La société PHENIX METAL INDUSTRIE, SAS dont le siège social est situé 18 Boulevard de L’Industrie, Z.I. Les Poujeaux, 37530 NAZELLES-NEGRON, immatriculée au RCS de Tours sous le numéro 574 801 098,
Représentée par , en sa qualité de Directeur des Usines,
d'une part,
Et :
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
Le syndicat CFDT, représenté par , Délégué Syndical,
Le syndicat CFTC, représenté par , Délégué Syndical,
d'autre part,
Ci-ensemble, les Parties.
Préambule
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique, les Parties conviennent de mettre en place, pour les élections de ses représentants du personnel, un système de vote électronique.
En effet, ce système de dématérialisation du vote correspond mieux aux objectifs de l’entreprise en matière de développement durable, tout en permettant une économie en moyens matériels et humains.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Les Parties présentes sont en effet conscientes du fait que les élections professionnelles représentent un enjeu important pour tous les acteurs sociaux (employeur, syndicats, salariés).
Dans ce cadre, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique et dont les solutions seront conformes aux recommandations de la CNIL et à la législation en vigueur garantissant la confidentialité, l’anonymat, l’unicité et l’intégrité des scrutins.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
Article 1 : Référence du dispositif de vote électronique dans le protocole préélectoral
Le principe du recours au vote électronique sera, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral, qui fera référence à la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Choix du prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 4 : Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo et/ou le tract de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Article 5 : Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés de ceux traitant des données relatives au vote des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
Article 6 : Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
À ce titre, chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code identifiant généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Le code identifiant et le mot de passe resteront inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
À l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la fermeture du scrutin.
Article 7 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique par une expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert sera tenu à disposition de la CNIL et ses conclusions seront communiquées aux organisations syndicales invitées à la négociation.
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Article 8 : Déroulement du vote
8.1 Lieu et temps du scrutin
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour le premier tour et, le cas échéant, le second tour du scrutin des élections professionnelles qui auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Ainsi, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le temps passé par les électeurs à voter est considéré comme du temps de travail effectif et n’entraine aucune réduction de salaire.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
8.2 Listes des candidats et bulletins de vote
Le prestataire retenu devra reproduire sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes apparaitront sur les écrans dans l’ordre d’arrivée à la direction des ressources humaines.
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes afin de ne pas en favoriser une plutôt qu’une autre.
8.3 Cellule d’assistance technique
La Société met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En cas de panne du système principal, la cellule mettra en place un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Pendant le scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par email ou par téléphone un membre de la cellule afin d’obtenir toutes informations qu’ils jugeraient utiles au bon déroulement de leur vote.
Article 9 : Dépouillement
L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l'arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 10 : Conservation des fichiers après le scrutin
La société (ou le prestataire retenu le cas échéant) devra conserver sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 11 : Information du personnel Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
A ce titre, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera porté à leur connaissance suffisamment à l’avance avant le premier tour du scrutin. Article 12 : Formation des représentants du personnel
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront, préalablement à l’organisation du scrutin, d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Article 13 : Formalités RGPD
Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l'accomplissement des formalités imposées par le RGPD sur le vote électronique (inscription du fichier dans le Registre des activités de traitement, information des électeurs sur les conditions de traitement des données).
Article 14 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Le présent accord pourra être dénoncé et/ou faire l'objet d'une révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-9, L. 2261-7 et L. 2261-8 et suivants du Code du travail.
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Tous les 4 ans, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.
Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations représentatives.
Cet accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de l'entreprise, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes de Tours.
Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la Direction.
Fait à Nazelles-Negron, le 29 novembre 2018
En 4 exemplaires
La société PHENIX METAL INDUSTRIE, SAS dont le siège social est situé 18 Boulevard de L’Industrie, Z.I. Les Poujeaux, 37530 NAZELLES-NEGRON, immatriculée au RCS de Tours sous le numéro 574 801 098,
Représentée par , en sa qualité de Directeur des Usines
Les organisations syndicales représentatives de salariés :
Le syndicat CFDT, représenté par , Délégué Syndical,
Le syndicat CFTC, représenté par , Délégué Syndical
