M PUBLICITE représentée par ...., Directrice Générale,
Ci-après désignée « la Société »
D’UNE PART,
ET :
L’organisation syndicale représentative INFO’COM CGT représentée par ...., Délégué syndical,
Ci-après dénommée « l’organisation syndicale »,
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommées conjointement les « parties »,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation du scrutin, de favoriser la participation de l’ensemble des électeurs, les partenaires sociaux ont convenu de recourir à un dispositif de vote électronique en vue des élections professionnelles organisées en 2023.
Les parties conviennent que ce vote électronique s’effectuera dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord. Elles conviennent également de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus de scrutin.
Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation de l’élection du CSE renouvelé au sein de la société en 2023.
De plus, le principe du recours au vote électronique devra être expressément prévu par le protocole d’accord préélectoral organisant le scrutin.
Ce protocole devrait :
faire référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique ;
mentionner le nom du prestataire de service ;
détailler au travers d’une annexe technique la description précise du fonctionnement opérationnel du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin soit :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité : le secret du vote.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, quel que soit le scrutin organisé.
Choix du prestataire
La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à la société PARAGON BUSINESS PROCESS SERVICES (PBPS), 274 Boulevard Clémenceau, 59700 Marcq en Baroeul.
Le prestataire retenu et ses coordonnées sont précisés dans le protocole d’accord préélectoral.
Cahier des charges du vote électronique
Les modalités du vote électronique permettront d’assurer l’identité des votants ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu seront de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Contenu des fichiers et destinataires de ces informations
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et le service des ressources humaines. Le
fichier « électeurs » comporte exclusivement :
Les civilités, noms, prénoms des électeurs,
Leur sexe,
Leur collège d’appartenance,
Leurs moyens d’authentification,
Leurs coordonnées postales et mail professionnel pour la transmission des codes de vote
Leur matricule
Leur date de naissance
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’identification lui permettra :
De s’identifier et de voter,
De compléter la liste d’émargement.
Seuls sont destinataires de ces données le prestataire et les représentants de la Direction RH.
Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.
Durant l’ouverture du site de vote, seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote. A l'issue du dépouillement, les listes sont imprimées et connues de l’employeur, des représentants de la Direction RH et des membres du bureau de vote. Les
fichiers « candidats » comportent exclusivement :
Le collège des candidats,
La mention « titulaires » ou « suppléants »,
Leurs civilités, noms et prénoms,
Leur sexe,
Leur date de naissance en cas d’égalité de voix,
Leur rang au sein de la liste
Le rang de leur liste par rapport aux autres listes / l’ordre d’affichage des listes les unes par rapport aux autres
Le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente
Le cas échéant, leur appartenance syndicale.
Les
fichiers « listes des résultats » comportent exclusivement :
Les noms et prénoms des candidats, élus, non élus,
Le nombre de voix obtenues,
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Le collège.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, la DREETS, les syndicats, l’employeur et les représentants de la Direction RH.
Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement sont conformes aux dispositions du Code du travail.
Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de :
Son code d’accès
Son mot de passe
Son code secret
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Modalités d’accès au site de vote
Le salarié pourra voter depuis un ordinateur professionnel ou personnel, ou en utilisant un smartphone professionnel ou personnel. Chaque électeur recevra avant le scrutin, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. La communication auprès des électeurs fera état de la date de début et de fin du vote électronique. Ces éléments seront transmis par voie d’affichage.
Le code d’accès sera transmis par courrier postal à son domicile. Le mot de passe sera communiqué par mail à l’adresse électronique professionnelle.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.
L’identification du votant est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès et éventuellement d’un code secret supplémentaire.
Le votant a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité du votant et garantira l’unicité de son vote.
Le système de vote électronique retenu fera apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur pourra conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le votant a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément au code du travail.
Il est rappelé qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par le votant et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.
Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique a été soumis, avant sa mise en place et serait soumis avant toute modification substantielle éventuelle, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail.
Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Les représentants du prestataire assureront un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le prestataire prendra les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire prévoira un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique qui :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d’assistance technique.
Droit d’accès aux informations
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.
Conservation des fichiers après le scrutin
Le prestataire retenu conservera sous scellés et procèdera à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.
A l’expiration des délais de recours et sans action contentieuse en cours, le prestataire, procèdera, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.
Information du personnel et de ses représentants
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
La Direction communiquera auprès des électeurs sur le déroulement des opérations de scrutin précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne par affichage ainsi que par mail.
Dates et horaires des votes par voie électronique
Conformément au Code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les plages horaires de vote par internet pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les heures de vote seront communiquées aux salariés.
Aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par le protocole d’accord préélectoral. La plage horaire du vote est intégrée au mécanisme du scellement de la plate-forme de vote électronique, il est donc impossible de la modifier en cours de scrutin.
Communication des codes de votes
Ces codes seront adressés à chaque électeur par courrier adressé à la dernière adresse qu’il aura communiquée à la Direction.
Les électeurs qui ne recevraient pas ce courrier auront la possibilité de générer de nouveaux codes de vote via la rubrique « vous avez perdu vos codes » disponible sur la page d’accueil du site de vote.
Scellement du système et formation
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un représentant de la Direction et les membres du bureau de vote. Cette intervention consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Sceller la plateforme de vote par les membres du bureau de vote. Le scellement nécessite la saisie de 3 clés secrètes. Chaque clé est un code à huit caractères alphanumériques.
La cérémonie de scellement sera animée par le prestataire en présence des représentants des listes de candidats après la formation du bureau de vote et le test de la plate-forme. Le scellement des urnes électroniques produit 3 effets :
Figer toutes les données de l’élection empêchant toute modification en cours de vote : liste des électeurs, codes confidentiels de vote, liste des candidats, professions de foi, plage d’ouverture du site de vote, paramétrage global des scrutins.
Remettre toutes les urnes à 0
Créer la clé de chiffrement globale de l’élection
Il sera réalisé 1 scellement unique pour tous les scrutins.
Modalités du vote électronique
Le moyen d’authentification via les codes adressés préalablement à l’ouverture du scrutin permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
Les codes confidentiels permettront à chaque électeur de se connecter dans le système et de valider son vote.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et CSE suppléants).
Le logo et le nom de la liste seront affichés.
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs par ordre alphabétique, de haut en bas.
Le système de vote électronique fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur qui dispose toujours de la possibilité de le modifier tant qu’il n’a pas validé son vote. L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément au code du travail.
Une double validation de son vote par l’électeur est nécessaire, elle vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès au scrutin. Son vote est alors réputé définitif.
Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.
Dépouillement des scrutins
Après clôture automatique des scrutins par le système de vote électronique, le bureau de vote procède au descellement des élections en saisissant les clés électroniques du scellement afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.
Le descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour procéder au dépouillement des bulletins et à la génération des résultats. Outre le bulletin blanc, n’est pas pris en compte le bulletin sur lequel tous les noms de la liste de candidats ont été rayés.
Les PV de résultats sont automatiquement remplis par la plateforme de vote à l’issue du descellement. Le prestataire transmettra à chaque bureau de vote les PV de résultats.
Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.
Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction dès la proclamation des résultats.
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » n’est possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions légales.
La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.
Le Président du bureau de vote et des assesseurs nominativement identifiés, saisissent chacun la clé qu’ils ont définie lors du scellement.
Il est précisé que dans le cas où le nombre de clés de déchiffrement serait insuffisant, des codes de secours pourraient être sollicités auprès d’un huissier pour procéder à la suite des opérations. Néanmoins, le système permet de desceller par l’activation de deux clés valides parmi les trois.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique devra être scellé de façon automatique après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Durée de l’accord
Le présent accord prend effet à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au terme des mandats des membres du CSE élus pour 4 ans lors de l’élection qui se déroulera en 2023. Au terme de cette période, le présent accord cessera automatiquement et de plein droit de produire effet.
Révision
Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d'application conformément aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.
Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme Téléaccords du Ministère du travail. Un exemplaire sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes.
Fait à Paris, le 7 septembre 2023,
En 3 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication
Pour la Société
M PUBLICITE
...., Directrice Générale Pour l’organisation syndicale représentative
INFO’COM CGT représentée par ...., en sa qualité de Délégué Syndical
