Accord relatif au droit à la déconnexion et aux modalités de conciliation de la vie personnelle et professionnelle
ENTRE :
La société Malesherbes Publications, dont le siège social est 67/69 avenue Pierre-Mendès-France, Paris 13ème, représentée par XX, agissant en qualité de Président Directeur Général, Ci-après désignée « Malesherbes Publications » ou « la Société »
D’UNE PART,
ET :
L’organisation syndicale salariée représentative au sein de Malesherbes Publications, La CFDT SNME, représentée par XX, déléguée syndicale
D’AUTRE PART,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les technologies de l’information et de la communication (téléphones et ordinateurs portables, messagerie électronique…) font partie intégrante de l’environnement de travail et de l’environnement personnel de l’ensemble des salariés et sont incontournables pour le fonctionnement de l’entreprise. Porteuses de lien social et facilitant l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient afin de garantir le respect de la vie privée et le droit à la déconnexion de tout collaborateur. Dans le cadre des dispositions de l’article L 2242-17-7° du code du travail, les partenaires sociaux se sont réunis à plusieurs reprises à partir du mois de juin 2018 pour échanger sur les modalités du plein exercice, par les salariés, de leur droit à la déconnexion et de la mise en place de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques. Par le présent accord, les parties souhaitent réaffirmer l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. En effet, la multiplication et la mobilité des outils numériques pour l'ensemble des salariés et la production pour tout support, numérique et imprimé, pour les rédacteurs, ne doivent pas empêcher à la fois le respect des rythmes de travail et de repos pour tous et la nécessaire continuité de service indispensable à l'entreprise.
Article 1. Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés quels que soient la nature de leur contrat de travail, leur statut et métier. Cet accord s’applique également à l’ensemble des stagiaires de l’entreprise.
Article 2. Définition et étendue du droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion se définit dans le cadre du présent accord, comme :
le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail et de ne pas être contacté sauf cas exceptionnels inhérents à l’activité.
le droit pour le salarié au respect de ses temps de repos, de congés et de sa vie personnelle.
Les mesures et recommandations énoncées dans cet accord doivent permettre d’organiser les modalités du plein exercice du droit à la déconnexion. Les collaborateurs veilleront à respecter les règles de bonnes pratiques identifiées dans le présent accord dans le cadre de leurs relations avec des intervenants extérieurs (prestataires notamment). Concernant les outils numériques professionnels, il s’agit, sans que cette liste ne soit exhaustive, des outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet etc.) qui permettent d’être joignable à distance. Les parties rappellent que les collaborateurs ne sont pas tenus de répondre sur leurs outils de communication personnels. De plus, il appartient à chaque salarié de veiller à appliquer les dispositions du présent accord sur ses outils de communication personnels. Circonstances particulières collectives ou individuelles ne permettant pas l’exercice du droit à la déconnexion : Les parties au présent accord considèrent que dans certaines circonstances énoncées ci-après, le droit à la déconnexion doit être aménagé ou réduit :
Membres de la direction générale et de la direction de la rédaction : ils doivent pouvoir être informés et réagir en permanence à toute actualité. Cette restriction du droit à la déconnexion doit être exercée sans abus et en respectant au maximum les temps de repos.
Actualité exceptionnelle imprévisible : en cas d’actualité exceptionnelle imprévisible, définie comme ne pouvant être traitée par les salariés présents dans les services concernés et par la rédaction, la direction de la rédaction ou les chefs de service concernés pourront solliciter les journalistes absents, chargés de la couverture du ou des sujets.
Circonstances exceptionnelles : les chefs de service s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leur temps de travail habituel et durant leur temps de repos. Ainsi, l’usage du téléphone portable en dehors des horaires habituels de travail doit être justifié par l’importance du sujet en cause, sa gravité ou son urgence. Les circonstances exceptionnelles sont définies comme celles relatives à la continuité de l’activité et aux impératifs de sécurité des biens et des personnes.
Article 3. Rappels en matière de temps de travail et temps de repos
Les parties rappellent que les enjeux de mise en œuvre du droit à la déconnexion sont nécessairement liés aux conditions d’organisation du travail et du temps de travail au sein des équipes. En effet, permettre à chaque salarié de bénéficier de ce droit, c’est d’abord veiller au respect de ses temps de repos et de récupération. Au sein de la société, la durée du travail est définie par les accords relatifs au temps de travail signés les 17 avril 2000 et 1er juin 2000 actuellement en vigueur.
Quelques rappels en matière de temps de travail et temps de repos :
Définition du temps de travail effectif : c’est le temps de travail habituel qui correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, le temps de travail effectif ne peut être supérieur à 10 heures par jour (hors temps de pause et de déjeuner). Pour l’ensemble des salariés, le repos quotidien minimal (entre la fin d’une journée de travail et le début de la journée suivante) s’établit à 11 heures consécutives au moins.
Définition des temps de repos et de congés :
C’est la période en dehors du temps de travail du salarié durant laquelle le salarié n’est pas à la disposition de l’entreprise
Soit durant les temps de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (24 heures + 11 heures consécutives), les temps de congés payés et autres congés exceptionnels, de jours fériés chômés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).
Article 4. Dispositif de régulation à l’utilisation des outils numériques
Planification et visibilité des périodes de repos ou de toutes absences autorisées :
Les parties au présent accord font le constat que la mise en œuvre du droit à la déconnexion se traduit par la garantie du respect des temps de repos et la nécessité que les absences pour congés ou repos du salarié soient connues et planifiées préalablement. En effet, pour que le droit au repos soit mis en œuvre efficacement, les salariés doivent communiquer en amont sur l’organisation de cette prise de repos auprès de leur chef de service et de leur équipe de travail Pour ce faire, les outils de gestion des congés doivent être renseignés afin que le chef de service puisse, dès que nécessaire, connaître la situation des salariés de son équipe (en congés ou au travail). En plus de la visibilité offerte aux chefs de service qui existe aujourd’hui via les outils de gestion des temps de repos, il faut permettre à chaque salarié de connaître le statut des membres de son équipe ou de son service.
Utilisation de la messagerie électronique professionnelle
Pour garantir l'effectivité du droit à la déconnexion, et sauf circonstances particulières énumérées à l’article 2, l'envoi de courriels contenant le terme « urgent » dans l’objet, à un salarié exclusivement et dont l’absence est connue, est interdit lorsque le destinataire est dans l’une des périodes suivantes :
Période de repos quotidienne et hebdomadaire
Temps de congés payés et autres congés, exceptionnels ou non
Les temps de jours fériés chômés et de jours de repos
Les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit
Arrêt de travail pour raison médicale (maladie, accident, maternité …)
Lorsque le salarié reçoit des courriels en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature, celui-ci n’est pas tenu d’y répondre, conformément à l’accord applicable. Ainsi, le salarié ne pourra se voir reprocher de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail. Il est fortement recommandé à chaque salarié, en cas d’absence programmée, de paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique et d’indiquer les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence. A noter que cette réponse automatique peut être différenciée en fonction de l'émetteur du message reçu (personne appartenant à l’entreprise ou extérieure à l’entreprise - voir le mode opératoire en annexe du présent accord). De plus, les salariés doivent veiller à éviter d’envoyer des courriels hors temps de travail, et à défaut, utiliser impérativement la fonctionnalité de la messagerie électronique d’entreprise d’envoi différé en programmant la date et l’heure pour l’envoi du courriel correspondant aux horaires habituels de travail. Enfin, et afin d’éviter la consultation de sa messagerie professionnelle pendant les périodes d’absence et de congés, il est demandé à chaque salarié de limiter son utilisation à des fins personnelles. Ainsi, il sera rappelé qu’il convient de veiller à utiliser une messagerie électronique personnelle pour toutes démarches personnelles. Nonobstant ce qui précède, les parties conviennent que tout salarié, quel que soit son métier ou son statut, reste libre de se connecter ou non aux outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat (congés, repos hebdomadaires...).
Utilisation du téléphone portable
Pour garantir l'effectivité du droit à la déconnexion, les appels téléphoniques et l’envoi de sms, avec une demande de réponse immédiate est à limiter dans la mesure du possible aux moments suivants :
Période de repos quotidienne et hebdomadaire
Temps de congés payés et autres congés, exceptionnels ou non
Les temps de jours fériés chômés et de jours de repos
Les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit
Arrêt de travail pour raison médicale (maladie, accident, maternité …)
Lorsque le salarié reçoit des appels ou sms en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature, celui-ci n’est pas tenu d’y répondre, sauf en cas d’urgence exceptionnelle telle que définie ci-dessus. Ainsi, le salarié ne pourra se voir reprocher de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail. Pour une absence d’au moins une journée, il est demandé au salarié d’activer un message d’absence automatique sur sa boîte mail renvoyant les interlocuteurs auprès d’un autre salarié de l’entreprise, après avoir recueilli son accord exprès.
Utilisation des réseaux sociaux
Par principe, la direction de l’entreprise demande que les salariés évitent l’utilisation des réseaux sociaux professionnels en dehors des horaires de travail. Aussi il est expressément demandé aux salariés de limiter la consultation et l’usage des réseaux sociaux utilisés à des fins professionnelles le week-end et pendant les vacances. Par ailleurs, il est recommandé d’en désactiver les notifications de façon générale.
Article 5. Bonnes pratiques professionnelles en faveur du droit à la déconnexion
Pour favoriser l’application du présent accord, les parties rappellent les bonnes pratiques professionnelles quant à l’utilisation des outils de connexion à distance.
Préconisation pour favoriser la communication :
Choisir le moyen de communication adapté, en s’interrogeant sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles (téléphone, entrevue) ;
Choisir le moment opportun pour adresser un courriel, un message, ou joindre un collaborateur par téléphone ;
Préconisation pour l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle et du téléphone portable :
Veiller à la précision de l’objet du courriel, celui-ci doit permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du message ;
Le cas échéant, préciser, dans l’objet du courriel, qu’il ne nécessite pas de réponse immédiate ;
Veiller à la pertinence des destinataires du courriel, et à l’utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;
Veiller à la clarté, neutralité et à la concision du courriel ;
Veiller au respect des règles élémentaires de politesse lors de l’envoi du courriel ;
Veiller à limiter l’activation des alertes sonores ou visuelles d’arrivée (notifications) d’un nouveau courriel ou message (sms, applications mobiles de communication)
Article 6. Sensibilisation et formation des salariés et des managers à la déconnexion
Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise communiquera le présent accord à l’ensemble des salariés. Les collaborateurs qui le solliciteraient pourront bénéficier d’une formation aux outils de communication interne (Gmail et G Suite). Les parties conviennent que le présent accord fera l’objet d’une information donnée à tous les salariés au moment de leur embauche. De plus, cet accord et les modalités de déploiement seront présentés aux managers dans le cadre du parcours de formation Manager. Enfin, l’accord sera consultable par tous les salariés sur le site intranet de l’entreprise.
Article 7. Recours des salariés
En cas de difficultés personnelles en matière de droit à la déconnexion, la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise se tient à la disposition des salariés concernés et de leurs représentants pour accompagner et identifier rapidement des solutions. Si apparaissent des risques pour la santé des salariés, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et correctrices propres à faire cesser ces risques. Ainsi, dans l’éventualité d’une situation d’hyper-connexion d’un collaborateur qui altérerait sa santé et son comportement au travail, les collaborateurs qui en seraient témoins (chef de service, collègue, représentants du personnel) pourront alerter le responsable RH afin qu’il déclenche une visite auprès du médecin du travail. Les parties rappellent que le salarié peut également solliciter une visite auprès du médecin du travail.
Article 8. Périodicité de la négociation
Les parties conviennent de porter la périodicité de la négociation relative au droit à la déconnexion à trois ans.
Article 9. Suivi de l’accord
Tous les ans, lors de la NAO, les parties au présent accord pourront échanger sur les conditions d’application des mesures prévues.
Article 10. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le jour suivant son dépôt.
Article 11. Révision et dénonciation
Révision de l’accord Il pourra être révisé à tout moment selon le dispositif prévu par les articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail. La demande de révision est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux parties signataires ou adhérentes et aux organisations syndicales représentatives. L’avenant éventuellement conclu, dans le cadre de la procédure de révision se substituera de plein droit aux stipulations du présent accord qu’il modifiera. Cette substitution prendra effet à la date de signature de l’avenant, ou à toute autre date expressément définie par les parties.
Dénonciation de l’accord Le présent accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction, soit par l’organisation syndicale représentative de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois. La dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail. L’accord dénoncé continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de 3 mois.
Article 12. Dépôt et publicité
Conformément à la législation en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de l’Entreprise sur la plateforme en ligne Télé Accords, ainsi qu’au Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord. Aussi, une information du présent accord sera fait à l’ensemble des salariés par l’affichage de l’accord dans l’entreprise. En outre, chaque partie signataire se voit remettre un exemplaire de l’accord. Enfin, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non-signataires de celui-ci.
Fait à Paris, le 30 novembre 2023 En 4 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication
Pour la Société
XX, Président-Directeur Général
Pour les organisations syndicales représentatives
SNME-CFDT, représenté par XX, en sa qualité de déléguée syndicale
