Avenant 1 à l’ACCORD SUR LE TELETRAVAIL A L’INSTITUT
NATIONAL DU CANCER
Entre l'Institut national du cancer, dénommé ci-après l’Institut, représenté par son Directeur Général,
D'une part,
Et :
La CFTC, La CFDT,
Préambule
Le présent accord vise à prendre en compte la qualité de vie au travail tout en maintenant l'efficacité, la qualité du travail fourni, le lien social et en tenant compte de la mission de coordination des acteurs de la cancérologie de l'Institut et des exigences opérationnelles, organisationnelles, techniques et financières de l’Institut.
SOMMAIRE CHAPITRE 1 CADRE DU TELETRAVAIL ET PRINCIPES GENERAUX 4 CHAPITRE 2 ELIGIBILITE ET CONDITIONS DE TELETRAVAIL A L'INSTITUT4 ARTICLE 1 ELIGIBILITE4 a. Collaborateurs éligibles au télétravail5 b. Collaborateurs non éligibles au télétravail6 ARTICLE 2 PRINCIPE DU VOLONTARIAT ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES6 ARTICLE 3 LES DIFFERENTES MODALITES DU TELETRAVAIL6 a. Le télétravail régulier7 b. Le télétravail exceptionnel7 c. Le télétravail occasionnel8 d. Recours dans des situations particulières8 ARTICLE 4 LA FORMALISATION DE LA DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL8 CHAPITRE 3 ORGANISATION DU TELETRAVAIL8 ARTICLE 5 LIEU DU TELETRAVAIL.8 ARTICLE 6 CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET DES PLAGES D'ACCESSIBILITE……………………………………………9 ARTICLE 7 REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL10 ARTICLE 8 ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENT DE TRAVAIL10 ARTICLE 9 INDEMNISATION DES COUTS LIES AU TRAVAIL11 CHAPITRE 4 DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR11 ARTICLE 10 DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS11 ARTICLE 11 DROIT A LA DECONNEXION12 ARTICLE 12 PROTECTION DES DONNEES, CONFIDENTIALITE12 ARTICLE 13 SANTE ET SECURITE12
ARTICLE 14 ASSURANCES13
CHAPITRE 5 PERIODE D'ADAPTATION ET DE REVERSIBILITE13
CHAPITRE 6 DISPOSITIONS FINALES14
ARTICLE 15 SUIVI DE L'APPLICATION DE L'ACCORD14 ARTICLE 16 DUREE DE L'ACCORD14 ARTICLE 17 DEPOT ET PUBLICITE DE L'ACCORD14
Chapitre 1 CADRE DU TELETRAVAIL ET PRINCIPES GENERAUX
Le télétravail désigne, au sens de l'article L.1222-9 du Code du Travail modifié par l'ordonnance 2017-1387 du 22 Septembre 2017, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Les parties rappellent que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail (exemple : congés payés, arrêt maladie, congé maternité, etc). Le présent accord vise à proposer un dispositif de télétravail pouvant apporter une contribution supplémentaire à l’amélioration de la qualité de vie au travail des collaborateurs en rendant possible une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, tout en maintenant les performances collective et individuelles, la bonne séparation entre vie professionnelle et vie personnelle, le maintien du lien social et de la communauté de travail composée de tous les salariés de l'Institut. Les parties rappellent que la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du télétravail.
Chapitre 2 ELIGIBILITE ET CONDITIONS DE TELETRAVAIL A L'INSTITUT
Article 1 Eligibilité
L'organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le collaborateur et son manager, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l'employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés. Le manager devra veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement de l'équipe, ses interactions avec les autres entités et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de collaborateurs bénéficiant du télétravail le même jour. Le manager qui refuse d'accorder le télétravail à un collaborateur qui occupe un poste, une fonction ou une activité éligible au télétravail doit motiver sa réponse. En cas de désaccord entre le manager et le collaborateur, le département des ressources humaines pourra être saisi pour arbitrage.
Collaborateurs éligibles au télétravail
Le télétravail est ouvert aux collaborateurs de l'Institut ayant des activités pouvant être exercées à distance et ne nécessitant pas l'accès à des données à caractère confidentiel dont la sortie des locaux de l'Institut est interdite. L'utilisation et la consultation des outils et logiciels (hors messagerie) accessibles depuis l'Institut ne pourra se faire qu'à partir du matériel informatique prêté par l'Institut avec l'installation d’un VPN (Virtual Private Network). Celle-ci est strictement interdite depuis le matériel informatique personnel du collaborateur. Le télétravail nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à leur activité. Sont éligibles au télétravail, les collaborateurs :
Titulaires d'un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel à hauteur de 80% et 90%, d'un contrat à durée déterminée à objet défini ou d'un contrat à durée déterminée, les stagiaires ;
Disposant d'une capacité d'autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;
Occupant un poste ne nécessitant pas une présence physique permanente notamment en raison des outils de travail ou de la configuration de l'équipe ;
Pouvant travailler à leur domicile ou sur un autre lieu déclaré dans de bonnes conditions matérielles ;
En mesure de fournir les déclarations d'assurance correspondantes et suffisantes ;
Disposant d'un équipement de travail adéquat : ordinateur portable, connexion Internet haut débit sécurisée, installation électrique conforme, installation obligatoire de la solution téléphonique IP, espace de travail dédié.
Collaborateurs non éligibles au télétravail
Les collaborateurs en contrat de professionnalisation ne peuvent recourir au télétravail. En effet, leur présence dans une communauté de travail est nécessaire à l'appréhension et à l'apprentissage du monde du travail, c'est un élément indispensable à leur formation. Ne peuvent recourir au télétravail les collaborateurs :
Dont les activités exigent une présence physique permanente dans les locaux de l'Institut ;
Dont les activités principales et régulières nécessitent l'utilisation de documents, de logiciels ou de matériels ne pouvant être utilisés en dehors de l'Institut pour des raisons de sécurité.
Si les activités non éligibles au télétravail ne constituent pas la totalité des activités exercées par le collaborateur, celui-ci pourra accéder au télétravail, en accord avec son manager, dès lors qu'un volume suffisant et régulier d'activités réalisables en télétravail peut être identifié.
Article 2 Principe du volontariat et nombre de jours télétravaillés
Le télétravail est une possibilité ouverte aux collaborateurs de l'Institut, sur la base du volontariat. Il ne peut être mis en œuvre qu'à la demande du collaborateur et après examen et accord de l'employeur. Le collaborateur disposera d'un volume maximum de deux jours de télétravail par semaine. Si pour des raisons personnelles (y compris période de congés payés, RTT, arrêt maladie, missions), le collaborateur ne peut télétravailler un ou plusieurs jours déjà planifiés, ceux-ci ne pourront être ni reportés ni cumulés sur une autre période. Les collaborateurs devront déclarer dans l'outil RH, le jour télétravaillé prévu au plus tard 5 jours ouvrés avant la prise de ce dernier. Dans le cas où ce dernier devait être annulé, le collaborateur procédera à son annulation via l'outil SIRH au même titre que les autres types de jours d’absences.
Article 3 Les différentes modalités du télétravail
Au préalable, le collaborateur devra disposer à son domicile d'un espace propice au travail permettant d'exercer son activité en toute sécurité. A ce titre, il devra fournir une attestation sur l'honneur de la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de l'espace dédié au télétravail et d'autre part, une couverture assurance multirisque habitation. Un modèle sera disponible sur l'intranet de l'Institut. Le télétravailleur occasionnel doit faire la demande et recueillir préalablement par quelque moyen que ce soit l'accord de son manager et du département des ressources humaines. Les deux situations, télétravail régulier et exceptionnel, peuvent se cumuler dans certains cas spécifiques (intempéries, arrêt des transports en commun).
Le télétravail régulier
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail qui joue un rôle cardinal pour chacun des salariés, et de préserver le bon fonctionnement des activités, le nombre maximum de jours en télétravail par semaine est de deux pour les collaborateurs à temps complet, d’un jour et demi pour ceux à 90% et d’un jour pour les collaborateurs à 80%.
Dans ce cadre, les managers fixeront avec chaque collaborateur concerné les jours qui seront télétravaillés de telle sorte que soit assurée la présence simultanée dans les locaux d'un nombre suffisant de collaborateurs chaque jour et une présence de l’ensemble du département/service ou mission deux fois par semaine.
L'échange avec le manager doit se faire au plus tard une semaine (5 jours ouvrés) avant la prise des jours télétravaillés sur l'outil RH. Ce dernier pourra cependant faire le choix d’organiser de manière anticipée et plus pérenne les jours dédiés au télétravail au sein de son équipe.
Le manager maintient un lien continu avec le collaborateur en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence dans les locaux de l’Institut de tous les salariés concernés. Le collaborateur veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie de l'équipe.
A titre exceptionnel, et en raison de nécessité de service, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du manager. Un délai de prévenance de 48 heures minimum devra être respecté. Dans cette situation, le jour de télétravail sera reporté à une date choisie conjointement entre le collaborateur et le manager.
Le télétravail exceptionnel
Le télétravail exceptionnel a vocation à répondre à des situations individuelles inhabituelles et temporaires ou à des situations rendant impossible le déplacement sur le lieu de travail. Cette situation de télétravail exceptionnel est ouverte à tous les collaborateurs disposant d'outils de travail à distance.
Le télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel a vocation à permettre aux collaborateurs n’ayant pas fait de demande d’éligibilité d’effectuer de façon ponctuelle des journées de télétravail. Cette situation de télétravail exceptionnel est ouverte à tous les collaborateurs disposant d'outils de travail à distance.
Recours dans des situations particulières
Il peut être recouru au télétravail dans des conditions dérogeant à celles définies dans le présent accord. Cela concerne les collaborateurs dont les situations sont mentionnées dans l’accord égalité femmes-hommes du 11 juillet 2016, et à titre exceptionnel les collaborateurs en situation d'immobilisation et ne pouvant se déplacer physiquement à l'Institut de façon temporaire, les collaborateurs en situation de maintien dans l'emploi, les collaborateurs en situation d'handicap, les collaboratrices enceintes ainsi que les proches aidants. Pour ces situations particulières, le télétravail pourra être mis en place en concertation avec le manager, le département des ressources humaines et suite à l'avis du médecin du travail.
Article 4 La formalisation de la demande de télétravail
Le collaborateur qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande par écrit auprès de son manager et du département des ressources humaines. La mise en place du télétravail est soumise à l'accord du manager et du département des ressources humaines. Le manager examine la demande et organise un entretien avec le collaborateur pour apprécier les motivations de celui-ci. La réponse sera ensuite délivrée par le département des ressources humaines en lien avec le manager dans un délai maximum de 30 jours. La réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’accord, sur les modalités de mise en œuvre. En cas de refus, celui-ci sera motivé sur la base des critères d'éligibilité définis dans le présent accord.
Chapitre 3 ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Article 5 Lieu du télétravail
Le télétravail peut s'exercer au domicile habituel du collaborateur ou dans d’autres lieux qu'il déclarera à l'Institut, dès lors que ces lieux offrent un environnement sécurisé, confortable et propice au travail et à la concentration. Le lieu de travail choisi doit garantir la confidentialité et la sécurité des données selon les règles de l'Institut. Le télétravailleur devra affecter un espace à l'exercice du télétravail où se trouvera l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance.
L'espace dédié au télétravail doit être doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle du télétravailleur. En cas de changement de domicile, le collaborateur préviendra l'Institut en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le collaborateur et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées.
Article 6 Contrôle du temps de travail et des plages d'accessibilité L'exécution de l'activité professionnelle à distance ne modifie pas le contenu et les objectifs de la mission exercée par le collaborateur. Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les règles de fonctionnement identiques à celles observées sur site, à savoir les modalités en vigueur dans l'accord sur l'organisation du temps de travail pour les collaborateurs cadres et les collaborateurs non cadres du 6 janvier 2010 et ses avenants du 18 juin 2013 et du 24 juin 2015. Le collaborateur en télétravail veillera à respecter les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail et les temps de repos quotidiens obligatoires (11h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions qu'au sein de l'Institut. A ce titre, pendant les jours de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail. Le collaborateur pourra être contacté par l'employeur durant les plages horaires habituelles d'exécution de son travail sur site dans le respect de l'équilibre vie privée /vie professionnelle. Afin de préserver la vie privée du collaborateur en télétravail, il est convenu que le collaborateur, sauf circonstances exceptionnelles, ne peut être joint, selon l’organisation de travail fixée et son statut, qu’entre 8h30 et 19 heures. De manière générale, le collaborateur en télétravail est tenu de respecter les modalités fixées dans l'accord sur le droit à la déconnexion du 1er août 2017.
La disponibilité des collaborateurs cadres et non cadres en télétravail, leur connexion internet, leur charge de travail, les délais d'exécution, les objectifs fixés et les résultats sont identiques à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l'Institut. Pendant les plages horaires habituelles d'exécution de son travail, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou en visioconférence prévues et de consulter sa messagerie électronique régulièrement.
Article 7 Régulation de la charge de travail
La charge de travail des jours télétravaillés doit correspondre à celle des jours lors desquels le collaborateur travaille dans les locaux de l'Institut. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif dans le respect du règlement intérieur. Le manager devra effectuer, avec chaque télétravailleur, un bilan à la fin de la période dite d'adaptation. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail. Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel. L'employeur est tenu d'organiser lors de l'entretien annuel, un échange qui porte notamment sur les conditions de travail du collaborateur et sa charge de travail.
Article 8 Environnement et équipement de travail
Il est convenu que le télétravailleur disposera d'un espace de travail sécurisé et adéquat dans son domicile ou dans un autre lieu de résidence ou de travail déclaré, dédié à ce télétravail et propice au travail et à la concentration. Le télétravailleur devra disposer d'une connexion Internet haut débit sur son lieu de télétravail. Par ailleurs, il disposera de solutions de connexions à distance, mises en œuvre par le Département des systèmes d’information. Le collaborateur devra préalablement contrôler ses accès aux réseaux et les connexions à distance. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension de son contrat. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'Institut en contactant le support informatique ou le département des systèmes d'information.
En cas d'utilisation du propre matériel du collaborateur :
Pendant la période de télétravail, le télétravailleur a la possibilité d'utiliser son propre matériel. Néanmoins, une déclaration sur l'honneur de conformité de l'installation est nécessaire. Cette déclaration pourra se faire par le biais de la remise par le collaborateur d'une attestation de conformité. Après avoir été informé des consignes de conformité du matériel dédié au télétravail, le collaborateur devra fournir une attestation sur l'honneur de la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de l'espace dédié au télétravail et d'autre part, une couverture assurance multirisque habitation.
Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements informatiques ainsi que les outils de communication électronique en respectant strictement les consignes contenues dans la charte informatique. Le contenu de ces consignes fera l'objet d'une information régulière aux télétravailleurs. En raison du préjudice que pourrait causer à l'entreprise la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte perdra la possibilité de recours au télétravail.
Article 9 L’indemnisation des coûts liés au télétravail
Les frais liés au télétravail sont pris en charge par l’Institut dans le cadre d’une indemnité globale et forfaitaire mensuelle. Cette somme couvre l’ensemble des frais liés au télétravail (électricité, chauffage, abonnement internet, etc.) et est fixée dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire (NAO).
Chapitre 4 DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR
Article 10 Droits individuels et collectifs
Les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs légaux que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'Institut, notamment quant à l'accès à la formation professionnelle, aux possibilités d'évolution de carrière, aux entretiens annuels ainsi qu'aux entretiens professionnels. Les collaborateurs ont également accès à la même information syndicale.
Article 11Droit à la déconnexion
Les outils de télécommunication (TIC) mis à la disposition du collaborateur en télétravail offrant un droit à la déconnexion, le manager devra veiller à ce que l'usage éventuel des TIC en dehors des horaires habituels de travail reste raisonnable et limité, de telle sorte que les durées minimales de repos et les durées maximales de travail soient respectées. Pour prévenir les risques psychosociaux, il est vivement recommandé aux collaborateurs de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d'autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de celles-ci. Le respect de cette déconnexion et son efficacité nécessitent l'implication de chacun. Chaque manager s'assurera du respect de ce droit. Chaque collaborateur est responsable de son utilisation des outils numériques et doit respecter l'usage de ceux-ci.
Article 12 Protection des données, confidentialité
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur au sein de l'Institut. Il doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter tout risque d’utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation des expertises et des productions à l'Institut qui pourraient être portées à sa connaissance dans l'exercice de son activité. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller jusqu'au licenciement de l'intéressé.
Article 13 Santé et sécurité L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses collaborateurs. Le télétravailleur doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer le département des ressources humaines, dans le délai applicable aux collaborateurs présents à l'Institut, soit un délai de 48 heures et immédiatement pour un accident. L'accident survenu lors de l'exercice de télétravail bénéficie d'une présomption d'accident de travail.
Article 14 Assurances Le collaborateur doit déclarer sa situation de télétravail auprès de son assureur et doit justifier auprès de l'Institut de la souscription d'une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Ces conditions devront être remplies préalablement à la demande de passage en télétravail et le collaborateur devra fournir les justificatifs nécessaires. Le télétravailleur fournira à l'employeur les documents attestant de sa couverture d'assurance. Le collaborateur qui souhaite télétravailler à domicile et/ou dans un autre lieu de résidence déclaré devra fournir, pour chaque lieu, une attestation sur l'honneur de la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de l'espace dédié au télétravail. L'accès au télétravail à domicile et/ou dans un autre lieu de résidence déclaré n'est possible que sous réserve de cette conformité des installations électriques et des lieux de travail.
Chapitre 5 PERIODE D'ADAPTATION ET DE REVERSIBILITE
Il est prévu une période d'adaptation de trois mois renouvelables une fois à la demande du manager ou du collaborateur, à compter du jour d'entrée dans le télétravail. A l'issue de cette période, le manager organisera un rendez-vous de bilan avec le collaborateur au cours duquel ils décideront conjointement du renouvellement ou non de cette période. Le recours au télétravail pourra prendre fin de plein droit, à tout moment à l'initiative du collaborateur, ou du manager lorsque les conditions définies par le présent accord ne sont plus remplies. Un délai de prévenance de 15 jours (hors jours de congés) sera respecté pour organiser le retour aux conditions précédentes sans télétravail. En cas de changement de poste, la situation de télétravail prendra fin de droit, car elle est liée à la fonction et au poste du collaborateur. Celle-ci pourra être reprise dans le nouveau poste, avec l'accord du nouveau manager au regard des critères d'éligibilité dans les conditions définies à l'article 1.
En cas de changement de domicile ou d'un autre lieu de résidence déclaré, la relation de télétravail sera réexaminée et pourra prendre fin dans l'hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes du présent accord.
Chapitre 6 DISPOSITIONS FINALES
Article 15 Suivi de l'application de l'accord
Les parties sont convenues du suivi du présent accord entre la direction et les organisations syndicales signataires.
Article 16 Durée de l'accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature. Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’Institut.
Article 17 Dépôt et publicité de l'accord Le présent accord fera l'objet d'une procédure de dépôt conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail.
A Boulogne Billancourt le 04/06/2024, Fait en 3 exemplaires
