La S.A.S des Etablissements GEORGES RENAULT, sise à Saint Herblain (44818) 38, rue Bobby Sands- Z.A.C de la Lorie, représentée par XXX, Responsable des Ressources Humaines,
d’une part,
l’organisation CGT, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Délégué Syndical
et l’organisation UNSA, représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de Délégué Syndical,
d’autre part.
PREAMBULE
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de recourir au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance, comme le prévoit l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.
ARTICLE 1 : Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système du vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, (ci-après dénommée « le prestataire »), sur la base d'un cahier des charges respectant :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du Travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.
ARTICLE 2 : Modalités d’organisation du vote
2.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail et adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
2.2. Déroulement de l’opération de vote
Les élections auront lieu sur une durée pouvant aller de 24 heures à 5 jours calendaires et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.
Chaque électeur recevra également un courrier, ou à défaut un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse permettant l’accès au site de vote.
Avant toute opération de vote, en présence des représentants des listes des candidats, le prestataire :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
A l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, il sera procédé au contrôle du scellement du système.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électroniques, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou à défaut par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.
La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
2.3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences mentionnées dans le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.
2.4. Assistance
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
2.5. Dépouillement et résultats
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (CERFA CSE 15822-01 et 15823-02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.
ARTICLE 3 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du : 9 avril 2019.
ARTICLE 4 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé ou modifié pendant sa période d'application par avenant signé par la Direction et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, au cas où ses modalités de mise en œuvre n'apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration.
Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt donnant lieu à signature du présent accord.
ARTICLE 5 : Publicité
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales signataires.
Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord ainsi que ses avenants éventuels seront rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable, sans les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Les parties peuvent acter qu'une partie de la convention ou de l'accord ne doit pas faire l'objet de la publication prévue au premier alinéa. Cet acte, ainsi que la version intégrale de la convention ou de l'accord et la version de la convention ou de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du Travail.
Un exemplaire sera également déposé, après expiration du délai d’opposition au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes. Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par courriel et affiché dans les locaux de la société.
Fait à Saint Herblain, en 5 exemplaires, le :
XXXXXX
Délégué syndical CGTResponsable des Ressources Humaines
