Election des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique
ENTRE LES SOUSSIGNES : D’UNE PART, Et, D’AUTRE PART,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.
L'accord d'entreprise intervenu le 24 juillet 2019 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE
Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique au sein de l’entreprise, ci-après dénommée « l'Election ».
La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE
Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de l'Election, conformément à l'accord d'entreprise prévu à cet effet.
ARTICLE 3 - ANNEXES DU PROTOCOLE
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, le présent protocole comporte en annexe :
Les nombres de candidats de chaque sexe attendus au sein d'une liste de candidats, selon le nombre de candidats de la liste ;
La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;
La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.
ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
l’entreprise.a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
l’entreprise.a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.
ARTICLE 5 - EFFECTIFS, NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES
Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au vendredi 20 septembre 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.
Les parties constatent que l'effectif global de l'entreprise est de 175.08 salariés (E.T.P). Cet effectif se décompose de la manière suivante :
116.61 salariés de catégorie « Ingénieurs et Cadres » ;
55.22 salariés de catégorie « Agents de maîtrise et Techniciens » ;
3.25 salariés de catégorie « Employés et Ouvriers » ;
Conformément aux dispositions de l'article R. 2326-1 du Code du travail et compte tenu de l'effectif de l’entreprise., le nombre de sièges à pourvoir est de 9 titulaires et 9 suppléants. Conformément aux dispositions des articles L. 2314-11 et L. 2324-11 du Code du travail et de la circulaire DRT 12 du 17 mars 1993 - fiche n°6 §2, il est convenu de répartir les sièges à pourvoir de la manière suivante :
Conformément à l'article L2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.
Dans ce cadre, les effectifs et nombres de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :
Collège Effectif Nombre de sièges
Titulaires Suppléants Non cadres : Collège agents de maîtrise et techniciens 58.47 3 3 Cadres : Collège ingénieurs et cadres 116.61 6 6 Total 175.08 9 9
ARTICLE 6 - CALENDRIER DE L'ELECTION
Etapes Dates et heures Annonce de l'élection Lundi 22 juillet Affichage et publication des listes électorales Vendredi 27 septembre Diffusion de la note d'information Vendredi 27 septembre Désignation des membres du bureau de vote et des observateurs Lundi 7 octobre 1er tour Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Lundi 7 oct. à 16h00
Envoi des codes d'accès aux électeurs par courrier Mardi 8 octobre
Envoi des codes d'accès aux électeurs par email Mardi 8 oct. à 12h00
Formation, test et scellement du système de vote Lundi 14 oct. à 14h00
Ouverture du vote Mardi 15 oct. à 09h00
Clôture du vote Jeudi 17 oct. à 16h00
Dépouillement Jeudi 17 oct. à 16h05 2eme tour Appel à candidature Jeudi 17 octobre
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées Jeudi 24 oct. à 16h00
Formation, test et scellement du système de vote Lundi 28 oct. à 14h00
Ouverture du vote Mardi 29 oct. à 09h00
Clôture du vote Jeudi 31 oct. à 16h00
Dépouillement Jeudi 31 oct. à 16h05 Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail Jeudi 14 novembre
ARTICLE 7 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
de la Responsable de la Gestion du Personnel en qualité de représentant de l’entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection » ;
7.1 - Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire. De plus, il sera le point de contact de l’entreprise. auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
7.2 - Rôle du Gestionnaire de l'élection
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’entreprise.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l'Office, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de l'entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
7.3 - Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat
Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur. Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci a été désigné par l’entreprise.parmi les salariés électeurs –en sa qualité de Responsable de la Gestion du Personnel et s’étant engagé à ne pas figurer dans une liste de candidats. De même, le Gestionnaire de l’élection s’est engagé à ne pas être membre du Bureau de vote.
ARTICLE 8 – ELECTORAT
Conformément aux dispositions de l'article L. 2314-15 du Code du travail, sont électeurs les salariés des deux sexes âgés de 16 ans révolus et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise et en pleine possession de leurs droits civiques à la date du premier tour de scrutin, soit le jeudi 27 juillet 2017. Les salariés mis à disposition au sein de L’entreprise auront la qualité d'électeur s'ils y travaillent depuis au moins douze (12) mois continus. Dans ce cas, ils disposent de la possibilité d'être électeur dans leur entreprise d'origine ou dans leur entreprise d'accueil. Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par le département des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le mardi 15 octobre 2019. Elles indiqueront le nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise, la date de naissance et le collège de chaque électeur. Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le vendredi 27 septembre 2019. Tout syndicat représentatif ou signataire du présent protocole au sein de l’entreprise.pourra en demander communication. Les parties conviennent que les proportions de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sont les suivantes :
Collège Nombre de siège à pourvoir Répartition hommes par collège Répartition femmes par collège Proportion de femmes Proportion d'hommes Non cadres 3 2 1 28,33% 71,67% Cadres 6 3 3 53,72% 46,28%
ARTICLE 9 - ELIGIBILITE
Conformément aux dispositions des articles L. 2314-16 et L. 2324-15 du Code du travail, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins un (1) an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le mardi 15 octobre 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
ARTICLE 10 - LISTE ELECTORALE
La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral. La liste électorale sera établie par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Age, Ancienneté, Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative de bas de page). La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.
ARTICLE 11 - LISTES DE CANDIDATS
11.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats
Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l'élection conformément au calendrier électoral. Elles pourront être :
soit transmises par courrier électronique à :
soit remises en main propre à :
Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.
De plus, conformément à l'article L2314-30 du Code du travail :
Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;
Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants. Les parties conviennent que les proportions précisées à l'article 8 du présent protocole seront retenues pour l'application des dispositions qui précèdent. Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises. En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes. Les listes de candidats seront affichées. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs. Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Election par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.
11.2 - Représentants des listes de candidats
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un candidat de la liste. Les représentants des listes se feront connaître lors du dépôt des listes. Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.
ARTICLE 12 - PROPAGANDE ELECTORALE
La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats et doit respecter les dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise. La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour. Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats. Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs. Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran. Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.
ARTICLE 13 - OBSERVATEURS
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'Election. Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection
Les représentants de l'employeur
Un représentant de chaque liste de candidats
Neovote
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
ARTICLE 14 - BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges. Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.
14.1 - Désignation des membres du Bureau de vote Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. Les électeurs feront connaître au Gestionnaire de l'élection leur volonté de faire partie du Bureau de vote. A défaut d'accord entre les membres du Bureau de vote, le plus âgé sera désigné Président. Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions. Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.
14.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote. La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
14.3 - Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
14.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
ARTICLE 15 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT
15.1 - Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement. Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
15.2 - Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.
15.3 - Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes. En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
15.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
ARTICLE 16 - INFORMATION DES SALARIES
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes. La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.
ARTICLE 17 - FORMATION
Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs seront envoyés par Neovote et rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).
ARTICLE 18 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES
18.1 - Accès aux listes d'émargement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.
18.2 - Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
18.3 - Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :
Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;
Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins conformément à l'article 13 ;
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.
ARTICLE 19 - ACCES AU SITE DE VOTE
19.1 - Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs. Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote. Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins. Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
19.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe
19.2.1 - Procédure standard
Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires. Cet envoi par courrier sera doublé d'un envoi des identifiants par email. Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier et dans l'email - en saisissant son identifiant et sa date de naissance ;
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.
19.2.2 - Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après : Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
N° de matricule
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
ARTICLE 20 - EXPRESSION DU VOTE
20.1 - Vote électronique
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins. Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé. Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote. A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit. L'Etablissement s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique. Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote. Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté. A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver. Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale. Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.
20.2 - Vote par correspondance
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
ARTICLE 21 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX
21.1 - Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection. Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales. Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour. Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés. Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.
21.2 - Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par l'Etablissement dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire. Les résultats seront portés à la connaissance du personnel. Une copie des procès-verbaux sera également transmise par l'Etablissement aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
21.3 - Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l'Etablissement. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
21.4 - Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
ARTICLE 22 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 23 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 24 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD
Le présent protocole est conclu pour la durée de l'Election. Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence. Dès sa conclusion, le présent accord sera déposé à l’unité territoriale de Haute-Corse de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) en deux exemplaires : un exemplaire « papier » avec demande d’avis de réception, et un exemplaire « électronique ». Un exemplaire « papier » sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Bastia avec demande d’avis de réception. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à, sur 20 pages, au siège social En cinq exemplaires originaux Le pour les syndicats
