ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
DE LA CITE DE LA MUSIQUE - PHILHARMONIE DE PARIS
Dans le cadre des négociations annuelles obligatoires et dans le cadre des articles L 2232-12 et R 2314-5 du Code du travail, il a été convenu :
Entre
L’établissement public Cité de la musique - Philharmonie de Paris représenté par son Directeur général adjoint XXXXXXXX d’une part,
Et
Les organisations syndicales SNAPS-C.F.E./C.G.C, SUD-CULTURE, SYNPTAC-CGT, représentées respectivement par leur délégué syndical XXXXXXXX, XXXXXXXX et XXXXXXXX d’autre part,
de conclure un accord d’entreprise pour le recours au vote électronique dans le cadre des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) au sein de l’établissement public Cité de la musique - Philharmonie de Paris.
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE), la Direction de la Cité de la Musique - Philharmonie de Paris, en collaboration avec les partenaires sociaux, a décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Cet accord est conclu en référence à l’article R 2314-5 du Code du travail, qui précise que « sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2314-5 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat. ».
ARTICLE 1 – CADRE GENERAL DU VOTE ELECTRONIQUE
Les élections se dérouleront exclusivement dans le cadre d’un système de vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera donc organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Chaque salarié sera informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections professionnelles.
Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral (PAP), il s’agit du protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Economique.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales. Sa mise en œuvre sera confiée à la société XXXXXXXXX. Il s’agit du prestataire qui avait préalablement conduit le vote électronique au cours des élections professionnelles menées au sein de l’établissement en 2016. La fiabilité du dispositif a donc été vérifiée.
2.1 - MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines doit préparer un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
2.2 - BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
2.3 - LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 3 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
3.1. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et CSE suppléants).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
3.2. Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.
3.3. Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par sa date de naissance communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
3.4. Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
3.5. Protocole de restitution des clefs de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
3.6. Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
Cette intervention consiste à : -Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, -Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides, -Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L'information et la formation sont assurées : -pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, -pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
3.7. Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
3.8. Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 4 : Entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.
Conformément à I'article L.2261-7 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de Ie réviser. La demande de révision peut intervenir à tout moment, à I'initiative de I'une des parties signataires au cours du cycle électoral, puis par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives (qu’elles en soient ou non signataires à l’origine) une fois le cycle terminé.
ARTICLE 5 : Dépôt et publicité
Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord ainsi qu’une version électronique destinée à la publication seront déposés auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE), ainsi qu’au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’établissement.
Le présent accord sera mis à disposition des salariés de l’établissement dès sa signature via l’intranet, en tout état de cause dans un délai maximum de deux mois.
Fait à Paris, le 26 février 2019, en 7 exemplaires.
Pour la Cité de la musique - Philharmonie de Paris XXXXXXXX
Pour le SNAPS - CFE/CGC,Pour SUD - CULTURE XXXXXXXXXX XXXXXXXXX
Pour le SYNPTAC-CGT, Visa du Contrôleur Général XXXXXXXXXXXXXXXXXX
