ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF À LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DES ACCORDS COLLECTIFS D’ENTREPRISE
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
L’Unité Économique et Sociale Ineris (Institut national de l’environnement industriel et des risques), ci-après dénommée « l’UES Ineris » ou « l’Entreprise », telle que définie par le protocole d’accord portant création de l’unité économique et sociale de l’Ineris du 4 juillet 2013 et représentée par le Directeur général de l’Ineris,
d'une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Ineris, à savoir :
La CFDT ;
La CFE-CGC ;
La CGT ;
FO,
d'autre part. Ci-après désignées « les Parties signataires », Il a été convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
Dans un objectif de modernisation, de simplification, de réduction des délais, de sécurisation des engagements et de traçabilité mais également d’impact écologique, les Parties conviennent d’instituer un dispositif de signature électronique des accords collectifs conclus au sein de l’UES Ineris conformément au cadre légal et réglementaire en vigueur.
Le présent accord fixe les règles, moyens techniques, garanties juridiques et modalités pratiques applicables à cette signature électronique.
OBJET
Le présent accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles les accords collectifs (d’entreprise, d’établissement, avenants, protocoles préélectoraux, procès-verbaux de désaccord) pourront être signés et validés par voie électronique au sein de l’UES Ineris, dans le respect des exigences légales et réglementaires applicables. Les dispositions du présent accord n’empêchent pas la possibilité de recourir, pour certains accords, à la signature manuscrite.
CHAMP D’APPLICATION
Le dispositif s’applique à tous les accords collectifs conclus au niveau de l’UES Ineris, y compris leurs avenants et annexes, à l’exclusion des documents qui, par une disposition légale impérative ou par choix des Parties, doivent être signés manuscritement. Il s’applique également de manière générale à tout document issu de la négociation collective.
Il est ouvert à l’ensemble des signataires habilités : employeur et représentants de l’employeur nommément désignés, délégués syndicaux et/ou représentants mandatés.
RÉFÉRENCES
Le présent accord est établi conformément aux dispositions :
Du règlement (UE) n° 910/2014 “eIDAS” (identification électronique et services de confiance) ;
Du règlement (UE) n° 2016/679 (RGPD) et Loi Informatique et Libertés ;
De la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique ;
Du Code civil (art. 1366 et 1367 : équivalence de l’écrit électronique et présomption de fiabilité de la signature électronique).
PRINCIPE DE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE QUALIFIÉE
Signature Électronique
La signature électronique est un processus fiable permettant d’identifier le signataire et d’assurer l’intégrité de l’acte signé.
Niveau requis
Les Parties conviennent que l’ensemble des accords collectifs conclus au sein de l’Entreprise sont signés par défaut au moyen d’une signature électronique qualifiée (QES), au sens de l’article 3 du règlement (UE) n°910/2014 (eIDAS). La signature électronique qualifiée :
Repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié ;
Garantit l’identification certaine du signataire ;
Assure l’intégrité du document signé ;
Bénéficie de la présomption de fiabilité légalement reconnue, équivalente à la signature manuscrite.
Prestataire et solution de signature
Choix et changement du prestataire de services
L’entreprise recourt à un prestataire de services qualifié répondant aux exigences légales et garantissant la délivrance de certificats de signature électronique satisfaisant au niveau requis à l’article REF _Ref219970241 \r \r \h 4.2. Le choix du dispositif de signature électronique relève de l’Entreprise. Cette dernière s’engage à choisir un dispositif répondant aux exigences légales et réglementaires en vigueur au moment du choix. Les parties conviennent qu’en cas de changement de prestataire ou en cas de modification importante du procédé de signature électronique, le changement fera l’objet d’une information préalable de l’Entreprise auprès des organisations syndicales représentatives.
Exigences de sÉcuritÉ et conformitÉ
Le prestataire devra :
Être conforme aux dispositions légales et réglementaires en vigueur (notamment le règlement eIDAS au regard du niveau requis) ;
Fournir un horodatage fiable, une empreinte de l’acte et un journal de preuves ;
Garantir la confidentialité et l’intégrité des documents signés ;
Assurer l’interopérabilité des preuves au format adapté.
Information sur l’utilisation de la solution de signature
Une session d’information (et d’un test à « blanc » de la procédure de signature) relative à l’utilisation de l’outil de signature électronique sera proposée aux personnes habilitées :
À l’issue de la signature du présent accord et avant la signature électronique du premier accord ;
À chaque début de mandat ;
À chaque changement de prestataire.
Processus de signature
Identification des signataires
La liste des signataires habilités à la signature électronique des accords d’entreprise sera établie par l’Entreprise et communiquée à chaque organisation syndicale. Cette liste sera mise à jour dès notification et enregistrement d’une modification.
PrÉparation des documents
L’Entreprise dépose sur la plateforme de signature électronique le projet d’accord (annexes incluses) au format PDF et génère une empreinte cryptographique avant sa mise en signature.
Parcours de signature
Chaque personne habilitée dispose d’une adresse courriel professionnelle. Ce canal sera privilégié pour la transmission des accords et avenants soumis à signature.
Une invitation nominative de mise à disposition d’un accord pour signature sera communiquée à chaque signataire.
Chaque signataire aura la possibilité d’apposer sa signature électronique ou de refuser de signer la version définitive de l’accord. Aucune signature automatique ou déléguée n’est possible. L’apposition de la signature électronique ou le refus de signature feront l’objet d’un enregistrement et d’un horodatage.
ClÔture
À l’issue du processus, l’accord signé sera édité au format *.pdf. Les documents nécessaires au dépôt de cet accord sur la plateforme de dépôt des accords collectifs d'entreprise seront également produits. Le dossier des preuves sera également généré (certificat, horodatages, journal, etc.) et conservé par l’Entreprise.
Conformément aux dispositions légales et aux éventuelles dispositions complémentaires mentionnées dans l’accord signé, ledit document sera également transmis à l’ensemble des Parties par voie électronique de façon privilégiée ou tout autre mode de notification valable (remise en main propre).
IntÉgritÉ, traçabilitÉ et valeur probatoire
Chaque document signé doit embarquer la signature cryptographique, le certificat, l’horodatage et les métadonnées suffisantes. Le dossier de preuve est conservé avec le document original.
Les Parties reconnaissent expressément que les accords signés par signature électronique qualifiée :
Ont la même valeur juridique et la même force probante qu’un accord signé de manière manuscrite ;
Sont pleinement opposables entre les Parties et à l’égard des tiers ;
Peuvent être déposés et publiés conformément aux dispositions du Code du travail.
Archivage et conservation
Les accords signés électroniquement et leurs preuves sont archivés dans un système d’archivage électronique ou un répertoire sécurisé interne garantissant leur intégrité et leur disponibilité. L’accès est restreint aux personnes habilitées.
Dispositions exceptionnelles
À titre exceptionnel ou en cas d’impossibilité technique de recourir à la signature électronique qualifiée (indisponibilité du prestataire des services, impossibilité ou refus d’identification qualifiée d’un signataire, urgence impérieuse avérée, etc.), les Parties pourront convenir d’une signature manuscrite. Toute dérogation fera l’objet d’une information écrite motivée transmise par le département des ressources humaines à l’ensemble des Parties signataires.
DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature pour une durée indéterminée.
RÉVISION
En application de l’article L. 2222-5 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé à la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.
DÉNONCIATION
Cet accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires, selon les dispositions de l’article L. 2222-6 du Code du travail. Une telle dénonciation prendra effet au terme d’un préavis de 3 mois. Elle devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord.
ModalitÉs de publicitÉ et de dÉpÔt de l’accord
Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel de l’UES Ineris, par le biais de sa mise en ligne sur l’Intranet et d’une note d’information envoyée à l’ensemble du personnel. Le présent accord, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), et un exemplaire sera transmis au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion. Conformément aux dispositions de l’article R. 2231-1-1 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans une version anonymisée, ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. Un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’au comité social et économique de l’UES Ineris conformément à l’article R. 2262-2 du Code du travail.
