relatif à l’utilisation du vote électronique à IFPEN
Entre les soussignés :
IFP Energies nouvelles
Établissement public de l'État à caractère industriel et commercial sous la tutelle du ministre de la Transition écologique, de la Biodiversité, de la Forêt, de la Mer et de la Pêche. Siège : 1 & 4 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine) SIRET : 775 729 155 000 17 représenté par agissant en sa qualité de Directrice des Ressources humaines, ayant tout pouvoir à cet effet.
COFIP
Société anonyme simplifiée siège : 1 avenue de Bois Préau à Rueil-Malmaison (Hauts de Seine) SIRET : 305 732 646 000 40
constituant avec IFPEN une UES, les deux entités étant collectivement dénommées ci-après l'Entreprise.
d'une part,
Et les organisations syndicales ci-après représentées par :
Visa
CFDT FCE-CFDT
CFE-CGC CFE-CGC Pétrole
CGT CGT-Lyon
CGT-Rueil
d'autre part.
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, les élections au Conseil d’administration et/ou les cas de consultation au sein de l’UES : IFPEN et COFIP. Il en fixe les conditions et modalités, en application de la Loi pour la confiance dans l’économie numérique (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), complétée par la loi relative au Travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (Loi N° 2016-1088 du 8 août 2016
).
Le contenu de cet accord est l’aboutissement de 4 séances de négociation entre la Direction et les Organisations Syndicales dans la période du 04 février au 2 juin 2025. Le contenu du présent accord est strictement limité aux principes généraux et dispositions encadrant le vote électronique. Le choix du prestataire ainsi que les modalités de mise en œuvre du vote électronique seront précisés dans un protocole d’accord préélectoral avant chaque élection professionnelle. De même, pour les élections au Conseil d’Administration ou tout autre consultation, un protocole d’accord sera établi. Le protocole d’accord préélectoral et le protocole d’accord avant élections au Conseil d’Administration ou tout autre consultation, sont ci-après dénommés « protocole d’accord ».
TITRE 1 - PERIMETRE D’APPLICATION
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’UES ayant la qualité d’électeur aux élections visées ou l’ensemble des salariés de l’UES consultés par voie référendaire sur un sujet déterminé.
TITRE 2 - PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL en vigueur au moment du scrutin ou de la consultation. (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet).
TITRE 3 - MODALITES DE MISE EN OEUVRE
Les modalités de mise en œuvre du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection ou chaque consultation. La Direction et les Organisations Syndicales conviendront, dans le cadre d’un protocole d’accord, des modalités pratiques de gestion des opérations de vote ou de consultation. Le protocole d’accord mentionnera la conclusion du présent accord relatif au vote électronique.
Article 3.1 - Prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par IFPEN, après échange avec les organisations syndicales. Le protocole d’accord indiquera le nom du prestataire choisi.
Article 3.2 – Expertise indépendante Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. A titre d’exemples
Sont considérées comme substantielles les évolutions ou corrections qui concerneraient notamment le changement de chiffrement, un changement dans l’algorithme, un changement de librairie/ technologie, la refonte du parcours de vote ou d’authentification, un changement de mode d’hébergement, ...
A contrario ne sont pas substantielles, les évolutions qui concerneraient des changements de texte, de couleurs, d’image, de langues, des mises à jour de librairie, ...
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire de répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et le Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés et des Organisations Syndicales signataires de cet accord.
Article 3.3 - Formation au système de vote électronique Les représentants de la Direction, les membres élus de la délégation CSE (titulaires et suppléants), les Représentants Syndicaux, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
TITRE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 4.1 Vote à bulletin secret sous enveloppe La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe. Article 4.2 Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin ou chaque consultation, conformément à l’article R.2314-14 du Code du travail, pendant une période déterminée ; le protocole d’accord définira le calendrier précis retenu pour l’élection professionnelle, l’élection au conseil d’administration ou la consultation concernée.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles, aux élections au conseil d’administration ou à la consultation.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront précisées au protocole d’accord et doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Conformément à l’article R.2314-8 du Code du travail, le système de vote doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Pendant le déroulement du vote aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants est accessible selon des modalités qui seront précisées au protocole d’accord.
Conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail, pendant le scrutin, la liste d’émargement est accessible uniquement aux membres du bureau de vote et exclusivement à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
Article 4.3 Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour du scrutin ou avant le premier jour de la consultation, l’adresse du site de vote et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée au protocole d’accord.
Chaque électeur dispose d'une notice d'information détaillée lui permettant d’accéder au site de vote électronique et de suivre les différentes étapes nécessaires au vote ou à la consultation.
L’authentification de l’électeurs sur le site de vote repose sur l’utilisation de moyens personnels d’authentification remis à l’électeur de manière sécurisée, via deux canaux de communication distincts préalablement définis au protocole d’accord.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’électeur de son code d’accès et des données à caractère personnel nécessaires. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Article 4.4 Déroulement du vote Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site de vote, jusqu’à la validation de son vote. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats ou à la consultation, il exprime son choix et son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; son choix peut ainsi être modifié avant validation. C’est un code de validation (code dont la donnée personnelle nécessaire sera définie au protocole d’accord) qui vaut signature de la liste d’émargement : quand l’électeur saisit son code de validation, son vote est enregistré et l’accès à l’élection est ainsi définitivement clos. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
TITRE 5 - GESTION DES DONNEES NECESSAIRES AU VOTE, PARAMETRAGE DU SITE ET SUPPORT TECHNIQUE
Article 5.1 Etablissement des listes électorales et transmission des données nécessaires au vote Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs, importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité d’IFPEN. Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction IFPEN dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord. A réception de ces listes, la Direction IFPEN les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de conformité des candidatures importées dans le système de vote électronique ainsi que des professions de foi sont effectuées sous la responsabilité d’IFPEN. Article 5.2 Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web du site de vote et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été confiées par IFPEN. Article 5.3 Cellule d’assistance technique IFPEN met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, - elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Sa composition sera précisée au protocole d’accord.
TITRE 6 - CLOTURE ET RESULTATS
Article 6.1 Clôture A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la clôture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Article 6.2 Décompte et résultats Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement qui doivent être saisies par les membres du bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote est réalisée publiquement lors des opérations de formation des personnes habilitées et des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et au moins deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique reste scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après clôture du dépouillement.
TITRE 7 - PROTECTION ET CONSERVATION DES DONNEES
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par IFPEN de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire et le Délégué à la Protection des Données (DPO) d’IFPEN qui alimentent le registre RGPD prévu à cet effet.
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction de l’ensemble des fichiers supports.
TITRE 8 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE
Article 8.1 Anonymat et confidentialité des données Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement ; Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « suffrages » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Article 8.2 Dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
TITRE 9 - DISPOSITIONS GENERALES
Article 9.1 Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur dès l’accomplissement des formalités de publication.
Article 9.2 Conditions de validité de l’accord Conformément à l’alinéa 1er de l’article L.2232-12 du Code du travail, la validité de cet accord est subordonnée à sa signature par, d'une part, l'employeur et, d'autre part, une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections, quel que soit le nombre de votants.
Si cette condition n'est pas remplie et si l'accord a été signé par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages, alors les syndicats signataires ont un mois à compter de la signature de l'accord pour formuler leur demande de référendum. Cette demande marque le point de départ d’un délai de 8 jours destiné à laisser aux syndicats non-signataires le temps de la réflexion. Si, à l'issue de ce délai, il n'y pas eu de nouvelles signatures permettant de dépasser le seuil de 50%, l’employeur organise la consultation. Le référendum a lieu dans les 2 mois qui suivent l’expiration du délai de réflexion de 8 jours. Article 9.3 Révision Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du travail. Les demandes de révision du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des autres parties.
La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé révision.
La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant.
Par soucis de simplification et d’efficacité les parties signataires ont par ailleurs convenu qu’il serait néanmoins possible en séance avec l’accord de toutes les parties, d’apporter révision de thèmes sans impérativement rentrer dans le processus de révision décrit ci-dessus.
Enfin, dans le cas où la législation relative aux thèmes de cet accord serait modifiée, les signataires se réuniront pour envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire.
Conformément à l’article L.2261-8 du Code du travail, si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord.
Article 9.4 Dépôt et publicité Conformément aux dispositions de l'article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par IFPEN à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de sa signature.
Le présent accord sera, à la diligence de l’Entreprise, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Ce dépôt interviendra à l’issue du délai d’opposition.
Conformément aux dispositions des articles L.2231-5-1 et L.2231-6 du Code du travail, le texte du présent accord sera rendu public et versé, par IFPEN, dans la base de données nationale. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil des Prud’hommes. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
Article 9.5 Dénonciation Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord auront également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.
La dénonciation par l’une des parties signataires devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.
La Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise se réuniront alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.
Article 9.6- Règlement des litiges
Afin d'éviter de recourir aux tribunaux, les parties conviennent, en cas de désaccord constaté sur l’interprétation du présent accord, de mettre en œuvre une tentative de règlement amiable.
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent dans cette hypothèse de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande de règlement amiable, pour étudier et tenter de régler tout différend né de l'application du présent accord.
La demande de réunion consignera l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fera l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document sera remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 10 jours suivant la première réunion.
La solution à la difficulté d’interprétation soulevée donnera alors lieu, le cas échéant, soit à un procès-verbal d’interprétation, soit à un procès-verbal de désaccord indiquant l’interprétation de chacune des parties signataires.
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
(en application de l’article R. 2314-5 du Code du travail)
Données utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : -pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, -pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées, -pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, -pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, -pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : -pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel, -pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, -pour l’accès aux listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du travail
La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article R.2314-7 du Code du travail
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Article R.2314-16 du Code du travail (partie 1 sur 2)
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Expertise
Article R.2314-9 du Code du travail
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Cellule d'assistance technique
Article R.2314-10 du Code du travail
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord.
Système de secours
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Protocole d'accord préélectoral
Article R.2314-13 du Code du travail
Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Déclaration préalable à la CNIL
Article R.2314-11 du Code du travail
L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.
Information et formation
Article R.2314-12 du Code du travail
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord.
Scellement et descellement du système
Article R.2314-8 du Code du travail
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés et précisés dans le protocole d’accord préélectoral, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote
Article R.2314-14 du Code du travail
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Interface de vote
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Dépouillement
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Conservation de la preuve
Article R.2314-17 du Code du travail
L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
