Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Fondation Maison des Sciences de l’Homme
Entre :
La Fondation Maison des Sciences de l’Homme (dénommée ci-après FMSH) dont le siège social est situé 54 boulevard Raspail, 6ème arrondissement de Paris, représentée par le président du directoire, XXX, disposant des pouvoirs pour la signature des présentes, D’une part, Et les organisations syndicales représentatives ci-après :
L’organisation syndicale SNEPL-CFTC représentée par XXX, dûment mandaté,
L’organisation syndicale SNEP-UNSA représentée par XXX, dûment mandatée,
L’organisation syndicale FMSH-CGT représentée par XXX, dûment mandatée,
D’autre part,
Préambule
La FMSH et les organisations syndicales représentatives ont souhaité, par le présent accord, pérennisé le vote électronique comme moyen d’organisation pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Économique de la Fondation, conformément aux dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Ces modalités de vote ont pour objectifs :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;
de pallier les aléas postaux ;
d’augmenter la participation des électeurs.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au CSE sont définies par le protocole d’accord préélectoral (PAP) pour chaque élection. Les garanties offertes par le système de vote retenu pour chaque scrutin, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées par le cahier des charges annexé au présent accord. Au terme des réunions en date des 18 et 20 juin 2024, les parties ont abouti à la conclusion du présent accord qui se substitue à la décision unilatérale du 26 août 2020 relative à « la mise en place du vote dématérialisé par internet ».
Article 1 – Principes généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) n’est ouverte. Le systèmeretenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des personnels de la Fondation ayant la qualité d’électeurs ainsi qu’aux salariés mis à disposition le cas échéant, appelés à voter aux élections du Comité Social et Économique.
Article 3 – Recours à un prestataire
Au regard des dispositions en vigueur, la Fondation fera appel pour chaque scrutin à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé au présent accord et établi dans le respect des dispositions du Code du travail.
Article 4 - Modalités d’organisation du vote électronique
Pour chaque élection, un protocole d’accord préélectoral vient préciser les modalités d’organisation du scrutin, en accord avec les organisations syndicales qui sont présentes pour la négociation.
Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord. Il comporte la description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique offre une solution d’organisation plus simple, favorise la participation tout en étant sécurisé et garantit la sincérité du scrutin. Les parties ont décidé de le définir comme unique mode de vote.
Article 5 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sauf dispositions particulières sur la durée précisées dans l’accord, et s’appliquera à l’ensemble des élections professionnelles à venir Il prend effet le jour suivant son dépôt auprès du service compétent.
Article 6 – Révision
En tant que de besoin, conformément à l’article L.2261-7-1 du code du travail, il sera possible d’engager une procédure de révision. La partie la plus diligente pourra provoquer une réunion en vue de la conclusion d’un avenant de révision (article L2261-8 du code du travail). Cette réunion se tiendra alors dans les meilleurs délais, sans qu’il ne soit nécessaire pour ce faire que l’unanimité des signataires consente à la tenue de cette réunion. Toute demande de révision devra être adressée par écrit à chacune des autres parties signataires ou y ayant adhéré et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision. Les dispositions de l’avenant de révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail. Le présent accord est conclu conformément à la législation connue au jour de la signature de l’accord ; il pourra être révisé par l’une ou l’autre des parties signataires du fait des évolutions législatives ou règlementaires qui remettraient en cause l’économie de l’accord.
Article 7 – Dépôt
Le présent accord sera déposé par les soins de la direction à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure http://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/ de Paris ainsi qu’au greffe du Conseil des prud’hommes compétents, à l’issue du délai d’opposition.
Fait à Paris, le 24 juin 2024
Pour la Direction de la Fondation Maison des Sciences de l’Homme Le président, XXX
Pour la délégation syndicale SNEPL-CFTC XXX
Pour la délégation syndicale SNEP-UNSA XXX
Pour la délégation syndicale FMSH- CGT XXX
Annexe – cahier des charges vote électronique
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Fondation. Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.
Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique.
Article 1 – Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
Assurer l’intégrité du vote,
Assurer l’unicité du vote,
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
Assurer la publicité du scrutin.
Article 2 – Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
3.1 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.2 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant les représentants du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3.3 Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
3.4 Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
4.1 Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
4.2 Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
4.3 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
Chaque électeur reçoit avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
L’électeur accède au site de vote en saisissant ses codes d’accès sur la page de connexion au site. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.
L’électeur valide son vote en confirmant son choix de bulletin qu’il a sélectionné. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.
4.4 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
4.5 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 5 – Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :
fonctionnera conformément à toute documentation fournie ;
sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation ;
sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
