Accord d'entreprise LABORATOIRES PHARMACEUTIQUES

L'Accord Relatif à la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales au sein d'UPSA SAS

24 accords de la société LABORATOIRES PHARMACEUTIQUES

Le 03/09/2025

• Autre, précisez

• CGT
• CFE-CGC
• CGT-FO
• SOLIDAIRES
• UNSA

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Société UPSA

Dont le siège social est sis 3, rue Joseph Monier – 92500 Rueil-Malmaison, représentée par Madame , agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines d’UPSA Groupe

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

d’une part

ET

Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de l’Entreprise Le Syndicat CFE-CGC, représenté par :

Mesdames

Le Syndicat CGT, représenté par :

Messieurs

Le Syndicat CGT-FO, représenté par :

Messieurs

Le Syndicat SUD, représenté par :

Messieurs

Le Syndicat UNSA, représenté par :

Monsieur

d’autre part,

1

Table des matières

1. PREAMBULE 3

2. OBJET DE L’ACCORD 3

3. NIVEAU DE MISE EN PLACE DE LA BDESE 4

4. ACCES BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES & ENVIRONNEMENTALES 4

   1. SUPPORT DE CONSULTATION 4

   2. DROITS D’ACCES 4

   3. MODALITES D’ACCES 5

5. CONTENUS DE LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES

6

1. MODALITES DE MISE A JOUR DE LA BDESE 6

2. CONFIDENTIALITE 6

3. DUREE ET DEPOT DE L’ACCORD 7

   1. DUREE, REVISION ET RENOUVELLEMENT DE L’ACCORD 7

   2. DEPOT ET PUBLICITE 7

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1. PREAMBULE

Les dispositions du Code du travail, et notamment l’article L2312-21, prévoient la possibilité d’adapter le contenu de la BDESE aux besoins du dialogue social, en se concentrant sur les éléments, considérés par l’ensemble des parties prenantes, comme spécialement pertinents à la conduite d’un dialogue social positif et constructif.

L’objectif de cette base est de structurer et regrouper, par grandes thématiques, les informations transmises aux instances représentatives du personnel, tout en favorisant leur appropriation par les destinataires et facilitant ainsi les échanges constructifs avec la Direction.

Si l’obligation de mettre en place la BDESE est d’ordre public, sa structure, son contenu, son fonctionnement, sa présentation, ses modalités d’accès et de mise à jour peuvent être aménagés par accord collectif d’entreprise avec les partenaires sociaux.

C’est dans cette optique que les parties au présent accord ont souhaité se réunir pour négocier sur le fondement de l’article susmentionné.

Au terme des échanges qui se sont déroulés les 15 juillet, 25 septembre, 3 octobre, 14 novembre 2024, 4 mars 2025, 5 juin 2025, les parties au présent accord se sont donc entendues afin de mettre en place un accord sur :

• Le principe d’une BDESE unique pour la Société UPSA France ;

• L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE ;

• Les modalités de fonctionnement de la BDESE, notamment les droits d’accès, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.

Le présent accord met fin à tout engagement unilatéral et/ou usage ayant le même objet et se substitue aux dispositions précédentes relatives à la BDES.

1. OBJET DE L’ACCORD

Les dispositions de cet accord sont relatives aux articles L.2312-21 et suivants du Code du travail et viennent définir les dispositions applicables dans le cadre de la BDESE pour la société UPSA France, notamment quant à son contenu, support, gestion des droits d’accès et règles de confidentialité.

L’objectif est de constituer un outil centralisant les informations mises à disposition des membres du Comité Central Social et Economique, des CSE d’Etablissement, des représentants du personnel et des salariés, dans un outil accessible en fonction des droits d’accès, afin de leur permettre de disposer d’une vision des données de l’entreprise et de faciliter l’exercice de leur mission.

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1. NIVEAU DE MISE EN PLACE DE LA BDESE

La mise en place de la BDESE est effectuée au niveau la Société UPSA France, elle est adaptée à l’organisation sociale :

• Un répertoire dédié au Comité Central Social et Economique

• Un répertoire pour le Comité RPS

• Trois répertoires relatifs aux trois consultations récurrentes et obligatoires du Comité Central Social et économique, sur les orientations stratégiques de l’entreprise, sur la situation économique et financière de l’entreprise, et sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi dont les commissions formation et égalité professionnelle

• Un répertoire dédié à chaque Comité Social et Economique d’Etablissement

• Des sous dossiers par CSE d’établissement pour les commissions et les représentants de proximité

• Un répertoire dédié aux délégués syndicaux, qui rassemble les informations relatives aux accords collectifs et négociations.

L’architecture détaillée de la BDESE est présentée en annexe 1 du présent accord

1. ACCES BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES & ENVIRONNEMENTALES

   1. SUPPORT DE CONSULTATION

La BDESE est mise en place sur un support informatique. Elle est accessible depuis l’intranet UPSA. La connexion est réalisée avec les codes de connexion personnels au réseau UPSA. Les bonnes pratiques d’utilisation sont décrites à l’annexe 3 du présent accord.

La Direction mettra en œuvre un niveau d’information nécessaire afin de faciliter l’utilisation de cet outil informatique dont un tutoriel sur l’utilisation de l’outil.

1. 1. DROITS D’ACCES

Les accès à la BDESE sont ouverts aux personnes suivantes, sur les aspects propres à leur compétence :

1. 1. • Les membres du Comité Central Social et Economique, le(s) Représentant(s) Syndical (aux) au Comité Central Social et Economique, ainsi que le/la Président(e )- CEO, et tout membre de la Direction ayant un intérêt spécifique (Directeurs des RH, Directeur Financier…)

      • Les membres élus du Comité Social et Economique d’Etablissement d’Agen et de Rueil, le(s) Représentant(s) Syndical (aux) au CSE d’Etablissement, ainsi que le président du CSE d’Etablissement, et tout membre de la Direction ayant un intérêt spécifique (Directeur RH,…)

      • Les membres des Commissions et Comités

      • Les représentants de proximité

      • Les délégués syndicaux

      • Les salariés

Il est rappelé que les droits d’accès sont variables en fonction des mandats et des missions.

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Ainsi il a été défini :

1. 1. • Les membres du Comité Central Social et Economique, ont accès à la totalité des dossiers de la BDESE, sauf ceux dédiés aux Délégués Syndicaux

      • Les membres élus du Comité Social et Economique d’Etablissement d’Agen et de Rueil, ont accès à la totalité des dossiers de la partie dédiée au CSE de leur périmètre dans la BDESE, aux dossiers relatifs à la politique sociale et conditions de travail de leur établissement et aux dossiers du Comité RPS

      • Les membres de la CSSCT Centrale et du Comité RPS, ont accès aux dossiers de la CSSCT Centrale, du Comité RPS et à la totalité des dossiers politique sociale et conditions de travail et emploi, ainsi qu’aux dossiers des CSSCT Agen et Rueil

      • Les membres de la CSSCT du site d’Agen, ont accès aux dossiers de la CSSCT d’Agen et également à l’ensemble des dossiers et sous dossiers relatifs à la politique sociale et conditions de travail

      • Les membres des Commissions et Comités, ont accès aux dossiers dédiés aux commissions relevant de leur mandat (Formation, égalité professionnelle, sociale, épargne salariale…)

      • Les représentants de proximité, ont accès au dossier des représentants de proximité

      • Les délégués syndicaux, ont accès aux dossiers des négociations et des accords collectifs

      • Les salariés, ont accès aux dossiers dédiés aux procès-verbaux et aux dossiers relatifs aux accords

Les accès sont également détaillés en annexe 1.

Les accès sont administrés par le service ressources humaines des sites de Rueil et d’Agen garant de l’adéquation des accès avec l’organisation de la BDESE (Annexe 2).

Par ailleurs les accès sont de deux types :

• Les accès en lecture : permettant la consultation et le téléchargement des documents

• Les accès en écriture : permettant la consultation, le téléchargement, la modification et l’ajout de documents

Les droits d’accès pourront évoluer et/ou être redéfinis en fonction des besoins de fonctionnement des Instances.

Les droits d’accès sont détaillés en annexes 1 et 2.

1. 1. MODALITES D’ACCES

L’accès à la BDESE est personnel, nominatif et strictement attaché au mandat détenu par son titulaire. Les accès sont cumulatifs en fonction des mandats exercés par le titulaire.

Les moyens d’authentification sont individuels, personnels et nominatifs.

Chaque titulaire s’interdit l’utilisation de l’identifiant et du mot de passe d’un autre utilisateur et s’interdit de divulguer ses identifiants et mot de passe à quiconque. L’information, reçue par la Direction, sur la modification du ou des mandats entraîne la mise à jour des droits d’accès à la BDESE.

Les parties conviennent que les documents mis à disposition des représentants du personnel dans la BDESE peuvent être imprimés, transférés, transmis, envoyés, pour faciliter le travail des instances représentatives du personnel.

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Toutefois, afin d’éviter toute dispersion d’information de nature confidentielle, il est recommandé de ne pas imprimer ou transférer/envoyer les informations présentées comme confidentielles par l’’employeur.

1. CONTENUS DE LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES

Une partie de la BDESE, dans son contenu et son architecture, est organisée autour des trois grandes consultations du comité central social et économique prévues par l’article L. 2312-17 du Code du travail, à savoir :

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;

• La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise ;

• La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Les parties rappellent que les documents mis à la disposition des instances représentatives du personnel dans le cadre des trois informations-consultations obligatoires et récurrentes seront déterminés conformément aux articles L. 2312-21 et L. 2312-36 du code du travail.

Pour chaque dossier de la BDESE, son contenu est détaillé en annexe 1 du présent accord.

1. MODALITES DE MISE A JOUR DE LA BDESE

En règle générale, la BDESE est actualisée et alimentée par la Direction. Pour le CCSE et les CSE, le secrétaire de l’instance et son adjoint ont la possibilité de mettre à jour la partie de la BDESE dédiée aux procès-verbaux. De la même façon les Représentants de Proximité pourront mettre à jour les dossiers de la BDESE qui leurs sont dédiés.

Elle est mise à jour a minima une fois par mois et suivant les périodicités légales.

Les informations contenues dans la BDESE notamment pour la partie dédiée du Comité Central Social et Economique, sont mises à jour des consultations, notamment pour les 3 consultations suivantes :

• la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

• la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise.

• la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Chaque mise à jour donnera lieu à une information, adressée par mail, aux utilisateurs ayant un droit d’accès au dossier concerné.

1. CONFIDENTIALITE

Les personnes ayant accès à la BDESE sont tenues à une obligation de discrétion et de confidentialité concernant les informations contenues dans la BDESE revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

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Les dispositions de l’article 4.3 relatives à la confidentialité des informations doivent être respectées.

Les informations confidentielles doivent être consultées et traitées dans un environnement qui assure la confidentialité. Les mots de passe associés à la lecture de ces documents sont strictement personnels et ne doivent en aucun cas être communiqués à des tiers.

1. DUREE ET DEPOT DE L’ACCORD

   1. DUREE, REVISION ET RENOUVELLEMENT DE L’ACCORD

L'accord est conclu pour une durée indéterminée.

La révision éventuelle devra s’inscrire selon le dispositif prévu aux articles L. 2261-7 et suivant du Code du Travail.

1. 1. DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de l'administration du travail via la plate-forme « Téléaccords », à l'initiative de la direction, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion prévue à l'article L 3314-9 du Code du travail.

Un exemplaire sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion. En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'Entreprise et non signataires de celui-ci. Enfin, en application de l'article L. 2262-5 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel, et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à Agen, le 3 septembre 2025

En 5 exemplaires

Pour la société UPSA SAS

Madame

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Pour le syndicat CFE-CGC :

Mesdames

Pour le syndicat CGT :

Messieurs

Pour le Syndicat CGT-FO :

Messieurs

Pour le Syndicat SUD :

Messieurs

Pour le Syndicat UNSA : Monsieur