PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ELECTIONS DU CSE 2019
ONEY BANK SA
Entre :
La Société Oney Bank SA, au capital de 50 741 215 euros, immatriculée au RCS de Lille Métropole sous le n°546 380 197, ayant son siège social 40 avenue de Flandre 59170 Croix, représentée par X, dûment mandaté en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, X, Responsable Affaires Sociales, X, Juriste Droit Social, et X, Juriste Droit Social, d’une part,
Et :
Les organisations syndicales représentatives, représentées par X, en sa qualité de Délégué Syndical CFDT, X, en sa qualité de Délégué Syndical CFDT, X, en sa qualité de Déléguée Syndicale CFTC, X, en sa qualité de Déléguée Syndicale CFTC, X, en sa qualité de Déléguée Syndicale FO, X, en sa qualité de Déléguée Syndicale FO, X, en sa qualité de Déléguée Syndicale SNB / CFE-CGC, et X, en sa qualité de Délégué Syndical SNB / CFE-CGC, d’autre part,
Préambule
Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la réforme du Code du travail opérée par le législateur et dans une volonté de refonte du Dialogue Social.
L’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a en effet créé une nouvelle instance : le Comité Social et Economique (CSE), qui doit être mis en place au plus tard dans les entreprises pour le 1er janvier 2020.
La fin des mandats, initialement prévue en mars 2020 (élections du 22 mars 2016), sera donc avancée à 2019 pour être conforme à la législation en vigueur. C’est dans ce cadre que les parties conviennent de négocier et de conclure le protocole d’accord préélectoral en vue des élections professionnelles de Oney Bank SA.
Le présent accord a ainsi été conclu suite aux réunions paritaires qui se sont déroulées les 10/07 et 17/07/2019.
Il a ainsi été convenu ce qui suit :
Article 1 – Date des élections des membres du CSE
Les élections des membres du Comité Social et Economique (ci-après dénommé CSE) se dérouleront par vote électronique. Le calendrier pour le 1er tour sera le suivant :
Scellement le lundi 16 septembre 2019 après-midi
Période de vote du mardi 17 septembre 9h00 au dimanche 29 septembre 2019 23h59
Descellement et proclamation des résultats le lundi 30 septembre 2019 matin
Un second tour sera organisé s’il y a eu carence de candidatures au 1er tour (c’est-à-dire si aucune organisation syndicale n’a présenté de candidats), si le quorum n’a pas été atteint ou s’il reste des sièges vacants à l’issue du 1er tour (le 2nd tour n’est alors organisé que pour pourvoir les sièges vacants).
Dans ce cas, le calendrier du 2nd tour sera le suivant :
Scellement le lundi 7 octobre 2019 après-midi
Période de vote du mardi 8 octobre 9h00 au dimanche 13 octobre 2019 23h59
Descellement et proclamation des résultats le lundi 14 octobre 2019 matin
Article 2 : Nombre et répartition des sièges
L'effectif de l’entreprise est de 1112.77 ETP (Equivalent Temps Plein) au 30/06/2019, dont 987.92 CDI et CDD, 53.54 Intérimaires et 71.3 Prestataires.
Le personnel est réparti en deux collèges : Technicien et Cadre.
Conformément à l’Accord fonctionnement CSE signé le 15/07/19, le nombre de membres à élire est de 18 titulaires et de 18 suppléants, qui sont répartis de manière proportionnelle selon les collèges électoraux :
Collège
Effectif
Nb sièges titulaires
Nb sièges suppléants
1er collège
Technicien
456,84
7
7
2ème collège
Cadre
665,93
11
11
Article 3 – Liste électorale
Conditions d’électorat
3 critères à respecter pour être électeur :
Être salarié de l'entreprise depuis au moins 3 mois à la date du 1er tour du scrutin
Pour les salariés mis à disposition qui sont comptabilisés dans les effectifs de l'entreprise utilisatrice, la condition de présence dans l'entreprise utilisatrice est de 12 mois continus pour être électeur. Les salariés mis à disposition qui remplissent ces conditions choisissent s'ils exercent leur droit de vote dans l'entreprise qui les emploie ou l'entreprise utilisatrice.
Avoir 16 ans révolu le jour du scrutin
Jouir de ses droits civiques
Les cadres dirigeants de l’entreprise ainsi que les salariés de la DRH impliqués de manière étroite dans l’animation des instances représentatives du personnel sont exclus de l’électorat.
Contenu de la liste électorale
La liste électorale sera composée des noms et prénoms des électeurs, de leur collège électoral, de leur date d’entrée dans l’entreprise, de leur date et lieu de naissance. La liste électorale est établie pour les deux tours des élections professionnelles. Par conséquent, le rattachement à un collège électoral pour le 1er tour vaut pour le 2nd tour, aucun correctif ne pourra être apporté à la liste électorale postérieurement au 1er tour.
Diffusion de la liste électorale
La liste électorale sera diffusée par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la direction, le 4 septembre 2019. Un mail sera envoyé à l’ensemble des collaborateurs afin de communiquer sur les critères d’électorat et l’affichage de la liste sur les panneaux réservés à la direction.
Article 4 – Liste des candidats
Critère d’éligibilité
Sont éligibles les électeurs :
Agés de 18 ans au moins
Ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins
Les cadres dirigeants de l’entreprise ainsi que les salariés de la DRH impliqués de manière étroite dans l’animation des instances représentatives du personnel sont exclus de l’éligibilité.
Etablissement des listes de candidats
Des critères sont à respecter pour l’établissement des listes :
Des listes distinctes pour chaque collège électoral
Un salarié d’un collège, ne peut se présenter que dans son collège.
Des listes séparées pour les titulaires et les suppléants
Le monopole syndical au 1er tour de scrutin
L’obligation de représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour le premier tour, les listes de candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale (dans le collège au sein duquel elles se présentent).
La répartition femmes/hommes se fera de la manière suivante :
1er collège : Technicien (pour rappel 7 sièges titulaires et 7 sièges suppléants à pourvoir)
Proportion de femmes dans la liste électorale : 72%
Proportion d’hommes dans la liste électorale : 28%
Les listes seront composées de 5 femmes et 2 hommes.
2ème collège : Cadre (pour rappel 11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants à pourvoir)
Proportion de femmes dans la liste électorale : 50%
Proportion d’hommes dans la liste électorale : 50%
Les listes seront composées de 5 femmes et 5 hommes. Le dernier siège sera attribué indifféremment à une femme ou un homme.
Les listes seront également soumises à une obligation d'alternance stricte dans la présentation entre les candidats de chacun des deux sexes tant que cela est possible.
Le second tour n'a lieu que dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :
les syndicats n'ont pas présenté de liste ;
les sièges n'ont pas tous été pourvus ;
le quorum n'a pas été atteint.
Pour le deuxième tour, toutes les listes sont acceptées. Des candidats individuels peuvent se présenter. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.
Diffusion des listes de candidats
Les listes de candidats ainsi que les professions de foi devront être envoyées par voie électronique (avec accusé de réception) aux membres de l’équipe Relations Sociales (via l’adresse mail suivante : X) au plus tard le vendredi 30 août 2019, 17h00 pour le 1er tour et au plus tard le vendredi 4 octobre, 18h00 pour le 2nd tour éventuel. Les professions de foi seront envoyées en format PDF, dimension A4 recto verso.
Une réunion se tiendra en présence d’un membre de la Direction et d’un représentant de chaque organisation syndicale présentant une liste le vendredi 30 août à 17h15 afin que ces derniers puissent prendre connaissance des listes.
Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux réservés à la direction. Les organisations syndicales afficheront la liste des candidats et les professions de foi sur leurs panneaux d’affichage respectifs. Les affichages sont prévus le vendredi 30 août 2019 à 18h00 pour le 1er tour, vendredi 4 octobre à 18h15 pour le 2nd tour si besoin.
Article 5 - Campagne électorale - Propagande électorale des candidats
Les professions de foi seront affichées sur les panneaux d’affichage réservées aux organisations syndicales dans les locaux de l’entreprise. Elles seront également accessibles sur la plateforme de vote PARAGON, à tous les électeurs. Les listes peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit être transmis en même temps que la profession de foi dans un fichier à part.
La distribution des tracts est permise uniquement de la main à la main dans le hall d’accueil ou devant l’entrée principale de l’entreprise, du 2 au 16 septembre 2019. Cette distribution ne devra en aucun cas gêner d’une quelconque manière la circulation des personnes/des véhicules.
Si la direction constate tout débordement dans les dispositions présentées ci-dessus, elle se réserve le droit d’interdire à l’organisation syndicale mise en cause la distribution des tracts.
L’usage de l’intranet et du mail, ou tout autre moyen informatique de l’entreprise, est quant à lui interdit.
Article 6 – Durée des mandats
Conformément à l’Accord sur le fonctionnement du CSE du 15 juillet 2019, la durée du mandat des membres du CSE est fixée à 4 ans. Le nombre de mandats successifs est limité à 3.
Article 7 - Déroulement du scrutin
Recours au vote électronique
Conformément à l’accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du 15/07/2019, le recours au vote électronique sera le moyen unique de vote pour les élections du CSE.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il a été convenu de mandater un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement du vote par internet. Le prestataire retenu est PARAGON TRANSACTION SA au capital de 23 096 706 € dont le siège social est situé au 39 rue des Rivières Saint Agnan, BP47, 58202 Cosne-sur-Loire Cedex France - Siret n° 775 722 218 00085. La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales sont annexés au présent accord.
Le matériel de vote
Chaque électeur recevra à son domicile, avant chaque vote, un courrier contenant l’URL d’accès du site de vote ainsi que ses codes d’accès personnels et confidentiels. Pour le premier tour, le courrier sera envoyé le mardi 10 septembre 2019. La Direction diffusera également une communication par voie électronique à tous les collaborateurs de l’entreprise le mardi 17 septembre.
En cas de deuxième tour, le courrier sera envoyé le mardi 1er octobre. La Direction diffusera également une communication par voie électronique à tous les collaborateurs de l’entreprise le Lundi 7 octobre.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.
Les modalités du vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Lors de la connexion à la plateforme, la liste des syndicats sera présentée par taux de représentativité aux dernières élections (pour rappel SNB/CFE-CGC, CFDT, FO, CFTC).
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée, soit https://oney.paragon-election.com.
Le déroulement est le suivant :
Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe imprimés sur son courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier.
Ce code secret sera
son matricule.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant :
ses Nom et Prénom
son département de naissance
sa date de naissance
son matricule
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.
L’assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 1 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : supportelection@paragon-europe.com ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès). Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser à l’un des membres de l’équipe Relations Sociales.
Article 8 - Composition et mission du bureau de vote
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions.
Le bureau de vote est composé de deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présent et acceptant (basés sur la région Hauts-de-France), hors électeurs se présentant comme candidats. Les 2 collèges seront représentés par ce bureau de vote. Ce bureau est effectivement constitué 48 heures au moins avant le scrutin. La présidence appartient au plus âgé.
Le bureau de vote s’assurera de la régularité et du secret du vote et proclamera oralement les résultats à la fin du dépouillement. Il contrôlera le procès-verbal des élections selon les formulaires qui lui ont été remis et les signera.
Certains membres de l’entreprise peuvent surveiller le bon déroulement des opérations :
Un représentant de chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats, dès lors qu’il est électeur dans l’entreprise,
Le DRH ainsi que les membres de l’équipe Relations Sociales
Le temps passé par les observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.
Compte tenu de l’accord sur le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote recevront une formation, sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin. Le bureau de vote testera la plate-forme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plate-forme de vote. A l’issue de la validation complète de la plate-forme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plate-forme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin.
Le scellement des urnes électroniques internet a 3 effets :
figer les données de l'élection (fichier électeurs, fichier candidats, professions de foi, paramétrage global)
remettre tous les compteurs d'urne à zéro
créer la clé globale de chiffrement de l’élection (pour le chiffrement du bulletin de vote)
Il sera réalisé 1 scellement global qui scellera toutes les urnes électroniques en une fois : urnes « titulaires » + urnes « suppléants ».
Le processus de scellement nécessite la saisie de 4 clés numérique à 6 positions par les membres du bureau de vote dans l’interface logicielle de Paragon Transaction.
Article 9 – Utilisation des heures de délégation
Les représentants du personnel qui sont élus en cours de mois, ont droit, pour le mois en question, à leur crédit d’heures complet. Pour les personnes qui ont un mandat qui arrive à expiration en cours de mois : les heures de délégation sont utilisables pour le mois d’octobre. Afin de faciliter la préparation des élections professionnelles 2019, l’entreprise accorde à chaque organisation syndicale représentée dans l’entreprise un crédit exceptionnel de 20 heures, en sus des heures de délégation.
A la clôture du scrutin, le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs.
Le processus de dépouillement est le suivant :
-Clôture du site internet de vote, -Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement, le lundi 30 septembre 2019 matin pour le 1er tour, le lundi 14 octobre 2019 matin pour le 2nd tour - Dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants, -Calcul automatique des résultats et attribution des sièges, -Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité, -Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis, -Proclamation des résultats.
Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de représentation.
Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.
A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellements des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies au scellement pour desceller l'élection.
Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Les membres du bureau de vote contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.
Les résultats seront affichés par la Direction des ressources humaines, pour le 1er tour le 1er octobre au plus tard, en cas de 2nd tour le 15 octobre au plus tard, sur les panneaux réservés aux communications et par mail.
Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :
un exemplaire pour la Direction ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataires du protocole d’accord préélectoral (à l’issus de la proclamation des résultats ou dans les 3 jours suivants par mail en version électronique);
un exemplaire destiné à l’affichage ;
deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;
un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.
Article 11 - Durée et publicité du protocole d'accord
Le présent protocole est valable uniquement pour l’élection des membres du Comité Social et Economique prévu en 2019. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Le présent accord sera mis à disposition des salariés de l’entreprise sur l’intranet.
Fait à Croix, le 2019
Pour l’entreprise, Pour les organisations syndicales,
X, DRH X et X CFDT
X et X CFTC
X et X FO
X et X SNB/ CFE-CGC
ANNEXE n°1
Calendrier Elections CSE 2019
Actions
1er tour
2nd tour
Envoi liste candidats et professions de foi
Vendredi 30/08 17h00 Vendredi 04/10 18h00
Affichage liste candidats et professions de foi pour les OS
Vendredi 30/08 18h00 Vendredi 04/10 18h15
Diffusion de la liste électorale
Mercredi 04/09
Envoi courrier électeurs
Mardi 10/09 Mardi 01/10
Deadline constitution bureau de vote
Jeudi 12/09
Scellement
Lundi 16/09 après-midi Lundi 07/10 après-midi
Période de vote
Du Mardi 17/09 9h00 Au Dimanche 29/09 23h59 Du Mardi 08/10 9h00 Au Dimanche 13/10 23h59
Descellement et proclamation des résultats
Lundi 30/09 matin Lundi 14/10 matin
Affichage résultats collaborateurs
Au plus tard le mardi 01/10 Au plus tard le mardi 15/10
