relatif aux modalités d’organisation par vote électronique de l’élection des représentants des salariés au conseil d’administration de grdf
Le présent accord collectif a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales pour l’élection des représentants des salariés au sein du Conseil d'Administration de GRDF et vient donc préciser les dispositions du règlement électoral du 22/12/2023 (ci-après dénommé le "règlement électoral") relatif à cette élection. Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, la Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de GRDF conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre des dispositions de la loi relative à la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004). La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe (ci-après dénommé « le prestataire ») choisi par GRDF, sur la base d’un cahier des charges. Respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du Code du travail ainsi que les prescriptions du présent accord. Conformément à l’article 1er du "règlement électoral" du 22/12/2023, le scrutin se déroulera :
pour le 1er tour, entre le 11/03/2024 à 8h et le 15/03/2024 à 12h,
en cas de second tour, entre le 25/03/2024 à 8h et le 29/03/2024 à 12h.
Article 1 : Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’Entreprise qui en assure la transmission au prestataire et réalise ensuite la préparation directement sur le site du prestataire retenu, via une plateforme dédiée, à partir de la date fixée par le Protocole électoral. De son côté, le prestataire garantit dès réception des listes leur sécurité et confidentialité. Les listes électorales seront affichées dans chaque Unité aux dates fixées par le Protocole électoral.
Les candidatures
Les candidatures ainsi que les logos et professions de foi établies conformément aux dispositions du « règlement électoral » sont adressées à GRDF au plus tard le 20/02/2024 à 17 heures. L’ensemble de ces documents sera adressé par l’Entreprise au prestataire, via une plateforme dédiée, au plus tard le 23/02/2024, pour intégration dans le système de vote électronique.
Les professions de foi devront être fournies sur une (ou deux) page(s) A4, sous la forme d’un fichier PDF d’un maximum de 5 Méga octets et sans lien hypertexte. Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote.
Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats JPG ou PNG et d’un poids inférieur à 2Mo.
Les vidéos devront être remises au format MP4 et d’un poids inférieur à 32Mo.
Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format JPG ou PNG et d’un poids inférieur à 0,5Mo. Tous les logos, de taille identique, apparaissent à l’écran au format minimum suivant : 130x60 pixels.
Article 2 : Modalités de vote
Il a été décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur plusieurs jours. Un calendrier précisant les étapes du processus électoral, à mener en lien avec le prestataire, figure en annexe 1 du présent accord. Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tous autres lieux offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Pendant la période du scrutin correspondant aux heures ouvrées dans les établissements de GRDF, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre doit être adapté à la configuration notamment géographique de chaque Unité, seront mis à la disposition des électeurs, conformément à l’article 6.1 du règlement électoral (notamment sur les sites où les salariés ne bénéficient pas d’un accès systématique à un ordinateur et pour les salariés travaillant en open-space). Ils seront installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie. L’opération de vote étant distincte pour les « cadres » et les « exécution-maitrise », dont les votes doivent être recueillis de façon séparée compte tenu du fait que la loi réserve un siège aux cadres, le prestataire assurera la distinction des votes de ces deux collèges.
Article 3 : Bulletins de vote
Le prestataire assurera la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il procèdera à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des candidatures conformes à celles arrêtées par la DRS de GRDF. Les candidatures seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique des organisations syndicales les parrainant. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une candidature plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les candidatures.
Le prestataire intègrera sur la page Web présentant les listes de candidats, les professions de foi de chaque liste, sous la forme d’un fichier attaché. Ces professions de foi devront être transmises au prestataire au plus tard le 23/02/2024, sous la forme d’un fichier au format PDF (pour rappel : une ou deux pages ; la taille du fichier ne doit pas dépasser 1 Mo et sans lien hypertexte).
Article 4 : Recette du site de vote
Il sera procédé, entre le 29/02/2024 et le 01/03/2024 avant que le scrutin ne soit ouvert, à la recette du site de vote pour un test du scellement, du système de vote électronique et du dépouillement par les mandataires, visés à l’article 4.2 du règlementé électoral.
Article 5 : Déroulement des opérations de vote
Les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, qui aura lieu le 08/03/2024 à 10h00, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées.
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’à l’issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l’urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote. Au moins deux clés de déchiffrement seront nécessaires pour permettre le dépouillement des urnes.
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu’en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
Article 6 : Modalités d’accès au serveur de vote
Envoi des identifiants
Le prestataire adresse à chaque électeur
au plus tard le 27/02/2024 à son domicile, par courrier simple avec le logo "GRDF" avec la mention « élections » un code d’identification personnel. A réception de leur identifiant, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-après afin de retirer leur mot de passe :
L’électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier - en saisissant son identifiant et sa donnée personnelle de connexion
L’électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse électronique (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote. Le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal en fonction de son choix.
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera jointe à ce courrier adressé à chaque électeur. Pour maximiser la participation, chaque électeur doté d’une messagerie professionnelle sera destinataire d’un courrier électronique adressé
par le prestataire : le vendredi 08/03/2024 à 12h00, le lundi 11/03/2024 à 8h00, le mercredi 13/03/2024 à 8h00 et le vendredi 15/03/2024 à 8h00 précisant le lien vers le site de vote mis en place par le prestataire et la procédure pour recevoir à nouveau ses identifiants en cas de perte.
Modalités de connexion
Les électeurs disposant de l’identifiant fourni par le prestataire et de leur donnée personnelle de connexion pourront se connecter à la plateforme de vote afin d’exprimer leur vote à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone, tablette), tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins. Les données saisies par l’électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Seules les candidatures correspondant au collège de l’électeur (« cadres » ou « exécution-maîtrise ») et les professions de foi correspondantes seront affichées à l’écran. Le mot de passe permettra à l’électeur de valider son vote et de recevoir son accusé de réception, confirmant ainsi l’enregistrement de son vote dans le système de vote, qu’il pourra conserver. Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter.
Génération de nouveaux identifiants
Pour les électeurs ayant perdu ou oublié leur code d’accès au site de vote, voici le mode opératoire de récupération :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique du prestataire
L'utilisateur contacte le Service Support du prestataire, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par le prestataire
L'opérateur recevant l'appel se connecte au système de vote, vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le système, puis déclenche l'envoi
Le système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur par SMS, email ou message vocal aux coordonnées demandées par le destinataire
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification
Si exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS, email ou message vocal aux coordonnées demandées par le destinataire. En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au prestataire pour une approbation manuelle.
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
NNI
Une donnée secrète qui sera indiquée dans le mode opératoire
Toute régénération d'identifiant est enregistrée au sein du système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
Article 7 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
Article 8 : Communication des informations durant le scrutin
Les délégués et les membres du bureau de vote pourront consulter grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, la liste d’émargement correspondant à leur périmètre. La liste, au format Excel, fait apparaitre les nom, prénom, unité d’appartenance des votants et non votants. Elle sera mise à jour au fil de l’eau et consultable à tout moment. Les délégués, les membres du bureau de vote, les mandataires et les représentants de l’employeur pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle fournie par le prestataire, le taux de participation à l’élection pour leur périmètre. Ainsi :
Le groupe national composé des mandataires et membres de la DRS auront accès au taux de participation global de l’Entreprise (Enedis et GRDF), par unité et par collège ;
Les délégués de chaque région et les représentants de l’employeur au niveau régional auront accès au taux de participation de leur périmètre.
Les listes des mandataires, des délégués, des membres du bureau de vote et des représentants de l’employeur sont transmises par l’employeur au prestataire au plus tard le 23/02/2024.
Article 9 : Dépouillement - Procès-verbal
A l’heure de clôture du scrutin, déterminée par le règlement électoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Un délai de 15 minutes supplémentaire est admis pour permettre aux électeurs s’étant connectés à l’application juste avant la fermeture du scrutin, de finaliser leur processus de vote. Les opérations de dépouillement et d’attribution des sièges se dérouleront sous le contrôle des membres du bureau de vote et en présence des mandataires et délégués désignés conformément à l’article 6 du règlement électoral. Le procès-verbal est établi, validé et signé par les membres du bureau de vote après qu’aient été proclamé les résultats publiquement par le président du bureau de vote.
Article 10 : Conservation et destruction des fichiers support
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
Un mois après l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé GRDF, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 11 : Dispositions finales
Le présent accord est applicable à GRDF, pour les élections (1er et 2nd tours le cas échéant) de mars 2024 des représentants des salariés à son Conseil d’Administration. Il est conclu pour une durée déterminée, liée à l’élection des représentants des salariés au Conseil d’Administration en 2024 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès la proclamation officielle des résultats de l’élection. Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt. L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L 2261-7 du Code du Travail. Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5, L.2231-6 et R.2262-2 du Code du Travail.
Fait à Paris, le 22 décembre 2023
Pour GRDF :
Directeur des Ressources Humaines et de la Transformation
Pour les Organisations Syndicales :
CGT
CFE-CGC
CFDT
FO
Représentée par : Représentée par : Représentée par : Représentée par :
ANNEXE 1 : CALENDRIER ELECTORAL 2024 POUR LES ELECTIONS DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CA DE GRDF
Actes
Dates de réalisation
Acteurs
1er tour
Concertation locale avec les OS représentatives et non représentatives A partir de la signature du règlement RH Information des électeurs par affichage de la date de l’élection, du calendrier électoral et du règlement électoral dans les Unités 12/01/2024 DRS Affichage des
listes électorales provisoires par l’employeur sur chaque site de travail (effectif de déc.2023)
02/02/2024 RH - Unités Date limite des réclamations sur les listes électorales à présenter aux Directeurs d’Unités 07/02/2024 Electeurs Affichage des
listes électorales définitives sur chaque site de travail
19/02/2024 RH - Unités Date limite de recours sur les listes électorales définitives auprès du Tribunal d’Instance du siège de l’Unité 22/02/2024 au soir
Electeurs Date limite de
dépôt des candidatures et des professions de foi à la DRS
20/02/2024 à 17h Organisations syndicales Date limite de composition du BV, de désignation des délégués choisis pour être présents auprès du BV (communication des noms et adresses mail) 23/02/2024 Organisations syndicales Affichage des
listes de candidats sur chaque site de travail
26/02/2024 RH - Unités Début campagne électorale 26/02/2024 Organisations syndicales Envoi à chaque électeur à son domicile le code d’identification personnel. 27/02/2024 Prestataire VE Recettage Outil 29/02/2024 ou 01/03/2024 Prestataire VE Formation des élus à l’outil (2 séquences) 05/03/2024 matin et APM Prestataire VE Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote 08/03/2024 à 10h00 Prestataire VE - BV Fin de la campagne électorale 10/03/2024 à 23h59 Organisations syndicales
Début du scrutin
11/03/2024 à 8h
Prestataire VE
Fin du scrutin
15/03/2024 à 12h
Prestataire VE
Envoi mail de rappel à chaque électeur doté d’une messagerie professionnelle 8/03/2024 à 12h00 11/03/2024 à 8h00 13/03/2024 à 8h00 15/03/2024 à 8h00 Prestataire VE Dépouillement, décompte des voix, attribution des sièges Signature des PV et proclamation des résultats 15/03/2024 à
12h15
Prestataire VE - BV Affichage des résultats 18/03/2024 RH - Unités Envoi PV à l‘Inspection du Travail Au plus tard le 20/03/2024 DRS
En cas de second tour pour le siège du collège "Cadres"
Affichage de la date du scrutin 18/03/2024 RH - Unités Début de campagne 18/03/2024 Organisations syndicales Fin de la campagne électorale 24/03/2024 à 23h59 Organisations syndicales
Début du scrutin
25/03/2024 à 8h
Prestataire VE
Fin du scrutin
29/03/2024 à 12h
Prestataire VE
Dépouillement, décompte des voix, attribution du siège Signature du PV et proclamation des résultats 29/03/2024 à 12h15 Prestataire VE - BV Affichage des résultats dans les Unités 02/04/2024 RH - Unités Envoi du PV à l’Inspection du Travail Au plus tard le 05/04/2024 DRS Conservation et destruction des fichiers support si pas de contentieux en cours J + 1 mois Prestataire VE
