ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AUX COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES
Application de l'accord Début : 31/03/2024 Fin : 31/03/2028
relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel
auX ComitéS SociaUX et EconomiqueS
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La Direction de la Société L’Oréal Société Anonyme, au capital de 107 199 421,40 € dont le siège social est situé 14 rue Royale 75008 PARIS, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 632 012 100, représentée par XXXXX,
D’une part,
et,
Les Organisations Syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du Travail au sein de L’Oréal SA, ci-après « Les Organisations Syndicales » :
ARTICLE 7 -Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc152848849 \h 5
Article 7.1 - Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc152848850 \h 5 Article 7.2 - Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc152848851 \h 6 Article 7.3 - Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc152848852 \h 6 Article 7.5 - Déroulement du vote PAGEREF _Toc152848853 \h 6 Article 7.6 Programmation du site PAGEREF _Toc152848854 \h 6
ARTICLE 8 -Clôture et Résultats PAGEREF _Toc152848855 \h 7
Article 8.1 - Clôture PAGEREF _Toc152848856 \h 7 Article 8.2 - Décompte et résultats PAGEREF _Toc152848857 \h 7 Article 8.3 - Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc152848858 \h 7
ARTICLE 9 -Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc152848859 \h 7
Article 9.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc152848860 \h 7 Article 9.2 - Le dispositif de secours PAGEREF _Toc152848861 \h 8
ARTICLE 10 -Durée de l’accord, entrée en vigueur et révision PAGEREF _Toc152848862 \h 8
ARTICLE 11 -Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc152848863 \h 8
ANNEXE 1 PAGEREF _Toc152848864 \h 1
1 -Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc152848865 \h 2
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc152848866 \h 3
2.1 -Fonctionnalités générales. PAGEREF _Toc152848867 \h 3 2.2 -Scénario de vote PAGEREF _Toc152848868 \h 4 2.3 -Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc152848869 \h 4 2.4 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc152848870 \h 5 2.5 -Liste des émargements PAGEREF _Toc152848871 \h 5 2.6 -Assistance technique PAGEREF _Toc152848872 \h 5 2.7 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc152848873 \h 5
ANNEXE 2 PAGEREF _Toc152848874 \h 6
PREAMBULE
Conformément aux dispositions :
de l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation unique du personnel au comité social et économique par vote électronique ;
des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique ;
de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 ;
de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;
de la délibération n°2019 - 053 de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés, formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique ;
Les Parties au présent accord sont convenues des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique de L’Oréal SA, conformément aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, dont l’objet est de faciliter et ainsi favoriser la participation des salariés au processus électoral. Objet et champ d’application Le présent accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres des délégations du personnel aux Comités Sociaux et Economiques (CSE) de la Société L’Oréal SA, à intervenir en 2024, selon les modalités de vote électronique proposées lors de la réunion de négociation du 28 novembre 2023. Objectif recherché Les parties recherchent une solution qui doit répondre aux objectifs suivants :
Proposer une solution fiable et sécurisée dans le respect de la législation en vigueur ;
Faciliter l’accès au vote, y compris pour les salariés, en congés, en arrêt maladie ou en déplacement et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
Simplifier et sécuriser le dépouillement et le calcul d’attribution des sièges.
Principes généraux Le système retenu par L’Oréal SA doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote.
Le présent accord
autorise le recours au vote électronique au sein de la société L’Oréal SA pour les élections de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques. Il s’applique à l’ensemble des travailleurs ayant la qualité d’électeur au sein de la société pour les élections professionnelles.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les Parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif de tout autre moyen. Modalités et avantages de la solution proposée Le prestataire respecte impérativement les caractéristiques suivantes :
Être spécialisé et expert reconnu dans l’organisation et le pilotage d’élections par vote électronique ;
Être capable de prendre en charge l’ensemble du processus de gestion des élections, depuis les phases amont de rédaction du protocole électoral, de conception des matériels de vote, de collecte des inscriptions des électeurs et des déclarations des candidats, jusqu’aux étapes ultimes de dépouillements et de mise en application des règles de calcul des résultats ;
Être capable de proposer une solution de vote garantissant intégrité, anonymat, robustesse, performance et sécurité ;
S’engager à établir et respecter un cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 à R. 2314-8 et suivants du Code du travail ; ce cahier des charges est annexé au présent accord (Annexe 1) ;
Garantir le respect du Référentiel Général de Protection des Données personnelles (RGPD) et notamment la politique Data du Groupe L’Oréal, en particulier en faisant figurer, sur chacune des pages Web accessibles aux collaborateurs pour le vote, le lien intranet vers cette politique (disponible par ailleurs sous PROfile > Mentions Légales) ; l’attestation de conformité au RGPD est fournie en annexe (Annexe 2) ;
Offrir toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin, notamment dans le respect des recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Etablir des fichiers distincts comme le prévoit le Code du travail avec un « fichier des électeurs » et un « fichier contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Modalité d’organisation des opérations électorales
Article 6.1 - Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, les Parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 6.2 - Formation au système de vote électronique
A l’issue du paramétrage du dispositif de vote, le prestataire organisera une formation à destination des membres de la délégation du personnel, des membres des bureaux de vote et de la Direction. L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.
Article 6.3 - Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Article 6.4 - Cellule d’assistance technique
La Direction met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Article 7.1 - Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Article 7.2 - Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, (respectivement 6 et 3 jours calendaires pour le 1er et l’éventuel 2nd tour) de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Article 7.3 - Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Article 7.4 - Déroulement du vote
Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Article 7.5 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote, telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs :
Les professions de foi,
La liste des candidats présentée par chacune des Organisations Syndicales, par établissement et par collège.
Clôture et Résultats
Article 8.1 - Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 8.2 - Décompte et résultats
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 8.3 - Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports. Sécurité et confidentialité
Article 9.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Article 9.2 - Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Durée de l’accord, entrée en vigueur et révision Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur dès l’accomplissement des formalités de publication.
Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant. Dépôt de l’accord
Conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail et un exemplaire sera remis au secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes.
En application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail relatif à la publicité des accords collectifs, le présent accord sera également rendu public et intégré dans une base de données nationale. Les signataires pourront convenir par écrit d’une publication partielle de l’accord.
Il est convenu que cette publication se fera sans mention des noms et prénoms des négociateurs et signataires, le nom de l’entreprise et des organisations signataires demeurant apparent.
Ces formalités de dépôt et de publication seront exécutées par la Direction.
Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque partie. Une copie de l’accord signé sera également notifiée à l'ensemble des Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise.
Fait à Clichy, le 14 décembre 2023
Nom et qualité des signatairesSignatures
XXXXX
XXXXX CFDT
XXXXX CFTC
XXXXX CGT-UGICT
XXXXX CFE-CGC
ANNEXE 1
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de L’Oréal SA
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à L’Oréal SA les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. ANNEXE 2
