ACCORD LOCAL RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE A LA xxxxxx
Entre d’une part,
La xxxxxx
Représentée par
Et d’autre part,
Le syndicat
Représenté par
Le syndicat
Représenté par
Le syndicat
Représenté par
Le syndicat
Représenté par
Le syndicat
Représenté par
PRÉAMBULE
Le présent accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique à la xxxxxx pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) dans le cadre du renouvellement de cette instance, tel que le prévoit l’article L 2314-26 du Code du travail. La mise en œuvre du vote par voie électronique permet non seulement de favoriser la participation des salariés dans un contexte où la pratique du télétravail a connu un important déploiement, mais également de sécuriser l’organisation des élections et des opérations de dépouillement. Enfin, le vote électronique s’inscrit dans la démarche de dématérialisation et de développement durable engagée par la xxxxxx. Par ailleurs, les parties rappellent que l’organisation matérielle d’une élection relève de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il est donc convenu que le recours au vote électronique devra être expressément prévu pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral qui, conformément à l’article R 2314-13 du Code du travail, doit :
Se référer au présent accord et son annexe, le cahier des charges,
Mentionner le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique pour l’élection concernée,
Comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
La conclusion d’un protocole d’accord préélectoral ne pourra intervenir qu’à l’issue du processus d’agrément du présent accord. Ainsi, le présent accord détaille les mesures et garanties mises en place pour que le recours au vote électronique à la xxxxxx soit conforme aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Les parties affirment que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral suivants :
Anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
Intégrité : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
Unicité : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
Confidentialité, secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
A cet effet, le système de vote électronique mis en place à la xxxxxx doit impérativement respecter :
Les dispositions formulées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dans sa Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019,
Les dispositions du Code du travail en la matière.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée par le protocole préélectoral. Les parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités ci-après décrites.
Article 1 : Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est convenu que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur déterminé par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence sur devis, sur la base des dispositions légales en la matière ainsi que du cahier des charges annexé au présent accord. A l’issue de cette procédure, la Direction a retenu la société LegaVote pour la mise en œuvre des élections professionnelles organisées par voie électronique dans le cadre du renouvellement du CSE. En application des dispositions légales et réglementaire, le prestataire LegaVote est renvoyé au cahier des charges annexé au présent accord pour tout ce qui concerne les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique. Le Directeur de projet LegaVote en charge du déroulement des élections professionnelles de la xxxxxx a procédé à une présentation du système de vote le jeudi 13 avril 2023, permettant d’apporter des réponses techniques aux éventuelles interrogations des organisations syndicales.
Article 2 : Consultation du rapport d’expertise
Conformément à l’article R 2314-9 du Code du travail, les parties au présent accord reçoivent de la société LegaVote un rapport d’expertise préalable du système de vote électronique. Cette expertise a été réalisée par un prestataire indépendant, et le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.
Article 3 : Accès au système de vote
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette, etc.). Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le matériel de vote selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Seul le salarié aura connaissance de l’ensemble des données de connexion. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La proclamation des résultats est publique.
Article 4 : Sécurité
Article 4-1 : Cellule d’assistance technique
Les parties conviennent que, conformément à l’article R 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique est mise en place par la Direction pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule est composée :
Des membres du bureau de vote,
De deux représentants de la Direction,
D’un représentant du prestataire retenu pour la mise en place du système de vote électronique.
Conformément à l’article R 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique doit procéder en présence des représentants des listes de candidats :
Avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique pour vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,
A l’issue du vote et avant le dépouillement, au contrôle du scellement de ce système.
Ces opérations sont détaillées dans le cahier des charges annexé au présent accord.
Article 4-2 : Dispositif de secours
Le système de vote électronique doit garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours est prévu pour prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
Article 4-3 : Assistance technique
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire retenu pour la mise en place du système de vote électronique se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Parallèlement, un service d’assistance téléphonique est mis en place par ce même prestataire pour renseigner les électeurs.
Article 5 : Moyens d’appropriation du dispositif
Tous les moyens doivent être mis en œuvre pour faciliter l’utilisation de cette technique de vote par toutes les personnes intéressées.
Article 5-1 : Informations
Les parties conviennent qu’une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote par correspondance électronique et notamment l’indication de l’heure de clôture du scrutin, doit être diffusée à l’ensemble des salariés de la xxxxxx suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
Article 5-2 : Rôle et formation des membres du bureau de vote
Conformément à l’article R 2314-12 du Code du travail, une formation sur le système de vote électronique retenu est prévue pour les membres du bureau de vote. Cette formation se déroule concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin. Les membres du bureau de vote ont compétence, après avis des membres de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote en cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données. Pour ce faire, les membres du bureau de vote possèdent les clefs permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. Les parties conviennent que, comme le permet l’article R 2314-16 du Code du travail, les membres du bureau de vote peuvent avoir connaissance du nombre de votant.
Article 6 : Formalités liées à la RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016 / 679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016 / 679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Conformément à l’article R 2314-11 du Code du travail, la Direction informe les organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Article 7 : Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à compter de son agrément et prendra fin à l’issue du processus de renouvellement de la délégation du personnel au Comité social et économique en fin d’année 2023. Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.
Article 8 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés qui en sont signataires ou qui y ont adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions de l’article L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Article 9 : Notification, publicité et dépôt de l’accord
Une copie du présent accord signé sera remise à chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme, qu’elle en soit signataire ou non-signataires. Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire original de l’accord sera déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Mende. Conformément au Décret n° 2018-362 en date du 18 mai 2018, cet accord sera mis en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Ces formalités de publicité et de dépôt seront réalisées par l’employeur.
Montpellier, le ____________________________
La xxxxxx :
Le syndicat :
Le syndicat :
Le syndicat :
Le syndicat :
Le syndicat :
CAHIER DES CHARGES
ANNEXE A L’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA xxxxxx
Le présent cahier des charges a pour objet de préciser le détail du fonctionnement du système retenu et du déroulé du processus électoral tel qu’il est mis en place à la xxxxxx par un prestataire dans le respect des dispositions légales et selon les directives établies par la Direction. Conformément à l’article R 2314-5 du Code du travail, le présent cahier des charges et l’accord auquel il est annexé, sont mis à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise. Le prestataire devra respecter les prescriptions minimales des dispositions du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et des décrets n°2016-1676 du 5 décembre 2016 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Le prestataire communique une expertise de la première version de la solution de vote retenue et renseigne la xxxxxx sur la protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements. Il renseigne également la xxxxxx sur les protections concernant les informations liées à la gestion de ses élections (stockage et accès). Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par Internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par la xxxxxx sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par Internet.
Accompagnement préalable au scrutin
Le prestataire met à disposition de la xxxxxx plusieurs interlocuteurs tout au long du processus électoral.
Une réunion de cadrage du projet a lieu entre la Direction et le prestataire.
Le prestataire présente le logiciel aux organisations syndicales représentatives au niveau de la xxxxxx.
La Direction communique la liste électorale au prestataire via une plate-forme sécurisée aux seules fins suivantes :
Attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôle des accès au système de vote électronique,
Enregistrement des émargements électroniques après chaque vote et garantie de l’unicité du vote pour chaque électeur,
Edition des listes d’émargement.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire relève de la responsabilité de la Direction.
Le fichier électeur peut subir des modifications par la Direction jusqu’au scellement du système de vote notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales : le prestataire assure que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique.
La Direction communique au prestataire, via une plate-forme sécurisée, les listes de candidats et leur ordre d’apparition ainsi que les professions de foi correspondantes jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Le prestataire fournit les outils nécessaires au contrôle de la parité femme / homme des candidatures et fait les alertes nécessaires, relayées par la Direction.
Les salariés reçoivent une note (guide électeur) détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote par correspondance électronique.
A l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats, le prestataire et la Direction valident lors d’une réunion de vérification, le système de vote électronique définitif.
Avant le début du premier tour des élections, le prestataire diffuse l’adresse du site et l’identifiant propre à chaque salarié valable pour le premier et l’éventuel second tour, par un système assurant la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'envoi des moyens d'authentification :
Par courriel sur l’adresse professionnelle, ou courrier au domicile ou courriel sur l’adresse personnelle sous réserve de leur accord préalable pour les salariés absents, un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
Par le renseignement d’une information « non-triviale » demandée sur le site pour finaliser l’accès (par exemple : matricule du salarié),
Par SMS ou serveur vocal, un code secret à usage unique qu’il sera seul à connaître pour permettre le vote.
La Direction procède au contrôle de ces envois.
Le prestataire met une assistance téléphonique à disposition des salariés de la xxxxxx.
Le prestataire assure la formation des membres du bureau de vote et des membres de la délégation du personnel lors du scrutin à blanc réalisé avant l’ouverture des élections permettant à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et des modifications éventuelles : l’ensemble des modules de l’application doit être testé pour permettre de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Durant ce test, les membres du bureau de vote s’identifient au moyen de codes d’accès spécifiques puis contrôlent le certificat serveur de l’application de vote, le scellement du système de vote électronique, les urnes électroniques qui doivent être vides, le nombre d’inscrits et de sièges par élection, la liste des émargements. Ils créent leur clef de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, qui doit rester secrète, puis scellent le système en programmant les jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
Déroulement du scrutin
L’électeur est informé en amont par courriel des dates et des horaires de la période de vote, puis de nouveau par courriel au moment de l’ouverture du scrutin.
Tout électeur, y compris les salariés en situation de handicap, peut voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…) : le système sera disponible 24h / 24 durant la période du scrutin.
Le vote électronique peut avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.
En cas de perte des identifiants ou de toute autre difficulté, l’électeur peut solliciter le prestataire via l’assistance téléphonique mise en place ou directement via le « formulaire de problème de connexion » disponible sur la plateforme de vote électronique.
Lors du vote :
L’électeur s’identifie au moyen de son identifiant, de l’information « non-triviale » et de son code secret à usage unique qui seront contrôlés avant l’accès au vote,
Les listes de candidatures et les professions de foi en présence sont présentées à l’électeur,
L’électeur choisit une seule liste parmi celles proposées, ou bien choisit de voter « blanc »,
L’électeur peut rayer des candidats présents dans la liste choisie s’il le souhaite,
Le système présente clairement à l’électeur le bulletin de vote comprenant les candidats retenus et les candidats rayés éventuels pour modification et / ou validation,
Le système confirme le choix effectué par l’électeur et ensuite, la prise en compte de son bulletin de vote : la validation du bulletin vaut signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection,
L’électeur reçoit un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote qu’il peut conserver et imprimer immédiatement ou ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Si l’électeur a la possibilité de participer à une autre élection, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Une clef de chiffrement garantit que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin conformément à l’article R 2314-16 du Code du travail.
Le nombre de votants peut être accessible au cours du scrutin aux membres du bureau de vote conformément à l’article 5-2 de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique à la xxxxxx.
Les membres du bureau de vote et les membres de la cellule d’assistance technique ont accès au « registre d’activité » regroupant le journal des plis, le journal de l’assistance téléphonique et le journal des évènements.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Dépouillement
Pour clore le scrutin, les membres du bureau de vote renseignent leur mot de passe associé à leur clef de chiffrement.
Le dépouillement intervient par l’activation d’au moins deux clefs de déchiffrement.
Le contenu de l’urne, les listes d’émargements, les clefs de chiffrement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les résultats s’affichent instantanément : les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat, l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements qui indiquent la date et l'heure des votes, seront accessibles aux membres des bureaux de vote et aux personnes habilitées des services du personnel : elles sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les membres du bureau de vote signent électroniquement les procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa puis proclament les résultats.
Le système de vote électronique est scellé pour garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats : la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau si besoin.
Le prestataire conserve les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours.
La destruction de ces données fait l’objet d’une communication d’un document probatoire qui précise le procédé de destruction.
