Accord collectif d’UESsur le fonctionnement des CSE au sein de l’UES Hager France
Entre les soussignées :
La société
HAGER ELECTRO SAS, ayant son siège social à Obernai (67210) 132 boulevard d’Europe, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saverne, sous le numéro B 675 980 114,
La société
HAGER SAS (immatriculée au RCS de Saverne sous le numéro 712 063 759 ayant son siège social à Obernai (67 210), 132 boulevard d’Europe),
La société
HAGER CONTROLS (immatriculée au RCS de Saverne sous le numéro 451 540 744 ayant son siège social à Saverne (67700) 33 rue Saint Nicolas),
La société
FINATRAL à Directoire et conseil de surveillance ayant son siège social à Crolles (38926) – rue du pré de l’orme, immatriculée au registre du commerce de Grenoble sous le N°392 197 679,
La société
HAGER SECURITY ayant son siège social à Crolles (38926) – rue du pré de l’orme, immatriculée au registre du commerce de Grenoble sous le N° 32 989 953,
La société
ATRAL SERVICES ayant son siège social à Crolles (38926) – rue du pré de l’orme, immatriculée au registre du commerce de Grenoble sous le N° 84 095 865,
Sociétés appartenant toutes à l’UES Hager France constituée par accord collectif en date du 9 avril 2019, représentées par XXXXXXXXXXXXXXXXagissant en qualité de Responsable des relations sociales
D'une part,
Et :
Les
organisations syndicales représentatives au sein de l’UES Hager France : CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT et FO, agissant par leurs délégués syndicaux centraux,
A.Consultations récurrentes PAGEREF _Toc22807625 \h 3 1.Consultation sur les Orientations Stratégiques PAGEREF _Toc22807626 \h 4 2.Consultation sur la Situation Economique et Financière PAGEREF _Toc22807627 \h 4 3.Consultation sur la Politique sociale, les Conditions de travail et l’Emploi PAGEREF _Toc22807628 \h 4 B.Recours aux expertises PAGEREF _Toc22807629 \h 5 C.Délais de consultation PAGEREF _Toc22807630 \h 5 1.Règle générale PAGEREF _Toc22807631 \h 5 2.Calendrier spécifique déterminé par le CSE PAGEREF _Toc22807632 \h 6
II.La Base de Données Economiques & Sociales (BDES) PAGEREF _Toc22807633 \h 6
A.Organisation & Architecture de la BDES PAGEREF _Toc22807634 \h 6 1.Organisation de la structure de la BDES PAGEREF _Toc22807635 \h 6 2.Architecture de la BDES PAGEREF _Toc22807636 \h 7 B.Contenu de la BDES PAGEREF _Toc22807637 \h 7 C.Modalités de fonctionnement PAGEREF _Toc22807638 \h 11
PREAMBULE Le présent accord est conclu pour organiser les modalités de fonctionnement de l’ensemble des Comités Sociaux et Economiques (CSE) au sein de l’UES Hager France suite aux élections professionnelles qui ont eu lieu en juin 2019. Il fait suite à un premier accord en date du 9 avril 2019 intitulé « accord relatif aux comités sociaux et économiques (CSE) au sein de l’UES Hager France », qui fixait le cadre d’organisation et les premiers éléments nécessaires au bon fonctionnement des nouvelles instances représentatives du personnel. Convaincues de l’importance pour l’UES Hager France de favoriser le dialogue social et de mettre en place une représentation des salariés en cohérence avec la réalité de son organisation économique et de sa politique sociale, la direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité procéder à la négociation appropriée des modalités de fonctionnement des différents CSE au sein de l’UES Hager France. Les parties partagent également la conviction que la qualité du dialogue social nécessite une représentation du personnel proche des préoccupations et des priorités des salariés, partageant les enjeux et les objectifs stratégiques de l’entreprise et dotées des ressources adéquates pour un fonctionnement efficace. Il est également nécessaire que le fonctionnement des différents CSE, existant tant au niveau des établissements qu’au niveau central, soit harmonisé et clairement défini. C’est pourquoi, après s’être réunies à six reprises les 30 août, 11, 12, 24 et 25 septembre ainsi que le 16 octobre 2019, les parties sont convenues de déterminer les modalités de fonctionnement des CSE selon les règles définies ci-dessous. Les consultations Les éléments nécessaires aux informations consultations, qu’elles soient récurrentes ou ponctuelles, seront déposés dans la BDES. Consultations récurrentes Il s’agit d’organiser au sein de l’UES les consultations récurrentes légalement obligatoires à la date de signature du présent accord. Elles sont au nombre de 3 et seront développées individuellement dans les paragraphes suivants :
Consultation sur les « orientations stratégiques » (Code du travail, art. L. 2312-24)
Consultation sur la « situation économique et financière » (Code du travail, art. L. 2312-25)
Consultation sur la « politique sociale, les conditions de travail et l’emploi » (Code du travail, art. L. 2312-26)
Consultation sur les Orientations Stratégiques Telle que définie par le législateur la consultation sur les orientations stratégiques a vocation à informer le CSE (en vue d’une consultation) sur les tendances et projections de la stratégie du groupe sous le prisme « France ». C’est pourquoi, elle a nécessairement lieu au niveau national. C’est donc le CSE Central de l’UES Hager France qui est informé et consulté sur les orientations stratégiques. Cette consultation a lieu tous les trois ans. Le dernier cycle de consultation sur les orientations stratégiques ayant eu lieu en 2019 (auprès de chaque CE des établissements existants avant la mise en place de la présente UES et du renouvellement électoral intervenu en juin 2019), les parties sont convenues que la première échéance pour la consultation sur les orientations stratégiques, dans le cadre du présent accord, aura lieu au plus tard avant la fin de l’année 2022. L’UES Hager France pourra cependant engager la consultation triennale sur les orientations stratégiques à tout moment de son choix préalablement à cette date limite. La consultation suivante sur les orientations stratégiques devra être initiée au plus tard 36 mois après la date de fin de la consultation sur les précédentes orientations stratégiques. Consultation sur la Situation Economique et Financière Cette consultation a lieu tous les ans au niveau du CSE Central. Elle intervient au plus tard le septième mois suivant l’exercice de référence. L’UES Hager France mettra les documents à disposition du CSE Central dès le sixième mois suivant l’exercice de référence dans la BDES.Consultation sur la Politique sociale, les Conditions de travail et l’Emploi Telle que définie par le législateur cette consultation a vocation à informer le CSE en vue d’une consultation sur la situation emploi, les qualifications, la diversité et l’égalité, ainsi que les conditions de travail au sein de l’UES. Cette consultation a lieu tous les 3 ans au niveau du CSE Central. Toutefois une information aux membres du CSE central sera faite annuellement par la commission dédiée. Pour autant, la consultation du CSE Central ne pourra intervenir qu’après une information préalable de chaque CSE d’Etablissement, information ramenée au périmètre qui le concerne. Les discussions du CSE d’Etablissement seront retranscrites au CSE Central par le ou les représentants du CSE d’Etablissement également membres du CSE Central. Cette retranscription pourra prendre la forme d’un écrit préalablement transmis au secrétaire et au président du CSE Central ou plus simplement par les échanges en séance auxquels le ou les membres peuvent prendre part. La première consultation sur la Politique sociale, les Conditions de travail et l’Emploi aura lieu en septembre 2020. Le CSE Central peut émettre un avis unique portant sur tout ou partie des thèmes des consultations récurrentes. Recours aux expertises Le recours aux expertises se fait dans le cadre des dispositions légales applicables. Concernant le recours à un expert-comptable pour assister le CSE Central dans le cadre des consultations récurrentes, il ne peut intervenir qu’au moment de ces consultations. L’UES Hager France, par l’une de ses entités, prend à sa charge 100% du coût de l’expertise-comptable décidée par le CSE central, liée à une consultation récurrente, dans la limite d’un montant maximal de 100 000 € HT, frais inclus, pour chaque consultation. Pour tout autre point, le recours à une expertise a lieu strictement dans les conditions prévues par a loi.
Délais de consultation récurrente ou ponctuelle
Règle générale
Les délais de consultation des CSE courent à compter de la communication parl’UES Hager France des informations relatives à la consultation ou de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales (BDES), hors cas légal dérogatoire.
La liste et le contenu des informations mis à la disposition des membres des CSE, en vue de leur consultation récurrente, sont ceux identifiés comme tels dans la BDES mise en place conventionnellement, ci-après.
Sauf disposition légale impérative et spécifique, pour l’ensemble des consultations du CSE mentionnées par le code du travail, les délais maximum de consultation sont les suivants :
Le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la transmission des informations relatives à la consultation concernée.
En cas d’intervention d’un expert (recours à l’expertise obligatoire en application du code du travail, hors expert libre) ce délai est porté à deux mois.
En cas d’intervention d’un ou plusieurs expert(s) et si la consultation ponctuelle se déroule à la fois au niveau du CSE Central et d’un ou plusieurs CSE d’Etablissement, alors le délai maximum de consultation est porté à 3 mois.
Lorsqu’il y a lieu de consulter à la fois le CSE Central et un ou plusieurs CSE d’Etablissement, les délais prévus ci-dessus s’appliquent au CSE Central. Dans ce cas, l’avis de chaque CSE d’Etablissement est rendu et transmis au CSE Central au plus tard sept jours calendaires avant la date à laquelle ce dernier est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. A défaut, l’avis du CSE d’Etablissement est réputé négatif.
En tout état de cause, le CSE (Central ou d’Etablissement) conserve la possibilité de formuler son avis dès la première réunion.
Calendrier spécifique déterminé par le CSE
Le CSE conserve la possibilité de s’accorder sur un calendrier spécifique de consultations (plus court ou plus long) qui s’impose alors à la procédure de consultation concernée. Pour que cet accord soit valable, il nécessite d’être validé à la fois par la majorité des membres titulaires présents et votants ainsi que du Président. A défaut de l’une de ces deux conditions cumulatives, il n’y a pas d’accord sur un calendrier spécifique de consultation et la règle générale prévue au (1.) ci-dessus s’applique. Si la consultation se déroule à la fois au niveau du CSE Central et d’un ou plusieurs CSE d’Etablissement, c’est le CSE Central qui lors de sa première réunion peut déterminer par accord dans les conditions précitées, le calendrier qui s’impose à l’ensemble de la consultation tant au niveau du CSE Central que du ou des CSE d’Etablissement. La Base de Données Economiques & Sociales (BDES) La BDES est constituée au niveau de l’UES Hager France et de son CSE Central, avec des compartiments spécifiques à chaque CSE d’Etablissement. Elle est dématérialisée sur un support électronique sécurisé accessible aux seules personnes autorisées et selon l’instance dans laquelle elles interviennent. Elle est accessible depuis l’intranet du groupe Hager ou via tout autre outil informatique (interne ou externe) adapté à son usage. Elle est structurée et organisée comme suit :
Organisation & Architecture de la BDES
Tant pour les éléments communiqués au CSE Central qu’aux CSE d’Etablissement, l’organisation et l’architecture de la BDES sont les mêmes.
Organisation de la structure de la BDES
Chaque BDES sera organisée autour de 5 chapitres :
Données économiques et financières
Données sociales
Santé, Sécurité et Conditions de Travail
Documents d’information (en vue d’une consultation) & Rapports d’expertise
Données financières du CSE & Activités Sociales et Culturelles
Les thèmes prévus par le 4ème alinéa de l’article L. 2312-21 du code du travail sont intégrés dans les différents chapitres de la BDES comme suit :
Thèmes obligatoires Chapitres de la BDES
Investissement social
2)Données Sociales
Investissement matériel et immatériel
Données économiques et financières
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise
2)Données Sociales
Fonds propres
Données économiques et financières
Endettement
Données économiques et financières
Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants
2)Données Sociales
Activités sociales et culturelles
5)Données financières du CSE & Activités Sociales et Culturelles
Rémunération des financeurs
Données économiques et financières
Flux financiers à destination de l'entreprise
Données économiques et financières
Architecture de la BDES
La BDES est organisée selon un premier niveau qui est annuel. Il s’agit d’années civiles, les éléments étant rangés dans le dossier correspondant à l’année au cours de laquelle a lieu la consultation, sauf indication spécifique dans le présent accord (idem pour les consultations triennales). Chaque dossier annuel est subdivisé en chapitres (cf. ci-dessus : II. A. 1.). Les chapitres peuvent être ensuite divisés en rubriques au sein desquelles sont déposés les documents contenant les indicateurs. Les documents sont non-modifiables. Dans la mesure du possible la dénomination du fichier est faite sur le format suivant :
AAAAMMJJ_Sujet (AAAA= Année, MM=Mois, JJ=Jour). La date « AAAAMMJJ »correspond à la date d’insertion du document sur la BDES.
Contenu de la BDES Il s’agit ici de formaliser l’organisation de la BDES en indiquant les différentes données ou indicateurs qu’elle contient en précisant le cas échéant le niveau de mise à disposition (CSE-C / CSE-E) et la temporalité :
Année 20XX
Données Economiques & Financières
Hager Electro SAS
CSE Central
(Annuel au plus tard le 30 juin)
CSE Etablissement
(pour information)
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Hager SAS
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Hager Controls
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Finatral
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Hager Security
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Atral Services
Réductions et Crédit d’impôt (cerfa N°2069 RCI SD)
Résultat fiscal (cerfa 2058 A SD)
Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels
Données Sociales
Situation des effectifs
CSE Central
(Trimestriel)
CSE Etablissement
(Mensuel)
Nombre de salariés
Type de contrats (CDI/CDD/Apprentissage/Temps partiels)
Age
Sexe
Stagiaires Rémunérés
Nombre de mouvements entrées & sorties
Taux de Turnover
Taux d’absentéisme
Bilan Social
CSE Central (Annuel : Avril)
CSE Etablissement (Annuel : Avril)
Egalité Professionnelle
CSE Central (Annuel : au plus tard en juin)
Rapport Egalité Femme/Homme
Index Egalité + Plan d’action (si nécessaire)
Rémunérations
CSE Central (Annuel : juillet)
Masse Salariale par société
Salaires moyens par société et statut
Formations & Actions de développement
CSE Central (Annuel)
CSE Etablissement (Annuel)
Orientations de la formation
Bilan formation
Nombre de formation
Financement (répartition du financement employeur & participations externes)
Santé Sécurité & Conditions de Travail
Télétravail (ponctuel + récurrent)
CSE Central (Annuel)
CSE Etablissement (Annuel)
Dépenses de sécurité
CSE Central (Annuel)
CSE Etablissement (Annuel)
Accidents du Travail (AT) & Maladies Professionnelles (MP)
Taux AT avec arrêt
CSE Central
(Trimestriel)
CSE Etablissement
(Mensuel)
Nombre AT/MP avec ou sans arrêt
Nombre accidents de trajet avec ou sans arrêt
Nombre AT intérimaires
Taux AT et montants cotisations AT
CSE-C(Annuel)
Exposition aux risques & Pénibilité
Fiche entreprise
Liste des postes à risques
Facteurs de risques
CSE-EAlimentation continue au gré des modifications (secrétaire CSSCT / Secrétaire CSE / Président / HSE)
CSE-CAlimentation continue (Président ou ses représentants)
CSE-EAlimentation continue (Président ou ses représentants)
Si plusieurs documents pour une même consultation, possibilité de les regrouper dans un seul et même sous-dossier
Rapports d’expertise
CSE-C(uniquement expertise SSCT)
CSE-E(uniquement expertise SSCT)
Données financières du CSE & Activités Sociales et Culturelles
Versements de l’employeur
CSE-E(Annuel : Février)
Calcul des dotations ASC pour l’année
Calcul de l’avance le budget de fonctionnement
Calcul de la régularisation du budget de fonctionnement
Documents comptables
CSE-CAlimentation continue(Secrétaire/Trésorier)
CSE-EAlimentation continue(Secrétaire/Trésorier)
Etablis par le trésorier (le bureau)
Documents transmis par le comptable du CSE (si existe)
Réponses aux demandes administratives (impôts & taxes, URSSAF…)
ASC
CSE-CAlimentation continue(Secrétaire/Trésorier)
CSE-EAlimentation continue(Secrétaire/Trésorier)
Budget prévisionnel de dépenses et recette du CSE
Etat de réalisation des activités proposées
Documents d’information en vue du recueil de l’avis du CSE sur des activités sociales et culturelles
Les données antérieures à l’année 2019 et dans les limites de durée de conservation imposées par le code du travail (2017 et 2018), seront intégrées dans la nouvelle BDES. Modalités de fonctionnement La BDES est principalement alimentée par l’UES Hager France, ou l’une de ses entités, sauf mention spécifique (cf. Tableau ci-dessus) Les données de la BDES qui ne concernent que les CSE-E seront uniquement accessibles aux personnes suivantes du CSE-E concerné :
Membres titulaires du CSE-E
Membres suppléants du CSE-E
Représentants syndicaux au CSE-E
Délégués syndicaux d’établissement
Membres titulaires du CSE-C
Membres suppléants du CSE-C
Représentants syndicaux au CSE-C
Délégués syndicaux centraux
Président & personnes qu’il aura désignées pour alimenter la BDES (Ressources Humaines, Hygiène Sécurité & Conditions de travail…)
Les données de la BDES qui ne concernent que les CSE-C seront uniquement accessibles aux personnes suivantes :
Membres titulaires du CSE-C
Membres suppléants du CSE-C
Représentants syndicaux au CSE-C
Délégués syndicaux centraux
Président & personnes qu’il aura désignées pour alimenter la BDES (Ressources Humaines, Hygiène Sécurité & Conditions de travail…) Modalités d’accès Les accès sont accordés par les services des ressources humaines suite aux élections professionnelles. Dès la mise en place des accès, un email sera envoyé aux personnes concernées : -en leur précisant
le chemin d’accès et la façon de faire un raccourci pour y accéder facilement
comment faire une « recherche » dans la base
-en leur joignant le présent accord Une mise à jour des accès pourra avoir lieu à l’initiative de Service Ressources Humaines. Dans ce cas, les nouveaux accès seront communiqués préalablement à cette mise à jour. Seuls les salariés des équipes RH et les personnes désignées pour alimenter la BDES ont accès en mode « écriture » au fichier BDES, toutes les autres personnes ont accès en mode « lecture ». Compte tenu de la nature de certaines informations contenues dans la base de données, les parties conviennent qu’il est nécessaire d’en limiter les possibilités de diffusion. La base de données, en tant que support, ne saurait être communiquée à des personnes étrangères à l’entreprise ou de l’UES, à l’exception des experts. Les informations contenues sont destinées à faciliter l’exercice du mandat des membres du CSE ou des délégués syndicaux ou représentants syndicaux, elles ne sauraient être utilisées à d’autres fins. La BDES sera accessible 24h/24h et 7j/7j
sous réserve que le réseau informatique soit accessible. Confidentialité Une information est confidentielle si elle présente objectivement ce caractère. Les personnes mentionnées au C ci-dessus sont tenues à une stricte obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles dans la BDES avec une mention dédiée en filigrane et la durée du caractère confidentiel. Les droits d’accès à la base fournis par l’employeur sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à des tiers. Les commissions Lors des négociations, les partenaires sociaux ont souhaité organiser les différentes commissions nécessaires au bon fonctionnement des CSE. Elles sont définies dans les développements ci-après en précisant également les modalités de fonctionnement. Les commissions ont vocation à préparer les réunions du CSE sur les sujets relevant de leur champ de compétence. Il ne s’agira pas de refaire la discussion en CSE mais bien d’apporter un éclairage complet et spécialisé sur le sujet au CSE pour information ou avis.
Principes généraux
Les principes généraux sont applicables pour toutes les commissions, qu’il s’agisse de commission du CSE Central ou des CSE d’Etablissement. Les éléments propres à chaque commission seront précisés dans les paragraphes suivants.
Composition & présidence
Les commissions sont composées exclusivement d’élus de l’instance au sein de laquelle la commission est installée. Chaque commission est présidée par l’employeur (président du CSE) ou son représentant. Le président peut, le cas échéant, être assisté d’une personne de son choix. La commission (hors président) est obligatoirement composée pour moitié de membres titulaires du CSE concerné. Les membres sont désignés par un vote du CSE. Les membres de la commission ne sont pas remplacés en cas d’absence. Les partenaires sociaux se sont accordés sur le fait que pour être efficace, les réunions de commissions n’ont pas vocation à s’étirer en longueur. Il a donc été décidé de fixer une durée maximum pour les réunions de commissions. Cette durée est donnée à titre indicatif, mais les membres des commissions sont invités à tout mettre en œuvre pour les respecter. Référent et restitution au CSE Chaque commission désigne en son sein un référent. Son rôle est de préparer une synthèse et d’assurer la restitution des travaux de la commission au CSE. Le référent est nécessairement un membre titulaire de l’instance. En cas d’absence du référent aux réunions de la commission, un référent de séance doit être désigné par les membres titulaires présents. Le référent a obligation de transmettre sa synthèse écrite au secrétaire et au président du CSE dans les 15 jours calendaires suivant la réunion de la commission lorsqu’il est prévu une information ou une consultation du CSE. Le défaut de transmission de la synthèse ne saurait retarder la tenue de la réunion du CSE et sera sans impact sur les délais de consultation applicables ainsi que la validité de l’avis rendu. A l’exception des éventuelles « commissions supplémentaires » (Cf. ci-après C. 4. Commissions supplémentaires (CSE-E)), le référent ou le référent de séance remplaçant le référent absent, bénéficie de 2h de délégation supplémentaires dans le mois suivant chaque réunion de la commission. Ces heures ne peuvent être transférées, mutualisées ou reportées. Réunions préparatoires Pour chaque commission prévue par le présent accord, à l’exception de la commission restauration et des éventuelles commissions supplémentaires crées par les CSE (cf. C. Commissions des CSE d’Etablissement), une réunion préparatoire est organisée dans les 7 jours calendaires précédant la réunion. Sa durée est propre à chaque commission (cf. dispositions propres à chaque commission ci-après) et le temps passé en réunion est considéré comme du temps de travail effectif (sans imputation sur un crédit d’heures). La réunion préparatoire est prévue dans la convocation à la réunion de la commission. La présence des membres fait l’objet d’une feuille de présence transmise au président de la commission au plus tard au début de la réunion de la commission. Convocation & Vidéoconférence Les commissions sont convoquées par son Président ou son représentant. La convocation se fait par voie d’email sur les adresses professionnelles individuelles dont bénéficie chaque membre de la commission. La convocation précise l’ordre du jour de la commission, le lieu et l’heure de convocation. Au-delà du nombre de réunion prévu pour chaque commission, le président peut de sa propre initiative convoquer une nouvelle réunion s’il l’estime nécessaire au regard des sujets à traiter en CSE et rentrant dans le champ de ladite commission. Les réunions de commission n’impliquant pas de vote, si le président le prévoit, les membres peuvent être autorisés à participer à la réunion via un système de VIDEO-Conférence (la simple conférence audio n’est pas permise). Dans ce cas de figure, le membre participant en vidéoconférence via le système en vigueur dans l’entreprise s’engage expressément à être seul ou uniquement avec d’autres membres de ladite commission dans un espace permettant de respecter la confidentialité des échanges et des documents utilisés. Commissions du CSE Central
Commission Santé & Prévoyance
La commission santé & prévoyance est compétente pour les questions relatives aux différents régimes complémentaires de frais de santé et de prévoyance applicables dans le périmètre de l’UES et sur leurs éventuelles évolutions. Le rôle du CSE et donc de la commission santé & prévoyance ne saurait se substituer à la négociation collective. Elle est notamment destinataire des rapports établis en ce domaine. Il s’agit d’une commission du CSE Central qui se réunit une fois par an. Une seconde réunion peut être organisée par le président sur demande écrite dûment motivée d’au moins la moitié des membres de ladite commission. Elle se compose de 6 membres désignés par le CSE Central. La réunion préparatoire qui a lieu avant chaque commission est de 2 heures maximum. Les partenaires sociaux ont souhaité indiquer que la durée maximum indicative des réunions de la commission Santé et Prévoyance est de 3 heures. Commission Economique La commission économique est compétente pour les questions relatives à la situation économique et financière des entités de l’UES Hager France (fonds propres, endettement, investissements…), des flux financiers dont les sociétés de l’UES bénéficient ainsi que des questions relative à l’épargne salariale. Il s’agit d’une commission du CSE Central qui se réunit une fois par an. Une seconde réunion peut être organisée par le président sur demande écrite dûment motivée d’au moins la moitié des membres de ladite commission. Elle se compose de 6 membres désignés par le CSE Central. La réunion préparatoire qui a lieu avant chaque commission est de 2 heures maximum. Les partenaires sociaux ont souhaité indiquer que la durée maximum indicative des réunions de la commission Economique est de 4 heures.
Commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE-C La commission Emploi, Compétences & Diversité est compétente pour les questions relatives aux politiques de développement des compétences, de situation de l’emploi, mais aussi toutes les questions relatives à la diversité, au handicap et à la promotion de l’égalité professionnelle au sein de l’ensemble de l’UES Hager France. Il s’agit d’une commission du CSE Central qui se réunit une fois par an. La commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE Central s’appuie également sur les travaux des commissions Emploi, Compétences & Diversité des CSE d’établissement dont elle compile les retours pour formuler des recommandations sur la politique globale au niveau central. Elle se compose de 6 membres désignés par le CSE Central. La réunion préparatoire qui a lieu avant chaque commission est de 2 heures maximum. Les partenaires sociaux ont souhaité indiquer que la durée maximum indicative des réunions de la commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE-Central est de 3 heures. Commissions des CSE d’Etablissement
Commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE-E
La commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE-E est compétente pour les questions relatives aux actions de développement des compétences, de situation de l’emploi, mais aussi toutes les questions relatives à la diversité, au handicap et à la promotion de l’égalité professionnelle dans le périmètre de l’établissement. Il s’agit d’une commission du CSE d’Etablissement qui se réunit deux fois par an. Le nombre de membre de la commission Emploi, Compétences & Diversité du CSE-E dépend de la taille de l’établissement (apprécié à la date des dernières élections du CSE) :
Effectif de l’établissement Nombre de membres
[0 - 200 salariés [
2
[200 salariés – 500 salariés[
3
[500 salariés – 1000 salariés[
4
[1000 salariés et plus
5
La réunion préparatoire qui a lieu avant chaque commission est de 2 heures maximum. Les partenaires sociaux ont souhaité indiquer que la durée maximum indicative des réunions de la commission Emploi, Compétences et Diversité du CSE-E est de 2 heures.
Commission Restauration Collective
La commission restauration collective est organisée au niveau de chaque restaurant d’entreprise existant au sein des entités de l’UES Hager France. Pour chaque restaurant la commission est composée de membres issus des CSE-E des différents établissements utilisant ce restaurant. Si pour un établissement, il n’existe pas de restaurant géré par l’entreprise, le CSE-E de cet établissement ne peut pas constituer ni prendre part à une commission restauration. Cette commission ne bénéficie pas de réunion préparatoire. La commission restauration se réunit une fois par trimestre, soit quatre fois par an. Chaque CSE-E concerné désigne un nombre de membre selon la règle suivante :
Nombre de membres
La commission restauration concerne un seul établissement (un seul établissement a accès au restaurant d’entreprise concerné)
3 membres
La commission restauration concerne plusieurs établissements (plusieurs établissements ont accès au restaurant d’entreprise concerné)
2 membres par CSE-E
Pour les établissements de plus de 1000 salariés
2 membres supplémentaires désignés par le CSE-E
Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSE-E) La Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail a déjà été définie par l’accord collectif « Accord relatif aux comités sociaux et économiques (CSE) au sein de l’UES Hager France » du 9 avril 2019. Les partenaires sociaux souhaitent simplement préciser que les questions relatives à la durée du travail faisant partie des conditions de travail, la CSSCT est compétente pour traiter ce sujet.
Commission supplémentaire Chaque CSE d’Etablissement est libre de créer toute autre commission, dite commission supplémentaire. Le CSE-E ne peut pas mettre en place de commission supplémentaire dont le champ serait déjà couvert par une autre commission existant au sein de l’établissement ou au niveau central. Le CSE-E doit obligatoirement déterminer le champ de ladite commission, sa durée et sa composition. La mise en place de cette commission se fait par un vote majoritaire des membres titulaires au sein du CSE-E. Cette commission étant à la seule initiative du CSE-E, il n’y a pas de réunion préparatoire, le référent ne bénéficie pas d’heures de délégation additionnelles et les réunions se font uniquement sur les heures de délégation de ses membres. En aucun cas le temps passé aux réunions de commission supplémentaire ou à ses suites ne saurait être considéré comme du temps de travail effectif. Il s’impute obligatoirement sur les heures de délégation. Les Moyens de fonctionnement
Moyens Matériels
Outils Informatiques
Ordinateurs
Le CSE Central est équipé d’un ordinateur portable de l’entreprise avec un accès au réseau Wifi de l’entreprise, un accès externe au réseau d’entreprise (connexion VPN), un accès à l’outil de vidéoconférence en vigueur dans l’entreprise, les outils bureautiques habituels (traitement de texte, tableur et outil de présentation).
Chaque CSE d’Etablissement est équipé de deux ordinateurs portables de l’entreprise avec un accès au réseau Wifi de l’entreprise, un accès externe au réseau d’entreprise (connexion VPN), un accès à l’outil de vidéoconférence en vigueur dans l’entreprise, les outils bureautiques habituels (traitement de texte, tableur et outil de présentation).
Dans le cadre des négociations du présent accord, le second ordinateur a été attribué notamment pour permettre aux membres élus du CSE-C appartenant à l’établissement de communiquer plus facilement avec les autres établissements de l’UES. Les membres du CSE-E restent responsables de l’organisation et de l’utilisation de ces outils conformément aux besoins de l’instance et de l’exercice des mandats de ses membres, et de la loi. Les règles posées par le règlement intérieur, et la charte informatique, s’imposent pour l’utilisation de ces outils.
Tout équipement supplémentaire est pris en charge par le CSE sur son budget de fonctionnement.
Le CSE prend soin des outils mis à sa disposition. En cas de dégradation anormale des outils informatiques mis à sa disposition, les réparations ou le remplacement seront financés par le CSE sur son budget de fonctionnement sous la forme d’une déduction de la dotation de fonctionnement (avance ou régularisation).
Zone de partage ou espace sécurisé sur l’intranet
Chaque CSE dispose d’une zone de partage sur le réseau de l’entreprise ou d’un espace sécurisé dédié sur l’intranet. Cette espace sera accessible aux membres titulaires du CSE ainsi qu’au président. Le Secrétaire ou le Trésorier pourront demander au service informatique la création d’un sous-dossier spécifique (finances, documents de travail des élus…) dont l’accès sera verrouillé aux seuls membres qu’ils habiliteront.
Imprimante
Une imprimante collective du parc est mise à disposition du CSE à proximité des locaux du CSE. Cette imprimante n’est pas réservée au CSE ou à ces membres mais peut être utilisée par ces derniers. L’utilisation de ces outils est limitée aux besoins de l’instance et fait l’objet d’une utilisation raisonnable par le CSE.
Anciens outils informatiques (du CE)
Au-delà des outils précités (ordinateurs, imprimantes…) le CSE conserve le bénéfice des anciens outils informatiques mis précédemment à la disposition du CE par l’employeur. Il est convenu que ces outils ne sauraient faire l’objet de réparation ou remplacement à l’avenir.
Communication par voie informatique
Chaque CSE disposera d’une adresse électronique générique.
L’adresse sera établie selon les règles du service informatique en la matière. A titre d’exemple, elle pourra éventuellement prendre la forme suivante :
CSE.[nom Etabl]@hagergroup.com
CSE.Central-UES@hagergroup.com
Les communications émises par le CSE vers les salariés ne pourront se faire que par l’intermédiaire de ces adresses électroniques génériques ou de l’adresse mail « professionnelle » individuelle mise à disposition de chaque membre du CSE.
Toute communication via un autre système électronique est interdite. Une copie des communications collectives du CSE devra être adressée préalablement à sa diffusion au président du CSE et aux Responsables des ressources humaines du périmètre concerné.
Les messages et documents adressés aux membres des CSE par voie électronique (email) sur l’adresse mail professionnelle individuelle de chaque membre sont réputés « réceptionnés » instantanément par le destinataire (peu important qu’un éventuel message d’absence soit mis en place)
Téléphonie Chaque CSE d’Etablissement est équipé comme suit :
1 ligne fixe (téléphone portatif) avec accès externe pour le secrétaire
1 ligne fixe (filaire) avec accès externe pour le local CSE
Si le CSE (ou les CSE lorsque l’espace est mutualisé) a un espace boutique, une ligne fixe limitée au réseau interne est mis à disposition.
Frais de fonctionnement Dans le cadre de ses missions, le CSE a des frais liés à l’affranchissement, les consommables (encre pour imprimante, papier…). Traditionnellement, une partie de ces frais étaient supportés par l’employeur contre remboursement.
Afin de faciliter le traitement de ces frais et dans l’intérêt du bon fonctionnement des CSE d’Etablissement, les parties sont convenues de procéder à un remboursement forfaitaire minoré concernant l’ensemble de ces frais.
Ainsi chaque année le forfait supporté par chaque CSE-E pour ces frais de fonctionnement sera calculé sur la base de 1€ par personne physique inscrite à l’effectif de l’établissement au 31 décembre de l’année précédente. Ex : pour déterminer le montant du forfait pour l’ensemble de l’année 2020, on prendra l’effectif de l’établissement (en personnes physiques) au 31/12/2019. Ce forfait de « remboursement de frais de fonctionnement » sera déduit de l’avance sur budget de fonctionnement.
Dans le cadre de leur activité, les CSE peuvent souhaiter effectuer des achats par l’intermédiaire des achats du groupe (goodies, ordinateurs…).
Afin de faciliter cela, les achats seront faits selon les procédures en vigueur dans le groupe Hager par un des membres du bureau du CSE concerné et imputés sur une section comptable spécifique. Le montant de ces achats sera ensuite déduit de la dotation de fonctionnement (lors de l’avance ou de la régularisation).
Locaux
Chaque CSE d’Etablissement dispose d’un local équipé d’une table et de chaises ainsi que d’un meuble de rangement fermant à clé. Les membres du CSE Central utilisent également les locaux des CSE d’Etablissement pour les besoins de leur mandat.
Si préalablement à la mise en place du CSE il existait une boutique mise à la disposition du CE, un espace boutique sera mis à disposition du CSE d’Etablissement. S’il y a plusieurs établissements sur un même site, cet espace boutique est mutualisé entre les différents CSE d’Etablissement concernés.
Si la boutique en question venait à être supprimée (ou ne plus être ouverte au public), cet espace boutique serait également supprimé.
Il existe aujourd’hui sur le site d’Obernai un espace de réunion dédié aux Instances représentatives du personnel. Tant que cet espace de réunion existe en l’état, il accueille notamment les réunions du CSE-E Hager Electro Obernai-Paris, les réunions du CSE-E Hager SAS et les réunions du CSE Central.
Les réunions des commissions de ces trois CSE, ainsi que les réunions préparatoires, peuvent également avoir lieu dans cet espace. Il est précisé que cet espace est susceptible d’accueillir d’autres réunions (notamment des réunions de négociation). Son utilisation est donc subordonnée à la disponibilité de cette salle. Si un système de réservation est mis en place pour son utilisation, les membres des bureaux des CSE concernés ainsi que leurs présidents (ou personne mandatés par ces derniers) pourront réserver cet espace de réunion pour les besoins précités.
Affichage
Chaque CSE d’Etablissement bénéficie d’au moins un tableau d’affichage à proximité de son local.
L’emplacement des tableaux d’affichage ainsi que la mise en place de tableaux d’affichage supplémentaires se fait au niveau de chaque établissement par accord formalisé entre le secrétaire et le président du CSE d’Etablissement.
Les communications du CSE Central par voie d’affichage se font sur les tableaux de chaque CSE d’Etablissement.
L’utilisation d’une application collaborative du groupe (aujourd’hui Hager Group Live) ou de tout autre outil de communication interne est possible uniquement sur validation de la direction et exclusivement réservée aux Activités Sociales et Culturelles (ASC).
Mise à disposition de personnel La direction réaffirme qu’elle ne souhaite plus mettre à disposition de personnel auprès des CSE de l’UES. Pour autant comme elle s’y est engagée, pour les personnes qui étaient précédemment mises à disposition des Comités d’Etablissement ou d’Entreprise (CE), la direction a accepté de reconduire la mise à disposition avec les CSE d’Etablissement concernés. Dans ce cadre une convention de mise à disposition devra être mise en place entre l’employeur et le CSE pour préciser les conditions de cette mise à disposition, les modalités de rupture de la convention et le cas échéant la répartition du coût de la mise à disposition lorsque le salarié est mis à disposition simultanée de deux CSE d’Etablissement. Réunions des CSE
Ordre du jour
L’ordre du jour des réunions ordinaires des CSE est établi conjointement entre le secrétaire et le président au moins 7 jours calendaires avant la réunion. Ce délai est réduit à au moins 3 jours calendaires en cas de réunion extraordinaire.
L’accord entre le président et le secrétaire est établi par tout moyen (signature, validation par email…), sauf inscription unilatérale à l’ordre du jour selon les conditions légales.
L’ordre du jour est transmis par le président (ou toute personne qu’il désigne à cet effet) par voie électronique (email) sur l’adresse mail professionnelle individuelle de chaque membre au moins 3 jours calendaires avant la réunion.
Lorsque des documents d’information sont remis en amont de la réunion, ils sont envoyés par voie électronique (email) sur l’adresse mail professionnelle individuelle de chaque membre ou bien mis à disposition des membres sur la BDES.
Lorsque ces documents d’information sont mis à disposition sur la BDES, mention en est faite sur la convocation, sur l’ordre du jour ou par email adressé aux membres.
Au moins une fois par an, l’employeur met à l’ordre du jour (CSE-E) le point suivant : « présentation des dispositifs d’aide au logement et état des lieux de leur utilisation »
Procès-Verbaux
Rédaction et transmission des projets ou extraits de procès-verbaux par le secrétaire
Le Secrétaire assure la rédaction des projets de procès-verbaux. Il le transmet au Président dans les 15 jours (ou dès le lendemain en cas de demande spécifique) suivant la réunion en vue de son adoption lors de la prochaine réunion ordinaire de l’instance.
Sur demande expresse du Président, le Secrétaire rédigera un extrait de PV actant de l’avis rendu par le CSE en indiquant a minima l’intitulé du point à l’ordre du jour et l’avis rendu par le CSE. Cet extrait de PV sera adopté immédiatement en séance même si l’adoption d’un extrait de PV n’a pas été prévue à l’ordre du jour.
Règle de diffusion et de conservation des procès-verbaux
Les partenaires sociaux sont convenus de permettre la diffusion au personnel de l’établissement des projets de procès-verbaux avant même leur adoption par le CSE. Cette diffusion ne peut se faire que si le secrétaire et le président sont pleinement d’accord sur l’intégralité du projet de procès-verbal.
En cas de désaccord, aucune diffusion du projet de procès-verbal n’a lieu. Si le procès-verbal adopté diffère (même légèrement) le secrétaire assure une nouvelle diffusion auprès du personnel de l’établissement en indiquant clairement qu’il s’agit du procès-verbal définitif et qu’il modifie le projet précédemment transmis. En cas d’adoption sans modification du projet de procès-verbal diffusé, il n’y a pas de diffusion du procès-verbal adopté auprès du personnel. Seul le secrétaire (ou le secrétaire adjoint ou le secrétaire de séance si le secrétaire était absent lors de la réunion) assure la diffusion des projets de procès-verbaux ou des procès-verbaux.
Les procès-verbaux et projets de procès-verbaux diffusés ne comporteront aucun élément concernant des situations individuelles, ni aucun élément permettant d’identifier une personne (à l’exception de la mention du nom des intervenants au cours des débats).
Le projet de procès-verbal comprenant l’ensemble des éléments pourra être transmis par le secrétaire aux autres membres de l’instance. Ces derniers ne peuvent en aucun cas le diffuser en dehors des membres du CSE. Le secrétaire assurera la conservation des procès-verbaux complets.
Suppléance
En cas d’absence d’un titulaire en réunion de CSE pour quelle que raison que ce soit, il veille à se faire remplacer par un suppléant de l’instance. Le titulaire absent est seul responsable de son remplacement en réunion.
Le titulaire peut se faire remplacer par tout suppléant de son choix appartenant à la même instance. Il informe obligatoirement le président et le secrétaire de son absence et de la personne qui le remplacera en réunion. En cas d’absence à plusieurs réunions du CSE, le titulaire doit informer de son remplacement pour chaque réunion.
La règle de suppléance exprimée ci-dessus ne vaut que pour les remplacements ponctuels. En cas de perte de mandat ou de démission du mandat, les règles de suppléance légales s’appliquent pour déterminer quel suppléant devient titulaire en remplacement du titulaire défaillant.
Décompte des heures de délégation Par dérogation et sans que cela ne remette en cause le forfait annuel jour, le temps de délégation des personnes en forfait jour sera décompté en heures. Ce décompte en heure a pour but de permettre au manager du salarié concerné de pouvoir mieux prendre en compte le temps passé par son collaborateur à l’exercice de son mandat, afin de pouvoir, en accord avec le salarié, mieux adapter la charge de travail de ce dernier. Cela facilitera également l’absence du représentant du personnel sur la plage horaire indiquée sur le système d’enregistrement des heures de délégation en vigueur dans l’entreprise, cette absence étant ainsi « officialisée » évitant tout risque de mauvaise interprétation des autres personnes de l’environnement de travail du salarié.
Dispositions finales
Durée & Révision
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter du 9 décembre 2019. Il cessera de produire ses effets au terme des mandats des membres des CSE-E et CSE-C élus lors des prochaines élections professionnelles de mai-juin 2023. Il pourra être révisé, en tout ou en partie, selon les dispositions légales en vigueur, par une demande écrite (lettre recommandée avec accusé de réception, courriel…) comportant l’indication des dispositions dont la révision est demandée, et les propositions de remplacement. Dans un délai maximum d’un mois, s’ouvrira une négociation de révision. Les dispositions de l’accord resteront en vigueur jusqu’à la prise d’effet d’un éventuel avenant.
Suivi & Rendez vous Les parties conviennent de suivre cet accord, dans le cadre d’une commission de suivi composée paritairement de chaque délégué syndical central d’UES d’une part et du représentant de la direction de l’UES Hager France d’autre part. Elle se réunira sur convocation de la direction ou à la demande d’au moins deux délégués syndicaux centraux. Les parties se réuniront un an après le début de l’accord afin de procéder à un premier diagnostic sur l’application de l’accord.
Dépôt légal Le présent accord sera déposé par les Sociétés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire original sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes du ressort du siège de chaque Société. Il sera mis à la disposition du personnel auprès du service RH et mis en ligne sur l’intranet des Sociétés parties. Une copie sera transmise à chaque secrétaire de CSE. Les parties rappellent que les dispositions supplétives du code du travail s’appliquent pour les modalités de fonctionnement des CSE hors champ du présent accord. Fait à Obernai, le 9 décembre 2019 en 4 exemplaires originaux, dont un remis à chaque signataire (éventuellement ajouter : et notifié à chaque non-signataire)
Pour la Direction des sociétés Hager Electro SAS, Hager Controls, Hager SAS, Finatral, Hager Security, Atral Services:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXagissant en qualité de Responsable des relations sociales
Les Délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES :
