ACCORD SUR L’EQUILIBRE ENTRE LA VIE PROFESSIONNELLE ET LA VIE PRIVEE A TRAVERS
L’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION
AU SEIN DES SOCIETES DE L’UES GSK
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Les sociétés du Groupe constituant l’Unité Economique et Sociale GLAXOSMITHKLINE en France :
Laboratoire GLAXOSMITHKLINE
GLAXO WELLCOME PRODUCTION
Représentées par :
Le Directeur des Ressources Humaines Pharma
Le Directeur des Ressources Humaines de GlaxoWellcome Production Evreux
Le Directeur des Ressources Humaines de GlaxoWellcome Production Mayenne
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives au sein des sociétés de l’Unité Economique et Sociale GLAXOSMITHKLINE en France :
La CFDT, Représentée par son délégué syndical central,
La CFE/CGC, Représentée par son délégué syndical central,
Le SL GSK,Représenté par sa déléguée syndicale centrale,
L’UNSA,Représentée par sa déléguée syndicale centrale.
D’autre part,
PREAMBULE
Les parties se sont réunies par demi-journées le 21 mars, le 12 et le 20 avril ainsi que le 21 septembre et le 7 novembre 2017 pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016. Elles reconnaissent que les outils numériques permettent d’exercer son activité en dehors des heures et lieux de travail habituels et apportent une flexibilité aux salariés pour l’exercice de l’activité professionnelle. Pour autant, cette flexibilité ne doit pas s’exercer au détriment des temps de repos. Elles réaffirment en conséquence, l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire. Elles expriment leur attachement au respect des temps de congés afin de préserver l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle. Le présent accord formalise le développement de nouvelles méthodes de travail, d’organisation, de production et de conception. Il rappelle que la déconnexion est une responsabilité partagée entre l’employeur et du collaborateur.
ARTICLE 1 : Exercice du droit à la déconnexion
1 - 1 : Définitions
Pour une bonne compréhension de l’accord, les définitions suivantes ont été validées par les parties.
Le droit à la déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels (téléphone, smartphone, messagerie électronique, internet, messagerie d’entreprise…).
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance.
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires.
Temps de repos :
repos quotidien (11 heures entre deux périodes travaillées)
repos hebdomadaire (35h consécutives)
jours fériés, congés payés, congés exceptionnels, JNT
1 - 2 : Du bon usage des outils numériques dans le respect de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle
Les outils numériques augmentent l’efficacité individuelle et collective dans la mesure où ils sont utilisés à des fins professionnelles. Ils doivent être utilisés dans le respect des horaires et plages habituels de travail et tant que leur usage n’induit pas une surcharge d’informations ou une demande de réponse instantanée. L’entreprise rappelle ainsi les bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques et recommande la mise en œuvre de ces bonnes pratiques par tous.
Limiter au maximum l’envoi des messages électroniques en dehors des plages habituelles de travail afin de respecter les temps de repos (cf. article 1 définitions)
Utiliser l’outil d’envoi différé des messages électroniques si le message est émis en dehors des horaires habituels de travail si le système le permet.
Préciser dans les messages envoyés en dehors des horaires habituels de travail, qu’un courriel envoyé hors temps de travail n’appelle pas de réponse immédiate. Il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de ses horaires habituels de travail.
Utiliser le gestionnaire d’absences de la messagerie électronique afin de permettre à l’expéditeur du message de s’organiser en cas de besoin d’information.
Limiter le nombre de récepteurs du courriel en s’interrogeant sur la pertinence des destinataires et utiliser avec modération et à-propos les fonctions « copie », « copie cachée » et « répondre à tous »
Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux et limiter le nombre de fichiers joints aux courriels, privilégier l’utilisation de répertoires partagés et sécurisés.
Indiquer un objet précis et simplifier le contenu des messages.
Il est rappelé qu’une communication directe reste préférable à l’usage d’une messagerie électronique et qu’il est recommandé de favoriser tous les échanges directs pendant le temps d’activité professionnelle. Par ailleurs, l’efficacité passe par une concentration sur l’activité en cours de réalisation : en conséquence, chacun doit s’interroger sur la nécessité ou la non-nécessité de l’instantanéité de la réponse et sur la pertinence de mener deux actions en parallèle. Il est enfin souligné que la déconnexion est favorisée par l’utilisation d’un téléphone professionnel distinct du téléphone personnel.
1 - 3 : Responsabilité collective, individuelle et exemplarité des managers
Chaque responsable d’équipe doit faire preuve d’exemplarité dans le bon usage des outils numériques. Il est rappelé que l’utilisation des outils numériques est de la responsabilité de chacun. En corollaire, il est de la responsabilité de tous de faire en sorte qu’une utilisation régulière ou inappropriée des outils numériques en dehors des horaires habituels fasse l’objet d’échanges sur cette pratique
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Pendant ces périodes, le salarié doit pouvoir faire usage de son droit à la déconnexion.
Le courriel n’est pas le canal de communication en cas de situation exceptionnelle d’urgence. Il conviendra de privilégier un autre mode de communication. En toutes circonstances, il convient de savoir définir les priorités et donner un délai de réponse à la demande d’information afin d’éviter le sentiment d’urgence ou d’obligation de réponse instantanée. Une communication par échange direct est toujours plus efficace et doit être privilégiée. Lors des échanges directs, qu’ils soient en face à face individuel, en réunions présentielles, au téléphone, au cours des réunions « virtuelles », il est recommandé de ne pas se laisser déranger par les outils numériques connexes.
1 - 4 : Flexibilité et droit à la déconnexion
L’utilisation des outils numériques permet de rendre le travail plus flexible (travail à distance, facilités pour être joint à distance…). Cette flexibilité doit s’exercer dans le respect de l’équilibre vie privée – vie professionnelle de tous. Il est donc de la responsabilité de tous de faire en sorte qu’une utilisation régulière ou inappropriée des outils numériques en dehors des horaires de travail habituels fasse l’objet d’échanges sur cette pratique afin qu’en soient mesurées les causes et les conséquences. Les parties rappellent que le droit à la déconnexion s’applique également pendant le temps de travail afin de permettre aux salariés d’organiser leur activité en fonction des missions qui leur sont confiées.
La volonté de l’entreprise de respecter les temps de repos et l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle implique qu’aucun collaborateur ne peut se voir reprocher d’avoir fait usage de son droit à la déconnexion ou d’avoir mis en place les outils et moyens pour exercer ce droit à la déconnexion.
1 - 5 : Sensibilisation et formation à la déconnexion
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liés à l’utilisation des outils numériques. L’entreprise propose également de mettre en œuvre les actions suivantes, en fonction des besoins et des pratiques de chaque métier ou chaque entité :
Sensibiliser l’ensemble des collaborateurs via des journées ponctuelles d’information ou des semaines thématiques sur le droit à la déconnexion incluant différents modes d’actions et l’utilisation de différents supports d’information.
Définir et rappeler les bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques selon une périodicité adaptée à chaque activité.
Associer les services de prévention et/ou les interlocuteurs en charge des conditions et santé au travail dans les actions de prévention et de sensibilisation des collaborateurs à la bonne utilisation des outils numériques selon la forme adaptée à chaque site.
Intégrer les risques associés à l’utilisation disproportionnée des outils numériques aux risques identifiés dans les Documents Uniques d’Evaluation des Risques Professionnels de chaque site, en concertation avec les services de prévention et/ou les CHSCT à l’occasion de leur révision annuelle.
L’entreprise s’engage à mettre en œuvre les actions de formation/sensibilisation à l’usage des outils numériques appropriés en fonction des besoins de chaque entité dans l’année suivant la signature de l’accord.
ARTICLE 2 : Suivi des dispositions relatives à l’exercice du droit à la déconnexion
Les indicateurs de suivi des dispositions relatives à l’exercice du droit à la déconnexion sont identifiés et suivis localement en fonction des caractéristiques/spécificités locales du site.
A titre d’exemple, pourront être suivis : - les informations relatives au volume d’envoi des courriels en dehors des horaires habituels de travail (extraction des volumes de courriels par site, par les services IT deux fois par an) - le respect des heures de réunion à l’intérieur des plages horaires définies par la charte du bien vivre en entreprise disponible sur intranet - d’éventuelles informations recueillies au cours des enquêtes réalisées par la médecine du travail lors des visites de suivi des collaborateurs
Les intervenants des services de prévention seront formés spécifiquement à l’usage des outils numériques et aux risques associés à un usage abusif. Ils présenteront aux instances en charge du suivi des conditions de travail, les indicateurs choisis sur le site et les actions mises en œuvre.
Les problématiques identifiées par les managers quand ils constatent des connexions trop fréquentes en dehors des horaires habituels de travail feront l’objet d’échanges avec les collaborateurs concernés, notamment à l’occasion des entretiens réguliers tout au long de l’année, et d’une remontée d’informations aux services RH.
Les indicateurs, mesures, plans d’action éventuels seront présentés 2 fois par an lors d’une réunion de l’instance locale en charge des conditions de travail.
ARTICLE 3 : Modalités de communication
L’entreprise s’engage à assurer par tous moyens la communication des modalités de cet accord dans un délai maximum de 3 mois après sa signature auprès de l’ensemble des salariés. Cette communication sera effectuée par les canaux appropriés : campagne sur l’intranet reprenant les principes du bon usage des outils numériques, cascade de réunions animées par l’encadrement, affichages ad hoc sur les sites….
ARTICLE 4 : Dépôt et Publicité, adhésion et révision
4 – 1 : Dépôt et publicité
L’accord est signé pour une durée de 3 ans et prendra effet à compter du lendemain de son dépôt en trois exemplaires (une version sur papier signée des parties et une version anonymisée sur papier ainsi qu’une version sur support électronique) auprès de la DIRECCTE (Unité Territoriale) compétente et du Conseil des Prud’hommes conformément aux dispositions légales prévues à l’article L. 2261-1 du Code du travail.
Il prendra automatiquement fin à la date d’échéance des 3 ans.
Un exemplaire de cet accord est remis aux organisations syndicales présentes dans le périmètre de l’accord, contre signature d’une liste d’émargement, valant notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Le présent accord a fait l’objet d’une information et d’une consultation au sein de l’UES.
4 - 2 : Anonymisation de l’accord
En application des dispositions de l’article R2231-1-1 du code du travail relatives à l’anonymisation des négociateurs et des signataires pour les accords signés entre le 1er septembre 2017 et le 1er octobre 2018, le présent accord ne comporte pas les noms des signataires dans sa version publiée.
4 – 3 : Publication totale de l’accord
Les représentants des sociétés du Groupe constituant l’Unité Economique et Sociale GLAXOSMITHKLINE en France et les organisations syndicales représentatives au sein des sociétés de l’Unité Economique et Sociale ont convenu de faire apparaître la totalité des dispositions du présent accord dans le cadre de sa publication.
4 – 4 : Adhésion
Toute organisation syndicale représentative non signataire peut décider d’adhérer à tout moment et sans réserve, au présent accord. Cette adhésion devra être notifiée à la Direction ainsi qu’aux autres organisations syndicales représentatives signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative non signataire du présent accord emporte adhésion et agrément sans réserve à l’ensemble des dispositions de l’accord en vigueur à la date de l’adhésion. L’adhésion fait l’objet d’un dépôt en trois exemplaires auprès des services de l’Administration du travail (une version sur papier signée des parties et une version anonymisée sur papier ainsi qu’une version sur support électronique) ainsi qu’un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes dans les conditions prévues à l’article D. 2231-2 du Code du travail. La déclaration d’adhésion n’est opposable qu’une fois les formalités ci-dessus réalisées.
Fait à Rueil-Malmaison Le 20/12/2017 En 8 exemplaires
Pour la Direction :
Le Directeur des Ressources Humaines Pharma
Le Directeur des Ressources Humaines de GlaxoWellcome Production Evreux
Le Directeur des Ressources Humaines de GlaxoWellcome Production Mayenne
