ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES – COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
2019
Entre la Direction de l’UES Espacil, représentée par son représentant légal,
D’une part,
Et, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES Espacil :
CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,
FO, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,
UNSA, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical,
D’autre part,
Ci-après désignés « les parties » ou « les signataires ». Vu l’accord portant révision et prorogation de la durée des mandats des membres élus du comité d’entreprise et des délégués du personnel en date du 09 juillet 2018, Il a été convenu ce qui suit.
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles des membres du comité social et économique de l’UES Espacil d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges. Article 1 - Principe du recours à un prestataire La société AKG Solutions (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique Votéo a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'UES Espacil sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d’une inscription dans le Registre prescrit par l’article 30 du Règlement Général relatif à la Protection des Données (ci-après « le RGPD ») avant l'ouverture du vote.
Article 3 - Modalités de vote Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique. Il est précisé que ce vote sera entièrement électronique, par conséquent les bulletins de vote papier (y compris à bulletin secret) ne seront pas autorisés. La période d’ouverture du scrutin, tant pour le premier tour que pour le second tour, sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège électoral. Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 500 ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages. La profession de foi contiendra les noms et prénoms des candidats. Les photos des candidats peuvent être jointes, au format 50*50 pixels, en format GIF, PNG ou JPEG. Les éléments techniques seront communiqués ultérieurement. Article 5 - Bulletins de vote Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes. Article 6 - Déroulement des opérations de vote Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire). Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. L'électeur devra aussi répondre à une question (10 premiers chiffres du numéro de sécurité social) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois. Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel. Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu le cas échéant, et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. Les résultats seront visibles en simultané dans les salles équipées de la visioconférence. Article 10 - Dispositions finales Le présent accord est applicable à l’UES Espacil pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.
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Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ESPACIL. Il sera déposé par l’entreprise à la
Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) – Unité Territoriale d’Ille-et-Vilaine en version électronique via la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes de Rennes. Afin d’informer les salariés sur leurs droits issus du présent accord, la Direction et les organisations syndicales conviennent de communiquer auprès des salariés sur les dispositions de la présente. Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction réservés à cet effet et l’accord en totalité sera consultable sur le site intranet de l’UES ESPACIL.
Fait à Rennes, le 1er avril 2019 en 6 exemplaires originaux.
Pour l’UES ESPACIL,Pour l’organisation syndicale CFDT, Monsieur XXX,Madame XXX. Président de l’UES.
