ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DE LA POSSIBILITE DE SIGNATURE ELECTRONIQUE DES ACCORDS D’ENTREPRISE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société PROMOD, SAS au capital de 11.943.188
Euros, dont le siège social est situé à MARCQ EN BAROEUL – Chemin du Verseau,
représentée aux présentes par :
XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines
ET :
Les organisations syndicales respectivement représentées par :
Pour la CFDT, XXX, XXX, XXX et XXX, agissant es qualités de délégués syndicaux,
Pour la CFTC, XXX, XXX agissant es qualité de déléguées syndicales,
Pour FO, XXX XXX, XXX et XXX, agissant es qualités de déléguées syndicales,
Dûment habilités à la négociation et la signature du présent accord.
II a été convenu les dispositions suivantes :
ETANT EXPOSE AU PREALABLE
Soucieux de l'impact environnemental de l'activité de l'entreprise en matière de pollution et de production de déchets, d’une optimisation des process en permettant la validation d’un accord sans besoin exprès de la présence des acteurs sur un lieu physique de signature tout en préservant la fiabilité de la signature, malgré l’éloignement géographique des potentiels signataires, et autres intérêts liés à la digitalisation de procédure, la Direction a proposé aux organisations syndicales représentatives la mise en place de la possibilité de signer électroniquement les accords d’entreprises. Il est rappelé à ce titre que la Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 dispose que la signature électronique confère la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1367 du Code Civil prévoit en effet que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite sous réserve que le dispositif sélectionné remplisse les exigences du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 lui permettant d’être reconnu comme un procédé fiable, sûr et certain. Fort de ces éléments d’intérêts fiabilisés, il est apparu aux différentes parties concernées nécessaire de pouvoir sécuriser le processus de signature tant dans la forme que d’un point de vue juridique par le recours à la signature électronique étant précisé qu’un tel procédé est d’ores et déjà utilisé pour d’autres activités de l’Entreprise, (contrat de travail et avenants, évaluation de type « EAD », conventions avec les tiers, …). C’est dans ces conditions que les parties signataires du présent accord ont décidé de pérenniser le recours à la signature électronique pour la conclusion des accords collectifs au sein de la société Promod.
Article 1 Objet et champ d’application
Le présent accord vise à entériner le principe de la possibilité du recours à un dispositif de signature électronique pour les accords collectifs qui pourraient avoir vocation à être conclus au sein de la société Promod. Selon les situations, et notamment pour les premiers temps d’application, il pourrait être continué d’utiliser pour certains accords la voie traditionnelle de signature et/ou notification. Il s’applique à l’ensemble des accords, avenants et de manière générale à tout document issu de la négociation collective, ci-après désigné l’« accord » devant faire l’objet d’une signature.
Article 2 Cas de recours à la signature électronique
Pour l’ensemble des accords collectifs susceptibles d’être conclu par l’employeur et ses partenaires sociaux, les parties conviennent de la facilité matérielle que représente la signature électronique et souhaitent la pérenniser. A cet effet, chaque délégué syndical ayant une adresse mail professionnelle individuelle Promod, cette dernière sera utilisée comme canal de transmission des accords ainsi que du message alertant de la mise à disposition de l’accord pour signature.
Article 3 Modalités opérationnelles du recours à la signature électronique
La signature de l’accord s’effectuera par voie d’une signature électronique selon les modalités précisées ci-après.
La Direction transmet par courriel à l’ensemble des organisations syndicales représentatives le projet d’accord préalablement au processus de signature électronique.
Les organisations syndicales représentatives font connaitre à la Direction par retour de mail leur souhait de ratifier ou non l’accord. Par soucis de praticité et d’efficacité, le principe sera de désigner un délégué syndical par syndicat signataire, afin d’effectuer les opérations de signature pour le compte du syndicat étant précisé qu’en tout état de cause chaque délégué syndical sera destinataire au final de l’accord signé sous version électronique. Dès lors, chaque organisation syndicale désignera à l’occasion de la négociation quelle sera la personne de l’organisation syndicale amenée à signer au nom de l’organisation syndicale. Cela pourrait être d’ailleurs, si le syndicat le précise ainsi, la même personne signataire « jusque nouvel ordre ». Ce retour se fera idéalement par retour de mail à la Direction (en priorité celui indiquant de la décision de signer) par l’une des personnes habilitées à signer, en mettant en copie toutes les personnes habilitées à signer (délégués syndicaux) de son syndicat.
Enfin, l’accord soumis à signature est transmis via la plateforme de signature électronique afin d’être signé dans les plus brefs délais, notamment dans les cas où le dépôt auprès de l’administration est lui-même assujetti à une notion de délai.
Une fois valablement ratifié par l’ensemble des parties désignées, l’accord est notifié aux Organisations Syndicales par voie électronique ou tout autre mode de notification valable (ex : remise en main propre contre signature). En tout état de cause, si le recours à la signature électronique n’était pas possible ou les délais sus mentionnés prévus n’étaient pas pertinents, la société pourra recourir à la signature manuscrite et/ou éventuellement la notification par le même biais.
Article 4 Modalités techniques du recours à la signature électronique
Les parties signataires rappellent que le recours à la signature électronique doit nécessairement faire appel à un procédé fiable, sûr et certain répondant aux exigences légales à la date de signature de chaque accord signé au moyen de ce procédé. Le procédé utilisé assure une authenticité ne pouvant être remise en cause. Les éventuelles évolutions ou mises à jour figurant en annexes remplaceront de plein droit celles fournies par le présent accord et seront communiquées à l’ensemble des partenaires sociaux à première demande. Les parties conviennent que le choix du dispositif de signature électronique relève du pouvoir de décision de la Direction. Les parties conviennent qu’en cas de changement de prestataire ou en cas de modification importante du procédé de signature électronique, le changement fera l’objet d’une information préalable de la Direction auprès des organisations syndicales représentatives. A titre purement informatif, il est précisé à date que la Direction a choisi de recourir à la solution DOCUSIGN, qui est déjà le prestataire en vigueur dans l’entreprise pour les signature des contrats commerciaux.
Article 5 Durée, révision, dénonciation de l’accord
Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa date de signature.
Révision de l'accord
Le présent accord pourra être révisé selon les formes légales habituelles, en cas de nécessité, et sur demande d’au moins une des parties signataires ou adhérente. L’avenant ainsi signé pourrait alors être signé/notifié par voie électronique.
Dénonciation de l'accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l’ensemble des parties signataires ou adhérentes à l’accord selon les règles légales en vigueur.
Article 6 Formalités de dépôt et de publicité
L’utilisation du procédé de signature/notification électronique est possible dès le présent accord et pour les accords ultérieurs. En application de la règlementation applicable, le présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès de la Direction du Travail via la plateforme « TéléAccords » dédiée mise en ligne par le Ministère du travail. Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de TOURCOING. Le présent accord sera également porté à la connaissance des salariés par les moyens de communication internes habituels, notamment par le biais du site intranet de l’entreprise.
Fait en 5 exemplaires à MARCQ-EN-BAROEUL, le 03 juillet 2025
Pour la société PROMOD
XXX Directeur des Ressources Humaines
Pour l’organisation syndicale CFDT
XXXXXX
Délégué syndical Déléguée syndicale
XXXXXX
Déléguée syndicale,Délégué syndical
Pour l’organisation syndicale CFTC
XXXXXX Déléguée syndicale,Déléguée syndicale,
Pour l’organisation syndicale FO
XXXXXX Déléguée syndicaleDéléguée syndicale
XXXXXX Déléguée syndicaleDéléguée syndicale
(*) Parapher chaque feuillet - Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé - bon pour accord ».
ANNEXE
La présente annexe vise à présenter, à titre informatif, les différentes étapes devant être réalisées dans le cadre d’une signature électronique via le prestataire choisi.
PRESTAIRE ET SOLUTION RETENUE
La Solution de Signature électronique choisie est éditée à date et à titre informatif par DOCUSIGN. Un changement de prestataire est possible à tout moment sans besoin de modifier le présent accord.
DETAILS TECHNIQUES DE LA SOLUTION DE SIGNATURE ELECTRONIQUE
Le service de signature électronique fourni par le prestataire répond aux standards de sécurisation, d’horodatage et de confidentialité propres à ce procédé. Cette technologie est conforme à la loi française du 13 mars 2000 relative à l'adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique.
MODE OPERATOIRE : PROCEDE DE SIGNATURE ELECTRONIQUE VIA L’OUTIL DE SIGNATURE ELECTRONIQUE
Etape 1 : Confirmation de la volonté de signature des syndicats représentatifs (selon les seuils permettant valablement la signature d’un accord d’entreprise) et désignation par le syndicat du délégué syndical signant pour son organisation
Etape 2 : Réception d’un courrier électronique informant qu’un accord est ouvert à la signature
Etape 3 : Accéder à la plateforme de signature. L’intégralité des noms des délégués syndicaux sera reprise (aussi bien les personnes signataires désignées, que les autres qui seront néanmoins également destinataires des accords signés)
Etape 4 : Visualiser le document à signer
Etape 5 : Signer le document
Etape 6 : Consulter le document signé sur son email professionnel
