Dont le siège social est sis 14 boulevard Malesherbes, 75 008 PARIS Cedex 08 Représentée par Monsieur Olivier FOURURE Agissant en qualité de Directeur Général
Ci-après dénommée «
l’Entreprise »,
D’une part,
ET
Les
Organisations Syndicales représentatives dans l’Entreprise représentées respectivement par :
C.F.D.T, représentée par XX, Déléguée Syndicale de VIASANTÉ Mutuelle,
C.F.E - C.G.C, représentée par XX, Délégué Syndical de VIASANTÉ Mutuelle,
F.O, représentée par XX, Délégué Syndical de VIASANTÉ Mutuelle,
Ont engagé la négociation annuelle obligatoire sur les différents thèmes prévus par les dispositions des articles L.2242-13 et suivants du Code du travail.
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Les parties signataires sont convenues de l'opportunité de recourir au vote électronique par suite des constats suivants :
La répartition des électeurs sur le territoire national, l'organisation matérielle des bureaux de vote, la mise en place du vote par correspondance, rendent complexe l'organisation des élections ;
Le scrutin électronique facilite le processus de vote pour les salariés puisqu'il ne nécessite aucun déplacement et permet de voter à tout moment de n'importe quel endroit de simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral ;
Le scrutin électronique s'inscrit dans la démarche du développement durable et de préservation de l'environnement, en ce qu'il réduit la consommation de papier et les déplacements pour voter ;
Le scrutin électronique permet d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
Le scrutin électronique permet d'augmenter le niveau de participation.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après valant cahier des charges.
Dans la perspective de respecter les principes généraux du droit électoral mais également de définir les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorale dans le cadre du recours au vote électronique, il est inséré dans le présent accord des dispositions qui permettront notamment de :
Vérifier l'identité des électeurs ;
S'assurer de l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
S'assurer de l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
S'assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieur ;
Permettre la publicité du scrutin.
PARTIE 1 – CHAMP ET CADRE JUDIRIQUE DE L’ACCORD
Article 1 – Objet et Champ d’application
Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de VIASANTÉ Mutuelle appelés à voter aux élections du comité social et économique et, le cas échéant, aux salariés mis à disposition par des sociétés extérieures qui auraient exprimé leur souhait de voter aux élections organisées au sein de VIASANTÉ Mutuelle, selon les dispositions applicables en la matière
Article 2 – Cadre juridique de l’accord
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.
Article 3 – Elections concernées
Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin. Les parties conviennent de recourir exclusivement au vote électronique.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s'entendre comme l'unique moyen de participer au vote.
PARTIE 2 – RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME RETENU.
Article 4 –Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire » mandaté pour ce faire par la Direction.
La Direction mandatera à cet effet un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et les recommandations de la CNIL.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service Développement Social et sur l’intranet de la société.
« Le prestataire » retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 5– Expertise préalable indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.
Le rapport d’expertise est communiqué à la Direction de l’entreprise et au prestataire.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, ainsi que des salariés au service Développement Social.
PARTIE 3 – PREPARATION DU VOTE
Article 6- Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet en présence des membres du bureau de vote ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 – Etablissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.
Article 8 – Etablissement des listes de candidat
Les listes de candidats seront établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Article 9 – Information des salariés
VIASANTÉ Mutuelle met en œuvre les moyens destinés à faciliter l'expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
A cet effet, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Ces informations porteront notamment sur :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
Un espace dédié aux élections professionnelles sera en outre créé comportant notamment :
Le présent accord,
La note explicative détaillée à l'attention des collaborateurs sur le déroulement des opérations électorales,
Les listes de candidats,
Les professions de foi des organisations syndicales.
Article 10 - Formation sur le système de vote
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique.
Article 11 – Propagande électorale
Chaque organisation syndicale présentant des candidats pourra mettre en ligne un tract valant profession de foi sur l’espace dédié aux élections professionnelles. Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le tract doit être communiqué par un fichier de type PDF.
PARTIE 4 – DEROULEMENT DU VOTE
Article 12 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 13 – Période de vote électronique
La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Pendant cette période, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 14 – Bulletin de vote
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le logo doit être communiqué par un fichier de type PDF. Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs. Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes. Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.
PARTIE 5 – CLOTURE DU SCRUTIN
Article 15 – Clôture du scrutin et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu'en cas de force majeure, c'est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.
Article 16 – Protection des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Article 17 – Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
PARTIE 6 – DISPOSITIONS GENERALES
Article 18 – Durée
Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée dans le cadre de la désignation des membres au Comité Social et Economique.
Article 19 – Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
Un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les membres titulaires du CSE tous les 3 ans. En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 20 – Révision de l’accord
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 15 jours suivant sa prise d’effet. La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail. Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique ou courrier recommandé avec accusé de réception.
Article 21 – Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 22 – Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse.
Article 23 – Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Article 24 - Signature électronique
Pour la ratification du présent accord, les parties signataires décident de recourir à la signature électronique.
La signature électronique bénéfice de la même valeur juridique que la signature manuscrite au sens de l’article 1367 du Code civil.
Le dispositif technique mise en place est conforme aux dispositions dudit article en ce qu’il garantit l’identification du signataire et son lien avec l’acte signé ainsi que l’impossibilité de modifier ultérieurement les données.
La signature par ce procédé confère donc une valeur juridique pleine et entière au présent accord.
