ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION DU VOTE ÉLÉCTRONIQUE POUR LES ÉLÉCTIONS PROFESSIONNELLES 2023
Entre les soussignés :
La société FOURNIER S.A.S
au capital de 15 000 000 €, dont le siège social est situé 18 rue des Vernaies, 74230 Thônes Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Annecy sous le numéro d’identification B 325 520 898,
Représentée par, en qualité de Directrice des Ressources Humaines et de l’Organisation
d’une part,
et
L’organisation syndicale C.F.D.T. représentée par , et, et,
L’organisation syndicale C.G.T. / F.O. représentée par, et ,
d’autre part.
PRÉAMBULE :
Conformément au cadre légal en vigueur, fort du constat réalisé au terme des dernières élections professionnelles et soucieux de permettre une participation plus aisés des salariés au processus électoral, notamment au regard de la configuration de l’entreprise (établissements multiples, diversité des horaires de travail, salariés itinérants …), les parties conviennent, par le présent accord de permettre le recours au vote électronique dans le cadre des prochaines élections professionnelles prévues à l’automne prochain (novembre 2023).
Il apparait en effet aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique à l’occasion des élections des membres de la délégation du personnel au C.S.E 2023 offre aux bénéfices des salariés de meilleures facilités et conditions de participation audit scrutin sous réserve toutefois de la mise en œuvre de modalités spécifiques à destination notamment des salariés issus du 1er collège , les plus éloignés des outils informatiques mis à disposition par l’entreprise.
Ainsi, il importe d’ores et déjà de préciser que la mise en place du vote électronique, tous collèges confondus, demeurera néanmoins subordonnée à un accompagnement renforcé, notamment à l’égard du collège intégrant les Agents de Production compte tenu des difficultés éventuelles ou réticences persistantes identifiées pour certains d’entre eux relatives à l’utilisation des outils numériques.
Le présent accord précise ainsi le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations du vote électronique. Les parties conviennent en outre, que le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur pourra apporter toutes les précisions techniques et fonctionnelles pouvant être utiles au bon déroulement du scrutin.
IL A AINSI ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT
Article 1 – Les modalités de vote
Les parties conviennent que la seule modalité d’exercice du droit de vote dans l’entreprise sera le vote électronique ; le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc totalement exclu. A toutes fins utiles, il importe de préciser que les salariés absents sur l’ensemble de la période du scrutin disposeront bien évidemment de la possibilité de voter de manière électronique dès lors qu’ils admettront la qualité d’électeurs compte tenu des possibilités offertes par ce mode de scrutin, notamment la possibilité de voter à distance, à partir d’outils personnels permettant une connexion à internet.
Article 2 - Principe du recours à un prestataire
Compte tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, les parties conviennent d’en confier l’organisation tant matérielle que technique à un prestataire spécialisé.
Toutefois, indépendamment du choix du prestataire, les parties rappellent que le système utilisé doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et doit donc garantir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires prévues par le code du travail. Aussi et conformément au cadre légal et règlementaire en vigueur, le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Il appartiendra à l’employeur de choisir le prestataire au terme de l’appel d’offre émis par l’entreprise. Les représentants du personnel seront informés de ce choix. Le protocole d'accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur fera référence au présent accord et mentionnera les coordonnées du prestataire choisi.
Article 3 – Protection des données personnelles
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales. Par ailleurs, compte tenu de l’effectif de l’entreprise, et de la présence d’un Délégué à la Protection des Données (D.P.O), les parties conviennent que ce dernier sera associé audit processus afin de pouvoir disposer, en complément, de son expertise dans le cadre des opérations impliquant le recueil et le traitement de données personnelles. Aussi, et conformément aux dispositions en vigueur sur le sujet, les fichiers contenant des données personnelles seront inscrits dans le registre des activités de traitement tenu dans l’entreprise par le Délégué à la Protection des Données.
Article 4 – Organisation du vote électronique
Dans le cadre du processus électoral, le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur, précisera les dates et heures de l’ouverture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toutes personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.
À tout moment durant la période de scrutin fixée au protocole ou à la décision unilatérale, tout électeur pourra voter à partir d’un outil doté d’une connexion internet (ordinateur, smartphone, tablette …) lui permettant l’accès au site internet du prestataire choisi et ainsi à la plateforme de vote dédiée.
Chaque électeur pourra ainsi se prononcer, de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, moyennant une connexion internet sur le site sécurisé du prestataire et dédié aux élections professionnelles de l’entreprise.
Pour l’ensemble des collaborateurs électeurs qui ne disposeraient pas d’outils informatiques professionnels, une organisation dédiée sera mise en place consistant en la mise à disposition d’ordinateurs et/ou de tablettes, dans les locaux de l’entreprise, au sein de lieux dédiés, permettant de garantir la confidentialité de des votes.
Par ailleurs, les salariés non présents dans l’entreprise pendant les périodes de scrutin pourront, à leur choix, se rendre sur le site de l’entreprise le plus proche ou se connecter au site du prestataire à partir de leur domicile ou de tout autre endroit leur permettant d’avoir un accès à internet au moyen des identifiants et codes d’accès dont ils auront été nécessairement destinataires en amont. Les salariés électeurs dont l’absence est connue par avance, conformément aux dispositions du protocole d’accord prééléctoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, pour toute la durée du scrutin recevront leurs identifiants / code d’accès par courrier postal, indépendamment de l’équipement professionnel dont ils disposeraient au demeurant.
4.1. Confidentialité des données transmises
Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. En effet, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.
4.2. Contenu des fichiers
Te qu’évoqué précédemment, deux fichiers seront donc prévus à cet effet : un fichier relatif aux électeurs ainsi qu’un fichier relatif à l’urne électronique. Le fichier « électeur » sera établi à partir des listes électorales. Il permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant émis leur choix ainsi que d’éditer les listes d’émargement.
Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera, pour sa part, les votes exprimés par voie électronique et comportera les données suivantes :
Les listes électorales avec les noms, prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, ainsi que le collège électoral dont chacun relève ;
Le fichier des électeurs avec les noms et prénoms des électeurs, le collège électoral, le moyen d’authentification et les coordonnées ;
Les listes d’émargement avec le collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
Les listes de candidats avec le collège électoral, le nom et prénom des candidats aux sièges titulaires et aux sièges suppléants, leur appartenance éventuelle à une organisation syndicale ;
Les listes de résultats avec les noms et prénoms des candidats élus et non élus, le nombre de voix obtenues, l’appartenance éventuelle à une organisation syndicale, leur collège et les destinataires des données.
Ces destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats, les salariés désignés ou habilités en interne à assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour le fichier des électeurs : les électeurs dans la limite des informations qui les concernent.
Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, les salariés désignés ou habilités en interne à assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour les listes de candidats : les électeurs, les syndicats, les salariés désignés ou habilités en interne à assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les salariés habilités en interne issus des services de l’entreprise.
4.3. Garantie des exigences techniques
Il est rappelé que préalablement à sa mise en place, le dispositif de vote électronique doit être, soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Dans le cadre du choix du prestataire, il conviendra de veiller aux garanties que l’opérateur assure ainsi que les moyens qu’il met en œuvre à cet effet afin de respecter les obligations légales et réglementaires relatives aux opérations de vote électronique.
4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique
Conformément aux dispositions issues de l’article R2314-10 du Code du Travail, les parties conviennent de la mise en place d’une cellule d'assistance technique destinée à veiller et à garantir le bon fonctionnement du système de vote électronique. Cette cellule sera composée en interne d’un référent dédié, lequel pourra être amené à interagir et, le cas échéant, solliciter l’aide du chef de projet à disposition de la Société Fournier au sein de l’organisme prestataire. La cellule d’assistance technique a notamment pour fonction :
De procéder à un test du système de vote électronique préalablement à son ouverture ;
De procéder à un test de dépouillement avant l’ouverture du scrutin. Une fois ce test effectué, procéder au scellement de l’urne.
De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées ;
De vérifier, une fois les opérations électorales terminées, le scellement du système.
4.5. Déroulement du vote
Les parties entendent rappeler, dans le cadre du présent accord, les dispositions légales et réglementaires en vigueur, lesquels encadrent cette modalité du scrutin. Il importe dès lors que préciser que conformément aux dispositions de l’article R 2314-5 du code du travail, le vote électronique offre davantage de possibilités quant aux modalités de vote, en permettant notamment aux électeurs de voter de leur lieu de travail ou, au contraire, à distance. De la même manière, par dérogation aux dispositions de l’article L 2314-27 du Code du travail, le format électronique du vote ouvre la possibilité, pour les électeurs, de voter en dehors du temps de travail. Aussi, il importe de préciser que, soucieux de permettre à l’ensemble des parties prenantes impliquées dans le processus électoral la meilleure appréhension / compréhension possible du vote électronique et de la plateforme dédiée, une notice explicative sera réalisée et transmise à l’ensemble des électeurs. Cette notice d’information précisera les conditions, les règles de fonctionnement ainsi que les différentes étapes successives inhérentes au scrutin de telle manière à pouvoir visualiser, en amont, les écrans successifs et ainsi prendre connaissance de toutes les étapes auxquelles il appartiendra à l’électeur de procéder.
Les parties entendent par ailleurs rappeler qu’il appartiendra au prestataire retenu de garantir une similitude des bulletins électroniques, des caractères et de la police utilisés pour chacune des listes électorales. En outre, et afin de garantir l’intégrité du vote, le choix de l’électeur devra apparaître clairement et être soumis à validation préalable de l’électeur avant transmission pour émargement. Un accusé de réception devra être ensuite adressé à chaque électeur, qu’il lui appartiendra de conserver.
4.6. Dépouillement
Le système est scellé par la cellule technique une fois les opérations de vote terminées. Les données sont alors figées, horodatées et scellées. Pour garantir l’intégrité du scrutin, l’accès au fichier relatif au contenu de l’urne électronique ne peut être effectué que par activation conjointe de 2 clefs de chiffrement. Celles-ci sont détenues par le président et les assesseurs. Les données doivent être conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée. Une fois ces délais échus, les données seront détruites.
Article 5. Information des représentants du personnel
Conformément aux dispositions de l’article R 2314-12 du code du travail, une formation sur le système de vote électronique choisi sera prévue et dispensée à l’attention des membres de la délégation du personnel (représentants / délégués de liste), des délégués syndicaux ainsi que des membres du bureau de vote.
A cet égard, les parties entendent d’ores et déjà préciser que le temps passé par l’ensemble des collaborateurs concernés à la formation visée au présent article sera considérée, et donc payée, comme du temps de travail effectif.
Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, celles-ci seront transmises au prestataire. Cette transmission sera faite à la date prévue au protocole ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur, et conformément au calendrier électoral établi. Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, de la même manière que les logos et professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral, ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur. Les professions de foi devront être également fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur. Le logo afférent à chaque Organisation Syndicale sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 7 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote après avoir procédé à l'intégration dans le dispositif du vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 8 – Information du personnel sur le déroulement des opérations de vote
Tel qu’évoqué précédemment (4.5 déroulement du vote) afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1er tour de scrutin suivant un délai défini dans le protocole préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur. Aussi, préalablement à la mise en service du site de vote, les tests mentionnés à l’article 4.4 seront effectués. Le système de vote sera successivement scellé en présence de l’employeur, des organisations syndicales et du prestataire retenu au terme de l’appel d’offre et de la consultation réalisée par l’entreprise.
Article 9 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse e-mail professionnelle un courriel contenant un lien permettant de récupérer ses identifiants de connexion. Les électeurs qui, en revanche, ne disposent pas d’adresse e-mail professionnelle se verront adresser par voie postale, à leur adresse personnelle, un courrier contenant lesdits identifiants de connexion. Seul le prestataire aura connaissance des identifiants de connexion ainsi transmis. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes selon les modalités proposées et à définir avec ledit prestataire. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois. Il est rappelé que ces informations utiles au vote électronique sont individuelles et ne peuvent en aucun cas être transmises ou communiquées à un autre salarié de l’entreprise.
Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Le taux de participation sera accessible à l’ensemble des membres des bureaux de vote, aux représentants de l'entreprise ainsi qu’aux délégués de liste.
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique sera fermé. Le dépouillement sera alors réalisé par le bureau de vote. Dans ce cadre, le président et les assesseurs utiliseront alors les codes délivrés par le prestataire à cet effet.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral, ou le cas échéant dans la décision unilatérale de l’employeur ainsi que des dispositions prévues au code du travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux moles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 12 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés FOURNIER pour les élections et les élections partielles éventuelles qui découleraient des élections professionnelles 2023, des membres du Comité Social et Économique.
Article 13. Durée d'application et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc de produire ses effets à l’échéance des mandats de l’élection professionnelle pour laquelle il a été conclu.
Il entrera en vigueur à compter à l’issue de l’accomplissement des formalités légales et de publicité, soit au lendemain du jour de son dépôt.
Article 14 – Conditions de suivi et clause de rendez-vous
Les parties signataires prévoient de se réunir dans le délai maximal d’1 mois suivant la date du premier tour des opérations électorales afin de faire le point sur l’application et la mise en œuvre du présent accord. Il s’agira, dans le cadre de cette rencontre, de parvenir à réaliser un retour d’expérience relatif au processus électoral dès lors achevé, notamment au regard de la mise en œuvre d’un scrutin 100% électronique pour la première fois au sein de l’entreprise. Participeront à cette rencontre, les signataires dudit accord ainsi que tous nouveaux Délégués Syndicaux qui seraient désignés.
Article 15. Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les Organisations Syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.
Article 16. Dépôt
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives. Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera par ailleurs un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes d’Annecy. Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas. Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés au travers des canaux habituels de communication de l’entreprise, par voie d’affichage ainsi qu’au travers d’une mise en ligne dans son intranet.
Fait à Thônes, le 26 juillet 2023
En cinq exemplaires originaux dont deux pour les formalités de publicité.
