La société XXX, dont le siège est situé XXX, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Chartres, sous le numéro XXX,
Représentée par Madame XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
D’une part, Et,
La Confédération Générale du Travail,
Représentée par Monsieur XXX, en qualité de délégué syndical, et Monsieur XXX, dûment mandaté,
La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens,
Représentée par Mme XXX, en qualité de déléguée syndicale.
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique (CSE) de la société XXX. Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales. Conformément à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles conclu le 16 février 2023, les parties signataires ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. Sa mise en œuvre est confiée à la société LEGAVOTE (110 avenue Barthélémy Buyer – 69009 Lyon – RCS Lyon n° 878 188 176).
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Article 1er – Date des élections
Le dépouillement du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu le
14 avril 2023.
Le cas échéant, le dépouillement du second tour des élections des membres de la délégation du personnel au CSE lieu le
28 avril 2023.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet ;
du dépouillement électronique ;
de la proclamation des résultats.
Article 2 – Durée des mandats
La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au CSE est de 4 ans.
Article 3 – Effectif de l’entreprise et nombre de sièges à pourvoir
L’effectif en Équivalent Temps Plein (ETP) de la société XXX est de 893 salariés au 28 février 2023.
L’effectif en ETP théorique de la société à la date du 1er tour des élections devrait être compris entre 900 et 999 salariés (918 salariés). Le nombre de sièges à pourvoir pour les membres du comité social et économique est donc de 16 titulaires et 16 suppléants.
Les parties relèvent toutefois la nécessité de faire coïncider le nombre de membres de la délégation du personnel au CSE avec la bonne organisation de l’entreprise et des réunions.
Il est rappelé que l’accord collectif relatif à la mise en place du CSE conclu le 5 février 2019 et le protocole d’accord préélectoral conclu le 6 mars 2019 avaient réduit le nombre de membres de la délégation du personnel au CSE à 8 titulaires et 8 suppléants dans le cadre des dernières élections, contre 14 titulaires et 14 suppléants prévus par le Code du travail.
Les parties conviennent donc de réduire le nombre de membres de la délégation du personnel au CSE à 10 titulaires et 10 suppléants. Les heures de délégations des 6 sièges non affectés seront réparties à égalité entre les 10 membres titulaires, soit un crédit de 38,4 heures mensuelles de délégation attribué à chaque siège, arrondi à 38,5 heures.
Article 4 – Répartition du personnel entre les collèges électoraux
Les parties conviennent de répartir le personnel entre 3 collèges électoraux :
1er collège : «
Administratifs et sédentaires Non-cadres » (Employés / Techniciens / Agents de Maîtrise), composé de 150 salariés ;
2ème collège : «
Itinérants Non-cadres » (Employés / Techniciens / Agents de Maîtrise / VRP), composé de 644 salariés ;
3ème collège : «
Cadres », composé de 99 salariés.
Article 5 – Répartition des sièges entre les collèges
Les parties conviennent de répartir les sièges entre les 3 collèges de la manière suivante :
1er collège : 2 titulaires et 2 suppléants ;
2ème collège : 7 titulaires et 7 suppléants ;
3ème collège : 1 titulaire et 1 suppléant.
Article 6 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes constituées par les organisations syndicales
Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce, notamment lors des élections professionnelles, que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.
Par exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes.
Méthode de calcul :
Nombre de sièges à pourvoir x part de femmes ou d’homme de l’électorat
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Dans le cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, il est procédé :
À l’arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
À l’arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Répartition des effectifs de la liste électorale par sexe et par collège
Femme
Homme
Collège 1
Administratifs et Sédentaires Non-cadres 130 (89,04 %) 16 (10,96 %)
Collège 2
Itinérants
Non-cadres
30 (4,89 %) 584 (95,11 %)
Collège 3
Cadres 6 (6,12 %) 92 (93,88 %)
Afin de parvenir à une représentation équilibrée des femmes et des hommes les auteurs de chaque liste de candidats s'engagent à tout mettre en œuvre pour parvenir à cette représentation équilibrée.
Compte-tenu de la forte proportion de femmes par rapport aux effectifs totaux du collège « Administratifs et sédentaires », le nombre de candidats hommes étant inférieur à 0,5 % (0,22 %), un homme pourra se présenter, mais il ne pourra pas être en première position sur la liste. La liste pourra également comporter des candidates de sexe féminin uniquement.
Compte-tenu de la forte proportion d’hommes par rapport aux effectifs totaux du collège « Itinérants non-cadre », le nombre de candidates femmes étant inférieur à 0,5 % (0,34 %), une femme pourra se présenter, mais elle ne pourra pas être en première position sur la liste. La liste pourra également comporter des candidats de sexe masculin uniquement.
Sur le collège « Cadres », où il n’y a qu’un poste de titulaire et un poste de suppléant à pourvoir, un homme ou une femme pourra indifféremment se présenter.
Article 7 – Électeurs et candidats éligibles
Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L2314-18 et suivants du Code du travail.
Sont électeurs :
L’ensemble des salariés de l’entreprise quel que soient leur sexe, leur nationalité, leurs horaires de travail, la durée de leur contrat, leur statut et leur fonction, âgés de 16 ans au moins et ayant trois mois d’ancienneté au moins dans l’entreprise à la date du 1er tour de scrutin, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Sont éligibles :
Les électeurs âgés de 18 ans au moins et ayant un an d’ancienneté au moins dans l’entreprise à la date du 1er tour du scrutin, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.
Article 8 – Établissement et diffusion des listes électorales
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et sera affichée et mise à disposition sur l’intranet de la société le
vendredi 10 mars 2023.
Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : nom, prénom, âge, date d’ancienneté, collège électoral, électorat et éligibilité des électeurs.
Si l’effectif se trouve modifié après la publication de la liste électorale, celle-ci pourra être modifiée au plus tard 4 jours avant la date du premier tour.
Article 9 – Listes de candidats et propagande électorale
Article 9.1 – Listes de candidats au premier tour
Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L2324-5 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées par courrier au département des Ressources Humaines (XXX) ou par e-mail à l’attention de XXX (XXX) au plus tard le
mercredi 29 mars 2023 à 12 heures.
Les listes de candidats seront affichées et mises à disposition sur l’intranet de la société au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
jeudi 30 mars 2023.
Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement de la plateforme de vote.
Article 9.2 – Listes de candidats au second tour
En cas de second tour, les candidatures sont libres.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.
Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.
Les candidatures du second tour pourront être reçues avant le premier tour.
Les listes des candidats présentés par les organisations syndicales au premier tour seront reconduites au second tour en cas de non-élection.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées par courrier au département des Ressources Humaines (XXX) ou par e-mail à l’attention de XXX (XXX) au plus tard le
mercredi 19 avril 2023 à 12 heures.
Les listes de candidats seront affichées et mises à disposition sur l’intranet de la société au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
jeudi 20 avril 2023.
Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement.
Article 9.3 – Propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
La propagande électorale peut être assurée au moyen de la distribution de tracts aux heures d’entrée et de sortie du personnel ou de l’organisation de réunions dans l’entreprise en dehors des heures de travail.
Au premier tour, les supports de propagande électorale des organisations syndicales pourront être remis à l’employeur pour être mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise et transmis au prestataire de vote électronique, qui les chargera sur la plateforme de vote à disposition des électeurs. Ces supports devront parvenir par courrier auprès du département des Ressources Humaines (XXX) ou par e-mail à l’attention de XXX (XXX), au plus tard
mercredi 29 mars 2023 à 12 heures.
Au second tour, les supports de communication de l’ensemble des candidats pourront être remis à l’employeur pour être mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise et transmis au prestataire de vote électronique, qui les chargera sur la plateforme de vote à disposition des électeurs. Ces supports devront parvenir par courrier auprès du département des Ressources Humaines (XXX) ou par e-mail à l’attention de XXX (XXX), au plus tard
mercredi 19 avril 2023 à 12 heures.
Il est précisé que les supports acceptés sont :
Fichier A4, noir et blanc, recto / verso, au format PDF et maximum 5 Mo pour les professions de foi ;
Format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum pour les logos et/ou photos (noir et blanc ou couleur).
Article 9.4 – Affichage sur la plateforme de vote électronique
Les candidatures avec, le cas échéant, les photos, logos et ou/ professions de foi, seront affichées par ordre aléatoire sur la plateforme de vote, chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent.
Article 10 – Vote électronique
Conformément à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique conclu le 16 février 2023, les élections professionnelles auront lieu par vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qu’il recevra par courriel en même temps que ses identifiants.
Le déroulement des opérations électorales, le descriptif du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le cahier des charges établi dans le cadre de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique conclu le 16 février 2023 sont annexés au présent protocole.
Article 11 – Mise en œuvre du vote électronique
La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire LEGAVOTE (110 avenue Barthélémy Buyer – 69009 Lyon – RCS Lyon n° 878 188 176) choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin.
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article 11.1 – Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du Code du travail.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.
Article 11.2 – Cellule d’assistance technique et assistances aux électeurs
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société, sera mise en place.
Par ailleurs, la société LEGAVOTE met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs pour tout problème de connexion, au : 04 28 29 19 09.
Article 11.3 – Connexion à la plateforme de vote
La société LEGAVOTE enverra par courriel une notice d’information ainsi que les identifiants d’accès à la plateforme de vote aux électeurs le 3 avril 2023. Ces moyens d’authentifications sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers.
Une fois que l’électeur aura passé la première étape, il lui sera demandé d’entrer son numéro de matricule.
Il devra ensuite renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.
Article 12 – Dates et horaires du vote par internet
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
Du 12 avril 2023 à 8 heures au 14 avril 2023 à 15 heures
En cas de second tour, les plages horaires de vote par internet sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
Du 26 avril 2023 à 8 heures au 28 avril 2023 à 15 heures
Les dates et heures de vote seront affichées dans les différents sites.
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Pour les électeurs qui le souhaitent, des postes informatiques en libre accès sont mis à disposition en agence pour procéder au vote.
Article 13 – Bureau de vote
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin et proclame les résultats.
Un bureau de vote commun est mis en place pour tous les collèges électoraux. Il sera composé de trois électeurs n’étant pas candidats aux élections :
Un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;
Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.
Le bureau sera constitué au siège social de la société. Afin de faciliter le déroulement du vote et éviter aux collaborateurs de longs déplacements inutiles, les parties conviennent de désigner les membres du bureau de vote parmi les salariés rattachés aux seuls site de Chartres, Senonches et Le Mans.
Les membres du bureau de vote détiendront les mots de passe associés aux fragments de clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
Article 14 – Modalités du scrutin
Article 14.1 – Vote
Après l’ouverture du scrutin aux heures prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège, et exprimer son vote pour l’élection des titulaires et pour l’élection des suppléants.
Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran et il sera alors demandé de valider une seconde fois. Après cette étape, plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote, et pourra également le télécharger directement sur la plateforme.
Article 14.2 – Scellement et dépouillement
Une cérémonie de scellement de la plateforme de vote électronique sera organisée avant le début du scrutin. La cérémonie de scellement est une réunion publique pendant laquelle le système de vote sera scellé, entraînant l'impossibilité de modifier la configuration du vote ou les listes électorales.
À la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés automatiquement de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement choisie et strictement confidentielle. Il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux.
Les cérémonies de scellement et de dépouillement de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs, auront lieu à XXX.
La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux cérémonies. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote.
Article 14.3 – Accès observateur
Un accès observateur sera mis en place pour chaque délégué de liste. Il appartiendra aux listes qui le souhaitent d’adresser le nom, prénom et l’adresse e-mail du délégué de liste, par courrier auprès du département des Ressources Humaines (XXX) ou par e-mail à l’attention de XXX (XXX) avant l’ouverture du scrutin, pour pouvoir l’intégrer sur la plateforme de vote.
Article 15 – Proclamation
La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés.
Les résultats seront envoyés au Centre de Traitement des Élections professionnelles (1 exemplaire) et aux organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou participé à la négociation du présent protocole.
Les résultats seront également mis à disposition sur le site intranet de l’entreprise et affichés sur les panneaux réservés à cet effet.
Article 16 – Organisation d’un second tour
Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d’absence de présentation de listes de candidatures au premier tour, ou dans le cas où tous les sièges n’auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour avec des candidatures libres.
Les modalités du scrutin seront identiques à celles du premier tour.
Les candidatures du second tour pourront être reçues avant le premier tour.
Les listes des candidats présentés par les organisations syndicales au premier tour seront reconduites au second tour en cas de non-élection.
Il est rappelé que les candidatures devront être remises au plus tard le
mercredi 19 avril 2023 à 12 heures.
Article 17 – Validité de l’accord préélectoral
Le présent protocole vaudra pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique dont le premier tour est fixé du 12 au 14 avril 2023 et le second tour, le cas échéant, du 26 au 28 avril 2023.
Le présent protocole s’appliquera également en cas d’élection partielle.
Article 18 – Dépôt, publicité et notification de l’accord
Le présent protocole fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, à savoir :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du Code du travail ;
en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Dreux.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Le présent protocole, annexé du déroulement des opérations électorales (
annexe 1), du descriptif du système de vote électronique (annexe 2) et du cahier des charges établi dans le cadre de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles conclu le 16 février 2023 (annexe 3), sera mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise, affiché en agence et remis en mains propres aux organisations syndicales signataires du présent protocole.
Fait à Senonches, le 7 Mars 2023, en 5 exemplaires
Pour XXX :
Madame XXX, Directrice des Ressources Humaines
Pour les organisations syndicales :
Monsieur XXX Délégué syndical C.G.T
Monsieur XXX Dûment mandaté par la C.G.T
Madame XXX Déléguée syndicale C.F.T.C.
Annexe 1 : Déroulement des opérations électorales
Information du personnel sur les modalités d’organisation Au plus tard le 10 mars 2023 Diffusion des listes électorales Le 10 mars 2023 Dépôt des listes de candidats par les organisations syndicales Au plus tard le 29 mars 2023 à 12 heures Affichage des listes des candidatures syndicales par l’employeur Au plus tard le 30 mars 2023 Envoi des identifiants de connexion ainsi qu’une notice de vote Le 3 avril 2023 Scellement Le 7 avril 2023 à 10 heures Premier tour des élections Du 12 avril 2023 8 heures Au 14 avril 2023 15 heures Dépouillement Le 14 avril 2023 à 15 heures Proclamation des résultats Le 14 avril 2023
En cas d’organisation d’un second tour
Information du personnel Le 14 avril 2023 Dépôt des listes de candidats Au plus tard le 19 avril 2023 à 12 heures Affichage par l’employeur des listes de candidats Au plus tard le 20 avril 2023 Scellement Le 25 avril 2023 à 15 heures Second tour des élections Du 26 avril 2023 8 heures Au 28 avril 2023 15 heures Dépouillement Le 28 avril 2023 à 15 heures Proclamation des résultats
Le 28 avril 2023
Fin du second tour
Communication des PV des élections au Centre de Traitement des Élections Professionnelles Dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats Communication des PV des élections aux organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou participé à la négociation du protocole Dans les meilleurs délais
