GrandVision France, SAS au capital de 1.003.297,32 euros, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 492 787 957, siège au 1, rue Jean Pierre Timbaud - 78060 Saint Quentin en Yvelines cedex, et représentée par Madame , agissant en sa qualité de Directrice Ressources Humaines, ayant tout pouvoir à cet effet,
ci-après dénommée « l’entreprise » ou « la société ».
D’une part
Et
D’autre part
La CFTC, Fédération des Commerces, Services et Force de vente, 34 quai de la Loire - 75019 PARIS, dont mandat a été donné à
La CFDT, pour la Fédération des Services, 14 rue Scandicci 93508 PANTIN Cedex, dont mandat a été donné à
L'UNSA, Fédération des commerces et des services, 21 rue Jules Ferry, 93177 BAGNOLET Cedex, dont mandat a été donné à
La CFE/CGC, Fédération Nationale de l’Encadrement des Commerces et Services, 9 rue de Rocroy 75010 PARIS, dont mandat a été donné à
Est intervenu l’accord encadrant le vote electronique ci-dessous en vue des élections des Représentants du Personnel.
Préambule
La société GVF a retenu les modalités proposées par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) qui dans son article 54 ouvre la possibilité aux entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La société GVF a ainsi pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet en vue de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des instances représentatives du personnel, et notamment de la délégation du personnel du comité social et économique.
Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R.2314-6).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système dans les équipes du prestataire chargé de la gestion du vote électronique (articles R.2314-7).
Avec les organisations syndicales, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit :
Article 1
Modalités d’Organisation des opérations
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier et les modalités de constitution des bureaux de vote pour les élections.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le fournisseur retenu. Le choix de la Direction pourra se porter sur le prestataire ayant accompagné les élections de GrandVision France depuis de nombreuses années, « Election EUROPE », prestataire que la Direction se réserve la possibilité de mandater après information des organisations syndicales.
Expertise préalable :
En application des dispositions des articles R.2314-9 préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante par le fournisseur retenu, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la CNIL.
Mise en place d'une cellule d'assistance technique :
Conformément aux dispositions des articles R.2314-10 du code du travail, une cellule d'assistance technique composée d’un collaborateur GVF issu du service informatique GVF, sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
En particulier, la cellule d'assistance technique :
- procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; - procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 1.1
Etablissement des fichiers
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, personnes habilitées du service Relations sociales ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnes habilitées du service Relations sociales ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats ayant présentés des candidats, personnes habilitées du service Relations sociales ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats ayant présentés des candidats, employeur ou personnes habilitées du service Relations sociales.
Article 1.2
Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Une information à destination des collaborateurs sera relayée sur l’intranet GVF.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Pour les magasins : pour les salariés ne disposant pas d’un accès à un poste informatique extérieur à l’entreprise, le bureau du Directeur de magasin fera office de bureau de vote pendant les périodes de vote définies ci-dessus entre 12 heures et 15 heures (heure métropole). Le Directeur s’organise pour rendre accessible son bureau pendant toute la durée de la plage horaire dédiée au vote et à suspendre à l’extérieur de la porte d’accès un affichage réversible avec les mentions « libre » et « occupé » afin de permettre à chacun de voter en toute sérénité et sans aucune surveillance. Les électeurs devront impérativement se trouver seuls dans ledit bureau au moment du vote, la confidentialité constituant un élément indispensable de toute opération électorale.
Pour les services support : les opérations de vote seront soit effectuées sur le poste informatique personnel de chaque salarié électeur, soit au sein d’une salle équipée d’un poste informatique dédié aux opérations de vote et ouverte durant la totalité des périodes de vote du premier et d'un éventuel second tour. Cette salle mise à la disposition des collaborateurs du siège leur permettra d’avoir le choix entre voter sur leur poste ou sur le poste dédié s’ ils considèrent que la localisation de leur propre poste ne devait pas apporter une garantie de confidentialité des opérations électorales. Cette salle disposera au niveau de sa porte d’accès d’un affichage réversible avec les mentions « libre » et « occupé » afin de permettre à chacun de voter en toute sérénité et sans aucune surveillance. Les électeurs devront impérativement se trouver seuls dans ledit bureau au moment du vote, la confidentialité constituant un élément indispensable de toute opération électorale.
Pour Nouan : deux salles distinctes équipées chacune d’un poste informatique dédié aux opérations de vote et ouverte durant la totalité des périodes de vote du premier et d'un éventuel second tour seront également mises à la disposition des collaborateurs du site de Nouan. Ces salles disposeront au niveau de sa porte d’accès d’un affichage réversible avec les mentions « libre » et « occupé » afin de permettre à chacun de voter en toute sérénité et sans aucune surveillance. Les électeurs devront impérativement se trouver seuls dans lesdits bureaux au moment du vote, la confidentialité constituant un élément indispensable de toute opération électorale.
Les salariés seront informés, lors de l’envoi du matériel de vote, des horaires et dates d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.
Article 1.3
Bulletins de vote
« Le prestataire » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. « Le Prestataire » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre décroissant du taux de représentativité obtenu lors des dernières élections professionnelle au sein de l’entreprise pour les listes syndicales et par ordre d’arrivée à la DRH pour les éventuelles candidatures libres du 2eme tour. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, « Le Prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 2
Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin conformément au calendrier fixé par le protocole d’accord préélectoral. Par le biais de cette note, les salariés seront également informés de la durée de conservation de leurs données, ainsi que de leur droit d'accès et de rectification conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'information, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi du 6 août 2004. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article 2.1
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections à son domicile par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par « Le Prestataire » ainsi qu’un mot de passe. Seul « Le Prestataire » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. En cas d’absence de réception d’un tel courrier par un électeur, il lui reviendra de se signaler au service Relations Sociales avant la fin des opérations électorales pour demander la réémission dans les délais d’un code confidentiel d’identification. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élection créé pour l’occasion par « Le Prestataire ».
Une fois connecté pour l’élection des membres du Comité social et économique tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
Article 2.2
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués ainsi qu’un représentant de la Direction pourront consulter, tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, les taux de participation.
Article 2.3
Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, un délégué de liste sera désigné par collège. Le protocole d’accord préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
Article 2.4
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les membres du Bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Article 2.5
Formation
En application des articles R.2314-12, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une information sur le système de vote électronique retenu auxquels s’ajouteront un représentant par organisation syndicale.
Article 3
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur après accomplissement des formalités de dépôt.
Il est conclu pour une durée indéterminée et pourra être dénoncé dans les conditions prévues ci-dessous.
La dénonciation de tout ou partie de l’accord pourra se faire par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes à tout moment sous réserve de respecter un préavis de trois mois, par envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.
En application des dispositions légales en vigueur, le présent accord sera notifié dès sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre récépissé.
Le présent accord sera conclu en
7 exemplaires originaux, pour l’entreprise, pour les syndicats signataires, et pour assurer les formalités de dépôt et de publicité de l’accord. La Direction procédera aux formalités de publicité prescrites par les dispositions légales en vigueur :
dépôt de 2 exemplaires - dont une version électronique - à la DIRECCTE des Yvelines
dépôt d’un exemplaire au Secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Versailles;
affichage d’une copie certifiée conforme sur le lieu du travail ;
Fait à Montigny le Bretonneux, le 11 mars 2019.
Pour la Société GRANDVISION France
Pour la CFTC
Les délégués syndicaux, dument mandatés :
Pour la CFDT
Les délégués syndicaux, dument mandatés :
Pour la CFE-CGC
Les délégués syndicaux, dument mandatés :
Pour l’UNSA
Les délégués syndicaux, dument mandatés :
(*) Signatures des parties précédées de la mention manuscrite « Lu et approuvé », chaque page du présent accord étant paraphée.
Annexe 1 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATIONMATERIELLE
ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION
DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, Grandvision France (GVF) a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
GVF a défini un cahier des charges à destination du « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système dans les équipes du prestataire chargé de la gestion du vote électronique.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.
1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
GVF souhaite continuer à recourir à un système de vote par internet ou par un lien présent sous l’intranet renvoyant vers le site dédié au vote à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique GVF.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Modalités du vote
Vote Electronique :
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien disponible sous l’intranet redirigeant sur le site internet dédié au vote du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone ou d’une tablette.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant en raison des problèmes de failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non corrélation entre l’émargement et l’expression du vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tout ordre dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote proclame les résultats tel qu’ils résultent des résultats du vote :
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2 INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH GVF, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels, de performance et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3 DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
La conservation des fichiers pendant les délais de recours
La destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
a) pour le fichier des électeurs b) pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer, durant toute la période du scrutin, l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction RH.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter, autant que possible, les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que des coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats, dans l'ordre de présentation résultant de la représentativité de l’organisation syndicale ou de l’ordre d’arrivée pour les candidatures non syndicales, ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 1 MO.
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement
Il sera procédé à la recette en présence des membres du bureau de vote et d’un représentant par organisation syndicale.
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes électorales
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 et 7 jours/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées, une hotline sera mise en place par la Direction RH pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A la Direction RH GVF
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira un rapport complet, le cas échéant, sur d’éventuels incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appels, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
