Avenant de révision à l’avenant de révision du 14 avril 2020
(V2)
Préambule
Après deux années passées sur l’outil So’Horsys (éditeur : Asys), la Direction de NEOMA BUSINESS SCHOOL a fait le constat que cette solution ne couvre pas l’ensemble des besoins des salariés de NEOMA et se montre insuffisante en termes de stabilité, d’accessibilité et de fiabilité.
Il s’est donc avéré nécessaire d’identifier une solution technique plus apte à satisfaire en particulier les attentes des salariés à l’horaire individualisé (horaire variable) concernant les modalités de suivi de leurs temps de travail, et notamment des heures excédentaires accomplies, le cas échéant, et des possibilités de récupération associées.
Le marché avec l’éditeur actuel prenant fin le 1er octobre 2024, un appel d’offres a été lancé afin d’équiper l’Institution d’un nouvel outil plus performant, mais surtout plus en adéquation avec les besoins spécifiques à sa population de salariés.
Dans cette perspective, il a été constaté que certaines dispositions de l’avenant de révision du Statut Social de NEOMA du 14 avril 2020 relatives à la gestion des temps de travail des salariés à l’horaire variable devaient être modifiées, afin de simplifier les règles applicables au traitement des heures excédentaires, tout en conservant la volonté d’origine de ménager aux collaborateurs concernés une certaine souplesse dans la gestion de leurs temps de travail pour leur permettre de concilier au mieux leurs vies personnelle et professionnelle.
C’est dans ce cadre que les membres de la Direction de NEOMA BUSINESS SCHOOL et les partenaires sociaux se sont rencontrés.
Les organisations syndicales reconnaissent la nécessité de permettre une gestion plus claire et plus sûre des temps des salariés à l’horaire, comme celle d’offrir aux publics, notamment internes, des horaires d’ouverture adaptés à leurs contraintes. Elles demeurent attachées à la souplesse offerte par les horaires variables, qui permettent aux salariés de mieux faire face aux contraintes de leur vie familiale et personnelle. Elles soulignent que c’est là la finalité première de l’horaire variable.
Dans une organisation où la nature et les cycles d’activité sont divers, la direction et les organisations syndicales s’accordent à considérer qu’un texte ne peut pas tout prévoir dans le détail, et que l’on peut faire confiance à l’intelligence d’un collectif de travail pour traiter de la répartition des horaires dans le cadre établi par l’accord d’entreprise. Cela réclame un management de proximité, attentif à l’équité et qui n’hésite pas à exercer ses responsabilités pour la faire respecter. Cela nécessite aussi une attention particulière de la Direction des Ressources Humaines sur la façon dont ces questions sont traitées au sein des services.
Au terme de leurs échanges, et sur la base de ces principes, il a été convenu que les articles suivants de l’avenant de révision du Statut Social du 14 avril 2020 seraient modifiés comme suit à compter du 1er juillet 2025 :
Article 12.3.7. Horaire individualisé
Définition et champ d’application
L’horaire individualisé permet une certaine flexibilité des horaires de travail et permet, en conséquence, de mieux concilier les exigences de la vie professionnelle et celles de la vie privée.
L’horaire individualisé permet donc au salarié administratif non cadre de pouvoir faire varier les horaires de sa journée de travail : début, fin, pause du midi. La prestation de travail s’exécute sur des plages fixes, au cours desquelles la présence du salarié est obligatoire, et sur des plages variables, au cours desquelles le salarié fixe librement son temps de travail, dans le respect de la durée du travail contractuellement fixée.
Ce système implique que chaque salarié concerné par les horaires individualisés utilise cette flexibilité avec responsabilité et bon sens, afin que la durée quotidienne de travail soit suffisante pour lui permettre d’assurer normalement les tâches qui lui incombent et pour que le bon fonctionnement des différents services de l’institution soit garanti.
Le système des horaires variables individualisés ne peut toutefois être appliqué à l’ensemble du personnel de l’institution. Du fait de leur fonctionnement et de la nature même de leurs missions, certains services ne sont pas concernés par l’horaire individualisé, à savoir :
Hub ;
Moyens Généraux ;
Hotline SI
Library.
Les salariés non cadres affectés à ces services ne peuvent donc être soumis à l’horaire individualisé. Les managers de chacun des services ci-dessus planifieront les horaires hebdomadaires de leurs équipes respectives moyennant un délai de prévenance de 9 jours ouvrés, y compris en cas de changement d’horaires. Pour les autres services, l’horaire individualisé est possible. Cependant, le bénéfice de l’horaire individualisé ne peut faire obstacle à la nécessité d’assurer la mission du service, notamment si celui-ci accueille du public (salariés, étudiants, autres parties prenantes). Les collaborateurs du service doivent ainsi s’organiser pour assurer la présence nécessaire à cette mission et le manager s’assure que cette organisation est équitable dans la durée. À défaut, un horaire fixe pourra être mis en place par la Direction des Ressources Humaines après consultation des organisations syndicales.
Plages de travail
La journée de travail est découpée en cinq plages :
08h00 à 09h15 : plage variable durant laquelle l’heure d’arrivée est laissée au choix du salarié.
09h15 à 11h45 : plage fixe durant laquelle le salarié doit être présent.
11h45 à 14h : plage variable durant laquelle le salarié est libre d’organiser sa pause déjeuner, sous réserve qu’elle soit d’une durée minimale d’une demi-heure et d’une durée maximale de deux heures.
14h00 à 16h00 : plage fixe durant laquelle le salarié doit être présent.
16h00 à 18h30: plage variable durant laquelle l’heure de départ est laissée au choix du salarié.
Certaines activités peuvent rendre temporairement nécessaire une présence avant 8h00 ou après 18h30 pour nécessité de service.
Lorsqu’un pointage est effectué en dehors des plages variables de travail ci-dessus, le manager en est averti automatiquement ; il lui appartient alors de valider ou non le dépassement de plage dans l’outil de gestion des temps.
Les 37 heures de travail par semaine sont effectuées sur 5 jours, soit 10 demi-journées.
Un aménagement spécifique du temps de travail, consistant à effectuer 37h sur 4,5 jours, peut toutefois être mis en place pour les salariés à l’horaire variable ayant au moins un enfant à charge jusqu’à l’entrée au collège, avec l’accord du responsable du service. Le salarié doit produire un certificat de scolarité. Cet aménagement fait l’objet d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an, renouvelable.
Durée maximale journalière de travail
Le temps de travail journalier est limité à 10 heures de travail effectif.
Flexibilité et report d’heures excédentaires
La mise en œuvre par le salarié de l’horaire individualisé peut avoir pour effet de générer des excédents temporaires d’heures de travail. Ces excédents temporaires ne constituent pas des heures supplémentaires puisqu’ils résultent du choix du salarié, et non d’une demande de la direction.
Les salariés concernés veillent à ne pas accumuler d’excédents : les heures en excédent générées du fait de l’horaire individualisé sont à compenser en priorité en ajustant dès que possible le temps de travail à la baisse sur les plages variables du matin, du déjeuner ou de l’après-midi.
Les excédents temporaires qu’il ne serait pas possible de compenser par cet ajustement (en période de forte activité du service, notamment) peuvent être récupérés par demi-journée(s) ou journée(s) complète(s) de travail, accolées ou non, en tenant compte des nécessités de service et avec l’accord préalable du responsable hiérarchique.
Le volume cumulé d’excédents temporaires ne peut pas dépasser 30 heures. Une fois ce plafond atteint, aucun excédent supplémentaire ne peut plus être comptabilisé, et le salarié doit commencer à récupérer des heures, sous forme de journées et/ou de demi-journées.
Pour un salarié à temps plein sur 5 jours de travail hebdomadaire, toute journée ou demi-journée d’absence au titre de cette récupération sera décomptée à hauteur de 7,40 heures ou 3,70 heures, respectivement - en cas de pose de demi-journée de récupération, sous réserve que la durée effectivement travaillée sur l’autre demi-journée n’excède pas 3,70 heures. Dans le cas contraire, le temps effectivement récupéré sera diminué de la durée travaillée au-delà de 3,70 heures.
Pour les salariés disposant d’un aménagement spécifique du temps de travail, l’absence pour récupération sera décomptée en fonction du calendrier de travail.
Le compteur d’excédents temporaires n’est pas remis à zéro à la fin de l’exercice.
Dans le suivi et la gestion des horaires individualisés et des excédents temporaires, les responsables de service doivent veiller à ce que les salariés puissent effectivement récupérer leurs excédents dans un délai raisonnable, particulièrement dans les services qui font face à un sous-effectif momentané (congés, arrêt(s)-maladie, etc.).
Heures déficitaires
La mise en œuvre par le salarié de l’horaire individualisé peut avoir pour effet de générer des déficits temporaires d’heures de travail. Ces déficits doivent être rapidement résorbés.
Lorsque le déficit cumulé atteint quinze heures, les heures déficitaires au-delà de ce seuil sont assimilées à des absences non autorisées, et ne sont donc pas rémunérées. Elles apparaissent comme telles sur le bulletin de salaire du mois au cours duquel est constatée l’atteinte du seuil de quinze heures déficitaires, ou sur le bulletin de paie du mois suivant si ce constat intervient postérieurement à la date de clôture de paie.
Les autres dispositions de l’avenant de révision du Statut Social du 14 avril 2020 restent inchangées.
CLAUSES FINALES
Article 1. Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs à l’horaire individualisé de NEOMA Business School, quel que soit leur site de rattachement administratif. Article 2. Durée, suivi, dénonciation et adhésion
Article 2.1. Durée et dénonciation de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée avec effet au
1er juillet 2025.
Il peut être dénoncé totalement ou partiellement dans les conditions suivantes :
L’avis de dénonciation, adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des organisations signataires, devra être accompagné d’un projet d’ouverture de négociations précisant les propositions sur les points sujets de la dénonciation. Les négociations devront s’engager dans un délai maximum de deux mois à compter de la réception de l’avis de dénonciation.
Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la signature d’un nouvel accord ou, à défaut d’accord, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai légal de préavis. Article 2.3 Suivi de l’accord
En cas d’impossibilité d’assurer, au sein d’un service non soumis à l’horaire collectif prévu par l’article 12.3.7 a, la mise en place d’horaires individualisés, la direction informe les organisations syndicales et les consulte sur l’horaire fixe qu’elle envisage de mettre en place dans ce service. La direction dresse chaque année un bilan de l’application des horaires individualisés qui est versé à la BDESE et intégré à la consultation sur la politique sociale. Article 2.2. Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, ainsi que toute organisation syndicale ou organisation d’employeurs ou des employeurs pris individuellement qui ne sont pas signataires du présent accord, pourront y adhérer ultérieurement.
L'adhésion est notifiée aux signataires de l’accord et fait l’objet d’un dépôt dans des conditions prévues par voie réglementaire, à la diligence de son ou de ses auteurs. Elle produira effet à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et de son dépôt sur la plateforme de dépôt dématérialisé. Article 3. Révision et interprétation
Le présent accord est révisable à tout moment à l’initiative de la Direction ou par une organisation syndicale représentative signataire ou adhérente, et notamment en cas de dispositions réglementaires nouvelles et/ou de difficultés d'interprétation.
Conformément aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’une convention ou d’un accord d’entreprise ou d’établissement : 1° jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord ; 2° à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.
La validité de l’avenant de révision s’apprécie conformément aux conditions de validité des accords collectifs de branche.
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer, à la requête de la partie la plus diligente, dans les quinze jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.
Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les quinze jours suivant la première réunion.
Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure. Article 4. Portée et avantages acquis
Les dispositions du présent accord s’imposent aux rapports nés des contrats individuels existants et à venir, dans le respect de la hiérarchie des normes du droit du travail. Article 5. Communication
Après la signature du présent accord, l’ensemble du personnel sera informé de la mise en place de ce nouveau dispositif par le biais des différents outils de communication interne (intranet).
Article 6. Notification et publicité
Conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera transmis à la DDETS de la Seine-Maritime via la plateforme de dépôt dématérialisé « TéléAccords ».
Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Rouen.
Cet avenant annule et remplace en toutes ses dispositions l’« avenant de révision à l’avenant de révision du 14 avril 2020 » signé le 4 juillet 2024.
