Accord Collectif portant sur le vote électronique pour les Elections Professionnelles
au sein de la société EXXELIA
Le présent accord est conclu :
Entre d’une part,
La Société par actions simplifiée EXXELIA, dont le siège social sis 93, rue Oberkampf à PARIS (75011), immatriculée au R.C.S. de Paris sous le numéro 444 344 766, représentée par Monsieur B, en sa qualité de Directeur Délégué.
Ci-après, « la société »
D’une part, et Les organisations syndicales suivantes :
La CFDT, représentée par X, déléguée syndicale centrale
La CGT, représentée par Y, délégué syndical central
FO, représentée par Z, délégué syndical central
La CFE-CGC représentée par A délégué syndical central,
Ci-après les organisations syndicales, D’autre part,
Ensemble, « les parties ».
PREAMBULE
Le présent accord a pour objectifs de
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections professionnelles des membres des comités sociaux et économiques d’établissements;
Réduire l'abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité.
Aussi, le vote électronique permet de simplifier le déroulement des opérations électorales à venir, en ce qu’il permet notamment :
D’obtenir en fin de scrutin la restitution des résultats sans erreur possible, de manière quasi instantanée et sur un format immédiatement exploitable, quelle que soit la complexité des élections, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de votes (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes pouvant entraîner des dysfonctionnements) ;
D’augmenter la participation et l’intérêt des électeurs en raison de sa facilité d’usage ;
De renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment par l’encadrement strict de ce vote par le législateur.
Article 1 : Objet et champ d’application
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales devant se terminer en février 2024. Afin d’assurer et simplifier l'organisation des élections professionnelles, la Direction a décidé que tous les électeurs de la société Exxelia Sas voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. L’accord s’appliquera aussi en cas d’élection partielle.
Article 2 : Modalités de mise en œuvre
2.1 Prestataire
La société VOTEER (ci-après dénommée « le prestataire ») qui a été choisie par la société EXXELIA Sas pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral garantit le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le cahier des charges est en annexe1 du présent accord. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
2.2 Garantie de confidentialité et de sécurité des données
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs », et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement du fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs, afin de garantir la confidentialité du vote Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés (CNIL), ainsi que des instances représentatives du Personnel et des organisations syndicales. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat de votes partiels n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin et suivi en ligne par les membres du bureau de vote. Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
2.3 Dispositif de secours
Un dispositif de secours est proposé par le prestataire de service qui met à disposition la plateforme de vote par voie électronique en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que celui-ci (arrêté du 25 avril 2007 art.3). Ce dispositif de secours prend le relais en cas de panne du système principal.
Toutefois, il est possible que le système de vote dysfonctionne pour des raisons qui ne seraient pas dues au prestataire de service (attaque du système par un tiers, virus, défaillance technique, altérations des données… etc). Le bureau de vote a, alors, la compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information de sauvegarde et notamment, afin de décider de la suspension des opérations de vote, comme le défini l’arrêté du 25 avril 2007, art.3.
2.4 Respect de la loi informatique et des libertés selon le RGPD
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de la gestion du personnel de l’entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. En outre, le vote électronique impliquant le traitement de certaines données personnelles des salariés, l’employeur, en tant que responsable de traitement, se conforme aux obligations résultants du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
2.5 Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
2.6 Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnelle, ou par SMS ou par voie postale, un moyen d’authentification confidentiel et devra, en plus pour pouvoir se connecter à la plateforme de vote, répondre à une question secrète.
Les codes d’accès, qui se composent d’un identifiant et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’entreprise.
2.7 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte et ou de non réception
En cas de perte ou de non-réception du courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline de VOTEER. Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son domicile, soit à son adresse mail professionnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
2.8 Déroulement de vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse URL. Après avoir saisi cette URL, dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe. Une fois connecté, après avoir répondu à la question secrète, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : - choisir une liste; - raturer des candidats (en décochant les candidats de la liste); - voter blanc. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire dans la limite de 20 minutes, à chaque électeur pour voter n’entrainera pas une perte de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance. Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus du vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.
2.9 L’assistance aux utilisateurs
La cellule d’assistance technique du prestataire est composée d’un chef de projet qui sera chargé de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique et à la surveillance de ce système de vote. Durant la période du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° procédera avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;2° procédera avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;3° contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
2.10 Formation des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote
Les membres de la délégation du personnel du CSE, les Délégués Syndicaux et du bureau de vote bénéficieront de la part de la société prestataire de service d’une formation sur le système de vote électronique retenu leur permettant de suivre le dérouler du vote électronique. Au même titre que les salariés utilisateurs, ils bénéficieront d’une assistance technique de la part du prestataire.
2.11 Matériels mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel
Durant chaque tour du scrutin, un ordinateur en libre-service, protégé par un isoloir et/ou une salle dédiée à cet effet, sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés. Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique.
Article 3 : Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 4 : Dépouillement
4.1 Procédures de dépouillement
À l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle le scellement du système, afin que les résultats soient figés et ne puissent pas être modifiés. Dès la clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs et le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courant gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs, dans des conditions garantissant la conservation des données. Une génération de clés de chiffrement aura lieu avant l’ouverture du vote et sera publique. Seuls le président du bureau de vote et ses 2 assesseurs auront connaissance de ces clés, à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé ' contenu de l'urne électronique". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde doivent en outre être conservées sous scellées. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être édictées. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Le décompte des voix obtenues par chaque candidat ou liste de candidats apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée, afin d’être portée au procès-verbal. Le bureau contrôle que la somme des suffrages exprimés et des votes blancs émis par voie électronique correspondent au nombre de votants de la liste d’émargement électronique. Le système de vote électronique est scellé après la décision de clôture du dépouillement prise par le président du bureau de vote.
4.2 Signature et conservation des listes d’émargement
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur pendant le délai légal soit 15 jours après la proclamation des résultats et/ou en cas de procédure de contestation, le temps de la procédure. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 5 : Protocole d’accord Préélectoral
Le protocole d’accord préélectoral prévu à l’article L. 2314-6 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le cas échéant le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu, ainsi que le déroulement des opérations électorales.
Article 6 : Révision de l’accord :
Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application, par le biais d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du Travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans un délai de 3 mois à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du Travail
Article 7 : Clause de renouvellement
Les parties conviennent de se revoir dans un délai de 4 mois avant l’expiration du présent accord, en vue de discuter de son éventuel renouvellement.
Article 8 : Entrée en vigueur et dépôt légal
8.1 Entrée en vigueur de l’accord et de la durée
Le présent accord est conclu par une durée déterminée de 4 ans. Il entrera en vigueur le 27 novembre 2023 et cessera de produire ses effets à l’échéance de son terme. Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles de la société EXXELIA et ses établissements afférents, organisées en Janvier et Février 2024 et les éventuelles élections partielles.
8.2 Portée de l’accord
Le présent accord constitue un accord d’entreprise, au sens du Code du Travail.
8.3 Formalités
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et les programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
8.4 Publicité
Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du code du Travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris 27, rue Louis Blanc – 75484 Paris Cedex 10. L’accord sera également affiché aux panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le Personnel. Le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.
Fait à Paris, le 04/12/2023, en 7 exemplaires originaux.
