right DIRECTION GENERALE Direction des ressources humaines
19 rue Marius Grosso – 69120 VAULX-EN-VELIN Tél. 04 72 07 42 00 - Fax 04 72 07 42 01 DIRECTION GENERALE Direction des ressources humaines
19 rue Marius Grosso – 69120 VAULX-EN-VELIN Tél. 04 72 07 42 00 - Fax 04 72 07 42 01 Accord sur le vote électronique Révision en date du 4 décembre 2023
Préambule Afin d’organiser les élections, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel au CSE de la Fondation OVE et aux éventuels Représentants de proximité du CSE, le vote électronique par Internet lors d’élections directes par des salariés. Lors d’élections directes, cette modalité de vote sera utilisée soit pour la mise en place de l'instance, soit pour son renouvellement, soit en cas d'élections partielles. Ce dispositif s’inscrit notamment dans le cadre de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels n° 2016-1088 du 8 août 2016 et du Décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée choisi par l’Employeur avec lequel il contractera un contrat de prestation de services. Le 5 juin 2018, un premier accord sur le vote électronique a été signé entre la Fondation OVE et deux des organisations syndicales représentatives. En septembre 2023, ces deux organisations syndicales signataires en demandent la révision. La présente révision de l’accord d’entreprise sur le vote électronique reprend la rédaction antérieure en y intégrant toutes les nouvelles modifications convenues et se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord initial, conformément à l’article L.2261-8 du code du travail.
Principes généraux
Le système retenu par La Fondation OVE doit reposer sur des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont : –L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur –L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré –L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin –La confidentialité et le secret du vote –Identité du votant : authentification sécurisée du votant
Modalité d’organisation des opérations Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection de mise en place ou de renouvellement, les parties chercheront à signer un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de mise à disposition des outils informatiques nécessaires au vote sur les différents sites de la Fondation OVE, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. L’annexe est également mise à disposition dans l’espace salarié de l’intranet de la Fondation OVE Traitement des données personnelles La fondation OVE en tant que responsable du traitement, ainsi que le prestataire choisi en tant que sous-traitant, renseigneront leur registre respectif de traitement des données personnelles en conformité avec le RGPD et avec la loi informatique et libertés. Formation au système de vote électronique Les délégués syndicaux, les représentants des sections syndicales, et les membres du bureau de vote, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. La composition des membres du bureau de vote sera définie par le protocole d’accord pré-électoral. Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique peut-être soumis à une expertise indépendante dont le coût sera supporté par la partie demanderesse. Dans ce cas, le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Cnil. Cellule d’assistance technique La Fondation OVE met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique définit dans le protocole d’accord pré-électoral. Elle comprend des représentants de l’Employeur et le cas échéant, des représentants du prestataire. En présence des membres du bureau de vote et d’un membre de chaque organisation syndicale, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Déroulement des opérations de vote Établissement des listes électorales et transmission Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique, par rapport aux listes électorales transmises au prestataire, est effectué sous la responsabilité de la Fondation OVE. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. Professions de foi Les Organisations Syndicales ou un Représentant d’une liste peuvent transmettre une profession de foi dont ils auront vérifié préalablement la conformité des données. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée à l’Employeur par un Représentant de la liste concernée. Les Organisations Syndicales ou les Représentants des listes restent seuls responsables du contenu, des propos et des termes utilisés dans leur profession de foi. Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (ordinateur, tablette, téléphone), de leur lieu de travail, ou de n’importe quel autre terminal, notamment personnel, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés en suspension de contrat de travail pourront donc voter de tout lieu équipé d’un terminal ou de tout terminal personnel. Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le taux de participation sera indiqué au milieu du scrutin afin de procéder à une relance informative. Le taux de participation sera mis à disposition dès connaissance aux organisations syndicales, aux membres du bureau de vote, aux salariés. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Fondation OVE établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur en éprouvant le besoin ou la nécessité peut se faire assister par un électeur de son choix. L’accessibilité ergonomique du site sera garantie autant que possible par le prestataire à chaque électeur quelle que soit sa situation. Modalités d’accès au site de vote Une information par l’employeur sur les élections professionnelles et le vote électronique sera effectuée à partir des adresses mail professionnelles existantes. A cette occasion une information quant aux conditions légales de mise en place d’un second tour sera également délivrée aux électeurs. Une information sera faite par l’employeur sur les agendas individuels professionnels de chaque salarié, sous la forme d’un évènement créé dans ces agendas pour chaque tour de scrutin. Cet évènement sur les agendas comportera un rappel chaque jour où le scrutin est ouvert et un lien vers le site de vote. Chaque électeur recevra, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse internet du site (URL) et ses codes personnels d’identification : identifiant et mot de passe. Le traitement des courriers recevant une mention NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) sera assuré par le prestataire qui interrogera le service ressources humaines pour ré-envoi à une nouvelle adresse. Ces codes sont valables pour les deux tours et ne seront connus que par le salarié et le prestataire. L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le cadre du contrat de prestation de services entre l’Employeur et le Prestataire. A l’aide de ses codes, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes. A réception du vote, la saisie de ses codes par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Déroulement du vote Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. Les professions de foi seront consultables à partir d’une page du site de vote. Le nombre de liste et leur dénomination apparaitront sur le même écran, de manière uniforme, et par ordre alphabétique. L’électeur pourra ensuite accéder aux détails de chaque liste. L’électeur peut se connecter autant de fois qu’il le souhaite tant qu’il n’a pas validé son vote. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. L’électeur peut rayer un ou plusieurs noms. Le vote blanc et le vote nul sont rendus possibles par le système. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés. Programmation du site Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Clôture et Résultats Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Décompte et attribution des sièges Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est faite de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Délais de recours et destruction des données La Fondation OVE s’assure que le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, la Fondation OVE ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Existence et contenu des fichiers Les données devant être enregistrées sont : - Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège, territoire de rattachement, site d’affectation, matricule, adresse mail professionnelle ; - Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, territoire de rattachement, site d’affectation, matricule, coordonnées (adresse), adresse mail professionnelle ; - Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ; - Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ; - Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, nombre de ratures, appartenance syndicale, collège ; Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont : - Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, agents habilités de la Fondation OVE. - Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant. - Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de la Fondation OVE. Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après la clôture des scrutins par les membres du bureau de vote. - Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités de la Fondation OVE. Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’employeur et information des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Modalités de l’accord d’entreprise Durée de l'accord et entrée en vigueur Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1er jour du mois civil qui suivra son agrément. Formation et publicité de l’accord Le présent accord doit revêtir un caractère majoritaire pour pouvoir être valablement formé, sauf hypothèse de référendum selon le cadre et les modalités prévues par les dispositions de l’article L.2232-12 du code du travail. Il sera déposé par la direction générale d'OVE en deux exemplaires à la DREETS dont relève le siège social d'OVE et au conseil de prud'hommes de Lyon. Il sera soumis à l’agrément ministériel conformément aux dispositions de l’article L.314-6 du code de l’action sociale et des familles. Il sera mis à disposition sur l’espace salarié de l’intranet de la Fondation OVE pour information à l'ensemble des salariés. Révision de l'accord Une procédure de révision peut s’engager conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, en respectant un préavis de trois mois.
Fait à Vaulx-en-Velin le 4 décembre 2023.
LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES L'EMPLOYEUR
