Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote
par voie électronique pour les élections
des membres de la délégation du personnel
au Comité Social et Economique
Entre
La Société HYDRO BUILDING SYSTEMS FRANCE, dont le siège social est situé 270 rue Léon JOULIN à Toulouse représentée par en sa qualité de Vice-Président et dûment habilité à la signature des présentes,
D'une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives,
La CFDT représentée par xxxxxx en sa qualité de délégué syndical central, La CFE-CGC représentée par xxxxxxx en sa qualité de délégué syndical central, La CGT représentée par xxxxxxx en sa qualité de délégué syndical central,
D’autre part,
ETANT PREALABLEMENT EXPOSE A TITRE DE PREAMBULE :
Afin de faciliter l’organisation des élections, la Direction de la société Hydro Building Systems France en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
C’est dans ce cadre que la société Hydro Building Systems France a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – Principes Généraux
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique par internet.
Le système retenu par Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
Vérification de l’identité des électeurs,
Intégrité et sincérité du vote,
Unicité du vote,
Anonymat du vote,
Confidentialité et respect du secret du vote électronique,
Publicité du scrutin.
ARTICLE 2 – Champs d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
ARTICLE 3 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
La Direction et les Partenaires Sociaux ont validé que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 4 – Modalités d’organisation
4.1 Protocole d’accord préélectoral
Les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
L’Entreprise a d’ores et déjà pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le prestataire sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral qui comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
4.2 Formation au système de vote électronique (Article R 2314-12 du code du travail)
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
4.3 Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
4.4 Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 5 – Déroulement des opérations de vote
5.1 Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions et conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
5.2 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée de plusieurs jours, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Le système mis en œuvre assurera une totale indépendance avec les systèmes d’information de l’entreprise. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Les listes d’émargements seront accessibles au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister, à sa demande, par un électeur de son choix. Une attestation sur l’honneur sera demandée au salarié quant à son impossibilité de voter.
5.3 Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
5.4 Déroulement du vote
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Le service RH mettra à disposition des ressources pour les salariés ayant des questions ou besoin d’assistance.
5.5 Consultation du nombre de votants
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
5.6 Liste d’émargement
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
5.7 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
ARTICLE 6 – Clôture et résultats
6.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
6.2 Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
6.3 Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours après la proclamation des résultats) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 7 – Sécurité et confidentialité
7.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support distinct, dédié et isolé de celui de l’urne électronique. Ce support est scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
7.2 Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 – Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la prochaine mandature et prend effet à compter de sa date de signature. A l’issue des élections effectuées par voie électronique, un bilan du présent accord sera effectué.
ARTICLE 9 - Révision de l’accord
Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :
toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre (à chacune des autres) partie(s) signataire(s) et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;
dans un délai de 3 mois, la Direction ouvrira une négociation de révision ;
A défaut de révision, les dispositions initiales de l’accord resteront en vigueur dans la limite de la durée précitée.
Conformément aux dispositions légales précitées, les parties conviennent de se rencontrer dans un délai suffisant avant la date d’échéance du présent accord pour le reconduire, le cas échéant. A défaut, l’ensemble des stipulations du présent accord cesseront de produire effet au terme prévu.
ARTICLE 10 – Notification de l’accord
Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
ARTICLE 11 – Dépôt et publicité
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé :
en deux exemplaires (dont l’un sous forme papier et l’un sous forme électronique) à la DIRECCTE dont relève le Siège Social de la Société ;
en un exemplaire au Secrétaire Greffe du Conseil de prud’hommes dont relève le Siège social de la Société ;
en un exemplaire à l’inspecteur du travail dont relève le Siège social de la Société.
Il sera publié via l’intranet de l’entreprise et dans la BDES (base de données économiques et sociales) et communiqué auprès de l’ensemble des unités de travail.
Le présent accord sera publié sur la base de données nationale des accords d’entreprise (https://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do) conformément à la législation en vigueur, dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires. A cet effet, la version ainsi rendue anonyme de l'accord à des fins de publication est déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.
Fait à Toulouse, le 22 Mai 2019
Pour la Direction :
Pour les organisations syndicales :
Pour la CFDT - xxxxxxxxxxxxxxxx
Pour la CFE-CGC - xxxxxxxxxxxxxxxx
Pour la CGT - xxxxxxxxxxxxxxxx
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de la Société Hydro Building Systems France
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour la mise en œuvre du Comité Social et Economique au sein de l’entreprise – et des établissements.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à Hydro Building Systems France les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un élément confidentiel
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité d’un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux (avec mandat valide à date) et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
En cas de panne un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
