Accord d'entreprise LNA ES
Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des Comités Sociaux et Economiques de la SAS LNA ES
Application de l'accord
Début : 29/03/2018
Fin : 01/01/2999
Début : 29/03/2018
Fin : 01/01/2999
26 accords de la société LNA ES
Le 29/03/2018
Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des Comités Sociaux et Economiques de la SAS LNA ES
Entre :
La SAS LNA ES
Dont le siège social est situé 7, boulevard Auguste Priou - CS 52420 - 44124 VERTOU CEDEX – France,représentée par … agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines du groupe LNA SANTE,
Ci-après dénommée« l’Entreprise »
D'une part,
ET
L’organisation syndicale CFDT dont la représentante est …, déléguée syndicale centrale, dûment mandatée,
L’organisation syndicale CFTC, dont la représentante est …, déléguée syndicale centrale, dûment mandaté,
Et, en présence de leur délégation salariale composée de :- …, déléguée syndicale CFDT de l’Institut Médical de Sologne
- …, salarié de la Maison de Santé d’Epinay
D'autre part
il est convenu ce qui suit :Préambule
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
- Principes généraux
- L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
- La confidentialité, le secret du vote
- Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
- Modalité d’organisation des opérations
- - Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
- – Formalités déclaratives
- - Formation et sensibilisation au système de vote électronique
Cette formation/sensibilisation peut notamment prendre la forme d’un tutoriel présenté en réunion y compris à l’attention des salariés.
- - Expertise indépendante
- D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
- D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.
- - Cellule d’assistance technique et de sécurité et commission de surveillance
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique. A cette occasion la cellule vérifie la liste d’électeurs et s’assure de la présence effective de l’exhaustivité des listes et des professions de foi ainsi que de la conformité de ces listes avec celles déposées ;
- Vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- Déroulement des opérations de vote
- 4.1 - Établissement des listes électorales et transmission
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
- - Lieu et temps du scrutin
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Conformément à la règlementation, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le prestataire retenu met également à disposition des électeurs une ligne téléphonique d’assistance pendant toute la durée du scrutin.
- - Modalités d’accès au site de vote
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
- - Déroulement du vote
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
- - Programmation du site
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs dans le respect des dispositions du protocole d’accord préélectoral et des spécificités définies au préalable.
- Clôture et Résultats
- - Clôture
- - Décompte et attribution des sièges
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
- - Délais de recours et destruction des données
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
- Sécurité et confidentialité
- 6.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
- - Existence et contenu des fichiers
- Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site
;
- Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR
- Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance
;
- Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
- Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés habilités des services du personnel.
- Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
- Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités des services du personnel et toute autre personne visée par le protocole d’accord préélectoral
- Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou salariés habilités des services du personnel.
- - Le dispositif de secours
- Application de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il est applicable à la mise en place des instances CSE ainsi que pour leur renouvellement. En revanche, le présent accord ne s’applique pas en ce qui concerne les élections partielles.
- Entrée en vigueur et durée d’application
L’accord est conclu pour une durée indéterminée, il entre en vigueur à la date de signature.
- Commission de suivi
Une commission est mise en place afin d’assurer le suivi du présent accord.
Elle est composée de :
- deux membres par Organisation Syndicale signataire,
- trois membres de la Direction
- Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment en totalité ou en partie par courrier recommandé à chaque organisation signataire, avec un préavis de 3 mois, par l’une des parties signataires.
Dans le cas d’une dénonciation partielle ou totale, la présente convention restera en vigueur jusqu’à la date d’application des nouvelles dispositions à intervenir dans la limite de 1 an à compter de l’expiration du délai de préavis de 3 mois. Si aucun accord n’intervient avant l’expiration de ce délai, seul(s) le ou les articles dénoncés cesseront de produire leurs effets.
- Révision
Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions de l'article L. 2261-7-1 du Code du travail.
L’une ou l’autre des parties signataires dispose de la faculté de solliciter la révision de tout ou partie du présent accord.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est sollicitée, des propositions de remplacement.
Dès que possible et au plus tard dans les 3 mois suivant la réception de cette lettre, la Direction et les organisations syndicales, suivant les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du Code du travail devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. L’accord dont la révision est demandée restera en vigueur et continuera de produire ses effets jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou d'un avenant de révision.
- Dépôt et Publicité
A l’issue du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par la direction de la société en deux exemplaires, un sur support papier et un sur support électronique, auprès de la Direccte compétente.
Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des signataires.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Vertou, le 29 mars 2018
Pour la Société LNA ES
…Pour le Syndicat CFDTPour le Syndicat CFTC
……ANNEXE N°1 :
Liste des établissements figurant au périmètre de la SAS LNA ES au 29 mars 2018
INSTITUT MEDICAL DE BRETEUIL32, rue de Paris60 120 BRETEUIL SUR NOYE
INSTITUT MEDICAL DE SOLOGNE1, rue Cécile Boucher41 600 LAMOTTE-BEUVRON
INSTITUT MEDICAL DE ROMAINVILLE140 rue Paul de Kock93 230 ROMAINVILLE
MAISON DE SANTE D'EPINAY1, Place du Docteur Jean Tarrius93 806 EPINAY SUR SEINE
LNA HAD OUEST ANJOU1, rue des Récollets49 700 DOUE LA FONTAINE
POLE GERIATRIQUE MAR VIVOChemin de Mar VivoAux 2 Chênes - BP 23283 511 LA SEYNE SUR MER CEDEX
POLE GERIATRIQUE DE SERRIS2, Cours du Rhin77 700 SERRIS
HAD VAL DE LOIRE
28, avenue Marcel Dassault37 200 TOURS
HAD LOIR ET CHER (site de Blois et de Romorantin)
52 B avenue de Villefranche41200 ROMORANTIN-LANTHENAY
6 rue Emile Roux
41 200 LA CHAUSSEE SAINT-VICTOR
HAD ORLEANS (site d’Olivet et d’Amily)
Zac Les Aulnaies 355 rue de la Juine 45 160 OLIVET1419 route de Viroy 45200 AMILLY
Entrée des établissements suivants prévue pour fin avril 2018 :
HAD CAUX MARITIME 1 Rue Jean Redele
76370 MARTIN EGLISEHAD HAUTE-SAVOIE SUD3 Rue Blaise Pascal
74600 ANNECY
INSTITUT DE DIABETOLOGIE ET NUTRITION DU CENTRE 35 Rue du verger
28300 MAINVILLIERS
ANNEXE N°2 : CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des chargesrelatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de la SAS LNA ES
- Nature des prestations attendues
- la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
- la mise en œuvre du système de vote électronique ;
- la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
- Fonctionnalités générales.
- Système de vote électronique distant.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
- Période des élections.
- Nature des élections.
- Sécurisation du système proposé.
- Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
- Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
- Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
- Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
- Scénario de vote
- Étapes
- une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
- une étape de présentation des listes de candidats en présence.
- le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
- la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
- la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
- la confirmation par l’électeur du choix effectué
- la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
- la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
- Émargement électronique, unicité du vote
- Traitements sous-jacents
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
- Procédure d’ouverture de l’élection
- Étapes
- le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
- le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
- Procédure de clôture de l’élection
- Étapes
- La constatation de la clôture du site
- Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
- Dépouillement des urnes électroniques
- Étapes
- La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
- L’accès à la liste des émargements Internet,
- L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité
- La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
- Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
- Liste des émargements
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
- Assistance technique
- Dispositifs de secours
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Autres prestations à fournir
- Préparation de l’élection
- Constitution du « fichier électeurs »
listes électorales sont constituées par l’entreprise. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par l’entreprise, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la SAS LNA ES et sont ensuite fournies au prestataire.Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
- Le matricule de l’électeur,
- La civilité de l’électeur,
- Les nom et prénom de l’électeur,
- La date de naissance de l’électeur,
- Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
- Le collège de l’électeur
- Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
- La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
- L’adresse Email professionnelle de l’électeur
- Objet du « fichier électeurs »
- permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
- contrôler les accès au système de vote électronique,
- enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
- éditer les listes d’émargement.
- Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la SAS LNA ES et lui-même.
- Confidentialité du « fichier électeurs »
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
- Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
- Composition des codes d’accès au système de vote électronique
- d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
- d’un code secret qu’il est seul à connaître
- Envoi des moyens d’authentification.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
- Contrôle des listes électorales électroniques
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
- Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats mentionnent notamment :
- L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
- L’appartenance syndicale le cas échéant,
- Les nom et prénom de chaque candidat,
- L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
- Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
- Phase de test et de recette du système de vote électronique
- Objectifs
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
- Étapes de recette
- réalisation de plusieurs votes,
- déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
- contrôles de la conformité des résultats obtenus,
- validation du dispositif de vote,
- scellement de l’application de vote électronique.
- Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
- les déclarations obligatoires (CNIL et RGPD)
- la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
- la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
- la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
- la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Listes d’émargement
- Résultats bruts
- Résultats élaborés
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de l’entreprise les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
- Disponibilité du système de vote électronique
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
- Accusé de réception du vote
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
- Conservation des données
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
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Mise à jour : 2018-05-04
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
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