Accord relatif aux conventions de forfait annuel en jours
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
xxx société par actions simplifiée au capital social de 59 890 euros immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 530 422 427, dont le siège social est situé 23, rue du Mail, 75002 Paris, représentée par xxx, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes,
Ci-après désignée «
la Société »,
D’une part,
ET :
Les membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Économique (CSE) de la Société
xxx non mandatés et représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles :
xxx – membre titulaire du CSE de la Société
xxx non mandaté par une organisation syndicale représentative de la branche et mandaté à l’unanimité des membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique lors de la réunion ordinaire du CSE du 17 juillet 2023 pour signer le présent accord
Ci-après dénommés les «
membres de la délégation du personnel du CSE »,
D’autre part,
Ci-après désignés séparément « la Partie » et collectivement « les Parties »,
PREAMBULE
La Société a pour activité la conception, la vente, l'activité de grossiste et/ou de fabrication d'articles d'optique-lunetterie ainsi que tous les services y afférents.
Cette activité de précision à haute valeur ajoutée fait intervenir des salariés qui, au vu des responsabilités qui leurs sont confiées et de la nature de leurs fonctions, disposent et demandent à disposer d'une large autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.
La Société est donc attentive à ce que les dispositifs internes d'aménagement de la durée du travail soient adaptés, d'une part, aux spécificités de l'activité de la Société et, d'autre part, répondent aux attentes de ses salariés, notamment en termes de conciliation entre leur vie privée et vie professionnelle.
Dans ce cadre, la Direction et les élus titulaires du CSE se sont réunis pour co-construire un accord en matière de forfait annuel en jours avec notamment pour ambition de :
mettre en place une organisation du temps de travail en adéquation avec les nécessités de l’activité de la Société,
améliorer davantage la prise en compte des droits à repos et la conciliation au mieux de la vie professionnelle et de la vie privée et familiale des salariés,
contribuer aux objectifs de fonctionnement et de développement de la Société et renforcer encore son attractivité et sa compétitivité.
A ce titre, la Société a souhaité prendre de réels engagements pour assurer à l’ensemble des collaborateurs une meilleure maîtrise de leur charge de travail, passant notamment par la mise en œuvre d’entretien dédié à la charge de travail et à la mise en œuvre de mesures concrètes relevant du « droit à la déconnexion ».
Les relations que la Société entretient avec ses salariés sont régies par la loi française et par la Convention collective nationale de l’optique-lunetterie de détail.
La Société employant plus de 50 salariés sans délégué syndical, le présent accord a été conclu avec les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE de la Société, lors des dernières élections professionnelles, conformément aux dispositions de l’article L. 2232-25 du Code du travail.
Il est précisé que les organisations syndicales représentatives de la branche de l’optique-lunetterie ont été informées par la Société de sa décision d'engager des négociations sur la mise en place de convention de forfait-jours, par courrier du 7 juin 2023.
A la suite de cette information, aucun élu du CSE n’a été mandaté par les organisations syndicales précitées.
DÈS LORS, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Champ d’application - salariés concernés
En application du présent Accord, peuvent conclure une convention de forfait en jours sur l’année au sein de la Société :
les salariés cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’équipe ou du service auquel ils sont intégrés ;
Cette autonomie consiste en la possibilité, pour le salarié, d'adapter le volume de son temps de travail et la répartition de ce temps au sein de chaque journée, en cohérence avec le niveau de ses responsabilités et de ses contraintes professionnelles. En conséquence, le salarié ne doit pas, sauf contrainte impérative inhérente à ses missions, se voir imposer d'heures d'arrivée et de départ
Une convention de forfait en jours sur l'année peut être conclue avec les salariés visés ci-dessus, dont le volume horaire de travail ne peut être prédéterminé en raison de la nature des missions qui leur sont confiées à condition qu'ils disposent d'une autonomie leur permettant d'adapter, chaque jour, leur temps de travail aux besoins des missions qui leur sont confiées. En conséquence, au regard de leurs missions des salariés, des besoins de l’organisation collective de la vie au travail et dans le cadre d’un dialogue régulier avec le supérieur hiérarchique, ces salariés organisent de manière autonome leur emploi du temps de manière notamment à s’adapter aux fluctuations d’activité qui ne sont pas prévisibles et assurer les responsabilités qui leur sont confiées.
Les Parties constatent que remplissent à ce jour, les conditions pour être éligible au forfait-jours annuel :
les salariés rattachés à un poste de commandement qui ont notamment vocation à diriger une équipe et à en coordonner l’activité ;
les salariés dont la mission nécessite de fréquents déplacements ou se rendent régulièrement en clientèle/missions tant aux fins de prospections que dans le cadre de fourniture de prestations ;
les salariés qui organisent de manière autonome leur emploi du temps de manière à s’adapter aux fluctuations d’activité qui ne sont prévisibles et afin d’assurer les missions et responsabilité qui leur sont confiées.
Il est précisé que les salariés ayant le statut de Cadre dirigeant au sens de l’article L.3111-2 du Code du travail sont exclus des stipulations du présent accord conformément aux dispositions légales en vigueur.
Conditions de mise en place
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait.
La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés.
La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer:
la nature des fonctions exercées justifiant le recours au forfait-jours ;
le nombre de jours travaillés dans l'année ;
la rémunération forfaitaire correspondante.
les modalités de décompte des jours de travail et des absences ;
les modalités de prises des jours de repos et les possibilités de rachats de jours de repos ;
les droits et obligations des parties concernant le suivi, le contrôle de la charge de travail et les modalités selon lesquels l’employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail du salarié, sur l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, sur sa rémunération ainsi que sur l’organisation du travail dans l’entreprise.
Il est expressément convenu que toute convention de forfait annuel en jours est liée au poste occupé par le salarié au moment de sa conclusion et n’est en aucun liée à la personne du salarié. Le refus de signer une convention individuelle de forfait annuel en jours ne remet pas en cause le contrat du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.
Rémunération
Afin de neutraliser les conséquences de la répartition inégale des jours de travail entre les 12 mois de la période annuelle de référence du forfait-jours la rémunération mensuelle du salarié est lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois.
Le bulletin de paie des salariés concernés par le forfait annuel en jours ne comportera aucune référence horaire mais seulement le nombre de jours du forfait annuel (218 jours maximum).
A ce titre, il est précisé que si le bulletin de salaire ne fait plus apparaître de référence horaire, la rémunération annuelle attachée au forfait jours reste proportionnelle au temps de présence du cadre au cours du mois ou de l’année concernée.
À cet effet, les Parties conviennent de fixer la valeur d’une journée du forfait de la façon suivante :
Salaire réel mensuel (*) 22
(*)Le salaire réel mensuel correspond à la rémunération à laquelle le salarié peut prétendre pour un mois de travail complet – il est égal à la rémunération annuelle du salarié divisée par douze.
C’est le calcul mentionné ci-dessus qui sera opéré pour déterminer les retenues d’une journée de travail en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou en cas d’entrée/sortie en cours de mois.
N.B. : Les 22 jours sont obtenus ainsi :
218 jours du forfait + 25 jours ouvrés de congés payés + 9 jours fériés tombant un jour ouvré (moyenne) + 9 jours de repos non travaillés (moyenne) = 261 jours rémunérés par an. 261 / 12 = 21,91 arrondis à 22.
Selon le même principe, les Parties conviennent de fixer la valeur d’une demi-journée du forfait de la façon suivante :
Salaire réel mensuel (**) 44
(**)Le salaire réel mensuel correspond à la rémunération à laquelle le salarié peut prétendre pour un mois de travail complet – il est égal à la rémunération annuelle du salarié divisée par douze.
C’est le calcul mentionné ci-dessus qui sera opéré pour déterminer les retenues d’une demi-journée de travail en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou en cas d’entrée/sortie en cours de mois.
Détermination de la période de référence
Dans le cadre des conventions de forfait annuel en jours, on entend par période de référence complète l’année civile courant du 1er janvier au 31 décembre.
En cas d’arrivée ou de conclusion de la convention de forfait en cours d’année, la première période de référence s’étend de l’entrée en vigueur de la convention de forfait annuel en jours jusqu’au 31 décembre de l’année considérée.
En cas de sortie ou de résiliation de la convention de forfait en cours d’année, la dernière période de référence s’étend du 1er janvier jusqu’à la date de sortie des effectifs ou la date de résiliation de la convention de forfait annuel en jours.
Nombre de jours travaillés au cours d’une période de Référence
Forfait annuel de 218 jours
Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés dans l’année, pour une année de présence complète au sein de la Société et pour un salarié ayant acquis la totalité de ses jours de congés payés, est fixé à deux cent dix-huit (218) jours, journée de solidarité incluse et compte non tenu des éventuels jours d'ancienneté conventionnels et de ceux définis éventuellement par accord d'entreprise ou par usage et des absences exceptionnelles.
Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos ou de transfert de jours de repos sur le compte épargne-temps.
De même, pour les salariés qui ne bénéficient pas d'un droit complet à congés payés, le nombre de jours de travail est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre.
Décompte du forfait en journées ou demi-journées de travail
Le temps de travail des salariés en forfait en jours peut être décompté en jours ou en demi-journées de travail. Est considérée comme une demi-journée de travail, la séquence de travail en matinée se terminant au plus tard à 13 heures ou la séquence de travail de l’après-midi débutant au plus tôt à 13 heures.
Nombre de jours de repos
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours. Ce nombre de jours de repos peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment des jours chômés.
La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :
Nombre de jours calendaires ;
Nombre de jours de repos hebdomadaire (samedi et dimanche) ;
Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré ;
Nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise ;
Nombre de jours travaillés
=Nombre de jours de repos par année civile
Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.
Les jours de repos sont acquis au prorata du temps de travail effectif du salarié.
Exemple : en 2023, un salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours ne disposant pas de congé conventionnel supplémentaire et ayant acquis ses droits à congés payés annuels complets bénéficie de :
Nombre de jours dans l’année 365 Nombre de samedis et dimanches
105
Congés payés en jours ouvrés acquis
25
Jours fériés ne tombant pas un samedi et un dimanche
9
Forfait 218 jours
218
Jours de repos 8
Au mois de janvier de chaque année, il sera notifié aux salariés concernés le nombre de Jours de repos auquel ils ont droit au titre de l’année entière qui s’ouvre.
Le positionnement des jours de repos par journée entière ou demi-journée et indivisible du salarié en forfait annuel en jours se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il/elle dépend.
Ainsi, les dates de prise des jours de repos seront proposées par le salarié et soumis à la validation du manager, ce en conformité avec l'autonomie dans l'organisation de l'emploi du temps dont bénéficient les salariés concernés, tout en respectant les impératifs de bon fonctionnement du service.
Ils sont répartis de façon à respecter un équilibre vie privée/vie professionnelle. Ils devront être pris tout au long de l'année et, en tout état de cause, avant le terme de la période de référence fixée au 31 décembre de chaque année. Ces jours de repos ne pourront en aucun cas être reportés à l’issue de cette période ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.
En cas de modification des dates fixées pour la prise des jours de repos liée à des nécessités de service, ce changement sera discuté avec le manager afin de trouver un accord sur un éventuel report.
Renonciation à des jours de repos
En accord avec la Société, les salariés peuvent renoncer à une partie de leurs jours de repos en contrepartie d’une majoration de leur salaire.
L’accord entre le salarié et la Société doit être établi, par écrit, sous forme d’un avenant de dépassement qui est conclu pour l’année de dépassement concernée et qui peut être renouvelé chaque année par accord exprès des Parties.
Aucune sanction ne peut être prise à l’encontre d’un salarié qui refuserait de travailler au-delà du nombre de jours fixé au sein de sa convention individuelle de forfait en jours.
Le salarié ayant acquis la totalité de ses congés payés ne pourra en aucun cas pour une période de référence complète travailler plus de 235 jours. Par conséquent, ce salarié peut renoncer au maximum à 17 jours de repos par période de référence (235-228).
En cas de renonciation par un salarié à une partie de ses jours de repos, l’avenant de dépassement conclu avec la Société fixera la majoration de salaire que percevra le salarié, étant entendu que cette majoration doit au moins être égale à 10 % de la rémunération d’une journée travaillée (salaire journalier tel que défini à l’article 3 du présent Accord).
Forfait annuel réduit
A la demande des salariés appartenant aux catégories de personnel susceptibles d’y accéder et sous réserve d’acceptation par leur hiérarchie, il peut être convenu d’un forfait annuel en jours réduit, c’est-à-dire établi sur la base d’un nombre de jours travaillés inférieur au plafond des 218 jours.
Le nombre de jours travaillés dans l’année ne peut toutefois pas être inférieur à 175 jours.
Le nombre de jours travaillés au titre du forfait réduit est calculé en appliquant au forfait de 218 jours le pourcentage de temps de travail convenu avec le collaborateur.
Exemple : salarié travaillant à 80 % : forfait en jours réduit = 218 jours x 80 % = 174,4 jours (arrondi à 174 ou 175 au choix des parties)
Dans ces conditions, la rémunération est réduite à due proportion du rapport entre le nombre de jours de son forfait réduit et le nombre de jours du forfait annuel de référence.
Les modalités d’accomplissement de ce forfait en jours réduit sont définies dans la convention individuelle de forfait en précisant notamment l’organisation des jours de repos complémentaires découlant du forfait réduit.
Les salariés ayant conclu une convention de forfait annuel en jours réduit ne sont pas assimilés à des salariés à temps partiel et cela quel que soit le nombre de jours de travail figurant dans leur convention de forfait.
Incidence des départs / arrivées en cours de période de référence
Le nombre annuel maximum de jours fixé (218) correspond à une année complète de travail d’un salarié justifiant d’un droit intégral à congés payés.
L’année complète s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
Lorsque le salarié ne bénéficie pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels il ne peut prétendre.
En cas d’arrivée ou de départ du salarié en cours d’année, une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée dans les conditions fixées ci-après :
(i) En cas d’année incomplète en raison d’une arrivée ou d’un départ en cours de période, le nombre de jours travaillés est calculé au « prorata temporis » selon la méthode suivante :
1° Recalculer le forfait de 218 jours hors congés payés et hors jours fériés chômés. A cet effet, il convient d’ajouter au forfait de 218 jours, les 25 jours ouvrés de congés payés et les jours fériés coïncidant avec un jour travaillé dans l’entreprise.
2° Ensuite, proratiser le forfait en fonction de la date à laquelle le salarié est arrivé en cours d’année et du nombre de congés payés acquis avant le 1er juin (début de la période de référence d’acquisition des congés payés). Le nombre de jours de repos annuel est également proportionnellement réduit.
Exemple : Salarié embauché le 1er octobre 2023
218 jours (forfait légal) + 25 (congés payés ouvrés) + 9 (jours fériés chômés coïncidant avec un jour travaillé en 2023)
= 252 jours ouvrés
252 X 92 (jours calendaires du 1er octobre 2023 au 31 décembre 2023) / 365 jours
= 63 jours
63 – 2 (jours fériés chômés coïncidant avec un jour travaillé sur la période du 01/10/2023 au 31/12/2023) - 0 congés acquis avant le 1er juin 2023 – 2 jours de repos (9 jours X 91/365)
= forfait de 59 jours travaillés pour la période allant du 1 er octobre 2023 au 31 décembre 2023
En cas d’entrée en cours d’année, la rémunération forfaitaire du salarié sera également proratisée à due concurrence, sur la base du salaire journalier défini à l’article 3 du présent accord.
(ii) En cas de départ du salarié au cours de la période de référence, il est procédé à un calcul en comparant le nombre de journées ou demi-journées réellement travaillées avec celles qui ont été payées et le nombre de jours qui aurait dû être travaillé, jusqu’à la date effective de fin de contrat.
Afin de déterminer le nombre de jours devant être travaillés sur la période de référence, il convient de soustraire au nombre de jours calendaires écoulés dans l’année considérée avant le départ du salarié :
Le nombre de samedis et dimanches ;
Les jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début de l’année.
Exemple : pour un salarié partant le 24 avril 2023 et présent depuis le début d’année, 114 jours calendaires se sont écoulés depuis le début de l'année (1er janvier 2023).
114 – 33 (samedi et dimanche) = 81 jours ;
1 jour férié tombant un jour ouvré (lundi de Pâques) = 1 ;
le nombre de jours travaillés de référence sera donc de 81-1 = 80 jours
En conséquence, si le salarié a travaillé plus de 80 jours entre le 1er janvier 2023 et le 24 avril 2023 (dans l’exemple précité), une régularisation sera effectuée sur son dernier bulletin de salaire, au titre des jours travaillés supplémentaires calculée sur la base du salaire journalier de référence défini à l’article 3.
A l’inverse, en cas de solde négatif de jours travaillés par rapport au nombre de jours dus par le salarié, une régularisation est faite dans le cadre du solde de tout compte.
Enfin, en cas de départ en cours d'année, le droit individuel à jours de repos est calculé au prorata du nombre de jours devant être normalement travaillés au cours de l'année de référence. Lorsqu’un salarié quittera la Société au cours de la période de référence sans avoir pris tout ou partie des jours de repos auxquels il a droit, à proportion de la période annuelle écoulée, une indemnité compensatrice de jours de repos non pris lui sera versée.
Incidence des absences en cours de période de référence
Conscient que l’absence du salarié, qu’elle soit de courte ou de longue durée, peut avoir une triple incidence sur :
le nombre de jours travaillés prévus au forfait ;
le nombre de jours de repos du salarié ;
ainsi que la rémunération lorsque l’absence n’est pas indemnisée ou rémunérée ;
Les Parties ont souhaité clarifier ces incidences ci-après :
Incidence des absences sur le nombre de jours à travailler :
Les absences énumérées à l’article L. 3121-50 du Code du travail qui prévoit la récupération des heures perdues dans certaines hypothèses sont ajoutées au plafond de jours restant à accomplir. A titre informatif, sont visés au jour de la signature du présent Accord, les jours non travaillés pour ou par suite d’une interruption collective du travail résultant d’une cause accidentelle, d’intempéries ou de force majeure, d’inventaire ou encore de chômage d'un jour ou de deux jours ouvrables compris entre un jour férié et un jour de repos hebdomadaire ou d'un jour précédant les congés annuels.
Toutes les autres absences, autres que celles visées ci-dessus, notamment les absences pour maladie, les congés maternité, paternité ou d’adoption, les congés pour évènements familiaux, les absences justifiées ou autorisées et/ou ouvrant droit à rémunération ou indemnisation ne sont pas récupérables et sont déduits du plafond de jours de travail effectif à travailler sur la période de référence.
Incidence des absences sur le nombre de jours de repos du salarié :
Les Parties conviennent que le nombre de jours de repos des salariés soit proportionnellement réduit par des absences non légalement ou conventionnellement assimilées à du temps de travail effectif sur la période annuelle de référence, à l'instar d'une absence pour maladie non professionnelle.
Ainsi, pour un salarié devant travailler 218 jours et qui peut bénéficier de 8 jours de repos en 2023 sur la période de référence annuelle, un jour de repos sera supprimé du compteur du jours de repos du salarié s'il est absent pour maladie non professionnelle près de 28 jours (218 / 8).
Par ailleurs, dans cette hypothèse, le plafond de jours à travailler du salarié sera réduit à 190 jours (218 - 28).
En cas d’absence pour maladie non professionnelle (ou pour toute autre absence non légalement ou conventionnellement assimilée à du temps de travail effectif), d’une durée inférieure à 28 jours en 2023, aucun jour de repos ne sera déduit.
Incidence des absences sur la rémunération du salarié
Les absences non rémunérées donnent lieu à une retenue sur salaire sur la base du salaire moyen journalier tel que fixé à l’article 3 du présent accord.
Cette retenue se fait par journée ou demi-journée. Ces journées ou demi-journées non rémunérées sont déduites de la rémunération mensuelle lissée versée au salarié le mois de son absence.
Si l’absence donne lieu à une retenue sur rémunération, le plafond de jours de travail dus par le salarié est réduit du nombre de jours non rémunérés ou de demi-journées non rémunérées comme énoncé ci-dessus.
Contrôle du décompte des jours travaillés / jours non-travaillés et modalités de suivi de la charge de travail
La comptabilisation sur l’année du temps de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours sera effectuée en nombre de jours, à l’exclusion de tout décompte horaire, et, par conséquent, de tout paiement d’heures supplémentaires.
Conformément à l'article D. 3171-10 du code du travail, le forfait en jours sur l'année s'accompagne d'un contrôle du nombre de journées ou demi-journées travaillées.
En conséquence, le forfait annuel en jours implique un décompte des journées et demi-journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par la Société.
A ce titre, la Société établira un document de suivi qui fait apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 218 jours.
Ce document est complété par le salarié sous le contrôle de son supérieur hiérarchique et a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.
A cet effet, le salarié doit assurer la tenue d’un document hebdomadaire de suivi dans lequel il indique :
Le nombre et la date de ses journées et demi-journées travaillées.
La demi-journée s’entend comme le temps s’écoulant avant la pause prévue pour le déjeuner ou le temps s’écoulant après le déjeuner.
À ce titre, est réputée une demi-journée travaillée, tout travail accompli et terminé avant 13 heures ou débutant après 13 heures, étant précisé que, quoiqu’il en soit, les journées ou demi-journées travaillées doivent nécessairement correspondre à un temps de travail réel et significatif.
-Le nombre, la date et la qualification de ses journées et demi-journées de repos : repos hebdomadaire, congés payés, légaux ou conventionnels, ou jours de repos au titre du forfait-jours.
Le respect des temps de repos (quotidien et hebdomadaire) ;
Le respect d’une amplitude de travail journalières et hebdomadaire raisonnable (ou non) permettant le suivi effectif et régulier de sa charge de travail.
Ce document est établi par le salarié sous la responsabilité de son supérieur hiérarchique.
Ce document de suivi devra être signé et transmis chaque mois par le salarié à son supérieur hiérarchique pour être contrôlé, après un échange entre le manager et le salarié, lors d’un entretien mensuel portant sur sa charge de travail et le caractère raisonnable de son amplitude.
Ce document de suivi permet au salarié de déclencher une alerte du salarié dans les conditions prévues à l’article 9.3 ci-dessous en cas de difficultés portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail (surcharge de travail) ou en cas de difficulté liée à son isolement professionnel.
Garantie d’un équilibre entre vie professionnelle et privée
Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par la Société et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps respectent les différents seuils définis ci-dessous et restent dans les limites raisonnables.
Il est précisé que ces seuils n'ont pas d'autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail et, en conséquence, qu'ils ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l'organisation de son emploi du temps et/ ou remettre en cause l'absence de prévisibilité de sa durée du travail.
Temps de repos minimaux
Les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours ne sont pas soumis aux durées maximales quotidienne de travail (10 heures) et hebdomadaire de travail (48 heures par semaine et à une moyenne de 44 heure hebdomadaire sur 12 semaines consécutives) définies par la loi.
En revanche, ils bénéficient d'un repos quotidien minimum de onze (11) heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de trente-cinq (35) heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.
Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
Ils doivent respecter une pause déjeuner et alerter immédiatement par écrit leur manager ou le département des ressources humaines de toute raison posant une difficulté au respect des repos quotidien et hebdomadaire.
En outre, les salariés ne doivent pas travailler plus de six jours consécutifs par semaine, le repos hebdomadaire intervenant en principe le dimanche, sauf exception prévue par la loi et/ou la Convention collective applicable.
Même si les salariés en forfait annuel en jours, en concertation avec la Société, gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission, l'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos ou que sa charge de travail est trop importante, il doit, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son manager ou le département des ressources humaines par écrit, afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Le document de suivi mentionné à l’article 8 ci-dessus permet au salarié de déclencher cette alerte.
Le manager devra s’assurer du respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires des salariés en forfait-jours placés sous sa responsabilité.
Droit à la déconnexion
Le salarié en forfait en jours sur l'année dispose d'un droit à la déconnexion. Ce droit a pour objet d'assurer, d'une part, le respect des temps de repos et de congé et, d'autre part, le respect de la vie personnelle et familiale du salarié tout en préservant la santé du salarié. Il se manifeste par la possibilité offerte au salarié de ne pas être sollicité, au moyen des outils numériques, et de ne pas en faire usage pendant ses temps de repos et de congé.
Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l’ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés.
Ce droit se manifeste aussi :
par l’engagement de la Société de ne pas solliciter le salarié pendant ses périodes de repos ;
les salariés pourront durant leurs temps de repos laisser ces outils au sein de de la Société en ayant informé parallèlement leur responsable hiérarchique
les salariés sont invités à ne pas lire ou de répondre aux courriels, aux appels adressés et d’une manière générale à travailler, pendant les périodes de suspension du contrat de travail et de temps de repos quotidien et hebdomadaire.
Sauf urgence caractérisée, les salariés ne peuvent se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à leur disposition durant leur temps de repos et période de suspension du contrat de travail.
Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, veillera ainsi à se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriels en dehors des heures habituelles de travail.
Le supérieur hiérarchique veillera au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriels ou à passer d’appels pendant la période concernée (temps de repos, périodes de vacances …).
Hormis en cas de circonstances particulières et justifiées (ex : urgence caractérisée), aucune communication de nature professionnelle ne devrait être passée durant les temps de repos du salarié.
La Société mettra à disposition de chaque salarié ayant une adresse e-mail, un outil de paramétrage permettant l’envoi de réponse automatique pour prévenir de son absence et informer, s’il le souhaite, les personnes à contacter.
Une charte sera établie afin de sensibiliser tous les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques, sur l’utilisation raisonnable des outils de communication à distance. Il ainsi est rappelé que le droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des salariés, qu’ils soient soumis à une convention de forfait-jours ou non.
Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail et mise en œuvre d’un dispositif d’alerte
La Société, via le supérieur hiérarchique du salarié soumis à une convention de forfait-jours, assure l'évaluation et le suivi régulier de l'organisation et de la charge de travail du salarié, afin de garantir une charge de travail raisonnable, une bonne répartition dans le temps du travail de l'intéressé ainsi que le respect des repos journaliers, hebdomadaires et de la prise des congés.
Le salarié doit tenir informé son responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
Pour l'évaluation et le suivi régulier de la charge de travail des salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année, le document de suivi visé à l’article 8 du présent accord sert de support et doit être complété par le salarié dans les conditions prévues au même article
Ce document de suivi devra être signé et transmis chaque mois par le salarié à son supérieur hiérarchique pour être contrôlé, après un échange entre le manager et le salarié, lors d’un entretien mensuel portant sur sa charge de travail et le caractère raisonnable de son amplitude.
Ce document sera l’occasion pour le responsable hiérarchique de mesurer la charge de travail du salarié sur le mois, d’ajuster le cas échéant sa charge de travail sur le mois suivant, de vérifier la prise par le salarié de ses repos et de vérifier l’amplitude de travail de l’intéressé.
En particulier, à cette occasion, le Manager contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables. S'il constate des anomalies, le Manager organise alors un second entretien avec le salarié concerné dans un délai de huit jours maximum. Au cours de cet entretien, le supérieur hiérarchique et le salarié examineront l’organisation du travail du salarié, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées et envisageront toute mesure permettant de traiter les difficultés identifiées. Celles-ci sont consignées par écrit.
Au regard de l’autonomie dont bénéficie le salarié dans l’organisation de son temps de travail, ce dernier doit pouvoir exprimer, en cas de besoin, ses difficultés liées notamment à une surcharge de travail ainsi qu’à l’organisation de son temps de travail ou encore son isolement professionnel. Dans ce cas, celui-ci a la possibilité d'émettre par écrit, quand il/elle le souhaite ou le juge nécessaire, une alerte auprès de son supérieur ou de la Direction des Ressources Humaines en expliquant les raisons.
Son supérieur hiérarchique ou la Direction des ressources humaines reçoit alors le salarié dans les huit (8) jours suivant son alerte et formule par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures font l'objet d'un compte rendu écrit et d'un suivi.
Le document de suivi mentionné à l'article 8 ci-dessus permet au salarié de déclencher une alerte.
En outre, la Société transmet une (1) fois par an à la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) du Comité social et économique (CSE) si elle existe, ou à défaut au CSE s'il existe dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés.
Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.
Les salariés ayant des fonctions d'encadrement seront formés afin de les sensibiliser et de les mettre en mesure de veiller effectivement à ce que le travail des salariés en forfait en jours sur l'année soit raisonnablement réparti dans le temps et que la charge de travail permette un respect des jours de repos et de congés.
Entretien individuel
Afin de se conformer aux dispositions légales et de veiller à la santé et à la sécurité des salariés, la Société convoque au minimum une fois par an le salarié, ainsi qu'en cas de difficulté inhabituelle, à un entretien individuel spécifique.
L'entretien est en principe tenu physiquement. Il peut exceptionnellement être mis en œuvre en ayant recours à un moyen de communication à distance.
Au cours de cet entretien seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée et, la rémunération du salarié, l'adéquation des moyens mis à disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiés, le respect des amplitudes maximales, le respect des durées minimales de repos et le respect du droit à la déconnexion.
Lors de cet entretien, le salarié et son supérieur hiérarchique font notamment le bilan sur les modalités d'organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens, et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de cet entretiens est également transmise au salarié.
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés éventuelles (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte rendu de cet entretien annuel.
Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible également à l'occasion de cet entretien la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Suivi médical
Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les salariés soumis au présent accord afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et mentale.
Entrée en vigueur - Durée
L’Accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt, soit à compter du 1er août 2023.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Suivi - Révision
Le contrôle de l’application de l’Accord sera réalisé dans le cadre d’une commission de suivi constituée d’un représentant de la Direction et des élus titulaires du CSE.
Cette commission réalisera notamment un suivi de la charge de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours.
Cette commission est réunie tous les deux ans afin de faire le point sur l’application de l’Accord au cours d’une réunion organisée par la Société. Au cours de cette réunion, la Commission analysera les conditions de recours à l’Accord et les éventuelles difficultés, y compris d’interprétation, rencontrées. Au terme de leurs échanges, la Commission pourra proposer de réviser l’Accord.
La révision de l’Accord doit être demandée dans les conditions prévues par le Code du travail.
Si l’évolution de la réglementation rendait non-conformes à l’ordre public, les stipulations de l’Accord, les Parties conviennent de suspendre l’application des dispositions non-conformes de l’Accord, jusqu’à la conclusion d’un avenant de modification rétablissant cette conformité et préservant l’équilibre de l’Accord.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois (3) mois suivant la réception d’une lettre demandant la révision de l’Accord dans les conditions définies par l’article L. 2232-22 du Code du travail, les Parties ouvriront une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte.
La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’Accord qu’il modifie, sous réserve de remplir les conditions de validité posées par le Code du travail.
Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L. 2231-6 du Code du travail.
Dénonciation
L’Accord peut être dénoncé par chaque Partie dans les conditions définies par le Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de deux mois.
Contestation
En cas de litige portant sur l’interprétation ou l’application de l’Accord, les Parties s’engagent, avant d’avoir recours aux juridictions compétentes, à définir par écrit de façon précise l’objet du litige et à se rencontrer pour tenter de le résoudre à l’amiable.
Dépôt de l’Accord
Après signature et ratification par les deux tiers des salariés, l’Accord donnera lieu à dépôt dans les conditions déterminées par voie réglementaire, à savoir un dépôt sur la plateforme de téléprocédure Télé@ccords du Ministère du travail (« teleaccords.travail-emploi.gouv.fr », et un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’Accord.
L’Accord sera affiché dans les locaux de la Société et communiqué au Personnel.
Fait à Paris, le 17 juillet 2023
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Xxx, xxx en sa qualité de représentant légal
xxx – Secrétaire du CSE de la Société
Xxx non mandaté, représentant l’ensemble des membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique
