Accord relatif aux conditions d'accès et d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les salariés exerçant des responsabilités syndicales et/ou représentatives au sein d'ENGIE SA
Application de l'accord Début : 21/05/2020 Fin : 20/05/2024
DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
PAR LES SALARIES EXERCANT DES RESPONSABILITES
SYNDICALES ET/OU REPRESENTATIVES
AU SEIN D’ENGIE SA
Préambule Suite à la dénonciation de l’accord du 17 octobre 2016 relatif aux conditions d’accès et d’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales représentatives et non représentatives ayant mis en place une section syndicale ainsi que par les représentants du personnel au sein des IRP d’ENGIE SA, une négociation a été engagée en vue de la conclusion d’un nouvel accord. Par le présent accord, dans un contexte où les technologies de l’information et de la communication jouent un rôle de plus en plus important dans le fonctionnement de l’entreprise, cette dernière met à disposition des partenaires sociaux les moyens d’information et de communication favorisant les conditions d’exercice des responsabilités syndicales et électives, et en définit les conditions d’utilisation. Chapitre 1 : objet et champ d’application de l’accord Le présent accord a pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation par les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale ainsi que les représentants du personnel dans les instances de représentation du personnel (IRP) des technologies de l’information et de la communication, en vue notamment de faciliter les échanges avec la direction de l’entreprise et les salariés. Il s’applique au sein des établissements IRP d’ENGIE SA. Chapitre 2 : principes et conditions générales d’utilisation Les technologies de l’information et de la communication constituent un outil essentiel et incontournable dans l’activité professionnelle et quotidienne de l’ensemble des utilisateurs au sein de l’entreprise. Leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur, et notamment :
le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016 entré en application le 25 mai 2018,
la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur à ENGIE SA,
la loi sur la liberté de la presse,
les règles régissant la protection de la vie privée et le droit à l’image, et celles relatives à la protection des droits d’auteur.
Par ailleurs, les utilisateurs s’engagent à respecter :
la confidentialité des informations qui leur sont désignées comme telles, soit parce qu’elles sont classifiées par la loi, soit parce que l’entreprise considère que leur divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes de l’entreprise, et l’obligation de discrétion qui en découle (cf. article L.2315-3 du Code du travail concernant les membres de la délégation du personnel en CSE) ; dans cette hypothèse, l’entreprise ou l’établissement concerné veillera à ce que le caractère confidentiel des documents mis à disposition soit explicitement signalé aux représentants du personnel auxquels ils sont transmis,
les principes de discrétion et le devoir de réserve inhérents aux documents auxquels ils ont accès afin d’examiner les situations individuelles des salariés dans le cadre des prérogatives dont ils disposent, ainsi qu’aux débats ayant lieu au sein des Commissions secondaires du Personnel (cf. accords du 28 janvier 2008 relatifs à la composition et aux modalités de fonctionnement des CSP Cadres d’une part et Exécution-Maitrise d’autre part),
les règles d’usage et les consignes de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise,
les conditions techniques et exigences de bon fonctionnement des ressources et des équipements informatiques et télécommunications de l’entreprise.
Il est également rappelé que les logos et autres éléments de l’identité visuelle d’ENGIE ne peuvent être utilisés par les bénéficiaires du présent accord sans autorisation expresse de l’entreprise. Chapitre 3 : l’accès et l’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise par les organisations syndicales et les représentants du personnel L’entreprise met à disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale ainsi que des membres de la délégation du personnel en CSE les outils numériques leur permettant de communiquer avec les salariés, dans le cadre des dispositions de l’article L.2142-6 du Code du Travail qui prévoit que leur utilisation doit satisfaire les conditions suivantes : - être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau de l’entreprise, - ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise, - préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. 3.1.bénéficiaires Des adresses mail génériques et non-nominatives sont attribuées à chaque section syndicale d’établissement et à chaque Comité Social et Economique (CSE). Une adresse mail générique est également attribuée au délégué syndical central, ainsi qu’au Comité Social et Economique Central (CSEC). Les adresses mail génériques sont intitulées de la façon suivante :
Les adresses mail sont mises en place par les établissements, sur leur périmètre, et par l’entreprise (Direction du Dialogue Social), au niveau d’ENGIE SA, dans les meilleurs délais après la signature de l’accord. Chaque section syndicale désigne un administrateur, qui fournit à son interlocuteur dans l’établissement la liste des représentants du personnel habilités à utiliser la boîte générique ; au niveau de l’entreprise, le délégué syndical central est administrateur de la boîte qui lui est attribuée. Par ailleurs, le secrétaire et le secrétaire adjoint des CSE et du CSE Central sont administrateurs de la boîte générique qui leur est attribuée ; à leur demande, d’autres membres de l’instance peuvent être habilités à l’utiliser. L’utilisation de la messagerie est strictement réservée à l’exercice des responsabilités syndicales ou représentatives au sein d’ENGIE SA, au titre des mandats suivants : - délégué syndical central, délégué syndical, délégué syndical supplémentaire, délégué syndical conventionnel, représentant de section syndicale, - membre titulaire ou suppléant du CSE, membre titulaire ou suppléant du CSE Central, représentant syndical au CSE et au CSE Central, - représentant de proximité, - membres de la Commission Secondaire du Personnel. Les boîtes mail sont utilisées exclusivement, pour celles attribuées aux sections syndicales, pour la diffusion de tracts et de communications syndicales, et pour celles attribuées aux CSE et CSE Central, pour la diffusion des comptes rendus de réunion de l’instance (points à l’ordre du jour, positions communes des membres…). 3.2. communication avec la direction L’utilisation de la messagerie électronique est privilégiée dans la communication entre la direction et les représentants du personnel. Elle est utilisée pour l’échange de courriers et d’informations, la convocation aux réunions bilatérales et aux réunions de négociation, l’envoi de l’ordre du jour des instances, les demandes de réunions d’information du personnel… Elle peut se faire :
soit par l’utilisation de la messagerie générique attribuée à la section syndicale ou au CSE,
soit par l’utilisation de la messagerie individuelle professionnelle dont dispose chaque salarié.
Il est rappelé que les dossiers relatifs à l’information et à la consultation des CSE d’établissement et du CSE Central sont mis à disposition des représentants du personnel dans la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) d’ENGIE SA. 3.3. communication avec les salariés La diffusion des communications syndicales et comptes rendus d’instances auprès des salariés par messagerie électronique s’effectue selon les modalités et dans les conditions suivantes : - la diffusion des communications syndicales et comptes rendus d’instances est strictement limitée au périmètre dans lequel la section syndicale a été créée ou dans lequel l’instance de représentation du personnel est compétente : établissement, pour les délégués syndicaux, les membres du CSE, entreprise pour le délégué syndical central et les membres du CSE Central ; - la direction met à disposition des organisations syndicales et secrétaires des CSE et CSE Central trois fois par an (en février, juin et octobre) la liste à jour des salariés du périmètre : La liste est adressée par l’entreprise (Direction du Dialogue Social) aux délégués syndicaux centraux et au secrétaire du CSE Central. Elle est également transmise aux établissements, qui adressent la liste des salariés de leur périmètre au délégué syndical désigné par chaque organisation syndicale ou au représentant de section syndicale, et au secrétaire du CSE. La liste comportera les informations suivantes : nom, prénom, collège, adresse mail professionnelle, entité de rattachement (UM-DUM), site de travail et sexe. Les salariés sont préalablement informés de la diffusion de cette liste aux organisations syndicales et ont la possibilité de s’y opposer ; la mise à jour de la liste est effectuée avant chaque nouvel envoi aux représentants du personnel, par envoi d’une communication auprès des salariés nouvellement arrivés. Si les salariés expriment la demande de ne pas y figurer, ils sont alors retirés de la liste transmise aux représentants du personnel. Il est rappelé que ce fichier de données relatives aux salariés d’ENGIE SA a pour objet la diffusion de communications syndicales et de comptes rendus d’instances aux salariés ; son usage est exclusivement interne et les données qu’il comporte ne peuvent être exploitées ou diffusées pour d’autres usages, internes ou externes. - les communications diffusées par les organisations syndicales ou les représentants du personnel portent obligatoirement une mention précisant que le salarié destinataire a la possibilité de demander à ne plus recevoir de message de la part de l’organisation syndicale ; il sera alors retiré de la liste de l’organisation syndicale ou de l’IRP concernée ; - les messages diffusés doivent respecter les principes posés au chapitre 2 du présent accord. Les organisations syndicales et représentants du personnel dans les IRP sont soumis aux dispositions et obligations résultant du RGPD ; en tant que détenteurs de données personnelles sur les salariés, ils sont à ce titre responsables de traitement et ils doivent respecter les principes qui y sont posés, en particulier pour toute communication comportant des données personnelles qu’ils effectueraient ;
- les messages sont diffusés en copie cachée, afin de garantir l’anonymat des salariés s’étant opposés à la diffusion de leur adresse mail et afin d’éviter les réponses en « cascade » ; l’indication du caractère syndical du message doit être clairement mentionnée dans l’objet du message ; - les messages et les pièces jointes doivent respecter les spécifications techniques relatives à leur volume en vigueur dans chaque établissement ; par ailleurs, seuls les logiciels autorisés par l’entreprise doivent être utilisés ; - afin d’optimiser le fonctionnement des boîtes de messagerie, les utilisateurs veilleront à l’archivage régulier de leur contenu.
Chapitre 4 : l’accès et l’utilisation des autres moyens de communication par les organisations syndicales et les représentants du personnel en IRP 4.1. accès et utilisation des réseaux intranet et internet L’utilisation des réseaux intranet et internet par les organisations syndicales et les représentants du personnel dans les IRP s’effectue conformément aux principes posés au chapitre 2 du présent accord, ainsi qu’aux conditions d’utilisation des outils mis à disposition, figurant à l’article 5.3 du présent accord. 4.2. l’accès et l’utilisation du réseau social professionnel Les organisations syndicales ont accès, comme l’ensemble des salariés de l’entreprise, au réseau social professionnel interne (Yammer). Ils peuvent y créer des communautés, publiques ou privées, en respectant impérativement la politique d’utilisation de Yammer, accessible sur sa page d’accueil. Cette faculté est réservée à la communication des organisations syndicales et ne peut servir de support de communication pour les IRP ; l’espace est par ailleurs réservé à un usage interne à l’entreprise. Par ailleurs : - le fil de discussion « toute l’entreprise » ne pourra être utilisé pour partager des informations issues des groupes Yammer créés par des organisations syndicales, - les publications n’ont pas vocation à être partagées ou republiées sur d’autres groupes, hormis ceux créés par les organisations syndicales. Un administrateur doit être désigné par l’organisation syndicale créant une communauté, chargé notamment de modérer si besoin les échanges. Les utilisateurs sont responsables des informations qu’ils y communiquent ; il est rappelé qu’il est interdit de tenir des propos pouvant porter atteinte directement ou indirectement à l’entreprise ou aux personnes. 4.3. création d’un espace SharePoint sur l’intranet de chaque établissement Chaque organisation syndicale ayant mis en place une section syndicale dispose d’un espace collaboratif SharePoint, facilement accessible depuis l’espace intranet de son établissement/ entité, qui permet aux salariés d’avoir librement accès à des informations de nature syndicale. Cet espace est réservé à la communication des organisations syndicales et ne peut servir de support de communication pour les IRP ; l’espace est par ailleurs réservé à un usage interne à l’entreprise. Chaque organisation syndicale ayant mis en place une section syndicale désigne un administrateur, responsable de la publication du site, et interlocuteur des représentants désignés au sein de l’établissement. Le contenu et la mise en page de cet espace est librement déterminé par chaque organisation syndicale dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical et des principes rappelés à l’article 2 du présent accord, dont ceux figurant dans la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur dans l’entreprise. A leur demande, les organisations syndicales bénéficieront d’un accompagnement de l’entreprise pour la prise en main de l’outil. Seule l’utilisation des techniques autorisées au sein de l’entreprise est possible ; ainsi, ne peuvent être mises en œuvre, sans que la liste en soit exhaustive et sauf en cas de demande acceptée par le responsable SI de l’établissement :
la création de liens hypertexte vers des sites internet autres que ceux liés à la communication syndicale,
le téléchargement de vidéos autres que celles à caractère syndical, ou de bandes sons,
la création de forums ou de chats,
la mise à disposition de logiciels.
Il est rappelé par ailleurs que cet espace ne se substitue pas à l’affichage sur les panneaux syndicaux tels que prévus par l’article L.2142-3 du Code du Travail. 4.4. création et utilisation des noms de domaine Afin d’accroitre la visibilité des contenus digitaux délivrés par l’ensemble des parties prenantes du Groupe, de protéger la marque ENGIE et se prévenir des contrefaçons, et de limiter les actions malveillantes de la part de tiers (« hameçonnage », virus…), ENGIE a mis en place une politique de gestion centralisée des noms de domaines, qui permet d’identifier les sites internet. Cette politique, simple et gratuite, préconise notamment la création de sous-domaines, qui offrent les mêmes possibilités de développement de contenus qu’un domaine, et permet de bénéficier des actions de gestion du Groupe (alerte sur la réservation abusive de domaines par des tiers, actions de surveillance et de défense contre les cybersquatteurs...). Chaque organisation syndicale envisageant la création d’un nom de domaine utilisant la dénomination ENGIE s’engage à appliquer la politique mise en place, en s’adressant en amont au Centre d’Expertise en Propriété Intellectuelle (CEPI) de la Direction Juridique du Groupe, qui lui précisera le processus à suivre. Chapitre 5 : dotations en matériels L’entreprise met à disposition des représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales et/ou représentatives le matériel informatique et téléphonique conformément aux dispositions de l’annexe 1 du présent accord. Par principe, le matériel fourni est équivalent au standard déterminé au sein de chaque établissement pour ses salariés. Il en est de même pour les ressources informatiques associées (logiciels, applications …) qui sont mises à disposition. Les locaux des sections syndicales et des instances sont équipés en base de la même façon que ceux occupés par les salariés, dans le cadre de la politique en vigueur dans l’établissement. En cas de situation particulière, un examen spécifique pourra être réalisé par l’établissement. Les dotations sont mises en œuvre par les établissements de rattachement de chaque représentant du personnel bénéficiaire, et cela dans un délai raisonnable après leur prise de mandat. L’annexe 1 précise les dotations prévues selon les mandats exercés ; elle rappelle également que le titulaire d’un mandat disposant déjà au titre de son emploi d’un ou plusieurs des matériels prévus dans la dotation ne bénéficie pas de nouveaux matériels, sauf en cas de nécessaire mise à niveau de ces derniers. 5.1. la téléphonie Pour l’exercice de leurs responsabilités, les représentants du personnel bénéficiaires des dispositions de l’accord disposent d’un téléphone portable professionnel (smartphone), selon les standards en vigueur dans leur établissement. Les salariés détenant un mandat syndical et/ou représentatif disposeront d’une ligne téléphonique excluant toute possibilité d’interception de leurs communications ou d’identification de leurs correspondants, en raison du principe de libre exercice de leurs fonctions. Ces dispositions s’appliquent également aux lignes fixes, lorsqu’elles sont mises en place, dans les locaux syndicaux et les locaux des instances de représentation du personnel. 5.2. le matériel informatique Chaque établissement met à disposition les équipements prévus par type de mandats à l’annexe 1 du présent accord. A la demande d’un représentant de la section syndicale, un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) et de retouche d’image, conforme au référentiel de l’entreprise, pourra également être fourni ; son installation est limitée à un seul poste de travail par section syndicale en place au sein de chaque établissement.
Les salariés concernés qui seraient en situation de handicap bénéficient du matériel adapté. 5.3. les conditions d’utilisation Les outils mis à disposition font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise. Les représentants du personnel qui en sont bénéficiaires s’engagent à utiliser le matériel qui leur est fourni en respectant les prescriptions techniques et de sécurité informatique, telles que prévues dans la charte en vigueur dans l’entreprise. Ils s’engagent notamment : - à ne pas connecter le poste de travail ou le smartphone qui leur est fourni à un équipement non autorisé par l’entreprise, - à respecter les consignes relatives à l’accès à distance, - à utiliser les seuls logiciels et applications autorisés par l’entreprise. L’entretien courant du matériel fourni, les mises à niveau et les remplacements de matériel défectueux sont assurés par les opérateurs techniques compétents de l’établissement de rattachement. Lorsqu’un représentant du personnel perd son mandat, le matériel qui lui a été fourni au titre de ses responsabilités syndicales et/ou électives devra être restitué dans un délai maximum d’un mois après la perte du mandat.
Chapitre 6 : utilisation non conforme aux principes posés par l’accord Toute utilisation non conforme aux principes et dispositions prévues par le présent accord fera l’objet d’un rappel par la Direction des Ressources Humaines de l’établissement ou de l’entreprise. En cas de nouvelle utilisation non-conforme, la suspension des ressources mises à disposition, et en particulier de la messagerie électronique, sera mise en place pour une durée de 3 mois. En cas de poursuite de l’utilisation non-conforme des ressources mises à disposition et en particulier de la messagerie électronique, le service sera fermé. Le groupe de suivi constitué conformément à l’article 7.2. sera tenu informé des utilisations non-conformes ; en cas de récidive, cette information lui sera donnée avant suspension temporaire ou définitive des ressources concernées. Il est rappelé par ailleurs qu’il appartient à toute personne considérant que ses données personnelles n’ont pas été protégées dans les conditions prévues par le RGPD de saisir la CNIL, autorité compétente en matière de protection des données personnelles. Chapitre 7 : dispositions finales 7.1. entrée en vigueur et durée de l’accord L’accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de son entrée en vigueur. Les signataires conviennent qu’un bilan global de la mise en œuvre de l’accord sera réalisé un an avant son expiration, en vue de préparer la négociation d’un nouvel accord. Ce bilan complètera le bilan qui sera réalisé par ailleurs sur l’ensemble des dispositions prévues dans l’accord du 6 mars 2019 sur la mise en place des CSE à ENGIE SA, et sur celles prévues dans la DUE du 9 mars 2020 sur la gestion et les parcours des salariés titulaires de mandats syndicaux et /ou représentatifs au sein d’ENGIE SA. 7.2. suivi de l’accord Un comité de suivi est mis en place pour suivre la mise en œuvre de l’accord, faire remonter les difficultés rencontrées et proposer des solutions. Il est composé de deux représentants par organisation syndicale signataire et de représentants de la direction. Il se réunit une fois par an. Il peut également être réuni sur demande de la Direction ou d’une des organisations syndicales représentatives signataires. Il veille à la mise en œuvre des dispositions du présent accord. Il est informé des utilisations non conformes des ressources mises à disposition (cf. chapitre 8) et peut émettre des recommandations de nature à faciliter la résolution des problèmes constatés. 7.3. révision Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord dans les conditions posées par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail.
7.4. dépôt et publicité L’accord sera déposé auprès de la Direccte et du Conseil de Prud’hommes, selon les modalités prévues par le Code du travail. Il fera l’objet d’une communication au sein de l’entreprise Fait à La Défense, le Pour la Direction
Pour les organisations syndicales Pour la CFDTPour la CFE-CGC
Pour la CGTPour FO Energie et Mines
ANNEXE 1 - DOTATIONS
Il est rappelé que tout titulaire d’un mandat disposant déjà au titre de son emploi d’un ou plusieurs des matériels énumérés ci-dessous ne bénéficiera pas d’une nouvelle dotation, sauf si une mise à niveau s’avère nécessaire.
Dotation par type de mandat
MANDATS
MOYENS
Smartphone avec forfait illimité* Ordinateur portable ou ultra portable + pack standard associé** Disque dur externe Accès intranet-internet Accès imprimante ou mopieur DS/ DSS/RSS
X X X X X DSC
X X X
X X Membre titulaire CSE X X X X X RS CSE et CSE Central X X X X X Membre suppléant CSE X X X X X Représentant de proximité X X
X X X Secrétaire CSP
X X X X X Membre CSP
X X X X X
*selon politique de téléphonie mobile en vigueur dans l’établissement ; à la demande du salarié concerné et en fonction des besoins liés au mandat exercé, l’établissement pourra augmenter le volume de Go du forfait de base. ** choix entre un ultra-portable ou un micro-portable fait en fonction de la mobilité du salarié et dans le cadre de la politique de dotation de l’établissement concerné.
Equipement des locaux
Ordinateur libre accès* Accès à imprimante ou mopieur Ligne fixe* Local CSE / CSE Central X X X Local commun section syndicale X X X
*lorsqu’elle est mise en place, selon la politique en vigueur dans l’établissement
