Protocole d’accord portant sur la mise en place de la procédure de recueil et de traitement des signalements des lanceurs d'alerte
ENTRE LES SOUSSIGNES : D’UNE PART, Et, D’AUTRE PART,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PREAMBULE
La loi ° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 » a introduit au sein de la législation française le statut du lanceur d’alerte. Ces dispositions ont été complétées par un décret n°2012-567 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public, ou de droit privé, ou des administrations de l’état. Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises d'au moins 50 salariés doivent avoir mis en place une procédure de recueil des signalements. La loi du 21 mars 2022, qui est entrée en vigueur le 1er septembre 2022 a renforcé la protection des lanceurs d’alerte. Le décret du 04 octobre 2022 vient compléter ce dispositif en définissant les modalités d’établissement des procédures de signalement. Compte tenu de ce nouveau cadre législatif, XXXXX a décidé d’établir les modalités de formulation et de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte, en vue d'encourager et d'encadrer le signalement, par les salariés et les collaborateurs extérieurs ou occasionnels de l'entreprise, de faits illicites ou dangereux survenus dans l'établissement.
ARTICLE I. CHAMP D’APPLICATION
La mise en place de la procédure de lanceur d’alerte s’applique à l’ensemble du personnel de XXXXX.
ARTICLE II. LES FAITS POUVANT FAIRE L’OBJET D’UNE ALERTE
La procédure de recueil des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement d’informations portant sur :
Un crime ou un délit ;
Une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne ;
Une violation de la loi ou du règlement.
Peuvent également être signalés dans le cadre de la présente procédure d'alerte des faits portant sur des conduites ou comportements contraires au règlement intérieur. Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des relations entre un avocat et son client, le secret des délibérations judiciaires ou le secret de l’enquête et de l’instruction.
ARTICLE III. LES LANCEURS D’ALERTE
3.1. Définition du lanceur d’alerte
L'auteur d'un signalement dans le cadre de la présente procédure d'alerte peut être salarié de l’entreprise, stagiaire, intérimaire, ou prestataire extérieur. Lorsque l’information a été obtenue dans le cadre de leurs activités professionnelles, la possibilité de recourir à un signalement interne est ouverte :
Aux membres du personnel, aux personnes dont la relation de travail s’est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et aux personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de l’entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
Aux actionnaires, aux associés et aux titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale de l’entité ;
Aux membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
Aux collaborateurs extérieurs et occasionnels ;
Aux cocontractants de l’entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, aux membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants, ainsi qu’aux membres de leur personnel.
Un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.
3.2. Protection du lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte ne peut faire l’objet de mesures de représailles, ni de menaces ou de tentatives de recourir à des mesures de représailles de la part de leur employeur de droit privé sous les formes suivantes : •Suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ; •Rétrogradation ou refus de promotion ; •Transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des horaires de travail ; •Suspension de la formation ; •Évaluation de performance ou attestation de travail négative ; •Mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ; •Coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme ; •Discrimination, traitement désavantageux ou injuste ; •Non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ; •Non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ; •Préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ; •Mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ; •Résiliation anticipée ou annulation d’un contrat pour des biens ou des services ; •Annulation d’une licence ou d’un permis ; •Non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ; •Orientation vers un traitement psychiatrique ou médical. Tout acte ou décision pris en méconnaissance de cette interdiction est nul de plein droit. Par ailleurs, en cas de recours contre une des mesures ci-dessus, le lanceur d’alerte peut demander au juge de lui allouer, à la charge de l’autre partie, une provision pour frais de l’instance en fonction de la situation économique respective des parties et du coût prévisible de la procédure ou, lorsque sa situation financière s’est gravement dégradée en raison du signalement ou de la divulgation publique, une provision visant à couvrir ses subsides. Le juge peut décider à tout moment de la procédure que cette provision est définitivement acquise. Aucune personne ne peut pas être écartée d'une procédure de recrutement ou de nomination ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, et ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, telle que définie à l'article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d'adaptation au droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations, notamment en raison de sa qualité de lanceur d'alerte, de facilitateur ou de personne en lien avec un lanceur d'alerte. Le lanceur d’alerte qui a diffusé publiquement des informations n’est pas civilement responsable pour les dommages causés dès lors qu’il avait des motifs raisonnables de croire que l’alerte était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause. Sur le plan pénal, le lanceur d’alerte est irresponsable lorsqu’il porte atteinte à un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause. Il en est de même lorsqu’il soustrait, détourne ou recèle les documents ou tout autre support contenant les informations dont il a eu connaissance de manière licite. La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est passible de 2 ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende. Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d'1 an de d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende. L'auteur d'une plainte pour diffamation contre un lanceur d'alerte peut, si sa constitution de partie civile est abusive ou dilatoire, être condamné à une amende civile pouvant aller jusqu'à 30 000 euros. Tout au long de son parcours, le lanceur d’alerte peut bénéficier de l’appui de l’adjoint au Défenseur des droits, dont les missions sont précisées par la loi organique n° 2022-400 du 21 mars 2022 visant à renforcer le rôle du Défenseur des droits en matière de signalement d’alerte. Enfin, les lanceurs d’alerte peuvent bénéficier de mesures de soutien psychologique et financier par les autorités externes, qu’elles aient été saisies directement ou via le Défenseur des droits. La protection du lanceur d’alerte bénéficie également à plusieurs catégories de personnes en lien avec celui-ci :
Les facilitateurs, entendus comme toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d’alerte à effectuer un signalement ou une divulgation dans le respect des conditions prévues par la loi ;
Les personnes physiques en lien avec un lanceur d’alerte, qui risquent de faire l’objet de l’une des mesures de représailles dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur, de leur client ou du destinataire de leurs services ;
Les entités juridiques contrôlées, au sens de l’article L. 233-3 du code de commerce, par un lanceur d’alerte, pour lesquelles il travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.
Compte tenu de ces éléments, et sous réserve de l’appréciation souveraine des juges, la personne qui émet un signalement en dehors des conditions prévues par les textes en vigueur ainsi que le présent accord ne pourra pas bénéficier du statut du lanceur d’alerte et des garanties associées. L’utilisation abusive du dispositif et les manquements au présent accord peuvent exposer son auteur à :
D’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur ;
Des poursuites judiciaires.
ARTICLE IV. PROCEDURE DE RECUEIL ET TRAITEMENT DE SIGNALEMENT DE L’ALERTE
4.1. La transmission d’une alerte
Depuis le 1er septembre 2022, les lanceurs d’alerte peuvent effectuer un signalement directement auprès d’une autorité externe, plutôt que de devoir utiliser d’abord le dispositif interne de l'entreprise Le lanceur d'alerte aura donc le choix entre le signalement interne et le signalement externe.
4.1.1. Alerte Interne
Le signalement interne s’effectuera auprès du référent habilité à savoir :
XXXXXXXXXX
Ces personnes disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. L'alerte peut être transmise par tous moyens (courrier, courriel, appel téléphonique, …). Si le signalement est effectué par téléphone ou lors d'un entretien privé, il doit, si rien ne s'y oppose, être confirmé par écrit. L'écrit (courrier ou courriel) doit indiquer en objet qu'il s'agit du signalement d'une alerte. Le signalement oral peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande. L’alerte orale est consignée suivant les modalités suivantes :
Lorsqu’il est recueilli, avec le consentement de son auteur, sur une ligne téléphonique enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale enregistré : soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable, soit en la transcrivant de manière intégrale ;
Lorsqu’il est recueilli sur une ligne téléphonique non enregistrée ou sur un autre système de messagerie vocale non enregistré : en établissant un procès-verbal précis de la conversation ;
Lorsqu’il est recueilli dans le cadre d’une visioconférence ou d’une rencontre physique : en établissant, avec le consentement de son auteur, soit un enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable, soit un procès-verbal précis.
L’auteur du signalement peut vérifier, rectifier et approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l’apposition de sa signature. Les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne sont conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent. L'alerte doit comporter les éléments suivants :
L’identité, fonction, et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
Les identités, fonctions et coordonnées de la (ou des) personnes faisant l'objet de l'alerte ;
La description et tout élément de preuve des faits signalés.
Le canal de signalement permet au lanceur d’alerte de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer son alerte. Le lanceur d’alerte est informé par écrit de la réception de son alerte dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception. Dès réception d'une alerte interne par un des destinataires précités, l'auteur du signalement est informé par écrit et sans délai de la réception de l'alerte, du délai raisonnable nécessaire à l'examen de la recevabilité de l'alerte et des modalités selon lesquelles il sera informé des suites données à son signalement. Hormis le cas où l’alerte est anonyme, il peut être exigé que le lanceur d’alerte justifie de son appartenance à l'une des catégories de personnes pouvant lancer une alerte. Le destinataire de l’alerte vérifie que toutes les conditions de l’exercice du droit d’alerte sont remplies : qualité du lanceur d’alerte, objet de l’alerte, bonne foi du lanceur d’alerte, absence de contrepartie directe à l’alerte, etc… Il peut donc demander des compléments d’information au lanceur d’alerte. Le cas échéant, il sera indiqué au lanceur d’alerte les raisons pour lesquelles son signalement ne respecte pas les conditions requises, ainsi que les suites données à son signalement. Les alertes effectuées de manière anonymes sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, sauf si la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le premier destinataire de l’alerte pour décider de l’opportunité des suites à donner.
4.1.2. Alerte Externe
Le lanceur d’alerte peut également adresser un signalement externe, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement. Ce signalement externe peut être effectué :
À l’autorité compétente parmi celles désignées dans le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 (voir en annexe de la procédure) ;
Au Défenseur des droits, qui l’oriente vers la ou les autorités les mieux à même d’en connaître ;
À l’autorité judiciaire ;
À une institution, à un organe ou à un organisme de l’Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d’application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019.
En dernier ressort, le lanceur d’alerte peut procéder à une divulgation publique des informations si les circonstances le justifient :
Après avoir effectué un signalement externe, précédé ou non d’un signalement interne, sans qu’aucune mesure appropriée ait été prise en réponse à ce signalement ou, lorsqu’une autorité compétente a été saisie, à l’expiration d’un délai fixé par décret en Conseil d’État ;
En cas de danger grave et imminent ;
Ou lorsque la saisine de l’une des autorités compétentes ferait encourir à son auteur un risque de représailles ou qu’elle ne permettrait pas de remédier efficacement à l’objet de la divulgation, en raison des circonstances particulières de l’affaire, notamment si des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou si l’auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l’autorité peut être en conflit d’intérêts, en collusion avec l’auteur des faits ou impliquée dans ces faits.
4.2. Traitement d’une alerte
4.2.2. Examen de la recevabilité de l'alerte
Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte, au regard des conditions définies ci-dessus. En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance. En principe, les alertes effectuées de manière anonymes sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, sauf si la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le premier destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner. Le lanceur de l'alerte est informé de la recevabilité ou non de son alerte. En cas de non-recevabilité de l'alerte, toutes les données communiquées sont détruites sans délai.
4.2.3. Enregistrement de l'alerte
Seules les données suivantes peuvent être enregistrées et traitées :
Identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
Identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte ;
Identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
Faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Compte rendu des opérations de vérification ;
Suites données à l'alerte.
4.2.4. Enquête
L'analyse des alertes et l'enquête sont effectuées par : XXXXXXXXXXXXXX. Ces personnes ou services disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. L'exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d'informations peut être demandé au lanceur d'alerte. Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés. Si les faits le justifient, il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (notamment informatique, financier, comptable). Dans cette hypothèse, ces tiers s'engageront contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils auront connaissance à d'autres fins que celles nécessaires à l'enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.
4.2.5. Information du lanceur d'alerte et de la personne visée par l'alerte
Le lanceur d'alerte est informé du suivi de l'alerte et de l'avancement des éventuelles investigations en cours, dans un délai d’au plus 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement (ou, à défaut d'accusé de réception, 3 mois à l’issue d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement). Le lanceur d'alerte est ainsi informé par écrit sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement, ainsi que sur les motifs de ces dernières. Le signalement est clôturé lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. Le lanceur d’alerte est informé par écrit de la clôture du dossier. A l'issue de l'enquête, la décision doit être motivée, formalisée et communiquée au lanceur d'alerte par : XXXXXXXXXXXXX. Ces personnes ou services disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de leurs missions. Toute personne visée par une alerte est informée, dès l'enregistrement de l'alerte, par la personne responsable du traitement :
Des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense ;
Des modalités d'exercice de ses droits d'accès et de rectification de ses données personnelles.
Si la personne responsable du traitement dispose d'éléments fiables et matériellement vérifiables, elle peut prendre toutes mesures conservatoires, notamment pour prévenir la destruction de tout élément relatif à l'alerte, avant d'informer la personne visée par l'alerte.
ARTICLE V. CONFIDENTIALITE DES DONNEES, DROIT D’ACCES ET CONSERVATION
5.1. Garanties de confidentialité
XXXXXXXX s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité notamment par les personnes ayant connaissance d'alertes, de l'identité du lanceur d'alerte, de l'identité de la ou des personnes visées par l'alerte et de la nature des faits signalés, et ce pendant toute la durée du traitement de cette alerte. L'accès à ces informations est interdit aux salariés qui ne sont pas chargés de recueillir ou de traiter les alertes. Les alertes des signalements reçus par d'autres personnes ou services que ceux compétents sont transmises sans délai aux personnes ou services chargés de les recueillir ou de les traiter. Dans tous les cas, l'identité du lanceur d'alerte ne sera communiquée qu'aux personnes en charge du traitement de l'alerte et ne sera jamais transmise à la personne visée par l'alerte, sauf accord exprès du lanceur d'alerte, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes.
5.2. Droit d'accès aux données
Le lanceur d'alerte (ou la ou les) personne(s) visé(es) par l'alerte peuvent accéder, sur demande formulée auprès de la personne en charge du traitement de l'alerte, aux données les concernant et en demander la rectification ou la suppression, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
5.3. Conservation des données et mesures de sécurité
La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données. Les données à caractère personnel enregistrées relatives à une alerte non suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire sont détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification. Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites.
ARTICLE VI. CONSULTATION DU CSE
Le Comité Economique et Social a été consulté préalablement à la diffusion et la mise en place de la présente procédure.
ARTICLE VII. DATE D'APPLICATION ET DUREE DE L'ACCORD
Le présent accord s’appliquera dès la signature des présentes. Il est conclu pour une durée indéterminée. Chaque année, les représentants du personnel seront consultés sur sa mise en œuvre, les éventuels dysfonctionnements constatés, et les améliorations susceptibles d’y être apportées.
ARTICLE VIII. REVISION
La révision de tout ou partie du présent accord peut être réalisée dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et suivants du Code du travail. L'avenant de révision se substituera alors de plein droit aux dispositions qu’il modifie.
ARTICLE IX. DENONCIATION
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par la Direction ou par l’ensemble des organisations syndicales signataires. La dénonciation est régie par les articles L 2261-9 et suivants du Code du Travail.
ARTICLE X. PRISE D’EFFET, DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Dès sa conclusion, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L 2231-6 du Code du Travail. Le présent accord sera déposé, à la diligence de la Direction :
En 2 versions, sur la plateforme en ligne du Ministère du Travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/
Le dépôt de l’accord sur cette plateforme vaut dépôt auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) ;
Un exemplaire « papier » sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Bastia avec demande d’avis de réception.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels. Conformément à l’article L 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est également publié dans la base de données nationales des accords collectifs.
Fait à Corti, sur 15 pages, au siège social de l’XXXXXXXX En cinq exemplaires originaux Le pour les syndicats Et le pour le Directeur
