Accord du 14 janvier 2020 relatif à l’instauration du forfait annuel en jours pour les cadres et au droit à la déconnexion
Entre l’Office Public de l’Habitat « Rouen Habitat », dont le siège social est situé 5 place du Général De Gaulle à Rouen, immatriculé au registre du commerce de Rouen sous le numéro 388 397 242, représenté par Monsieur XXX agissant en qualité de Directeur Général, dûment mandaté aux fins des présentes;
Et les organisations syndicales soussignées,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
La spécificité de l’organisation du travail des cadres doit faire l’objet d’une attention particulière afin de prendre en compte les responsabilités et les sujétions spécifiques auxquelles ces salariés font face au quotidien dans leur travail au service de l’entreprise.
La mise en place du forfait qui constitue une modalité particulière d’organisation du temps de travail vise à doter les cadres d’un régime de travail adapté aux contraintes et à l’évolution du travail.
Le présent accord vise également à améliorer la gestion et la performance de ROUEN HABITAT, à assurer son avenir tout en apportant des garanties collectives et individuelles et en garantissant la protection de la santé au travail des cadres.
A cet égard, les parties souhaitent rappeler que :
- eu-égard à son rôle fondamental dans le fonctionnement de l’entreprise et à son engagement, l’encadrement doit bénéficier d’une reconnaissance réaffirmée et protectrice de ses droits, notamment le droit au repos, au même titre que les autres salariés, - au-delà de la question de l’organisation du travail, la question du temps de travail participe d’une exigence de protection de la santé et de la sécurité des salariés concernés dans le respect des dispositions du code du travail, - la question de la conciliation de la vie personnelle et professionnelle et de la qualité de vie au travail doit guider les politiques de l’entreprise visant à maîtriser la charge de travail, - les problématiques liées aux nouveaux outils de l’information et de la communication doivent être pleinement prises en compte dans l’appréciation du travail réel de l’encadrement. Afin de respecter l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle, elles ne doivent pas entrer en contradiction avec une prise effective des repos et doivent permettre un droit à la déconnexion.
Le présent accord doit permettre d’engager une dynamique dans la reconnaissance de la spécificité de l’encadrement et dans l’engagement de l’entreprise à traiter les difficultés qui peuvent exister en matière de charge de travail des cadres eu-égard aux responsabilités qui sont les leurs. La mise en place du forfait en jours doit renforcer la responsabilité managériale sur la maîtrise du temps de travail de l’encadrement.
Article 1 : Champ d’application
Le présent avenant s’applique à l’ensemble du personnel cadre de l’Office classifié en catégorie 3 ou 4, de statut de droit privé comme de droit public. Il se substitue en totalité à toutes les dispositions antérieures ayant le même objet. Sont exclus de l’application du présent accord, les cadres ayant le statut contractuel de « Cadres Dirigeants » au sens de l’article L.3111-2 du code du travail. Article 2 : Principes généraux
2-1 : Autonomie
Les salariés dont l’emploi est classifié en catégorie 3 et 4 ont qualification, responsabilité et autonomie permettant de satisfaire aux critères de la définition du cadre autonome tels qu’ils ressortent des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail :
«1° Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
2° Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.».
Il est convenu que les intéressés ont une durée du travail qui ne peut être prédéterminée et disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
De ce fait, les cadres au forfait jours détermineront eux-mêmes les horaires de travail qu’ils jugeront les mieux appropriés dans le cadre d’un dialogue régulier avec leur supérieur hiérarchique, en tenant compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.
Toutefois, leurs responsables hiérarchiques pourront définir des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement du service (réunions, points réguliers, nécessité de sécurité par exemples).
2-2 : Convention de forfait
Le passage sous le régime de la convention de forfait annuel en jours se fera par proposition de la Direction à l’ensemble de la population concernée dans le mois suivant la signature du présent accord.
Le passage au forfait jours est subordonné à la signature d’une convention de forfait individuelle et écrite qui prendra la forme d’un avenant au contrat de travail pour les cadres en poste au moment de la signature du présent accord et d’une clause spécifique du contrat de travail pour les salariés nouvellement embauchés.
2-3 : Garantie de repos
Les salariés en forfait en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :
du repos journalier : la durée du repos quotidien est de 11 heures consécutives minimum,
des repos hebdomadaires : en principe les samedis et dimanches (sauf astreintes).
Ils doivent également veiller à se ménager une coupure au sein d’une journée de travail.
2-4 Durée du travail : nombre de jours de travail prévus au forfait
En application du présent accord et dans l’hypothèse d’un droit à congés payés entier, le nombre de jours travaillés est fixé à 208 jours par année, journée de solidarité incluse selon le décompte suivant :
Jours annuels 365 Repos Hebdo -104 Congés Payés dont fractionnement -27 Jours Fériés en moyenne -10 RTT (variable) -17 Journée de solidarité 1
208
Il est rappelé que le nombre de jours travaillés (208) ne variera pas. En revanche, le nombre de jours de RTT peut varier d’une année à l’autre en fonction du nombre de jours fériés tombant un samedi ou un dimanche.
La période de référence est l’année civile.
Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées travaillées au moyen d'un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l'employeur.
Le décompte du temps de travail se fera en jours ou le cas échéant en demi-journée.
Il est convenu de considérer que la demi-journée vise les hypothèses suivantes : départ de l’entreprise avant 13H00 ou arrivée après 13H00. Toute demi-journée non travaillée donnera lieu au décompte d’une demi-journée de repos.
Les salariés sont tenus d’avertir sans délai leur hiérarchie lorsqu’ils pensent qu’ils ne seront pas en mesure de respecter les repos obligatoires prévus ci-dessus afin que l’entreprise puisse analyser la situation et prendre immédiatement les mesures appropriées pour garantir le respect de ces repos.
Le positionnement des jours de repos par journée entière ou demi-journées se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.
2-5 : Forfait jours réduit
Sans que cela vaille passage à temps partiel, les salariés qui souhaitent exercer une activité réduite sur l’année (notamment dans le cadre d’un congé parental) peuvent bénéficier d’un forfait annuel inférieur au seuil défini précédemment. Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention et sa charge de travail devra tenir compte de cette réduction convenue.
2-6 : Prise en compte des absences
Les absences d’un ou plusieurs jours (arrêts maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) sont déduites, à due proportion, du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait. Les absences d’un ou plusieurs jours entraînent également une réduction du nombre de repos proportionnelle à la durée de ces absences.
Exemple :
Un salarié en forfait à 208 jours est absent pour cause de maladie sur une période calendaire de 28 jours comprenant 20 jours ouvrés.
Le nombre de jours qu’il aura à travailler est, compte-tenu de cette absence, modifié de la manière suivante :
• Le nombre de jours à travailler devient donc : 365 – 104 (repos périodique) – 10 (jours fériés) – 27 (CP) – 17 (RTT) - 20 (jours ouvrés d’absences) + journée de solidarité = 188 jours.
Les journées occupées à des activités assimilables à du travail effectif, notamment aux heures de délégation des représentants du personnel, sont considérées comme des jours travaillés dans le décompte des jours du forfait.
2-7 : Renonciation à des jours de repos
Le salarié qui le souhaite peut avec l’accord préalable de l’employeur renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie soit de leur placement sur le CET.
L’accord entre l’employeur et le salarié est établi par écrit.
Dans le souci de préserver la santé du salarié, le nombre de jours travaillés dans l’année ne peut excéder 226 jours (208 +8 RTT + 10 CP).
Chaque journée travaillée au-delà de 208 jours (dans la limite de 226 jours) placée sur le CET sera affectée d’un coefficient 1,1
Exemple
:
Un cadre travaillant 218 jours pourra placer 11 jours sur son CET : 218-208= 10 * 1,1 = 11 jours
2-8 : Lissage de salaire
La rémunération mensuelle de chaque salarié est lissée sur la base du nombre annuel moyen de jours de travail effectif, indépendamment du nombre de jours travaillés (ou heures effectuées) dans le mois.
2-9 : Congés payés
Le personnel en forfait plein (208 jours par an) bénéficie de 25 jours ouvrés de congés payés légaux par an sur la base des droits acquis pour une présence sur l’ensemble de la période d’acquisition. Le présent accord déroge à l’octroi des jours supplémentaires de congés payés liés au fractionnement du congé principal en dehors de la période de congé légal. En contrepartie, chaque salarié se voit attribuer forfaitairement 2 jours ouvrés de congés payés conventionnels Les jours de Congés-payés sont normalement pris par journée entière. Toutefois, les cadres pourront prendre des demi-journées de congés–payés dans la limite de 8 demi-journées par an.
2-10 : Incidence d’une entrée/sortie des effectifs en cours de période de référence
Pour les salariés entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours prévus est déterminé prorata temporis en fonction du nombre de mois travaillés sur l’année.
Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de congés légaux et conventionnels auquel le salarié ne peut prétendre.
2-11 : Incidence des absences ne donnant pas lieu à récupération
Les absences ne donnant pas lieu à récupération (notamment les absences maladie, accident du travail justifiées par un certificat médical, congés exceptionnels pour événement familial) devront être déduites du nombre de jours devant être travaillés par le salarié
2-12 : Cas spécifique des astreintes
Le forfait en jours est compatible avec l’astreinte telle que définie par les accords d’entreprise.
Les interventions en astreinte sont payées en fonction du nombre d’heures d’intervention.
Elles n’entrent pas dans le décompte des jours travaillés.
Toutefois, les interventions ou séries d’interventions dépassant 5 heures au total sur une journée, sont décomptées du forfait à hauteur d’une journée de travail.
2-13 : Articulation avec les dispositifs de primes, indemnités, et allocations existants
Le fait pour un salarié d’opter pour le forfait en jours, sans changement de poste de travail, n’a pas d’impact sur les éléments de rémunération liés à ce poste de travail.
Les règles d’éligibilité et les modalités de détermination des indemnités, des primes et des allocations définies par les accords d’entreprise demeurent inchangées.
2-14 : Suivi informatique par système de gestion des temps
Le nombre de jours de travail effectif est contrôlé par système informatique de gestion des temps d’après la déclaration du salarié ou, à défaut en cas de panne du système, par émargement manuel lors du début de prise de poste et lors de la fin de journée.
Article 3 : Dispositions spécifiques au suivi régulier de l’organisation de travail et de la charge de travail du salarié par le supérieur hiérarchique
3-1 : Entretiens
Chaque année, au cours d’un entretien individuel entre le salarié concerné et son responsable hiérarchique, un bilan sera fait afin d’examiner l’impact de ce régime sur l’organisation du travail, l’amplitude des horaires et la charge de travail des collaborateurs concernés, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération du salarié.
Cet entretien aura lieu, pour la première année, au cours du mois de novembre 2020.
Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables, compatibles avec les souhaits et contraintes privées des cadres concernés et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
S’il apparaît que la charge de travail et l’organisation du salarié révèlent une situation anormale, son responsable hiérarchique recevra le salarié à un entretien sans attendre l’entretien annuel prévu à cet effet afin d’examiner avec lui l’organisation et sa charge de travail, l’amplitude de ses journées et d’envisager toute solution permettant de traiter des difficultés identifiées.
3-2 : Dispositif d’alerte
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l'organisation et la charge de travail le salarié a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de la DRH qui recevra le salarié dans les 15 jours et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.
L'employeur transmet une fois par an au CSE le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier à ces difficultés.
3-3 : Droit à la déconnexion
L’employeur veillera à ce que les locaux professionnels soient fermés avant 07h30 et après 19h45 heures et le week-end. L’employeur prendra les mesures nécessaires pour que le salarié ait la possibilité de se déconnecter des outils de communication à distance mis à sa disposition.
Les parties soulignent que les nouvelles technologies de l’information et de la communication constituent des leviers importants de performance et de modernisation de l’organisation du travail au bénéfice de l’entreprise comme des salariés.
Toutefois, le développement de ces outils doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun et du droit au repos.
En conséquence, en application de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, les parties rappellent que sous réserve des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles impliquant la nécessité de pouvoir être contacté par l’entreprise (astreintes), les salariés ne sont soumis à aucune obligation de connexion avec l’Office pendant les périodes de repos, de congés, ou lors des périodes de suspension des contrats de travail, notamment par le biais des outils numériques mis à leur disposition pour une utilisation professionnelle et qu’ils n’ont pas l’obligation de lire ou de répondre aux courriels électroniques, au téléphone, ou autres formes de sollicitations qui leur seraient adressés durant ces mêmes périodes.
Il appartient aux émetteurs de courriels ou d’appels de proscrire toute sollicitation qui serait de nature à remettre en cause dans les faits ce droit.
Article 4 : Application dans le temps
Le présent accord entrera effectivement en vigueur le 1er mai 2020. Pour la période du 1er mai au 31 décembre 2020, le nombre de jours du forfait sera donc de 208/12*8 = 138 jours de travail.
Dans le mois suivant la signature, l’ensemble des conventions de forfait sera proposé aux cadres, lesquels disposeront d’un délai d’un mois pour accepter, par leur signature, ou refuser cette convention.
En revanche, à compter de la signature du présent accord, tout cadre nouvellement embauché se verra proposer et appliquer la convention de forfait dès le jour de son embauche.
Article 5 : Substitution Le présent accord annule et remplace les dispositions relatives au temps de travail des cadres contenues par l’accord
collectif d’entreprise du 22 avril 2003, à l’exception des articles 4 (Compte épargne temps) et 5 (période de prise des congés payés), que les cadres signent ou non la convention de forfait en jours qui leur sera proposée.
Il annule l’application aux cadres des dispositions de l’avenant n°2 à l’accord du 22 avril 2003 fixant les modalités de la journée de solidarité. Il est expressément convenu entre les parties signataires que dans le cas où des dispositions de l’accord du 22 avril 2003 entrent en conflits avec les dispositions du présent accord sur l’organisation du temps de travail des Cadres, les dispositions du présent accord priment. Article 6 : Bilan intermédiaire
Les parties signataires conviennent de se réunir dans le courant du mois de janvier 2021 afin d’établir un bilan de l’application de l’accord.
Article 7 : Durée, entrée en vigueur, révision et dénonciation
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à sa date de dépôt.
Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.
Article 8 : Dépôt et publicité
Dépôt : Le présent avenant sera déposé par la Direction conformément aux dispositions légales, en autant d’exemplaires que nécessaires, auprès de la DIRECCTE et du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen.
Publicité : Le présent avenant sera affiché dans les locaux de l’entreprise ou pourra être consulté au service Ressources Humaines. Une note de service informera individuellement les salariés concernés par son entrée en vigueur dans le mois suivant sa signature. Il sera également disponible dès que possible sur l’intranet.
