ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE
L’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve, dont le siège est situé 29 rue Charles Cartel à LAMBALLE (22400), identifiée sous le numéro de Siren 777380783,
Représentée par Monsieur ………………………, en sa qualité de Directeur Général,
Ci-après dénommée « L’Hospitalité »
D’UNE PART
ET
L’organisation syndicale C.F.T.C., représentée à cet effet par Madame ………………………, en sa qualité de déléguée syndicale centrale,
L’organisation syndicale C.G.T., représentée à cet effet par Madame ………………………, en sa qualité de déléguée syndicale centrale,
L’organisation syndicale F.O., représentée à cet effet par Madame ………………………, en sa qualité de déléguée syndicale centrale,
D’AUTRE PART
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
L’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve a mis en place le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles de 2022, suite à la conclusion de l’accord du 15 mars 2022, relatif aux moyens du CSE (Article 6). Au regard du bilan globalement positif de ce mode d’organisation du scrutin, le présent accord vise à pérenniser le recours au vote électronique pour tout type d’élection des représentants du personnel au sein de l’Hospitalité conformément aux dispositions des articles L 2314-26 et R2314-5 et suivants du Code du travail, en consolidant les modalités de recours au regard de l’expérience de 2022.
Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein des protocoles d’accord préélectoraux négociés dans chaque établissement distinct, élisant un CSE, qui mentionneront, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
ARTICLE 1. PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’Hospitalité, dans le respect des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, conformes aux R-2314-5 à R-2314-17 du code du travail, et aux arrêtés afférents. Le cahier des charges est tenu à disposition des salariés sur leur lieu de travail ; ils peuvent le consulter en faisant la demande auprès de leur service RH, et en consultant l’espace Pro sur le site internet de l’Hospitalité. La société prestataire s’engage à garantir l’observation des principes mentionnés à l’article 2.
ARTICLE 2. PRINCIPE DU RECOURS EXCLUSIF AU VOTE ELECTRONIQUE
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties au présent accord décident que tous les électeurs de l’Hospitalité voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe sera organisé. Chaque établissement pourra, dans le cadre du protocole pré-électoral, prévoir la mise en place d’un ordinateur à libre disposition pour favoriser l’accès au vote, selon des modalités à définir dans le protocole. L’emplacement du matériel de vote devra assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Dans tous les cas, la Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil numérique (ordinateur ou téléphone) leur permettant de voter. Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d’un handicap amenés à voter sur les lieux de travail. Le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix. Le système de vote retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Les parties reconnaissent par ailleurs que les modalités du vote électronique tel qu’il est prévu permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
ARTICLE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
3.1 Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié par voie postale. Chaque protocole d’accord préélectoral pourra en outre prévoir des modalités complémentaires de transmission de la notice d’information. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein des protocoles d’accords préélectoraux (1er tour et, le cas échéant, 2nd tour), à partir de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance, y compris un téléphone portable professionnel ou personnel.
3.2 Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’Hospitalité.
3.3 Protocole des restitutions des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. La procédure de récupération du code d’accès ou du mot de passe est précisée dans le Protocole d’accord pré-électoral.
3.4. Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. L’ordre de présentation des listes à l’écran sera déterminé par tirage au sort en présence, physique ou en visio, des syndicats prenant part au vote. Le tirage au sort sera réalisé au siège de l’Hospitalité et l’ordre de présentation tiré au sort valable pour l’ensemble des scrutins. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la typographie utilisée soit identique pour toutes les listes.
3.5 Déroulement du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès et après saisie de plusieurs données à caractère personnel, l’électeur peut recevoir le code d’activation. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et des données à caractère personnel demandées. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
ARTICLE 4 – CONSULTATION DE LA PARTICIPATION
La consultation du taux de participation est possible directement sur le site du prestataire selon les accès suivants définis :
Bureau de vote DRH/RRH/ directeurs/DG Organisations syndicales intéressées aux votes/Candidats* Compte de démonstration : permet de naviguer à volonté sur le site internet OUI OUI NON Suivi des taux de participation OUI OUI OUI Suivie de l’intégralité du système de vote électronique (scellement) OUI OUI OUI Accès aux menus de dépouillement et de résultats OUI Non NON *Les accès seront définis selon les critères suivants : - DSC : accès à la participation globale, - DS établissement/candidats/organisations syndicales : accès à la participation de leur-s établissements.
ARTICLE 5- LE SCELLEMENT
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel, du service RH et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
ARTICLE 6 – L’ASSISTANCE AUX UTILISATEURS
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels par voie postale.
La hotline sera disponible de 9h00 à 18h00 tous les jours ouvrés.
ARTICLE 7- LE BUREAU DE VOTE
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du système de vote.
ARTICLE 8- LE DEPOUILLEMENT
8.1 La procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Celui-ci se déroulera en visioconférence et en présentiel. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
8.2 La signature et la conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement seront seulement accessibles par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours de 3 semaines, augmentée de 2 semaines afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours.
ARTICLE 9- LA CONSERVATION DES DONNEES
L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de 2 semaines, afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 10 – DUREE - REVISION
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans, soit jusqu’aux prochaines élections professionnelles.
La date d’entrée en vigueur de cet accord concorde avec la signature du présent accord.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et suivants du code du travail.
ARTICLE 11 – FORMALITES DE DEPOT ET PUBLICITE
A l’initiative de la Direction :
le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.).
un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de SAINT-BRIEUC.
Un exemplaire du présent accord sera également remis à chacun des signataires ainsi qu’aux représentants du personnel. Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la Direction. Fait à Lamballe, le ……………….
En 7 exemplaires originaux
Pour l’Hospitalité ………………………, Directeur général
Pour la CGT
………………………, Déléguée syndicale centrale
Pour la CFTC
………………………, Déléguée syndicale centrale
Pour FO
………………………, Déléguée syndicale centrale ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Économique.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) ainsi qu’à la délibération de la CNIL 2019-053 du 25 avril 2019 :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’Hospitalité Saint Thomas de Villeneuve les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, plusieurs données à caractère personnel, et un code d’activation qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de raturer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
