Accord portant sur la mise en place d’un vote électronique pour les élections
des membres au Comité Social Economique au sein de l’UES Ipsen France
ENTRE
Les sociétés constituant l’UES Ipsen France, telle que définie par l’accord portant reconnaissance de l’UES Ipsen France en date du 21 novembre 2006 et ses avenants éventuels, représentées par XXX, Vice-Président Ressources Humaines France,
D’UNE PART,
ET
Les Organisations Syndicales suivantes au sein de l’UES Ipsen France :
Représentée par Assisté par CFDT/FCE XXX XXX CFTC/CMTE XXX XXX CFE/CGC/SNCC XXX XXX
D’AUTRE PART.
ETANT PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Dans un souci de modernisation et de simplification du processus électoral, les parties conviennent de recourir au vote électronique conformément aux dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et de confidentialité du vote, les parties ont convenu que les élections seront organisées par « Élection Europe by Slib », prestataire extérieur mandaté par la Direction, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R 2314-5 et suivants du code du travail.
Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Depuis 2009, l’entreprise a déjà eu recours pour les élections des représentants du personnel de l’UES Ipsen France au prestataire « Élection Europe by Slib » et les Organisations Syndicales ont participé à l’occasion des négociations sur le sujet à une présentation du prestataire et de l’outil. Dans le cadre de la préparation des élections de 2023, les Organisations Syndicales acceptent de renouveler l’utilisation du système de vote électronique pour le renouvellement des instances représentatives du personnel (Comité Social et Economique).
Cet accord, destiné à définir les modalités d’organisation et de déroulement des opérations de vote spécifiques au vote électronique, est une annexe du protocole préélectoral.
ARTICLE 1 : MODALITE D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE
Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles 2023. « Election Europe by Slib » mettra à disposition un outil web performant en termes de disponibilité et de sécurité, accessible à partir d’un simple navigateur en tout lieu et à toute heure. La navigation au sein de l’espace de vote sera conçue pour être aisée et intuitive par tout utilisateur.
Recette du site des élections
La recette du site des élections sera livrée par « Élections Europe by Slib » à la date convenu d’un commun accord entre les parties et au plus tard le 26 mai 2023.
Cette réunion sera organisée entre la Direction et les Délégués Syndicaux Centraux ou la personne mandatée au sein de l’Organisation Syndicale, à l’issue de laquelle les éventuelles modifications du site seront transmises à « Élection Europe by Slib » dans la mesure où ces modifications sont compatibles avec les contraintes techniques ou juridiques du progiciel d’« Élection Europe by Slib ». Après l’intégration des modifications apportées au site du vote par « Élection Europe by Slib », la recette sera définitivement validée par la Direction des Ressources Humaines dans les meilleurs délais. L’absence de remarques d’une Organisation Syndicale vaut acceptation de sa part. Il est convenu que les Délégués Syndicaux Centraux ou la personne mandatée au sein de l’Organisation Syndicale désignée pour participer à cette réunion se chargeront de vérifier l’ensemble des éléments du site de vote concernant son organisation syndicale.
Modalités des élections
Afin d’assurer un taux de participation optimum et de mettre en place un processus d’élection adapté sur chacun des établissements, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu de la façon suivante, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral :
Sur plusieurs jours au sein de l’ensemble des établissements distincts :
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail. Le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Il est précisé que les modalités de communication électorale, le nombre d’ordinateurs mis en libre service à disposition des salariés électeurs ne disposant pas d’un ordinateur professionnel individuel, ainsi que l’organisation matérielle du vote seront définies par chaque établissement conformément aux articles 4 et 5 du Protocole Préélectoral. La date limite pour l’établissement du plan local de communication et de définition des principes d’organisation matérielle du vote est fixée au 28 mars 2023.
Un bilan d’avancement sera fait au mois de mai. Les dates du 1er tour sont les suivantes : du 1er juin 2023 à 12h au 6 juin 2023 à 12h, Et le cas échéant, les dates du 2nd sont les suivantes : du 15 juin 2023 à 12h au 20 juin 2023 à 12h.
Bulletins de vote
« Élection Europe by Slib » assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
« Élection Europe by Slib » reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes seront présentées, par ordre tiré au sort en réunion plénière de négociation le 26 janvier 2023, sur les écrans du site de vote, à savoir :
CFDT
CFTC
FO
UNSA
CGC
CGT
En cas d’ajout de nouvelles organisations syndicales, elles seront positionnées en dernière position et par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, « Élection Europe by Slib » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
Communication des professions de foi et des listes de candidats
Les parties conviennent que chaque Organisation Syndicale aura la possibilité, préalablement au premier tour des élections (le 29 mai 2023 à 17h au plus tard), d’envoyer sa profession de foi par mail à l’ensemble des salariés de l’UES Ipsen France. Cette profession de foi sera sous format pdf et le fichier ne devra pas excéder 1 MégaOctet.
Ces professions de foi ainsi que les listes de candidats devront être reçues par la Direction des Ressources Humaines France au plus tard le 17 avril 2023 à 14h.
ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre, pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette technique de vote, pour les prévenir et leur donner la possibilité de voter. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au cours du mois de mai 2023.
Pour l’ensemble des établissements, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Modalités d’accès au serveur de vote
Au sein de l’ensemble des établissements distincts, chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par une communication différenciée, un code PIN généré de manière aléatoire par « Élection Europe by Slib » ainsi qu’un mot de passe. Ces envois différenciés seront donc réalisés par courrier postal et via la messagerie professionnelle par « Election Europe by Slib » dans le courant de la semaine précédant le scrutin.
Seul « Élection Europe by Slib » aura connaissance du code PIN et du mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
A l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par « Élection Europe by Slib ». Afin de sécuriser au maximum l’accès au vote, il sera demandé lors de la connexion au site de vote le code identifiant, le mot de passe, la date de naissance et le département de naissance de l’électeur.
L’environnement du site internet sera personnalisé avec la charte graphique d’IPSEN et des organisations syndicales, et intégrera les spécificités des élections et des votants pour chaque accès. Ainsi, une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et ce pour l’élection tant des membres du Comité Social et Economique titulaires que suppléants. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts. Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Les électeurs recevront un accusé de réception par mail pour confirmer que leur vote a bien été enregistré.
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers concernant les listes électorales par collège) ainsi que la sécurité et l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-5 et suivants du Code du travail). L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur isolé et dédié, après saisie par l’utilisateur du code PIN et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. L’hébergement ne devra pas faire l’objet de sous-traitance. Les serveurs devront ainsi être la propriété du prestataire « Election Europe by Slib ». En conséquence, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire « Election Europe by Slib » chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les listes d’émargement ne seront accessibles qu’à la clôture du scrutin.
Les scrutateurs désignés par les Organisations Syndicales, les Délégués Syndicaux Centraux et la Direction ont accès, durant la période des élections, au taux de participation.
Le Prestataire sera responsable de l’archivage de toutes les données pendant la durée légale puis de leur destruction certifiée.
Le système de vote électronique devra avoir été soumis à une expertise indépendante, conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, afin de vérifier le respect des règles de confidentialité et de sécurité.
Ouverture du scrutin
Chaque bureau de vote doit vérifier le site de vote avant puis après l’ouverture du scrutin afin de s’assurer que la fonction n’est disponible qu’à l’heure prévue dans le protocole préélectoral et que le compteur de vote est à zéro.
ARTICLE 3 : DEPOUILLEMENT DU SCRUTIN
Chaque bureau de vote doit constater la clôture du scrutin à la date et l’heure prévues dans le protocole préélectoral. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Afin de dépouiller le scrutin, le président doit procéder au « décryptage des urnes » en saisissant son identifiant et son mot de passe dans l’intitulé « décrypter les bulletins ». Il est ensuite demandé au deuxième assesseur de faire de même. Les résultats sont obtenus en cliquant sur l’intitulé « Résultats » et après vérification par le Président du Bureau de vote de l’attribution des sièges (mention « élu » dans la liste correspondante et l’ordre des sièges, en fonction du nombre de sièges attribués à chaque liste et du nombre de raturage de chaque candidat), les procès-verbaux peuvent alors être édités.
Après avoir signé le procès verbal, les résultats peuvent être proclamés par le Président du bureau de vote.
ARTICLE 4 : CONTESTATION DES RESULTATS
Le prestataire gardera pendant 15 jours en l’état les programmes informatiques, les urnes décryptées afin de pouvoir faire face à toute contestation éventuelle.
ARTICLE 5 : PUBLICITE DU PRESENT ACCORD
Une copie du présent accord sera adressée à l’Inspection du Travail dans les conditions prévues par la loi. Il prend effet à la date de sa signature dans le cadre du renouvellement des élections professionnelles du CSE se déroulant e 2023.
Fait à Boulogne Billancourt, le 08/02/2023 En 10 exemplaires, __________________________________________________
