Accord relatif au droit à la déconnexion et à l’articulation de la vie professionnelle et de la vie personnelle
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z Sommaire1
Préambule1
Titre I – Définition et Champ d’application2
Article 1 – Champ d’application2
Titre II – Droit à la déconnexion2
Article 2.1 – Définition du droit à la déconnexion2
Article 2.2 –Droit à la déconnexion : bonnes pratiques2
Article 2.3 – Sensibilisation et diffusion des bonnes pratiques4
Titre III – Charge de travail4
Titre IV – Articulation de la vie professionnelle et vie personnelle5
Article 4.1 – temps de travail et organisation du travail5
Article 4.2 – Les aidants familiaux6
Article 4.3 - Dispositions télétravail sur prescription médicale7
Titre V –durée et publicité de l’accord8
Article 5.1 – Durée, date d’application et révision de l’accord8
Article 5.2 – Dépôt et publication8
Préambule
Cet accord s’inscrit d’une part,
dans le cadre l’article L2242-17 du code du travail portant sur la négociation relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, et plus particulièrement sur le droit à la déconnexion qui prévoit la mise en place d’un dispositif de régulation des outils numériques en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale
d’autre part,
dans le prolongement de l’accord relatif au télétravail à l’INRS signé le 15 décembre 2021 et de l’accord sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes signé le 13 septembre 2021.
Les partenaires sociaux signataires du présent accord reconnaissent que les technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont incontournables pour le bon fonctionnement de l’institut. L’accès rapide à l’information et les échanges spontanés ont considérablement modifié nos habitudes et modes d’organisation du travail. Les TIC nécessitent d’être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
En conséquence, les parties entendent accorder une attention particulière à la charge de travail et à l’articulation vie professionnelle et vie personnelle, ainsi qu’au droit à la déconnexion.
Les parties conviennent que ces TIC peuvent présenter des risques qu’elles entendent prévenir (augmentation du rythme de travail, amoindrissement de la qualité des relations interpersonnelles, surcharge informationnelle, etc.) en définissant un cadre pour le droit à la déconnexion, selon les mesures et modalités exposées ci-après.
Titre I – Définition et Champ d’application
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’INRS, quel que soit le niveau hiérarchique et le type de contrat, afin de permettre un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.
Il s’appuie notamment sur la charte d’utilisation des ressources informatiques et de communication du 27 septembre 2016 et la note, annexée au règlement intérieur, relative aux règles d’utilisation des ressources informatiques, du 30 novembre 2016.
Titre II – Droit à la déconnexion
Article 2.1 – Définition du droit à la déconnexion
Les parties s’accordent à définir le droit à la déconnexion comme le droit pour un salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, sauf en cas d’astreinte, d’urgence ou de situation grave. Ils conviennent d’étendre le présent accord à la déconnexion durant le temps de travail.
Le droit à la déconnexion concerne l’ensemble des outils physiques (ordinateurs, smartphones, tablettes, etc.) et dématérialisés (logiciels, messagerie électronique, etc.) qui permettent le travail à distance.
Article 2.2 –Droit à la déconnexion : bonnes pratiques
D’un commun accord, les partenaires sociaux décident de ne pas recourir à des mesures techniques interdisant la connexion (blocage des mails, notamment). À noter que l’accès distant au réseau INRS à partir d'un PC INRS, via le VPN, n’est possible que pendant les plages horaires de travail, de 7h30 à 19h30, du lundi au vendredi, pour le personnel bénéficiant du régime d’horaire variable (à l’exception des salariés soumis à des astreintes ou des interventions occasionnelles en horaire particulier). Cet accès n’étant pas borné pour les salariés au forfait jours, sauf de minuit à 5h pour des raisons de sécurité informatique, il est bien rappelé qu’une attention particulière sera portée au respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire qui s’imposent aux salariés relevant de ce dispositif.
Les partenaires sociaux conviennent d’encourager les bonnes pratiques tant en dehors du temps de travail que durant le temps de travail, dans une logique de connexion maîtrisée.
2.2-1- En dehors du temps de travail
Tout responsable d’encadrement a un rôle de sensibilisation des salariés de son équipe au droit à la déconnexion et à éviter le travail pendant leurs périodes d’absence ou temps de repos. Le responsable d’encadrement, lui-même, s’engage à ne pas solliciter les salariés pour réponse ou action durant ces périodes d’absence ou de repos, sauf en cas d’urgence ou de situation grave.
Aucun salarié ne peut être tenu de prendre connaissance ou de répondre à ses mails ou autres messages pendant son temps de repos ou d’absence. A cet effet, les salariés sont encouragés à désactiver les notifications indiquant la réception d’un appel ou d’un message sur l’ensemble des outils de communication.
En cas d’absence temporaire planifiée, le salarié met en place sur sa messagerie, un message automatique indiquant ses dates d’absence. Il peut orienter ses interlocuteurs vers un autre salarié, désigné en accord avec sa hiérarchie et le salarié concerné. A défaut ou en cas d’absence prolongée imprévue, une procédure exceptionnelle est définie dans le document « Règles d’utilisation des ressources informatiques ».
Pour le respect de ces bonnes pratiques, les salariés ont accès au planning des présences et absences de toutes les équipes de l’INRS.
2.2-2- Pendant le temps de travail
Les partenaires sociaux rappellent que l’usage des outils numériques doit être limité, au bénéfice des échanges directs lorsqu’ils sont possibles. Plus particulièrement, ils soulignent que ces outils sont peu adaptés à la transmission de consignes ou à l’animation managériale.
En outre, les partenaires sociaux entendent favoriser l’utilisation raisonnée des outils numériques pendant le temps de travail. A cet effet, ils conviennent :
Concernant l’usage de la messagerie électronique :
veiller à indiquer systématiquement l’objet précis et explicite lors d’envoi de mails ;
limiter l’envoi aux destinataires (principaux ou en copie) directement concernés ou dont l’information est nécessaire et n’utiliser la fonction « répondre à tous » qu’en cas de nécessité ;
utiliser à bon escient les « envois urgents » et indiquer le cas échéant un délai raisonnable pour la réponse ;
éviter la consultation et la réponse aux mails pendant les réunions pour une meilleure qualité des échanges ;
limiter l’envoi de mails en dehors des plages horaires de travail, sauf en cas de travail en horaire décalé, astreinte, urgence ou situation grave.
Concernant l’usage du téléphone :
utiliser l’outil intégré à l’ordinateur fourni par l’INRS, solution qui évite de transférer la ligne professionnelle et garantit donc la confidentialité du numéro de téléphone personnel ;
veiller à ne pas communiquer le numéro de téléphone personnel d’un salarié sans son accord ;
limiter strictement l’usage du téléphone pendant les réunions pour une meilleure qualité des échanges.
Temps de déconnexion pendant la journée de travail :
se réserver des plages horaires dans la journée pour se déconnecter des mails et/ou du téléphone afin de se concentrer sur un dossier ou de se rendre disponible pour une autre situation de travail.
Concernant l’usage d’un outil de communication qui offre des fonctionnalités d'appels vocaux, de présence, de messagerie instantanée (chat), de messagerie vocale :
rappeler l’utilisation des différentes fonctionnalités de cet outil, qui n’est pas un outil de contrôle.
2-2-3 -
Travail en horaire particulier (week-end, jour férié, nuit, et hors plages variables)
Comme indiqué dans l’accord pour la simplification de l'application des accords sur le temps de travail de 2010, le travail en horaire particulier doit rester très exceptionnel et limité aux situations où il est impossible d’envisager d’autres solutions. Prévisible, il s’organise à l’avance et fait l’objet d’une demande d’autorisation préalable auprès du chef de département et du responsable RH. Les heures travaillées en horaire particulier peuvent être payées ou récupérées, avec majoration selon le cas.
Article 2.3 – Sensibilisation et diffusion des bonnes pratiques
La direction, la hiérarchie, les départements Ressources humaines (RH), ainsi que les représentants du personnel et, le cas échéant, le service de santé au travail sont, chacun pour ce qui le concerne, attentifs à la diffusion des bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques.
Des actions de sensibilisation pour faciliter cette diffusion seront organisées pour l’ensemble du personnel. De plus, des actions spécifiques à destination de l’encadrement seront organisées à l’initiative des directeurs de centre. Et le droit à la déconnexion sera rappelé à chaque occasion.
Titre III – Charge de travail
L’entretien annuel d’activité (EAA) constitue le moment privilégié d’échanges pour faire le point sur les activités et la charge de travail des salariés. Les encadrants veillent à la compatibilité de cette charge de travail avec le temps de travail.
En dehors de cet entretien et à tout moment dans l’année, le salarié doit avertir son responsable hiérarchique de tout évènement qui accroit sensiblement sa charge de travail de façon anormale ou inhabituelle. Il appartient alors à la hiérarchie d’organiser un entretien avec le salarié, en vue de réguler et prioriser ses activités. Inversement, si le responsable hiérarchique constate une organisation du travail et/ou une charge de travail aboutissant à une situation anormale, il lui appartient d’organiser un rendez-vous avec le salarié.
En lien avec le droit à la déconnexion et dans un objectif de conciliation vie professionnelle et vie personnelle, les partenaires sociaux entendent porter une attention particulière aux salariés dans les situations suivantes :
Temps partiel
La hiérarchie doit prendre en compte le temps de travail effectif des salariés à temps partiel pour ajuster la charge de travail. La direction et les départements RH sensibilisent l’encadrement sur ce point, notamment, lors du passage à temps partiel d’un salarié ou à l’occasion de sa demande de renouvellement du temps partiel.
Déplacements professionnels et réunions
Afin de limiter les déplacements non indispensables pour l’activité, la visioconférence sera privilégiée chaque fois qu’elle sera possible.
Dans le cas de réunions en présentiel d’équipes ou de groupes transversaux Paris/Lorraine, celles-ci seront organisées en veillant à une alternance entre chaque site afin de répartir les déplacements sur l’ensemble des participants.
Absence supérieure à 2 mois
En cas d’absence de plus de 2 mois, le salarié précise à sa hiérarchie, en lien avec le département RH, les modalités selon lesquelles il souhaite obtenir d’éventuelles informations de l’INRS.
Lorsqu’il ne dispose pas d’outils lui permettant d’accéder à l’ensemble des informations diffusées sur le site intranet, le salarié peut demander l’envoi de certaines d’entre elles (C’est à dire, Itinérès, notes brèves des instances représentatives du personnel, etc.) au département RH de son centre.
En cas d’absence prolongée imprévue, une procédure exceptionnelle est définie dans le document « Règles d’utilisation des ressources informatiques » afin de mettre en place un message d’absence dans la messagerie électronique du salarié.
Au retour du salarié, celui-ci peut solliciter un entretien avec le département RH qui permettra de définir d’éventuelles mesures d’accompagnement destinées à faciliter la reprise du travail.
Titre IV – Articulation de la vie professionnelle et vie personnelle
Article 4.1 – temps de travail et organisation du travail
Afin de favoriser la conciliation vie professionnelle et vie personnelle, les partenaires sociaux ont mis en place, par divers accords, plusieurs dispositifs :
a) Relatifs au temps de travail
L’horaire variable en application de l’accord sur l’application de l’horaire variable à l’INRS signé le 13 mars 2001 et son avenant du 16 mai 2016.
La possibilité d’absence sur plage fixe dans la limite d’une heure pour absence exceptionnelle, sans motif ni justificatif, selon l’accord pour la simplification de l’application des accords sur le temps de travail signé le 19 novembre 2010 et son avenant du 26 octobre 2017 ;
La souplesse d’absence sur plage fixe pour un rendez-vous médical (sans devoir poser un congé), sur justificatif, à condition d’une présence dans la demi-journée concernée ;
La compensation déplacement, dont les conditions sont fixées par l’accord sur la compensation de la sujétion liée aux déplacements professionnels signé le 9 juillet 2001 et son avenant du 10 juin 2003 (les salariés relevant du forfait annuel en jours mis en place par accord du 20 mai 2022 ne sont pas concernés par cette compensation) ;
L’utilisation du compte épargne temps (CET)
En cas de situation particulière, et en accord avec sa hiérarchie et le responsable RH, le salarié peut demander à débloquer tout ou partie de son CET sous forme de congés ou sous forme monétisée, selon des modalités dérogatoires à l’accord relatif au compte épargne temps signé le 31 mai 2014 et son avenant du 29 février 2016.
Le congé des dirigeants ou encadrants bénévoles conformément aux dispositions légales.
b) Concernant la naissance d’un enfant
La possibilité de prolonger le congé légal de maternité d’un mois et demi à salaire plein ou de trois mois à demi-salaire, conformément à l’article 43 de la convention collective de l’INRS ;
Le décompte du congé de naissance de 3 jours ouvrables défini par le code du travail en jours ouvrés pour les salariés de l’INRS ;
La possibilité de prolonger le congé légal de paternité et d’accueil de l’enfant d’un mois et demi à salaire plein ou de trois mois à demi-salaire. Ce congé complémentaire est à prendre avant le premier anniversaire de l’enfant et peut être réparti en plusieurs périodes, après discussion avec la hiérarchie pour tenir compte de l’équilibre avec l’organisation du travail. Le délai de prévenance est fixé à deux mois minimum avant la date de début du congé.
Cette disposition s’applique au deuxième parent de l’enfant. Elle complète l’article 44 de la convention collective et annule et remplace les dispositions relatives au congé paternité inscrites dans l’accord pour l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes signé le 13 septembre 2021.
c) Spécifiques au télétravail
La possibilité d’absence d’une heure s’applique également en télétravail, sur la plage horaire pour laquelle le salarié a opté. La demande d’absence doit être validée par la hiérarchie (par mail). Les modalités de récupération du temps non travaillé doivent être convenues avec la hiérarchie sur une journée de télétravail.
Le télétravail en circonstances exceptionnelles
En cas de force majeure, pic de pollution, évènement climatique ou fortes perturbations des transports, ou autres circonstances exceptionnelles, l’accord relatif au télétravail assouplit les modalités de mise en œuvre du télétravail à l’initiative du salarié ou de l’employeur Ces modalités s’appliquent à tous les salariés sans condition d’ancienneté.
Les salariés qui ne sont pas équipés d’un PC portable sont invités à faire une demande de prêt via le portail ISI. Dans le cas où la journée de télétravail n’a pas pu être anticipée et le salarié n’a pas de PC portable INRS avec lui, il peut alors travailler depuis son matériel personnel en utilisant les outils accessibles à distance tels que la messagerie électronique Webmail et l’application de partage de documents OwnCloud. Si le salarié n'est pas en mesure de télétravailler, par manque de matériel ou d'activité télétravaillable le jour J, la journée de télétravail en circonstances exceptionnelles ne pourra pas être acceptée.
Article 4.2 – Les aidants familiaux
Est considéré comme un aidant familial, le salarié qui, en tant que conjoint, concubin, personne avec laquelle la personne aidée a conclu un pacte civil de solidarité, ascendant, descendant ou collatéral jusqu'au quatrième degré de la personne aidée, ou ascendant, descendant ou collatéral jusqu'au quatrième degré de l'autre membre du couple, apporte l'aide nécessitée par l’état de santé ou de dépendance de la personne aidée et qui n'est pas salarié pour cette aide.
Mise en place d’une commission d’attribution pour le don de jours
Le don de jours de repos, qui permet à tout salarié de renoncer, anonymement et sans contrepartie, à tout ou partie de ses jours de repos non pris au bénéfice d’un collègue, pourra être effectué sous deux formes :
Soit avec désignation du bénéficiaire (conformément au dispositif légal),
Soit sans désignation de bénéficiaire ; celle-ci sera alors effectuée par une commission.
Ces dons pourront être réalisés une fois par an, à l’issue de la campagne de dépôt de jours sur un compte épargne temps, soit en octobre, via un formulaire prévu à cet effet.
Une commission, composée du directeur de centre ou son représentant, du responsable RH et de l’assistant social, se réunira en novembre pour répartir et attribuer la totalité des jours donnés sans désignation aux différents bénéficiaires connus.
Tout salarié répondant aux conditions légales pour bénéficier du don de jours sera invité à se faire connaître auprès du département RH. Un appel sera réalisé auprès de l’ensemble du personnel. Il sera informé par RH du nombre de jours qu’il aura reçus en don et qui alimenteront un compteur géré par RH. Etant sans date limite, le salarié pourra demander à tout moment à utiliser ces jours pour une absence autorisée par sa hiérarchie.
Chaque année, un bilan sera réalisé sur l’attribution des dons de jours (nombre de bénéficiaires, répartition des jours…). Ce bilan sera communiqué au CSE. La note n° 1584 « Proche aidant : dispositifs légaux et spécifiques à l’INRS » et le formulaire de don seront mis à jour en conséquence.
Dispositions complémentaires aux dispositifs légaux
En complément des dispositifs légaux, congé de proche aidant ou don de jours notamment (présentés dans la note INRS n° 1584), le salarié aidant familial, sur demande écrite motivée et justifiant de sa qualité d’aidant, peut bénéficier des accompagnements suivants à définir avec le département RH de son centre de rattachement, en accord avec la hiérarchie, en fonction de ses besoins et des possibilités liées aux activités :
Aménagement des horaires de travail ;
Télétravail occasionnel ou de longue durée mis en place en dérogation aux règles fixées par l’accord relatif au télétravail signé le 15 décembre 2021.
En cas de télétravail autorisé au-delà de deux jours par semaine, l’indemnité de 2,50€ par jour, prévue dans le cadre de l'accord relatif au télétravail, s’appliquera dans la limite forfaitaire de 20 € par mois ;
Temps partiel, aménagé en dérogation aux dispositions de l’accord sur la mise en place du temps partiel signé le 13 mars 2001 et son avenant du 17 mai 2016, en bénéficiant d’une compensation salariale à hauteur de 5 % ;
Congé spécifique dans la limite de 20 jours d’absence payée sur une période de 5 ans. Les journées d’absence peuvent être prises en une fois ou de façon discontinue ;
En accord préalable avec le département RH de chaque centre, et sur présentation de justificatifs, en cas de déplacement de l’aidant familial pour des raisons professionnelles impératives ou une formation professionnelle, prise en charge des frais nécessaires au maintien de l’aide.
La direction et la hiérarchie seront vigilantes à ce que la situation d’aidant familial et la mise en place d’aménagements tels que cités précédemment, soient sans impact sur le parcours professionnel du salarié.
A ces dispositions internes s’ajoutent la possibilité de recourir aux services d’accompagnement social proposés par le prestataire de prévoyance :
un accès facilité au conseil et à l’orientation pour les salariés proches aidants (ligne téléphonique dédiée, site internet, guides, …) ;
la mise en place d’un panier de prestations de services pour les salariés proches aidants, dans le respect des conditions et limites prévues (aide à la vie quotidienne, financement de solutions de répit, …).
Article 4.3 - Dispositions télétravail sur prescription médicale
Tout salarié a accès au télétravail conformément aux dispositions de l’accord relatif au télétravail en vigueur à l’INRS. Pour les femmes enceintes, les salariés reconnus travailleurs handicapés ou en cas de situation particulière liée à l’état de santé du salarié, des aménagements peuvent être envisagés sur recommandation du médecin traitant ou en lien avec le médecin du travail.
En cas de télétravail prescrit médicalement et autorisé au-delà de deux jours par semaine, l’indemnité s’appliquera dans la limite forfaitaire de 20 € par mois.
Titre V –durée et publicité de l’accord
Article 5.1 – Durée, date d’application et révision de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il s’appliquera dès le lendemain du jour de son dépôt à la Direction interrégionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS).
Il pourra être révisé en raison de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles. A tout moment, l’une des parties signataires peut demander sa révision dans les conditions prévues par le Code du travail.
Article 5.2 – Dépôt et publication
Le présent accord est conclu en 5 exemplaires originaux. Après notification à l’ensemble des organisations syndicales représentatives contre récépissé, l’accord sera déposé sous forme dématérialisée auprès de la DRIEETS, sur la plate-forme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, selon les modalités de dépôt en vigueur. Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.
Par ailleurs, conformément aux dispositions relatives aux conditions de publicité mentionnées à l'article L. 2231-5-1 du code du travail, il sera publié dans une version anonyme (sans les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sur le site www.legifrance.gouv.fr et sera accessible au grand public.
L’accord fera en outre l’objet d’une communication auprès de l’ensemble du personnel de l’INRS et sera accessible sur l’intranet.
