendant les heures de délégation étant couverts par le régime défini par l’accord d’entreprise sur l’indemnisation des déplacements).
Les temps et les distances définis dans le présent accord sont ceux indiqués par l’outil Google Maps, itinéraire le plus rapide. En cas d’allongement du temps et/ou de la distance du trajet en raison de difficultés de circulation, la Direction prendra en compte le temps et/ou la distance au réel. L’entreprise préconise comme mode de transport les transports en commun (SNCF tarif 2eme classe ou tarif économique pour les autres transports tels que l’avion, bateau, …). Les déplacements pourront être effectués, au choix de l’intéressé, avec le véhicule personnel ou avec une voiture de service mise à disposition (avec carte carburant) ou avec une voiture de location mise à disposition, adaptée au kilométrage à parcourir. Afin de limiter l’impact environnemental et le risque routier liés aux déplacements, si le temps de trajet en voiture entre le point de départ et le lieu d’exercice du mandat dépasse 5 heures, le salarié devra prendre les transports en commun, sauf autorisation écrite (courrier, mail ou sms) du Président de l’instance ou du Directeur des Ressources Humaines. Si le salarié utilise son véhicule personnel sans cette autorisation, pour un trajet de plus de 5 heures de route, il ne bénéficiera pas d’indemnités kilométriques. Le point de départ du déplacement est celui fixé par le contrat de travail ou un avenant. A défaut de précision dans le contrat ou l'avenant, le point de départ sera le domicile fiscal du salarié. Il est précisé que si le salarié est en grand déplacement le point de départ sera celui de son affectation au moment de l’envoi de la convocation direction (sauf en cas de détente). Le temps de voyage est celui nécessaire pour se rendre, soit du point de départ au lieu d’exercice du mandat et en revenir, soit directement d'un lieu d’exercice du mandat à un autre, soit du lieu de réalisation du contrat de travail au lieu d’exercice du mandat. Les indemnités définies dans le présent accord seront soumises aux cotisations de sécurité sociale suivant les dispositions légales en vigueur au moment de leur paiement.
INDEMNISATION DES DEPLACEMENTS
Indemnisation des frais de transport
Le salarié titulaire d’un mandat sera indemnisé des frais engagés selon les règles suivantes :
Transport en commun
Le remboursement se fait par note de frais sur justificatif (titre de transport ou facture). Il couvre le transport principal ainsi que le transport pour se rendre ou revenir du point de départ à la gare et/ou de la gare au point de convocation. Il couvre également le transport du lieu d’hébergement au point de convocation, en transport en commun ou voiture de location. L’utilisation de taxi comme mode de transport est autorisée, en cas de circonstances exceptionnelles (interruption des transports par exemple) ou accord formalisé par écrit (courrier, mail ou sms) de la personne ayant signé la convocation à la réunion. En cas d’utilisation du véhicule personnel pour se rendre à la gare, ou pour se rendre du lieu d’hébergement au lieu de réunion, le salarié titulaire d’un mandat bénéficiera des dispositions de l’article 3.1.2 ci-dessous.
Transport avec le véhicule personnel du salarié : indemnité kilométrique de voyage
Lorsque le salarié titulaire d’un mandat utilisera son véhicule personnel, l’indemnisation des kilomètres de voyage aller et retour sera effectuée sur la base du barème fiscal en vigueur à la date du déplacement. A titre indicatif, barème à la date de signature de l’accord : Puissance fiscale Jusqu’à 5 000 km De 5001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km 3 CV et moins d x 0,529 (d x 0,316) + 1065 d x 0,370 4 CV d x 0,606 (d x 0,340) + 1 330 d x 0,407 5 CV d x 0,636 (d x 0,357) + 1 395 d x 0,427 6 CV et plus d x 0,665 (d x 0,374) + 1 457 d x 0,447 7 CV et plus d x 0,697 (d x 0,394) + 1 515 d x 0,470 d = distance parcourue à titre professionnel
Ce barème sera majoré de 20% si le salarié titulaire d’un mandat utilise un véhicule électrique personnel dans le cadre de ses déplacements. Pour que ces tarifs puissent être appliqués le salarié devra avoir transmis au gestionnaire de paye dont il dépend :
la photocopie de son permis de conduire,
la photocopie de sa carte grise,
la photocopie de son attestation d’assurance,
une attestation manuscrite du salarié indiquant qu’il s’engage à ne pas transporter de salariés de l’entreprise bénéficiant d’indemnités de même nature.
Les péages des voyages aller-retour point de départ / lieu d’exercice du mandat seront remboursés par note de frais sur fourniture des justificatifs. A défaut de production de l’ensemble des documents ci-dessus le salarié sera indemnisé sur la base de 0.13 € du kilomètre. Les frais de parking seront également remboursés sur justificatifs. Il est rappelé que le salarié titulaire d’un mandat qui établit une note d’indemnité kilométrique s’engage à ne pas transporter de salarié de l’entreprise bénéficiant des mêmes indemnités (covoiturage).
Indemnisation des frais d’hébergement
Le salarié titulaire d’un mandat sera indemnisé des frais engagés par note de frais sur justificatifs dans la limite de :
150€ TTC par nuit, petit déjeuner inclus pour les déplacements en région parisienne ou 140€ TTC pour la nuitée uniquement
130€ TTC par nuit, petit déjeuner inclus ou 120€ TTC pour la nuitée uniquement pour les autres départements.
A titre très exceptionnel, le salarié mandaté pourra être indemnisé à hauteur d’un montant supérieur avec accord de la DRH. Il est convenu entre les parties que les nuitées pourront être prises en charge directement, dans certains cas, notamment lorsqu’une convention existe entre l’hôtel et l’entreprise. Il est convenu entre les parties que si une réunion à laquelle les salariés mandatés sont convoqués est planifiée au cours d’une mission en grand déplacement, celle-ci n’interrompt pas leur mission. Par conséquent, ils bénéficieront d’une indemnité de garde de chambre et de leurs détentes aux dates théoriques si la réunion à laquelle ils sont convoqués est planifiée au cours d’une mission. A défaut de justificatif, le salarié pourra être indemnisé sur la base d’un forfait de 53,36€ par nuitée.
Indemnisation des frais de restauration
Le salarié titulaire d’un mandat sera indemnisé des frais engagés par note de frais sur justificatifs dans la limite de :
30€ TTC (par repas) pour le déjeuner et 35€ TTC (par repas) pour le dîner pour les déplacements en région parisienne .
25€ TTC (par repas) pour le déjeuner et 33€ TTC (par repas) pour le diner pour les autres déplacements.
A défaut de justificatif, le salarié pourra être indemnisé sur la base d’un forfait de 19,50 € par repas.
Indemnisation des frais de petit déjeuner
Lorsque le salarié mandaté a pris un hébergement et que le petit-déjeuner n’est pas compris dans la nuitée, le salarié titulaire d’un mandat sera indemnisé des frais engagés par note de frais sur justificatifs dans la limite de 10€.
ENTREE EN VIGUEUR, DUREE, DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entrera en vigueur le premier jour du mois suivant sa signature (à l’exception du point 3.1.2 pour lequel a été retenue une rétroactivité au 01/01/2025). Il sera déposé à l’initiative de la Direction des Ressources Humaines au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre en un exemplaire et sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Chaque organisation syndicale signataire recevra un exemplaire original du présent accord. Fait à La Défense, en 5 exemplaires, le 2 octobre 2025.
