ACCORD COLLECTIF UES Exponens SUR L’oRGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES SALARIES CADRES
ENTRE :
Les sociétés ci-après désignées
Société ADS Consultant – RCS Paris 407 574 144
Société APRECIALIS – RCS Paris 438 557 134
Société Exponens Conseil et Expertise – RCS Paris 351 329 503
Société Exponens Patrimoine – RCS Paris 793 785 239
Société Exponens Solutions – CS Paris 831 285 002
Société SOXIA – RCS Versailles 418 844 676
Société Volentis – RCS Paris 751 800 194
Représentées par xx en sa qualité de Président de la société Exponens Conseil et Expertise, dûment mandaté par l’ensemble des sociétés membres de l’UES,
Dénommées ensemble ci-dessous « L’UES »,
D’une Part
Et,
Les membres titulaires du CSE de l’UES Exponens élus lors des dernières élections professionnelles au sein de l’Unité Economique et Sociale existante qui mandatent, le secrétaire du CSE xxx
D’autre part,
Il a été conclu le présent accord d’UES en application de l’article L 2232-24 du Code du travail :
PREAMBULE :
Le 5 octobre 2023, le tribunal judiciaire de Paris a reconnu l’existence d’une Unité Economique et Sociale au sein des entreprises composant le groupe Exponens. L’ensemble des salariés de ces entreprises ont déjà une acquisition de leurs congés et RTT selon une période de référence allant du 1er janvier au 31 décembre.
Les parties souhaitent que les entreprises qui intégreront ultérieurement l’UES Exponens puissent avoir la même organisation du temps de travail.
C’est dans ce contexte et celui de la croissance des effectifs notamment par le rachat successif de sociétés au fil des années, que les parties souhaitent harmoniser les pratiques sociales disparates et uniformiser les organisations du temps de travail pour l’ensemble des salariés des sociétés membres de l’UES.
Une réflexion a été menée en ce sens avec le CSE de l’UES Exponens, en vue de définir une organisation commune déclinée selon des modalités de mise en œuvre adaptées à chaque métier.
Cette démarche concourt à renforcer le sentiment d’appartenance à une même entité et à faciliter la mobilité interne.
Les parties signataires souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect d’un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des salariés.
Les parties signataires ont donc souhaité réviser l’organisation du temps de travail des salariés cadres dans son ensemble et notamment instaurer les dispositions encadrant le forfait annuel en jours pour :
concilier les nécessités organisationnelles de l'entreprise (besoins de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’impose l’activité)
avec l’activité des salariés, autonomes dans l'organisation de leur travail.
ARTICLE 1 - Objet de l'accord
Le présent accord a pour objet :
de redéfinir les périodes de référence pour l’acquisition et la prise des congés payés et des jours de repos relatifs aux forfaits annuels en jours ;
d’organiser les modalités de prise des congés payés adaptées aux nécessités organisationnelles des métiers des sociétés de l’UES Exponens, en lien avec le dispositif de compte épargne-temps tel que défini dans l’accord UES relatif à ce dernier ; les salariés et leur hiérarchie s’engageant dans une gestion prévisionnelle et concertée des congés payés ;
de définir les modalités de mise en place et d’application des conventions de forfait annuel en jours au sens des articles L.3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours.
Cet accord se substitue aux dispositions des conventions collectives applicables et à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans l’ensemble des sociétés membres de l’UES, ayant le même objet., ayant le même objet.
ARTICLE 2 - Champ d’application
Le présent accord est applicable à tous les salariés cadres des sociétés (hors alternants) – composant l’UES Exponens présentes et à venir quelle que soit leur date d'embauche - tels que prévus par la convention collective des Bureaux d'études techniques, Cabinets d'ingénieurs conseils, Sociétés de conseils (SYNTEC) et par la convention collective des Experts comptables et commissaires aux comptes. Les dispositions spécifiques relatives aux conventions de forfait annuel en jours s’appliquent aux seuls salariés cadres ayant conclu une convention individuelle de forfait annuel en jours car disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.
ARTICLE 3 - Organisation des congés payés des salariés cadres
ARTICLE 3-1 - Décompte des congés payés
L'acquisition des jours de congés se fait en jours ouvrés. La semaine compte 5 jours ouvrés. Le décompte des congés pris est également effectué en jours ouvrés.
ARTICLE 3-2 - Modalité d’acquisition des congés payés
ARTICLE 3-2-1 - Fixation de la période de référence pour l'acquisition des congés
La période de référence des congés payés s'étend du 1er janvier au 31 décembre.
ARTICLE 3-2-1-1 - Sort des compteurs antérieurs
Compte-tenu du changement de période de référence telle que précisée à l’article 3-2-1 du présent accord pour les entreprises qui intégreront l’UES Exponens, à compter du 1er septembre N, il est convenu le dispositif suivant pour les salariés ayant, à cette même date, des compteurs de congés payés « anciens ». Les congés payés dits « anciens » correspondent à la résultante de la somme :
du solde du compteur Congés N-1 du bulletin de paie de août N
du solde du compteur Congés N du bulletin de paie de août N
duquel sera déduit les congés payés acquis de janvier à mai N (alimentant le compteur N – constitué des jours acquis de janvier à septembre N) et qui excède 25 jours ouvrés (le compteur Congés N-1 étant arrondi à l’entier supérieur).
Il est entendu que les congés payés dits « anciens », tels que définis ci-dessus, sont des congés qui n’ont pas été pris par les collaborateurs concernés lors des périodes durant lesquelles ils auraient dû l’être. Ils auraient donc dû être perdus. Néanmoins, par usage, la société les conservait. A compter du 1er septembre N, ils sont considérés comme des congés conventionnels qui seront placés sur le compte épargne-temps à cette date.
ARTICLE 3-2-1-2 - Explication des compteurs sur la fiche de paie de septembre N
La modification de la période de référence des congés payés au 1er septembre N pour les salariés concernés implique une modification des compteurs de congés payés à partir de cette même date.
Ainsi, le compteur Solde Congés N figurant au bulletin de paie de septembre N correspond à l’acquisition de janvier à septembre N déduction faite des jours de congés N déjà pris au 31 août N. A cette fiche de paie s’ajoutera en compteur n-1 les Jours antérieurs non placés sur le CET, dans la limite de 25 jours L’éventuel solde excédentaire alimente le compte épargne-temps.
ARTICLE 3-2-2 - Nombre de jours de congés acquis
Les salariés bénéficient chaque année d'un congé payé dont la durée est déterminée à raison de 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans que la durée totale du congé exigible puisse excéder 25 jours ouvrés.
ARTICLE 3-3 - Prise des congés payés
Les congés payés doivent être pris sur la période de référence ou être placés dans le compte épargne temps dans les limites définies dans l’accord UES Exponens relatif au compte épargne-temps. Trois semaines à minima sont à prendre entre le 1er mai et le 31 octobre. Si la quatrième semaine est prise en dehors de cette période, elle n’ouvre pas droit à des jours supplémentaires de fractionnement.
Les quatrième et cinquième semaines de congés payés doivent être planifiées sur les périodes de plus faible activité selon le métier exercé.
Le report des congés payés non pris ou non placés sur le compte-épargne temps (dans les limites définies dans l’accord UES Exponens relatif au compte épargne-temps) n’est plus admis sauf impossibilité de les prendre liée à l’état de santé ou refus du responsable hiérarchique. Dans ce cas, une replanification des congés payés refusés doit être immédiatement faite. Les demandes de congés payés doivent être formulées dans un délai raisonnable et adapté à la durée de l’absence prévisionnelle et positionnées sur des périodes de plus faible activité, sauf accord du supérieur hiérarchique.
La demande doit être formulée dans le respect d’un délai de prévenance :
7 jours ouvrés avant la date de départ effectif pour une utilisation de 1 à 5 jours consécutifs
15 jours ouvrés avant la date de départ effectif pour une utilisation à hauteur de 6 à 10 jours consécutifs
1 mois avant la date de départ effectif pour une utilisation de 11 à 20 jours consécutifs
3 mois avant la date de départ effectif pour une utilisation au-delà de 21 jours consécutifs
La première année d’arrivée d’un salarié, en cas de droits à congés payés incomplets, à titre exceptionnel, il est possible de prendre des congés payés par anticipation (hormis pour les salariés en période d’essai) uniquement pour le congé estival en août à hauteur de 5 jours ouvrés maximum. Dans ce cas, en cas de départ, la société peut récupérer les éventuelles sommes trop versées dans le solde de tout compte.
ARTICLE 4 - Caractéristiques des forfaits annuels en jours
ARTICLE 4-1 - Conditions de mise en place
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés concernés d'une convention individuelle de forfait. La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre la société et les salariés concernés.
La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer : la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ; le nombre de jours travaillés dans l'année ; la rémunération correspondante.
ARTICLE 4-2 - Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés est fixé à hauteur de 218 jours par an. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés. Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur uniquement en cas de transfert de jours de repos sur le compte épargne-temps, selon les dispositions prévues dans l’accord d’entreprise relatif au Compte épargne-temps en vigueur dans la société. La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.
ARTICLE 4-3 - Décompte du temps de travail
Le temps de travail des salariés en forfait jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées. Les salariés organisent librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter : un temps de pause d'une durée minimale de 20 minutes consécutives dès que le travail quotidien atteint 6 heures ; un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ; un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives (le dimanche) auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.
Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire sont déclarés par les salariés selon la procédure prévue à l'article 4-11-1-1.
La demi-journée de travail est définie comme toute période travaillée avant ou après la pause déjeuner.
ARTICLE 4-4 - Nombre de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé en début de chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours. Ce nombre fait l’objet d’une information à chaque salarié concerné.
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante : - Nombre de jours calendaires sur l’année - Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) : - Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré - Nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise (25 jours ouvrés) - Nombre de jours du forfait = Nombre de jours de repos par an.
ARTICLE 4-5 - Acquisition des jours de repos
Il est convenu que les jours de repos des salariés au forfait annuel en jours (JRF) s’acquièrent mensuellement par douzième du nombre déterminé en application de l’article 4.4. Du fait de contraintes d’affichage liées au logiciel de paie, le suivi des ces jours de repos sera assuré via un compteur spécifique « Jours RTT ».
ARTICLE 4-5-1 - Sort des compteurs antérieurs
A compter du 1er septembre N, il est convenu le dispositif suivant pour les salariés ayant, à cette même date, des compteurs de jours de RTT dits « anciens ». Les jours de RTT dits « anciens » correspondent à la résultante :
du solde du compteur Jours RTT du bulletin de paie de septembre N (duquel sera déduit les Jours RTT pris en août N) qui excède 5 jours au 1er septembre N. A compter du 1er septembre N, ils seront placés sur le compte épargne-temps.
ARTICLE 4-5-2 - Explications des compteurs sur la fiche de paie de septembre N
Le solde des jours RTT figurants sur le bulletin de salaire du mois de septembre N, correspond au solde de août N et à l’acquisition de septembre N déduction faite des jours de RTT N déjà pris au 31 août N et aux jours RTT placés sur le CET.
ARTICLE 4-6 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année
ARTICLE 4-6-1 - Prise en compte des entrées en cours d'année
En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de repos attribués au salarié concerné sur le mois de son arrivée est déterminé par la méthode de calcul suivante :
Nombre de jours de repos attribués sur le mois de l’arrivée = nombre de jours de repos du mois de l’arrivée x nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés du mois (sans les jours fériés).
ARTICLE 4-6-2 - Incidence des absences sur les jours de repos
En cas d’absence (sauf en cas d’absences assimilées à du temps de travail effectif), le nombre de jours de repos est réduit au prorata de l’absence.
ARTICLE 4-6-3 - Prise en compte des sorties en cours d'année
En cas de sortie en cours d'année, le nombre de repos attribués au salarié concerné sur le mois de son départ est déterminé par la méthode de calcul suivante :
Nombre de jours de repos attribués sur le mois du départ = nombre de jours de repos sur le mois du départ x nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés du mois (sans les jours fériés).
ARTICLE 4-6-4 - Valorisation des absences, des entrées et des sorties
La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération mensuelle brute de base et le nombre de jours ouvrés du mois de l’absence. Elle est déterminée par le calcul suivant : Rémunération brute mensuelle de base / (21,67 x forfait du salarié/218 jours) x nombre de jours d'absence
ARTICLE 4-7 - Affectation de jours de repos sur le compte épargne-temps
Le salarié en forfait en jours peut affecter des jours de repos sur son compte épargne-temps dans les limites et selon les modalités définies dans l’accord d’entreprise relatif au compte épargne-temps.
ARTICLE 4-8 - Prise des jours de repos
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées. Les jours de repos sont pris régulièrement au fil de la période de référence, en période de plus faible activité (idéalement à une fréquence mensuelle dans la limite du nombre de jours de repos attribués annuellement). La société et le salarié peuvent définir le calendrier prévisionnel de la prise des jours ou demi-journées de repos sur l’année.
Ils doivent impérativement être tous pris avant la fin de la période de référence ou être placés dans le compte épargne temps dans les limites définies dans l’accord d’entreprise relatif au compte épargne-temps. Le salarié fait une demande via le logiciel de gestion des absences avec un délai de prévenance de 7 jours. Les jours de repos peuvent éventuellement être accolés entre eux ou à des congés payés (jusqu’à 5 jours maximum au total).
S'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d’année le nombre maximum de journées travaillées, le responsable hiérarchique doit organiser un point avec le salarié de sorte à planifier la prise effective des jours de repos dans le logiciel de gestion des absences.
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires. Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.
ARTICLE 4-9 - Forfait en jours réduit (FJ Réduit)
La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires. Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue. Le nombre de jours de repos pouvant être affecté sur le compte épargne temps, dans la limite et selon les modalités définies dans l’accord d’entreprise relatif au compte épargne temps, correspond au pourcentage du temps réduit appliqué au nombre de jours de repos acquis par an, par un salarié au forfait jour non-réduit. Du fait de contraintes d’affichage liées au logiciel de paie, le suivi de ces jours sera assuré via un compteur spécifique « jours RTT ». L’acquisition se faisant mensuellement par douzième. Exemple : Pour une année où le nombre de jours de repos / an d’un forfait jour non réduit est égal à 8, selon la méthode de calcul de l’article 4-41 et un salarié au FJ réduit travaillant 174 jours par an, soit en moyenne 4 jours / semaine.
Le nombre de « jour RTT » correspondra à 8*174/218 = 6,5 (arrondie à la moitié la plus proche)
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos supplémentaire (ne pouvant alimenter le CET) est :
Nombre de jours calendaires sur l’année –Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) - Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré - Nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise (25 jours ouvrés) - Nombre de jours du forfait – Nombre de « jours RTT » = Nombre de jours de repos supplémentaire par an
ARTICLE 4-10 – Rémunération
Les salariés en forfait en jours perçoivent une rémunération forfaitaire fixée sur l'année et versée mensuellement par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
ARTICLE 4-11 - Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion
ARTICLE 4-11-1 - Suivi de la charge de travail
ARTICLE 4-11-1-1 - Relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail
Le salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours complète mensuellement la fiche récapitulative indiquant : le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ; le nombre, la date et la nature des jours ou demi-journées de repos (congés payés, jours de repos forfait) ; l'indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.
Les déclarations sont signées par le salarié et validées mensuellement par le supérieur hiérarchique et sont transmises à la Direction des ressources humaines. A cette occasion, le supérieur hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail est raisonnable. S'il constate des anomalies, le supérieur hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
ARTICLE 4-11-1-2 - Dispositif d'alerte
Le salarié s’engage à indiquer sur le relevé mensuel décrit à l’article 4-11-1-1 les cas de surcharge de travail imprévus, cette alerte devant provoquer un entretien avec le responsable hiérarchique. Le salarié dispose d’un droit d’alerte consistant à obtenir sans délai un entretien avec son supérieur hiérarchique afin d’évoquer ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail et/ ou les risques liés à une surcharge de travail imprévue. Le supérieur hiérarchique s’engage dans de pareilles circonstances à définir avec le salarié toute solution permettant d’assurer une meilleure répartition de la charge de travail. Cet entretien donne lieu à la rédaction d’un compte rendu soumis à la signature du salarié et de son supérieur hiérarchique, rappelant les mesures à mettre en œuvre et le suivi de celles-ci. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 4-11-2.
ARTICLE 4-11-2 - Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien par an avec son supérieur hiérarchique. Au cours de cet entretien, sont évoquées : la charge de travail du salarié ; l'organisation du travail dans l'entreprise ; l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et sa rémunération.
Au regard des constats effectués, le salarié et son supérieur hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.
Le salarié et le supérieur hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
ARTICLE 4-11-3 - Exercice du droit à la déconnexion
Il est rappelé que la charte relative au droit à la déconnexion s’applique pour les deux parties. Aussi, le salarié en forfait en jours n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées. Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail. La convention individuelle de forfait en jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion.
ARTICLE 4-12 - Changement de société - Transfert des droits
En cas de mobilité du salarié à l'intérieur de l’une des sociétés appartenant à l’UES Exponens, le compteur de jours de repos au forfait annuel en jours est transféré automatiquement dans la société d'accueil.,.
ARTICLE 5 - Dispositions finales
ARTICLE 5-1 - Entrée en vigueur et durée d'application
Le présent accord s'applique à compter du 1er septembre 2024 et pour une durée indéterminée.
ARTICLE 5-2 - Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous
Pour la mise en œuvre du présent accord, un point annuel sera organisé avec les élus du CSE de l’UES et avec les salariés en cas de carence de CSE afin de dresser le bilan de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions. Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 2 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.
ARTICLE 5-3 – Révision
Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les articles L 2232-25 et L 2261-7-1 du Code du travail. Chacune des parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine.
ARTICLE 5-4 – Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles L 2232-25, L 2261-9, L 2261-10, L 2261-11 et L 2261-13 du Code du travail, moyennant un préavis de 3 mois.
A compter de l’expiration du préavis de dénonciation, le présent accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord qui lui est substitué, le cas échéant, ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois.
ARTICLE 5-5-Remise en cause
La sortie d'une des sociétés membres de l’UES entraînerait automatiquement la remise en cause du présent accord au sens de l’article L.2261-14 du code du travail.
ARTICLE 5-6 - Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé par le représentant légal de la société Exponens Conseil et Expertise sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris.
Fait à Paris, 10 juillet 2024, En nombre suffisant pour remise à chacune des parties,
Pour l’UES ExponensPour le CSE UES xxLe Secrétaire xx
