ACCORD collectif rELATIF Au droit à la deconnexion au sein de kedge bs ENTRE LES SOUSSIGNÉES : L’Association KEDGE Business School, immatriculée au répertoire SIREN sous le numéro 514 005 123, représentée par XXXXXXXXXX, agissant en sa qualité de Directeur des Relations Humaines de l’Association GROUPE KEDGE BUSINESS SCHOOL par subdélégation de XXXXXXXXXXX, Directeur Général, agissant par délégation de XXXXXXXXXXXX, Présidente en exercice du Conseil d’Administration ayant tout pouvoir à l’effet des présentes :
D'une part,
Et
Les organisations Syndicales représentatives de l’Association KEDGE Business School :
La CFDT, représentée par XXXXXXXXXX et XXXXXXXXXXXX
La CFE-CGC, représentée par XXXXXXXXXXX
La CFTC, représentée par XXXXXXXXX et XXXXXXXXX
D’autre part,
PRÉAMBULE
Le Code du travail prévoit à l’article L.2242-17, 7° que les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'Association de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale, font partie de la Négociation Annuelle Obligatoire (NAO Bloc 2) sur la qualité de vie au travail. Le présent accord entre donc dans le champ de cette négociation.
Les parties conviennent :
que les technologies de l'information et de la communication (TIC) font partie intégrante de l'environnement de travail ;
qu'elles sont nécessaires au bon fonctionnement de l’Association ;
qu'elles sont indispensables aux échanges et l'accès à l'information.
Les parties souhaitent rappeler que leur usage doit être raisonné et équilibré. En effet, permettant de travailler en toutes circonstances, les outils numériques peuvent perturber l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le présent accord vise donc à promouvoir des conditions et un environnement de travail garantissant l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle, participant ainsi à améliorer la Qualité de Vie au Travail (QVT).
Le dispositif mis en place par le présent accord concourt aussi à :
prévenir l'hyper-connexion liée à la nature possiblement addictive des outils numériques ;
préserver la santé des salariés.
Les parties ont souhaité lors des négociations prendre en compte :
l’expérience collective que les salariés, les partenaires sociaux et la Direction ont acquise depuis le mois de mars 2020 avec la mise en place du télétravail dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, le télétravail constituant un nouveau cadre de travail ;
les dispositions de l’accord sur le télétravail concernant les fonctions supports et signé le 26 mars 2021 avec les délégués syndicaux.
Le présent accord est une mesure du plan d’action de prévention des Risques Psychosociaux.
Cette négociation a fait l’objet de 2 réunions :
18 juin 2021 ;
8 juillet 2021.
Il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le droit à la déconnexion consiste à pouvoir ne pas prendre connaissance des messages professionnels via les différents outils de communication (téléphone, appels, sms, applications spécialisées de type WhatsApp, courriers électroniques etc.) et à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à la disposition par l’Association, en dehors des heures habituelles de travail.
Il est convenu, que lesdites mesures s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs de l’Association.
ARTICLE 2 – PRINCIPES DU DROIT A LA DECONNEXION
Les parties signataires définissent le droit à la déconnexion comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques à usage professionnel et de ne pas être contacté par l'employeur en dehors de son temps de travail, hors exceptions listées à l’article 5 du présent accord.
La Direction souhaite rappeler que le présentéisme numérique qui consiste à être présent au travail mais sans réaliser une prestation et être productif, à faire des journées à rallonge à dessein d’être vu et ce, de manière connectée n'est pas encouragé et n'est pas un élément pris en compte dans l'évolution professionnelle.
Cette modalité d'organisation, qui peut concourir à améliorer l'articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, est indépendante du télétravail, lequel est mis en place et encadré par d'autres dispositions spécifiques (notamment l’accord collectif relatif au télétravail pour les fonctions support signé en date du 26 mars 2021).
Naturellement, il est reconnu aux télétravailleurs un droit à la déconnexion des outils numériques à usage professionnel mis à leur disposition par l’Association.
ARTICLE 3 – MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
3.1 – LE RESPECT DU DROIT A LA DECONNEXION HORS TEMPS DE TRAVAIL
Le droit à la déconnexion s'inscrit dans le respect de la réglementation relative au temps de travail et aux temps de repos obligatoire.
Les outils de communication à distance n’ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos du salarié. L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier un droit à la déconnexion des outils de communication à distance. Le principe fondamental rappelé par la Direction est que les managers et les salariés veilleront à respecter ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de messages (courriel, sms, messagerie instantanée...) pendant la période suivante :
entre 19h et 7h30 du lundi au vendredi ;
du vendredi 19h au lundi 7h30 ;
ainsi que le 1er mai et les autres jours fériés chômés au sein de l’Association.
Néanmoins, compte tenu de la sensibilité et de l’urgence de certains sujets (notamment un accident sur un campus, la gestion d’une situation de crise, un cas de force majeure) qui peuvent arriver au sein d’une Ecole et notamment en lien avec les étudiants, il est convenu entre les signataires qu’il peut être fait exception aux règles précitées et plus généralement au droit à la déconnexion (Cf. notamment article 5 du présent accord).
Les périodes indiquées sont sans préjudice des repos quotidiens et hebdomadaires. En outre, l’envoi de courriels électroniques tardifs ne sera pas considéré par le salarié comme une incitation à répondre immédiatement, sauf en cas d’urgence particulière.
La Direction souhaite préciser qu’aucune sanction ne peut être adressée à un salarié qui n’aurait pas répondu à un appel téléphonique, à un courriel ou à un SMS qui lui aurait été adressé pendant ses périodes de repos ou de congés.
Le droit à la déconnexion durant les périodes d’absences ou de suspension du contrat de travail doit être respecté par les salariés. Le salarié dans cette situation doit mettre un message d’absence sur sa messagerie professionnelle dès lors qu’il est absent. Le manager et les collègues de travail veilleront au respect de ce droit, notamment en préparant – dans la mesure du possible – le départ du salarié (point effectué par le manager sur les dossiers en cours, sur les différents fichiers, process, procédures et anticipation de la nouvelle organisation du travail) et en veillant scrupuleusement à ne pas envoyer de courriel ou sms nécessitant une réponse pendant la période concernée.
3.2 – LE RECOURS A DES MODES DE COMMUNICATION ALTERNATIFS
L’Association souhaite valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques et téléphoniques ne doit pas être le seul vecteur d’échange et de communication dans l’Association.
Ainsi, l’Association encourage les collaborateurs, lorsque cela est possible, à faire usage de modes de communication alternatifs et tout particulièrement à se déplacer dans le bureau de son interlocuteur afin d’échanger directement, éviter l’émergence de situations d’isolement professionnel et la multiplication excessive des communications hors du temps de travail.
L’Association encourage les salariés à déterminer le mode de communication le plus adapté pour le sujet traité, et ne pas privilégier uniquement l’usage des outils numériques.
ARTICLE 4– MOYENS DE REGULATION
4. 1 – L’USAGE ADAPTE DES OUTILS NUMERIQUES
Le respect du droit à la déconnexion implique un usage raisonné et raisonnable des outils numériques à usage professionnel. En ce sens, la Direction des Relations Humaines a établi une charte de bonne utilisation des moyens de communication (cf annexe n°1).
4.1.1 Programmer l’envoi différé d’un courriel
Afin de respecter les plages horaires précitées, le collaborateur peut :
utiliser la fonction d’envoi différé d’un courriel (cf procédure en annexe n°3) ;
enregistrer son message en « brouillon » puis l’envoyer dans les plages horaires.
En cas de circonstances exceptionnelles, si le courriel est envoyé en dehors des plages horaires, il convient d’indiquer en préambule du courriel le texte suivant :
« Ce message vous est envoyé en dehors des horaires normaux de travail, il ne nécessite donc pas qu’il soit traité immédiatement, ni même en dehors de ces mêmes horaires. Sa lecture ou son traitement peuvent attendre que vous soyez dans le cadre de vos horaires normaux de travail. »
4.1.2 Mettre en place un courriel automatique d’absence
Le salarié, préalablement à un départ en congés ou toute autre absence, et dans la mesure du possible, veille à mettre en place un courriel automatique (cf. annexe n°2).
Il doit laisser également ce même message sur la messagerie de son mobile professionnel.
Il est également convenu que le collaborateur en déplacement professionnel met en place un courriel automatique afin d’informer de l’éventuel décalage horaire (cf. annexe n°2).
4.1.3 Définir clairement l’objet du courriel
Le champ « objet » des courriels électroniques doit être explicite et permettre au destinataire d’identifier immédiatement et sans ambiguïté l’importance et la teneur du message. Ainsi les objets « urgent », « rappel » ou « important » sans autres détails sont à proscrire. Les mentions « pour simple information », « pour réponse » et « pour avis » sont recommandées.
4.1.4 Définir précisément les destinataires des courriels
Afin d’éviter que les messageries des salariés ne soient inutilement « engorgées », chaque salarié s’engage à accorder le plus d’attention possible à déterminer les destinataires des courriels envoyés; en évitant d’adresser des courriels « en copie » à des salariés de l’Association qui ne sont pas concernés par le sujet traité.
4.1.5 Veiller à la qualité de la communication avec leurs collègues, ce qui nécessite le respect de bonnes pratiques
être clair dans la communication, notamment s’il y a une demande, ou une question ;
être réaliste quant à la fixation du délai de réponse ou de réception du travail attendu ;
préciser le niveau d’urgence et les raisons de ce niveau ;
bannir les relances intempestives et / ou répétées.
4.2 – LE ROLE DES MANAGERS DANS L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
Le manager encourage ses collaborateurs à ne pas utiliser leurs outils numériques à usage professionnel en dehors du temps de travail.
Par ailleurs, la Direction s'attache à ce que les managers :
montrent l'exemple quant à l'exercice du droit à la déconnexion ;
n'utilisent pas le courriel comme mode unique de management ;
n’imposent pas à leurs collaborateurs d'emporter leurs outils numériques à usage professionnel en dehors des heures de travail ou pendant leurs congés ;
ne contactent pas leurs collaborateurs sur leur téléphone personnel sauf situations exceptionnelles visées à l'article 5 ;
ne demandent pas un travail avec un délai obligeant le collaborateur à travailler le soir au-delà des horaires susmentionnés, le week-end ou durant les congés ;
s’assurent que la charge de travail et les objectifs fixés n'impliquent pas un non-respect des dispositions relatives à la durée du travail et soient compatibles avec le droit à la déconnexion;
établissent un dialogue régulier avec leurs collaborateurs en cas de difficultés sur l'exercice du droit à la déconnexion ;
permettent aux collaborateurs de se bloquer des créneaux horaires afin de pouvoir travailler sur des dossiers de fond sans être interrompu et ne pas être dans la gestion du quotidien ;
échangent lors de l'EAP de leurs collaborateurs (pour les fonctions supports) sur l'exercice de leur droit à la déconnexion dans le cadre de l'échange relatif à la charge de travail et à l'articulation vie professionnelle et personnelle ou dans la cadre de l’auto-évaluation annuelle (pour le corps professoral).
– LE ROLE DES SALARIES DANS L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
Les collaborateurs, dans le cadre de leurs relations professionnelles :
montrent l'exemple quant à l'exercice du droit à la déconnexion ;
ne demandent pas un travail avec un délai obligeant leurs collègues du même ou d’un autre service à travailler le soir au-delà des horaires susmentionnés, le week-end ou durant les congés ;
n'utilisent pas le courriel comme mode unique de communication ;
n’ont pas d’obligation d'emporter leurs outils numériques à usage professionnel en dehors des heures de travail ou pendant leurs congés ;
ne contactent pas leurs collègues sur leurs téléphones personnels sauf situations exceptionnelles visées à l'article 5 ;
peuvent échanger lors de l'EAP sur l'exercice de leur droit à la déconnexion dans le cadre de l'échange relatif à la charge de travail et à l'articulation vie professionnelle et personnelle ou dans la cadre de l’auto-évaluation annuelle (pour le corps professoral).
Le salarié qui estime ne pas pouvoir pleinement exercer son droit à la déconnexion devra en aviser son manager (plus copie à la Direction des Relations Humaines) par tout moyen écrit, en lui explicitant les motifs concrets de son alerte, afin que des solutions puissent être apportées. Il sera réalisé un compte rendu faisant état :
de cette situation ;
de l’analyse qui en a été faite ;
des éventuelles mesures prises.
4.4. – LES ACTIONS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION
En parallèle des formations actuelles, des actions de formations, de sensibilisation et d’accompagnement aux outils numériques peuvent être mises en place dans l’Association.
ARTICLE 5 – EXCEPTIONS AU PRINCIPE DU DROIT A LA DECONNEXION
5.1 – LES ASTREINTES
Conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur, il est rappelé que les salariés d'astreinte sont tenus de rester joignables en permanence pendant la période de l'astreinte.
5.2 – LES CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
En cas de circonstances exceptionnelles nées de l'urgence et/ou de l'importance du sujet en cause et de l'actualité (notamment un accident sur un campus, la gestion d’une situation de crise, un cas de force majeure), des exceptions au principe du droit à la déconnexion s'appliquent, étant précisé que le salarié doit être prévenu du caractère urgent ou important.
La notion de circonstances exceptionnelles précitée ne concerne pas le suivi des dossiers ou projets en cours et fait référence à des événements et des incidents nécessitant une action urgente ne pouvant attendre la reprise du travail par le salarié joint.
ARTICLE 6 – EVALUATION DE L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
6.1 – EVALUATION AUPRES DES COLLABORATEURS DE L’ASSOCIATION
Dans les 6 mois suivants la signature du présent accord, la Direction réalisera une enquête de perception auprès de l'ensemble des collaborateurs quant à l'exercice du droit à la déconnexion et l'usage des outils numériques à usage professionnel.
Les organisations syndicales représentatives signataires seront associées à la construction du questionnaire.
6.2- LE ROLE DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Un point annuel sur le droit à la déconnexion est fait auprès des instances représentatives du personnel. Etant précisé que dès réception des résultats de l’enquête, un premier point sera effectué.
ARTICLE 7 – APPLICATIONS PRATIQUES
7.1 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans et entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès des Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Cet accord cessera de produire immédiatement tout effet le 31 juillet 2023.
7.2 – REVISION
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.
7.3 – RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD
Sur demande de l’une des parties, des réunions de suivi pourront se tenir entre les signataires. Le cas échéant, les modalités de fonctionnement de ces réunions de suivi seront déterminées lors de la première réunion qui sera tenue. Dans le cadre de l’article L.2222-5-1 deuxième alinéa, du Code du travail, il est convenu expressément entre les parties que la méconnaissance des stipulations du présent article de l’accord n'est pas de nature à entraîner la nullité des accords conclus.
7.4 – FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction auprès des Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) sous forme dématérialisée (sur la plateforme de télé-procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et un exemplaire papier sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Bordeaux.
Le présent accord sera déposé sur l’intranet (Mewe) de l’Association KEDGE Business School et un exemplaire sera tenu à disposition des salariés à la Direction des Relations Humaines.
Fait à Talence, le 20 juillet 2021
En 6 exemplaires originaux Pour l’Association KEDGE Business School,
XXXXXXXXXXXXXX Directeur des Relations Humaines
Pour les Organisations Syndicales Représentatives,
XXXXXXXXXXXX et XXXXXXXXXXX Délégué Syndical CFDT
XXXXXXXXXXXXXX Délégué Syndical CFE-CGC
XXXXXXXXXXXXX et XXXXXXXXXXX Délégué Syndical CFTC
ANNEXES
Annexe n°1 : charte de bonne utilisation des moyens de communication
1/ OPTIMISER LE TEMPS DE REUNION
ne pas commencer une réunion avant 9 heures et après 18 heures ;
ne pas organiser une réunion entre 12h30 et 13h30 ;
ne faire des réunions que sur les sujets qui le justifient ;
inviter en réunion uniquement les personnes qui ont besoin d’y être ;
s’assurer de la compatibilité des agendas des personnes invitées à la réunion afin d’éviter de possibles conflits d’agenda (utiliser pour cela les agendas partagés) ;
fixer un ordre du jour et préparer la réunion en amont ;
démarrer et terminer la réunion à l’heure ;
respecter les principes suivants : 1 animateur, on s’écoute, on ne se coupe pas la parole, on répond aux questions posées, on est bienveillant et respectueux, etc. ;
au cours des réunions, limiter l’usage de l'ordinateur à la prise de note ;
effectuer un rapide compte rendu de réunion partagé avec tous les participants permettant de rendre compte des points actés, des décisions prises et effectuer un suivi.
2/ OPTIMISER LA GESTION DES MAILS ET LEUR TEMPS DE TRAITEMENT 2-1 / Faciliter l’exploitation des e-mails pour les destinataires
Faciliter le traitement des e-mails par les destinataires
destinataire = pour action et réponse / Copie = pour information
répondre à tous : non systématique
Favoriser la lecture des e-mails :
titre explicite
message court et clair
indicateur de priorité pour les messages importants
2-2/ Être productif dans le traitement des e-mails reçus
réaliser une action pour chaque e-mail consulté : traiter, supprimer, marquer (pour suivi ou traitement ultérieur), déléguer ;
organiser des plages horaires dans son agenda pour consulter ses e-mails ;
savoir rapidement retrouver un e-mail particulier, en organisant des dossiers de classement (arborescence structurée) des e-mails par type d’activités et/ou en utilisant une fonction de recherche (moteur de recherche) ;
utiliser des règles de classement ou repérage automatique des e-mails entrants (e-mail direct, en copie, venant de son supérieur direct, liste de diffusion, etc.).
2-3 / Utiliser l’e-mail à bon escient Pour les conversations simples ou urgentes, préférer les échanges directs (téléphone et messagerie instantanée). Pour partager et converger sur un document, conserver un certain nombre de réunions. Éviter les e-mails « ping-pong » (pas plus de 2 allers-retours à partir du même e-mail de départ).
ne pas utiliser l’e-mail pour résoudre des désaccords ;
veiller au nombre et à la mise à jour des membres de vos listes de diffusion.
éviter d’envoyer des e-mails à trop de destinataires ;
relire votre e-mail avant envoi. Eviter l’envoi précipité ;
vérifier la liste des destinataires, le titre, le contenu, les pièces jointes ;
sauf urgence et situations particulières ne pas envoyer d’email ou attendre de réponse à un email en dehors des horaires normaux de travail (pas avant 7h30 et après 19h00 en semaine, pas d’email les jours fériés et les jours de weekend).
Annexe n°2 : modèle de message d’absence en fonction de la situation
Message en cas d’absence classique (tous types de congé et arrêt de travail) :
« Je suis indisponible du ….. au ….et ne peut répondre à votre courriel ; en cas d’urgence vous pouvez rediriger votre demande, à …. votre interlocuteur ».
Message en cas d’absence pour déplacement à l’étranger :
« Je suis en déplacement professionnel jusqu'au … en … (zone géographique). Aussi, je vous remercie de bien vouloir tenir compte du décalage horaire. Je vous répondrai donc dans les meilleurs délais. En cas d’urgence vous pouvez rediriger votre demande, à …. votre interlocuteur ».
Annexe n°3 : Procédure d’utilisation de la fonction d’envoi différé d’un courriel
Cliquez sur le bouton « Nouveau message électronique ». Préparez le message que vous souhaitez envoyer en différé en remplissant les champs habituels : destinataires, objet et corps du message.
Cliquez sur l’onglet « Options ». Le ruban de cette rubrique s’installe en haut de page. On y distingue un ensemble de fonctions réunies dans le chapitre « Autres options ». Cliquez sur le bouton « Différer la livraison ».
La fenêtre « Propriétés » qui s’ouvre affiche trois groupes d’options. A partir du moment où vous faites appel à cette fenêtre pour différer votre envoi, dans le chapitre « options de remise » vous constatez que la case « Ne pas envoyer avant » est cochée par défaut.
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Définissez la date et l’heure de votre envoi différé. Par sécurité laissez l’option « Enregistrer une copie du message envoyé » cochée. Après l’envoi programmé vous garderez ainsi une trace de votre envoi. Cliquez sur le bouton « Fermer ».
Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer » pour terminer l’opération. Vous constatez que votre message demeure dans votre « Boîte d’envoi ». Le message disparaitra lorsque l’envoi sera effectif.
À tout moment vous pouvez reprendre la main sur un message programmé tant qu’il n’y a pas été effectivement envoyé. Vous pouvez éventuellement l’envoyer immédiatement en double-cliquant sur votre message dans votre « Boite d’envoi ». Il vous suffit de retourner sur l’onglet « Options » et modifier les paramètres de l’option « Différer la livraison ».
Conformément aux dispositions conventionnelles en vigueur, il est rappelé que les salariés d'astreinte sont tenus de rester joignables en permanence pendant la période de l'astreinte.
