Dénommée Fondation Hôpitaux de Paris-Hôpitaux de France, Fondation reconnue d’utilité publique Enregistrée sous le numéro 382 872 307 00022 Dont le numéro d’URSSAF est le 755 220 18 297 200 101 14 Dont le siège social est situé au 13 rue Scipion – 75005 PARIS Représentée par Madame, agissant en qualité de Directrice Générale et ayant tous pouvoirs aux fins des présentes.
Ci-après dénommée « la Fondation » ou « la Fondation des Hôpitaux »
D’une part,
ET :
En sa qualité d’Elue titulaire au Comité Social et Economique, non mandatée, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble « les parties »
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet la mise en place de conventions de forfaits annuels en jours au sein de la Fondation, conformément aux dispositions des articles L.3121-63 et L.3121-64 du Code du travail.
Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales et règlementaires applicables à la date de sa conclusion. Si ces dispositions devaient être ultérieurement modifiées, les parties signataires au présent accord se réuniraient afin d’en apprécier les conséquences et le cas échéant l’opportunité d’une révision des dispositions de l’accord.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Aux termes de l’article L.3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l’année :
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
ARTICLE 2 – CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT
La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un accord écrit signé par l’employeur et le salarié, soit à l’embauche dans le contrat de travail, soit ultérieurement au moyen de la conclusion d’un avenant au contrat de travail.
La convention individuelle de forfait précise la nature des fonctions justifiant le recours au forfait en jours sur l’année, le nombre de jours travaillés du forfait annuel, la rémunération, les modalités de décompte des jours travaillés et de repos, les conditions de prise des repos, les modalités de surveillance de la charge de travail, de l’organisation du travail au sein de la Fondation et de l’articulation entre les activités professionnelles et la vie personnelle et familiale du salarié.
La convention individuelle de forfait rappellera en outre que les salariés bénéficient d’un droit à la déconnexion.
ARTICLE 3 – AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL, MODALITES D’ATTRIBUTION ET DE PRISE DES JOURS DE REPOS, TRAITEMENT DES ABSENCES
ARTICLE 3 – 1 : AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL
Pour les salariés éligibles à une convention individuelle de forfait en jours, la durée du travail se décomptera en jours et non en heures, selon un forfait en jours sur une base annuelle.
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est calée sur l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
En application du présent accord, la durée annuelle maximum du travail de ce personnel est fixée à 218 jours par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent une année complète et ayant acquis la totalité des congés payés.
En cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence ou de non acquisition d’un droit complet à congés payés, la durée annuelle de travail des salariés concernés sera calculée au prorata temporis.
Compte tenu de la variation du nombre de jours fériés, compris du lundi au vendredi, le nombre de jours de repos pourra évoluer chaque année en fonction des spécificités du calendrier civil. En début d’année, la Direction communiquera le nombre de jours de repos pouvant être acquis dans l’année.
Par ailleurs, les parties au présent accord conviennent qu’une convention individuelle de forfait annuel en jours inférieure au plafond prévu par le présent accord, pourra être conclue avec les salariés.
ARTICLE 3 – 2 : MODALITES D’ATTRIBUTION ET DE PRISE DES JOURS DE REPOS, TRAITEMENT DES ABSENCES L’attribution des jours de repos s’effectue au mois le mois.
Le nombre de jours de repos sera calculé annuellement et sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année, de sorte qu’il sera amené à varier selon les années. Ce nombre de jours n’est pas forfaitaire et s’acquiert au prorata de l’année.
Par ailleurs, rappel étant fait que toute absence doit être autorisée au préalable ou doit reposer sur un motif légitime, dûment justifié, chaque journée ou demi-journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif au sens de la législation sur la durée du travail (tel que congé sans solde, congé parental d’éducation, maladie etc….), s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait. Exemple : si un salarié bénéficiaire d’une convention de forfait 218 jours est absent durant deux mois pour cause de maladie (44 jours de travail), le forfait annuel doit être recalculé pour être fixé à 218-44 = 174 jours, qui seront dus au total en fin de période à l’employeur.
Cette imputation viendra réduire, de manière proportionnelle, le nombre théorique de jours non travaillés due pour une année civile complète d’activité.
Les absences non rémunérées d’une journée ou d’une demi-journée seront déduites de la rémunération mensuelle, sur la base d’un salaire journalier calculé en divisant le salaire mensuel brut de base du mois de paiement par le nombre de jours ouvrés moyen mensuel soit 1/22ème du salaire mensuel de base.
Il est précisé que le même principe de proportionnalité s’applique en cas d’entrée ou de départ en cours de période de référence.
Les jours de repos peuvent se prendre par journée entière ou demi-journée sous réserve d’informer son responsable hiérarchique préalablement.
Le positionnement des jours de repos s’effectuera au choix du salarié, en concertation avec la Direction, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend. A défaut d’accord, ils seront positionnés pour moitié par le salarié, et pour moitié par la Direction.
Ces jours de repos doivent obligatoirement être pris avant la fin de la période de référence. Ils devront en conséquence être soldés à la fin de chaque année et ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période.
Dans le but d’éviter la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l’année et pour garantir un juste équilibre de la charge de travail et un juste équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés, les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours sont invités à utiliser régulièrement leurs droits à repos.
Chaque salarié pourra élaborer en début de période un calendrier prévisionnel de la prise de ces jours de repos, qui pourra être modifié ultérieurement, après concertation avec le responsable hiérarchique et accord de la Direction.
ARTICLE 4 - MODALITES DE DECOMPTE DES JOURNEES TRAVAILLEES ET GARANTIE DU DROIT A LA SANTE ET A LA SECURITE
ARTICLE 4 – 1 : CONTROLE DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES
Sera considérée comme une journée ou demi-journée de travail, toute journée ou demi-journée au cours de laquelle le salarié concerné par une convention de forfait se sera consacré à l’exercice de ses fonctions selon son contrat de travail.
Les salariés en forfait annuel en jours organisent leur travail en autonomie. Cependant, il appartient à leur supérieur hiérarchique de veiller à la charge de travail des salariés concernés. Ainsi, les salariés en forfait-jours gèrent librement leur temps de travail, dans le cadre d’un dialogue régulier avec leur supérieur hiérarchique.
Chaque salarié a la possibilité de consulter en temps réel son compteur E2time qui lui permet de connaître le nombre de jours non travaillés qu’il a généré au regard du nombre de jours travaillés.
Le forfait en jours s’accompagne d’un contrôle des repos et du nombre de jours travaillés.
Afin de décompter le nombre de journées travaillées, ainsi que celui des journées ou demi-journées de repos prises, un document mensuel faisant apparaitre le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours ou demi-journées non travaillées (repos hebdomadaire, congés-payés, jours ou demi-journée de repos), est complété par le salarié et suivi, contrôlé et vérifié régulièrement par son supérieur hiérarchique.
Les salariés devront se conformer à cette procédure auto-déclarative spontanément et loyalement.
ARTICLE 4 – 2 : DUREE MINIMALE DE REPOS
Les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours organisent de manière autonome leur emploi du temps en fonction de la charge de travail qui leur est confiée et des périodes d’activités de la Fondation.
Ils restent soumis à la législation en vigueur relative au repos quotidien et hebdomadaire, aux jours fériés chômés et aux congés payés.
Les parties au présent accord rappellent que la souplesse offerte par le forfait en jours ne doit pas conduire à une durée et une amplitude de travail déraisonnables.
Les salariés en forfait-jours doivent en conséquence veiller à organiser leur temps de présence de manière à respecter les temps légaux de repos minimum, à savoir :
Un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;
Un repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutives.
Le respect de ces dispositions est assuré notamment par le décompte hebdomadaire des journées ou demi-journées de travail.
Si le salarié constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il lui appartient compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, d’en avertir sans délai son supérieur hiérarchique afin qu’une solution alternative, lui permettant de respecter les dispositions légales, soit trouvée.
ARTICLE 4 – 3 : SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL ET DISPOSITIF D’ALERTE
Afin de garantir une durée raisonnable de travail, le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail, ainsi que de l’adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié avec les moyens dont il dispose.
De son côté, le salarié tient informé son supérieur hiérarchique des évènements ou des faits qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Le salarié et son supérieur hiérarchique échangent régulièrement de façon informelle sur cette charge de travail, dans le cadre d’un management de grande proximité compte tenu de la localisation de l’ensemble de l’équipe au sein des mêmes locaux.
En cas de difficultés à organiser son emploi du temps dans le cadre de la convention de forfait en jours ou à maîtriser le volume du temps consacré à son activité professionnelle, le salarié peut solliciter un entretien avec son supérieur hiérarchique et/ou un membre de la Direction, afin qu’une solution opérationnelle soit trouvée.
Le suivi régulier de la charge de travail et de l’organisation du travail est garanti au sein de la Fondation par la tenue de plusieurs réunions hebdomadaires. Tous les lundis, le Directeur Général de la Fondation tient une réunion avec les Directeurs de service pour connaître la charge de travail de la semaine et s’assurer qu’il n’existe pas de surcharge de travail pour les salariés. A cette fin, un tableau de bord d’activités est établi de façon hebdomadaire pour son équipe par chaque responsable d’équipe.
En outre, en cas de réunion exceptionnelle en dehors des horaires normaux de travail (exemple : opération Pièces jaunes en janvier de chaque année), la Direction Générale prend les mesures adéquates afin que les temps de repos quotidiens et hebdomadaires obligatoires soient respectés.
Il est également rappelé le contrôle effectif par le supérieur hiérarchique concernant la déclaration régulière des jours travaillés et non travaillés, assorti s’il y a lieu de rappels à l’ordre et d’analyses des causes des difficultés pouvant être constatées.
Au sein de chaque équipe, se tient également au minimum une réunion mensuelle collective avec le responsable. Cette réunion d’équipe porte notamment sur l’organisation et la charge de travail de chacun. A cette réunion d’équipe s’ajoutent chaque semaine des réunions bilatérales avec les salariés, réunions permettant l’établissement hebdomadaire des tableaux de bord d’activités présentés chaque lundi au Directeur Général.
Enfin, outre ce dispositif de veille et de suivi, il existe un dispositif d’alerte. En cas de difficulté portant sur l’organisation du travail, la charge de travail, la conciliation de la vie professionnelle avec la vie personnelle et familiale ainsi qu’en cas de non-respect du repos quotidien ou hebdomadaire, le salarié en forfait-jours a la possibilité d’émettre par écrit une alerte auprès de son responsable hiérarchique et/ou de la Direction de la Fondation. Le salarié doit alors être reçu dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 7 jours ouvrables afin d’étudier les raisons objectives des difficultés constatées et de mettre en place les mesures adaptées afin de remédier à la difficulté. Cet entretien individuel fait l’objet d’un compte-rendu écrit. Si le supérieur hiérarchique est lui-même amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié ou que la charge de travail aboutit à des situations anormales, il peut lui-même déclencher un entretien avec le salarié.
Il est rappelé également que si une surcharge de travail est constatée, le salarié peut bénéficier à sa demande ou à celle de l’employeur d’une visite médicale auprès de la Médecine du travail.
Un point annuel détaillant le nombre d’alertes reçues et les mesures correctives mises en œuvre est présenté au Comité Social et Economique.
L’entretien individuel annuel relatif à l’évaluation de l’adéquation du forfait-jours vient en complément de l’ensemble des mesures prévues au présent article.
ARTICLE 5 - DROIT A LA DECONNEXION
Conformément aux dispositions légales et à la Charte d’utilisation des ressources informatiques en vigueur depuis le 1er septembre 2022 au sein de la Fondation, les salariés bénéficient d’un droit à la déconnexion, rappelé notamment lors des entretiens annuels.
Il est rappelé l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre la vie privée et familiale, d’une part, et la vie professionnelle, d’autre part.
Ainsi, pendant les horaires de travail effectif,
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est donc recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;
S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;
Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.
Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;
Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.
Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, les salariés en forfaits-jours doivent s’abstenir d’utiliser les outils numériques professionnels et le téléphone professionnel pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant les périodes de congés, ces outils n’ayant pas vocation à être utilisés pendant ces périodes.
Par ailleurs, il est rappelé que de façon générale les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de la Fondation.
Les supérieurs hiérarchiques doivent ainsi s’abstenir, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de la Fondation.
Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.
Enfin, les parties au présent accord rappellent que le droit à la déconnexion est également pris en compte au titre du télétravail actuellement appliqué au sein de la Fondation et qu’à ce titre la charte relative au télétravail du 27
juillet 2022, entrée en vigueur le lendemain du jour de sa signature, demeure pleinement applicable.
ARTICLE 6 – ENTRETIEN SUR L’EVALUATION DE L’ADEQUATION DU FORFAIT-JOURS
Chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours bénéficie, une fois par an, d’un entretien individuel avec son supérieur hiérarchique, entretien au cours duquel sont notamment évoqués :
sa charge de travail ;
l’organisation du travail au sein de la Fondation ;
l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;
sa rémunération ;
les jours de travail et le suivi des jours ou demi-journées de repos et des congés ;
l’effectivité du droit à la déconnexion.
Le supérieur hiérarchique veille à ce que la définition des objectifs et les moyens associés à la mission soient compatibles avec des conditions de travail de qualité.
En outre, au regard des constats effectués, le salarié et son supérieur hiérarchique discutent et arrêtent ensemble les mesures d’adaptation le cas échéant nécessaires.
ARTICLE 7 – MODALITES DE REMUNERATION
Le salarié bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours sur l’année perçoit une rémunération annuelle brute forfaitaire en contrepartie de l’exécution de son forfait.
Le salaire rémunère l’intégralité des missions confiées au salarié dans le cadre du forfait en jours indépendamment de toute référence horaire.
Cette rémunération est lissée, versée par douzième, indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
La rémunération de chaque salarié au forfait-jours est déterminée individuellement selon les sujétions du salarié.
Cette rémunération forfaitaire prend en compte, notamment, l’activité du salarié concerné, ses missions, ses responsabilités, sa charge de travail, ses compétences et niveaux de formation.
ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINALES
ARTICLE 8 – 1 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU PRESENT ACCORD
L’entrée en vigueur du présent accord est subordonné à sa signature par les parties signataires.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès de la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail.
ARTICLE 8 – 2 : SUIVI DE L’ACCORD
Chaque année, la Fondation réunira les parties signataires du présent accord afin de procéder à un bilan de son application et d’étudier les éventuelles modifications à apporter au titre des actions de prévention et de protection relatives aux salariés bénéficiant d’une convention individuelle de forfait-jours.
ARTICLE 8 – 3 : REVISION – DENONCIATION
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales et applicables. En cas de dénonciation, le préavis légal sera applicable.
ARTICLE 8 – 4 : INTERPRETATION DE L’ACCORD
Les signataires au présent accord conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
La demande de réunion doit consigner l’exposé précis du différend.
La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
ARTICLE 8 – 5 : DIFFUSION DE L’ACCORD D’ENTREPRISE
Le présent accord d’entreprise sera diffusé à l’ensemble du personnel qui bénéficiera d’une convention individuelle de forfait en jours, ainsi qu’à tout salarié ultérieurement embauché et soumis à une telle convention.
ARTICLE 8 – 6 : PUBLICITE ET TRANSMISSION
Le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du Ministère du travail par le représentant légal de la Fondation, accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail et d’une version anonymisée.
Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris et affiché dans les locaux de la Fondation.
A Paris, le 1er juillet 2023
Madame Madame Directrice Générale En sa qualité d’Elue titulaire au Comité Pour la Fondation Social et Economique
