Accord d'entreprise sur les conditions et modalités du vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique
EDITION
Septembre 2019
Version initiale
APPLICABLE A COMPTER DE
1ER Octobre 2019
Préambule
Dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social et Economique, dont la première mise en place devra être effective avant le 1er janvier 2020, ainsi que lors des élections futures, les Parties signataires du présent accord à durée indéterminée conviennent, conformément aux dispositions de l'article R. 2314-5 et suivants du Code du travail, de recourir au vote électronique.
L'objectif du recours au vote électronique est notamment de :
-Simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral ;
-Faciliter l'organisation des élections professionnelles et l'exercice du droit de vote pour les salariés ;
-Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
-Favoriser et augmenter le niveau de participation des salariés ;
-Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.
Ainsi, et afin de s'assurer de la bonne tenue des élections, les Parties conviennent de confier systématiquement la mise en place du vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l'organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
ARTICLE 1 : Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
S’assurer de l’intégrité du vote ;
S’assurer de l’unicité du vote ;
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les Parties conviennent expressément que le recours au vote électronique sera exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 : Objet et Champ d'application
Le présent accord s'applique à l’ensemble des salariés de la Société et des agents mis à disposition appelés à voter aux élections des membres du futur Comité Social et Economique.
ARTICLE 4 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 5 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que les élections seront organisées par un fournisseur prestataire, mandaté pour ce faire par la Société.
La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après, le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés et des agents mis à disposition sur le lieu de travail. Il sera également publié sur l'intranet de la Société.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote, seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'au prononcé d'une décision juridictionnelle définitive en cas de contestation. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Etablissement des fichiers
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée sur un registre tenu par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Information des électeurs
La Société mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés et les agents mis à disposition, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque électeur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 6 : Déroulement des opérations de vote
Protocole d'accord préélectoral
Dans le cadre des élections professionnelles, la Société engagera une négociation avec les organisations syndicales intéressées en vue de conclure un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier précis, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera le présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les électeurs seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront définitivement déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :
L'adresse du serveur de vote ;
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire ;
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
ARTICLE 7 : Application du présent accord
Le présent accord de mise en place du vote électronique s'applique pour une durée indéterminée, pour toutes les futures élections professionnelles du Comité Social et Economique ainsi que pour les élections partielles qui pourraient se dérouler au cours du mandat des futurs membres dudit Comité Social et Economique.
ARTICLE 8 : Publicité de l'accord
Un exemplaire de cet accord est remis à chacune des parties signataires.
Le présent accord sera affiché et communiqué à l’ensemble des salariés et agents mis à disposition, et sera déposé à la DIRECCTE compétente, en deux exemplaires dont une en version électronique, ainsi qu’auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes, en un seul exemplaire.
Fait à Paris, en 4 exemplaires de 8 pages chacun, le 20 septembre 2019.
