ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE L’UES O2
ENTRE
L’intégralité des sociétés composant l’UES O2 représentée par Madame Xx, Directrice des Ressources Humaines Déléguée, dûment mandatée à cet effet pour négocier et signer le présent accord,
D’UNE PART,
ET,
LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRÉSENTATIVES SUIVANTES :
CFDT, représentée par Mmes Xx, Xx, Xx, Xx, et Xx ;
CGT, représentée par Mmes Xx, Xx, Xx, Xx, et Xx;
FO, représentée par Mmes Xx, Xx, Xx, Xx, et Xx;
SUD, représentée par Mme Xx, M. Xx, Mme Xx et Mme Xx ;
ARTICLE 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe4
ARTICLE 3 : Modalités d’organisation des opérations électorales4
1. Protocole d’accord préélectoral4 2. Formation au système de vote électronique4 3. Expertise indépendante4
ARTICLE 4 : Déroulement des opérations de vote5
1. Etablissement et communication des listes électorales et des listes de candidats5 2. Lieu et temps du scrutin5 3. Modalités d’accès au site de vote5 4. Déroulement du vote6
ARTICLE 5 : Clôture et résultats6
1. Clôture6 2. Dépouillement6 3. Délais de recours et destruction des données7
ARTICLE 6 : Sécurité et confidentialité7
1. Anonymat et confidentialité des suffrages7 2. Dispositif de secours7
ARTICLE 7 : Dispositions finales7
1. Durée et entrée en vigueur7 2. Révision et dénonciation de l’accord8 3. Dépôt et publication de l’accord8
Préambule L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007. Sans préjudice des articles L.2314-5 et suivants du Code du travail, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise. Il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique, à l’occasion des élections des membres de la délégation du personnel du CSE, offre, au bénéfice des salariés, les meilleures facilités et conditions de participation audit scrutin. Par conséquent, le présent accord a pour objectif d’autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique de l’UES O2 conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail et aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Objet et champ d’application Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique de l’UES O2. Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES O2 ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.
ARTICLE 1 : Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire extérieur (ci-après dénommée « le prestataire »), spécialisé dans la mise en œuvre de processus électoraux pour chaque élection. Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité : le secret du vote.
ARTICLE 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Direction et les partenaires sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 : Modalités d’organisation des opérations électorales
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le choix du prestataire retenu figurera dans le protocole d’accord préélectoral.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.
Cellule d’assistance technique
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 4 : Déroulement des opérations de vote
Etablissement et communication des listes électorales et des listes de candidats
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. La transmission au prestataire des listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral sera faite à la date prévue dans celui-ci. Les listes de candidats établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour l’intégration dans le système de vote électronique aux dates fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment durant la période d’ouverture des scrutins de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire pourront être mis à la disposition des électeurs qui le souhaitent dans les locaux de chaque société préservant la confidentialité du vote, aux horaires d’ouverture. Par ailleurs, il est rappelé que chaque intervenant dispose d’un téléphone professionnel avec accès à Internet, permettant ainsi de réaliser ces opérations de vote.Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. A l’aide de son code d’accès, l’électeur pourra recevoir son mot de passe. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Déroulement du vote
Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. ARTICLE 5 : Clôture et résultats
Clôture
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement public
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise et/ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 : Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la Direction mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 : Dispositions finales
Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à la date de sa signature.
Révision et dénonciation de l’accord
A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte. Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord et au plus tard trois mois avant la date de renouvellement de la délégation du personnel au comité social et économique. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications. L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie. L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord. L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales. Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.
Dépôt et publication de l’accord
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D.2231-1 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
Auprès du greffe du conseil de prud'hommes dont relève le siège de l’entreprise.
Fait au Mans, le 27 octobre 2023
En 7 exemplaires originaux
Pour l’UES O2 Xx, DRH
Pour l’Organisation Syndicale C.F.D.T. , Xx
Pour l’Organisation Syndicale C.F.D.T. , Xx
Pour l’Organisation Syndicale C.F.D.T. , Xx
Pour l’Organisation Syndicale C.F.D.T. , Xx
Pour l’Organisation Syndicale C.F.D.T. , Xx
Pour l’Organisation Syndicale CGT, Xx
Pour l’Organisation Syndicale CGT, Xx
Pour l’Organisation Syndicale CGT, Xx
Pour l’Organisation Syndicale CGT, Xx
Pour l’Organisation Syndicale FO, Xx
Pour l’Organisation Syndicale FO, Xx
Pour l’Organisation Syndicale FO, Xx
Pour l’Organisation Syndicale FO, Xx
Pour l’Organisation Syndicale SUD, Xx
Pour l’Organisation Syndicale SUD, Xx
Pour l’Organisation Syndicale SUD, Xx
Pour l’Organisation Syndicale SUD, Xx
ANNEXE 1
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de l’UES O2
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES O2 les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
