POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES au sein de kaefer wanner
Entre :
La société KAEFER WANNER, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 31/35 rue Gambetta – 92 SURESNES, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines,
d’une part,
et :
Les organisations syndicales représentatives :
CGTReprésentée par XXX, XXX et XXX
CFDT Représentée par XXX, XXX et XXX
CFTCReprésentée par XXX et XXX
CFE – CGCReprésentée par XXX et XXX
d’autre part.
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
La société KAEFER WANNER a invité les Organisations syndicales représentatives en vue d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de son Comité Social et Économique.
La société KAEFER WANNER a pris contact avec ALMA CONSULTANT, spécialisée dans les opérations de vote afin de lui confier la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail).
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail).
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).
Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Pour toutes les autres dispositions non prévues par le présent accord et notamment sur les modalités d'organisation et de déroulement des futures élections, il convient de se référer aux dispositions du protocole d’accord préélectoral en vigueur.
Article I - MODALITES D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS
Article I.1 : Principes Généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote électronique. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)
La confidentialité et le secret du vote
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site est doté d’un poste en libre accès.
Dans le cadre de chaque élection des salariés, les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition et le nombre de sièges selon les établissements pour les élections.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société ALMA CONSULTANT, mandatée pour ce faire par la Direction.
Article I.2 : Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, ALMA CONSULTANT doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
D’autre part du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique.
D’autre part du Règlement Général sur la Protection des Données (n°2016/679 du 14/04/2016).
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant une expérience dans l’analyse des systèmes de vote et avoir suivi une formation auprès de la CNIL.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et remis aux organisations syndicales.
Une copie du rapport d’expertise est annexée au présent accord.
Article I.3 : Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée (article R2314-12 du code de travail) diffusée par tout moyen : courrier postal, affichage agence/chantier, mail, site du CSE, intranet ONE et ce, dans le délai qui sera mentionné dans le protocole préélectoral. Elle mentionnera le numéro d’assistance téléphonique électeurs.
Les représentants du personnel élus titulaires au CSE, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne (article R2314-12 du code de travail).
Article I.4 : Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article II- DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Article II.1 : Etablissement des fichiers
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.
À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Article II.2 : Modalités des élections
En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique.
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Article II.3 : Bulletins de vote
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Les professions de foi mises en ligne seront de même format conformément à ce qui sera mentionné dans le protocole préélectoral.
Article II.4 : Modalités d’accès au serveur de vote
Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.
Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une assistance téléphonique (numéro gratuit) ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.
En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote, l’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7.
Article II.5 : Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Cette cellule sera présente :
A la recette test complète du système de vote
Au scellement des urnes avant élections
Scellement et descellement lors du dépouillement des urnes
D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.
Elle comprend 1 à 2 représentants de la Direction des Ressources Humaines, 1 à 2 représentants du bureau de vote et 1 représentant du prestataire.
Article II.6 : Cellule de scellement et descellement
Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par le prestataire lors du test en réel.
Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois électeurs désignés avant la date du scrutin par la Direction. Ces membres pourront être des membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. La cellule pourra être assistée dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.
Cette cellule aura en charge :
Scellement des urnes
Descellement des urnes
Article II.7 : Bureaux de vote
Les modalités de désignation et de fonctionnement des bureaux de vote seront définies par la Direction.
Les bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par le prestataire et devront être composés de 3 électeurs (un président et deux assesseurs) par instance par collège.
Article II.8 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.
Article III- CLÔTURE ET RÉSULTATS
Article III.1 : Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article III.2 : Décompte et attribution des sièges
Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
Article III.3 : Délais et recours et destruction des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article IV- DISPOSITIONS FINALES
Article IV.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt.
Article IV.2 : Révision
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du Travail.
Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette demande de révision, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Ces dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.
L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu et déposé conformément aux dispositions légales.
Dans le cas où des dispositions légales ultérieures viendraient modifier celles du présent accord, les parties signataires se réuniraient pour en assurer l’adaptation.
Pour toutes les dispositions non prévues par le présent accord, les parties signataires conviennent de se référer aux dispositions légales en vigueur.
Article IV.3 : Dénonciation
Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.
Article IV.4 : Dépôt et publicité
Conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par la société KAEFER WANNER à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.
Un exemplaire du présent accord sera remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.
En parallèle, la Direction des Ressources Humaines s’engage à déposer le présent accord sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail.
Le présent accord sera publié sur l’intranet ONE et intégré à la BDESE.
Fait à Suresnes, en six exemplaires, le 23 avril 2024
Pour la SAS KAEFER WANNER Pour les ORGANISATIONS SYNDICALES
XXX Directrice des Ressources HumainesCGTXXX XXX XXX
CFDTXXX XXX XXX
CFTCXXX XXX
CFE-CGCXXX XXX
Annexe 1 - CAHIER DES CHARGES : modalités d’organisation du vote électronique pour les élections professionnelles
1 – FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES
Système de vote électronique distant Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe sur le territoire national. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).
Période des élections La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.
Nature des élections Les élections à organiser sont des élections professionnelles.
Conformité légale La société KAEFER WANNER s’assurera que la solution de vote électronique proposée par le prestataire est en parfaite conformité avec les cadres légaux et les recommandations CNIL en vigueur.
Expertise Le prestataire fournit à la société KAEFER WANNER les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Émargement électronique, unicité du vote Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :
L’unicité et la confidentialité du vote
L’intégrité du système
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements Les modalités d’accès aux listes d’émargement et aux taux de participation est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Assistance technique Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.
Dispositif de secours Le dispositif mis en place par le prestataire est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
2 – DÉROULEMENT DU PROCESS
Préparation de l’élection
Le prestataire fourni à la Société KAEFER WANNER les supports nécessaires afin de préparer la mise en place et le paramétrage de la plateforme de vote dédiée à ces opérations électorales.
Les données pouvant être :
Informations signalétiques de ou des établissements concernés par ces élections.
Informations sur le détail des scrutins concernés.
Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.
Ces données « électeurs » sont transmises au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement.
Détail des listes candidates pour chacun des scrutins
Les éventuels SIRET associés (Concerne les éventuels établissements secondaires).
Transmission des données Le prestataire propose, un accès sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société KAEFER WANNER et le prestataire.
Confidentialité des données Le prestataire s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
À l’issue du délai légal de recours en contentieux, le prestataire et son ou ses sous-traitants s’engagent avec l’accord de la Société KAEFER WANNER à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
2.Accès à la plateforme de vote
À partir des données transmises par Société KAEFER WANNER et des données générées de façon sécurisée par la plateforme de vote, le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Les modalités de transmission de ces codes seront déterminées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. L’objectif est de permette aux participants d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
Le déroulé de ce test est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Scellement et descellement du système de vote Le déroulé de l’étape de scellement et de descellement est déterminé dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Les étapes de vote de l’électeur
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Les étapes de vote sont détaillées dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Clôture et dépouillement
À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.
Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.
Le système génère automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés
Les listes d’émargement
Les PV CERFA normalisés
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1er tour
Le process de génération et de fournitures des résultats sont détaillés dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées et en conformité avec le cadre légal en vigueur.
Conservation
Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours et avec l’accord de la Société KAEFER WANNER, le prestataire et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).
