Accord relatif au vote électronique concernant les élections professionnelles du Comité Social et Economique de la société ETS JEAN GRANIOU
ENTRE :
La Société ETS JEAN GRANIOU SAS, au capital de 1 278 000 €, dont le siège social est situé ZI Secteur D – Allée des Agriculteurs, 06700 SAINT LAURENT DU VAR, immatriculée au RCS d’Antibes sous le numéro 958 803 553 et représentée par XXX, agissant en qualité de Président, dûment mandaté pour conclure les présentes,
Ci-après désigné la «
société »,
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales définies ci-dessous :
CFE-CGC BTP représentée par XXX, Délégué Syndical,
CFDT représentée par XXX, Délégué Syndical,
Ci-après désignées les «
Syndicats »,
D’autre part
Est conclu le présent accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de la société Ets Jean Graniou.
Préambule :
Afin de faciliter l'organisation des élections CSE au sein de la société Ets Jean Graniou, comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires ont convenu, conformément aux dispositions de l'article L. 2311-2 du code du travail, d'autoriser le recours au vote électronique.
Le vote électronique permettra notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Article 1 : Recours à un prestataire extérieur
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).
Le prestataire s'engage sur :
La sincérité et l'intégrité du vote
L'anonymat et le secret du vote
L'unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d'accord préélectoral. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d'expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire sera également remis à chaque organisation syndicale.
Article 2 : Modalités d'organisation du vote électronique
2. 1 Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011):
Pour
les listes électorales : nom, prénom, date d'entrée dans l'société, date de naissance, collège, classification et adresse mail,
Pour
le fichier d'émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote.
Pour
les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d'entrée dans la société.
Pour
la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour
les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel.
Pour
les listes d'émargement : membres des bureaux de vote.
Pour
les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel.
Pour
les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire sous format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l'écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
2. 2 Déroulement de l'opération de vote
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel et/ou un courrier contenant ses informations de connexion (un code d'identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote.
Avant toute opération de vote :
Le prestataire s'engage à tester le système de vote électronique
Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l'urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote électronique, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L'électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu'une troisième information personnelle connue uniquement de l'électeur et définie dans le cahier des charges.
La saisie de ses trois critères d'identification vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d'appartenance à son établissement. L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.
2. 3 Garantie de Confidentialité pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l'objet d'une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CN IL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l'utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l'électeur.
Chaque bureau de vote sera dirigé par un Président et deux assesseurs désigné par la Direction en accord avec les organisations syndicales. La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s'engage et détruire toutes les données du client.
2. 4 Assistance
Une cellule d'assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par mail et par téléphone pendant le vote, auprès des électeurs comme pour l’ensemble des membres des bureaux de vote.
2.5 Dépouillement et Résultats
A l'heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l'urne sont introduites dans le système pour le descellement.
L'attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n'est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l'issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.
Article 3 : Révision de l'Accord
Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l'élaboration d'un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.
Article 4 : Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour la durée des élections. Les parties conviennent de se rencontrer à l’issue des élections afin de valider ou non la prolongation de cet accord.
En 1 exemplaire (1 version intégrale signée au format PDF) auprès de la Direction Régionale de la Concurrence de la Consommation du Travail et de l'Emploi (la DIRECCTE), via la plateforme de dépôt : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
En 1 exemplaire papier (version intégrale signée) auprès du greffe du Conseil des Prud'hommes du lieu de conclusion. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. (1 version intégrale signée au format PDF) Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société.
Fait à St Laurent du Var, le 10 juillet 2019, En 4 exemplaires originaux
