Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE de l’OPHIS
Entre les soussignés ;
L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT ET DE L’IMMOBILIER SOCIAL dénommé l’OPHIS établi au 32 rue de Blanzat à Clermont-Ferrand,
Dûment représenté par
son Directeur Général,
d’une part,
ET
Les Organisations syndicales suivantes :
Le Syndicat CGT Le Syndicat CFE/CGC Le Syndicat CFDT Le Syndicat FO
d’autre part.
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections du CSE, la Direction de l’Ophis en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par :
La Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 qui ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.
Et l'ordonnance MACRON N°1386 du 22 septembre 2017 dans son article L2314-26 et le décret 1819 du 29 décembre 2O17 et ses articles R2314-26 et suivants qui fixent les modalités du vote électronique du CSE.
C’est dans ce cadre que les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise appelé à voter à l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.
ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.
Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE. Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.
1.1 MODALITES DE VOTE
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles CSE de l’Ophis.
1.2 MODALITES DES ELECTIONS
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Consultation du nombre de votants :
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
Liste d’émargement :
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du service des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
1.3 BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
1.4 LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Assistance aux électeurs
Avant la période ouvrée du scrutin une réunion d’information sur le vote électronique sera mise en place pour l’ensemble des salariés, suivie de la possibilité d’effectuer une simulation sur un PC.
Pendant la période ouvrée du scrutin, une assistance par mail et par téléphone (numéro vert, appel gratuit pour l’électeur) sera mise en place par le prestataire. Les électeurs auront également la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications sera disponible en ligne sur le site.
Une réunion obligatoire pour l’ensemble des gardiens et employés d’immeuble sera organisée en agence ou antenne les jours de la campagne de vote avec un PC mis à disposition pour tous les salariés souhaitant voter et l’assistance d’une personne extérieure aux modalités de vote.
2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
3 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles
Le présent accord, sera déposé en un exemplaire version électronique signé des parties au format .pdf sur la plateforme de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) de Clermont-Ferrand et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes.
Un exemplaire sera remis à chaque signataire. Un exemplaire sera accessible sous intranet à la disposition de l’ensemble des salariés.
Fait à Clermont-Ferrand, le 05 juillet 2018, en sept exemplaires dont un pour la DIRECCTE et un pour chaque signataire.
