ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre
La Direction de la Société PENELOPE L’AGENCE, Société par actions simplifiée enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 824 539 183, représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, ci-après nommée "La Société", d'une part
et
Les Organisations Syndicales représentatives au sein des sociétés, représentées par leurs délégués syndicaux respectifs dûment mandatés :
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme…………………………………………………………………………………
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme…………………………………………………………………………………
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme…………………………………………………………………………………
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme…………………………………………………………………………………
d'autre part,
Préambule
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de PENELOPE L’AGENCE pour l’élection des représentants du personnel au Comité social et économique (CSE), conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail.
Compte tenu de l’activité exercée par la société PENELOPE l’AGENCE, peu de salariés sont présents dans les locaux de l’entreprise. Partant de ce constat, il est apparu que le vote par voie électronique était le mode opératoire le plus pertinent afin de fédérer un maximum d’électeurs tout en l’inscrivant dans une démarche de préservation de la nature en évitant les déplacements.
En conséquence, les parties signataires, qui se sont réunies afin de négocier, et après information-consultation du CSE le 18 janvier 2022, ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités négociées et décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 – Principes généraux électoraux
Le système de vote par voie électronique développé par le prestataire retenu doit impérativement respecter les principes généraux du droit électoral afin d’obtenir la régularité du scrutin, à savoir :
La vérification de l’identité de l’électeur,
L’anonymat du vote émis,
L’intégrité du vote émis,
L’unicité du vote émis,
Le secret du vote émis.
Le présent accord s’inscrit dans ces principes fondamentaux du droit électoral.
Article 2 - Objet et champ d'application
Le présent accord est un accord d’entreprise qui a pour objet d'autoriser le vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel au CSE de la Société PENELOPE L’AGENCE.
Article 3 – Définition du vote par voie électronique
Le vote par voie électronique est un moyen de vote ayant comme support Internet. Le vote se fera via un site internet dédié aux seules élections professionnelles ayant lieu en 2022 au sein de la société PENELOPE l’AGENCE.
Il est ainsi nécessaire, pour pouvoir voter, d’avoir une connexion internet.
Article 4 - Modalités de mise en œuvre
Article 4.1 – Recours à un Prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect des prescriptions énoncées aux articles R2314-8 à R2314-21 et R2324-4 à R2324-17 du Code du travail.
Le prestataire retenu devra se conformer expressément au présent accord.
Article 4.2 – Etablissement des fichiers
Les données nécessaires à la mise en place et au bon déroulement du vote par voie électronique seront établies dans le respect des dispositions issues de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. A ce titre, une stricte application des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, à savoir :
Données pouvant être enregistrées : - Pour les listes électorales : Nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège des inscrits ; - Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ; - pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ; - pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; - pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : - pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ; - pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; - pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ; - pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ; - pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
Article 4.3 – Confidentialité et sincérité du vote, stockage des données
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il devra également être conservé scellé pendant les délais légaux de contestation postérieurs au dépouillement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le respect de ces obligations se fait via une vérification du système par un expert indépendant. Le prestataire retenu devra tenir à la disposition des parties et de la CNIL le rapport de l’expert indépendant ayant vérifié le système.
Article 4.4 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant toute la durée du processus électoral.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : - Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; - Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4.5 – Déclaration auprès de la CNIL
L'employeur informe les organisations syndicales représentatives de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés relatives à la mise en place du vote par voie électronique dès les formalités accomplies par le Prestataire.
Article 4.6 - Information du personnel
En amont de l’ouverture du scrutin, chaque salarié inscrit sur les listes électorales disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Qui plus est, chaque salarié inscrit sur la liste électorale sera destinataire d’un courrier adressé par le prestataire retenu contenant l’explication technique relative au vote par voie électronique et contenant ses codes d’accès et les moyens d’utilisation.
Article 5 – Déroulement des opérations de vote
Article 5.1 - Protocole d'accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Article 5.2 – Matériel de vote
Le prestataire qui sera retenu se porte garant de l’objectivité, de l’inviolabilité et de la sincérité du support technique des votes.
Le prestataire assure la programmation du site internet sécurisé et le remplit selon les données fournies (profession de foi, liste des candidats notamment).
Les formalités liées aux professions de foi et listes de candidats ainsi que leur ordre de positionnement sur le site seront décidées dans le protocole d’accord préélectoral. Le prestataire se porte garant de la neutralité de son système quant aux différentes organisations syndicales et/ou candidatures libres.
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 5.4 – Modalités du vote
Afin d’optimiser le processus électoral, les parties prévoient que les scrutins, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, seront ouverts plusieurs jours selon les dates définies au sein du protocole d’accord préélectoral.
Le site internet sécurisé support des élections sera accessible quelques jours avant l’ouverture du scrutin afin de permettre aux potentiels électeurs de prendre connaissance des professions de foi communiquées. Le site sera ouvert 24h/24, permettant ainsi au salarié d’avoir la possibilité de voter à tout moment selon sa convenance sachant qu’il sera rappelé qu’il doit privilégier un vote pendant les horaires de travail. Les salariés seront informés par courrier des dates et heures d’ouverture et de fermeture du vote via le site internet sécurisé. Il ne sera pas possible de voter en dehors des plages horaires définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Chaque électeur recevra, en amont de l’ouverture du scrutin du premier tour, un courrier du prestataire dans lequel il sera précisé :
L’adresse exacte du site internet ;
Son code d’accès personnel généré de façon aléatoire ;
Son code d’identification personnel connu de lui seul (par exemple sa date de naissance) ;
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du vote pour le premier tour et, le ca&s, échéant, le second tour
Un tutoriel de vote.
L’électeur, une fois identifié sur le site internet, aura uniquement accès aux votes auxquels il peut prendre part compte tenu de son appartenance collégiale.
Article 5.5 – Dépouillement du vote
Les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin à la date et heure de clôture définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des différentes urnes, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont automatiquement scellés avec mention de la date et de l’heure.
Le dépouillement des urnes se fait par activation des clés de chiffrement confiées aux membres du bureau de vote.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux, les signent et proclament les résultats.
Article 6 - Entrée en vigueur et dépôt légal
Article 6.1 – Durée et entrée en vigueur de l'accord
Cet accord est conclu pour une durée déterminée. Il n’a vocation à s’appliquer qu’aux élections relatives au renouvellement de la délégation du personnel du CSE de 2022 et aux éventuelles élections partielles suivantes. Il entrera en vigueur à la date de sa signature.
Article 6.2 - Dépôt légal
Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.
Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes. En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.
Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise sur les panneaux d’affichage.
Fait à Paris, le 11 février 2022
en 5 exemplaires originaux dont l’un pour chacune des parties.
Pour la Société PENELOPE L’AGENCE
XXX Directeur des Ressources Humaines Signature :
Pour les Organisations Syndicales
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme………………………………………………………………………………… Signature :
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme………………………………………………………………………………… Signature :
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme………………………………………………………………………………… Signature :
Pour le syndicat………………………………….. : M/Mme………………………………………………………………………………… Signature :
