AVENANT N°1 à l’ACCORD ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE du 30 octobre 2014
Entre
La société Proservia, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Nantes sous le n°394 026 934, dont le siège social est situé 15, rue Christian Pauc – 44300 Nantes, représentée par ……………………………………….. en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité,
Ci-dessous dénommée « l’Entreprise »
D’une part,
Et,
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’Entreprise à savoir :
La CGT, représentée par ___
La CFDT F3C, représentée par ___
La CFE-CGC, représentée par ___
Ci-dessous dénommée « Organisation Syndicale ».
D’autre part.
Les parties conviennent de signer cet avenant à l’Accord d’Entreprise relatif au vote électronique en date du 30 octobre 2014 pour rendre ce dispositif applicable à tout type d’élection par les salariés des membres des institutions représentatives du personnel : ainsi, les parties conviennent de rendre ce dispositif applicable aux élections du Comité Social et Economique (CSE) ou à toute autre instance qui serait amenée à s’y substituer.
Cet Accord d’Entreprise ne s’adresse qu’aux salariés de l’Entreprise.
A chaque fois que le vote électronique sera appliqué à une élection d’institutions représentatives du personnel, L’Entreprise prendra contact avec des sociétés extérieures à l’Entreprise spécialisés dans l’organisation et la mise en place d’un vote électronique.
Il a été convenu et arrêté entre parties ce qui suit :
3.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats4
3.2. Déroulement de l’opération de vote4
3.3. Garantie de confidentialité pendant la durée de scrutin5
3.4. Assistance6
3.5. Dépouillement et résultats6
3.6. Dispositif de secours7
4. Révision de l’avenant7
5. Information7
6. Portée et durée de l’avenant7
7. Suivi de l’avenant8
8. Dépôt de l’avenant8
Préambule
L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » a réformé la partie du Code du travail relative aux instances représentatives du personnel.
Lors des prochaines élections professionnelles, les dispositions de ladite Ordonnance et des textes pris pour son application imposent la mise en place du comité social et économique (CSE) qui remplace les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).
Dans ce contexte, les parties au présent avenant se sont rencontrées pour échanger sur la révision de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote électronique en date du 30 octobre 2014, dans la perspective des prochaines élections du CSE, et ce afin de l’adapter aux nouvelles dispositions légales et réglementaires.
Il en résulte la volonté commune de conserver la faculté de recourir au vote électronique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 dans le cadre des élections des membres du CSE.
Pour des raisons de praticité et pour en faciliter la lecture, les stipulations du présent avenant se substituent intégralement à l’ensemble de l’accord du 30 octobre 2014.
Recours à un prestataire externe
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe. Le prestataire externe s’engage sur :
- La sincérité et l’intégrité du vote.
- L’anonymat et le secret du vote.
- L’unicité du vote.
- La confidentialité et la liberté du vote.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral (se référencer au « Protocole d’Accord Préélectoral ») et/ou des modalités retenues pour l’organisation du scrutin dans les conditions prévues par les règles en vigueur.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail.
Modalités d’organisation du vote
Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les données devant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : Nom, prénom, date d’ancienneté dans l’entreprise, date de naissance, collège.
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées.
Pour le fichier d’émargement : Collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote.
Pour les listes des candidats : Collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale.
Pour la liste des résultats : Nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants (article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : Electeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel.
Pour les listes des candidats : Electeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel.
Pour les listes des résultats : Electeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne selon les modalités retenues dans le cadre du processus électoral.
L’ensemble des listes des candidats seront présentées sur un seul écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
Déroulement de l’opération de vote
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote, sera portée à la connaissance des électeurs, après détermination du nombre de jours dans le protocole préélectoral ou dans le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant. Cette note explicative sera connue des électeurs avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier postal et un courriel contenant ses informations de connexion et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Ces informations seront valables pour les deux tours de chaque élection, si nécessaire.
Avant toute opération de vote, les opérations suivantes sont réalisées dans le respect des dispositions applicables :
Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique en présence de la cellule d’assistance technique.
a cellule d’assistance technique, accompagnée des membres du bureau de vote, doit vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à ses identifiants reçus par un courrier postal ou un courriel. Une troisième information personnelle, connue uniquement de l’électeur et exigée dans le cahier des charges du prestataire choisi, sera développée.
La saisie des critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance dans l’Entreprise. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Garantie de confidentialité pendant la durée de scrutin
Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel s’inscrit, en conséquence, dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.
Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du code du travail (article R2314-6 notamment), le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote et les représentants de l’Entreprise désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Ce taux de participation sera communiqué quotidiennement aux représentants de chaque liste de candidats par l’Entreprise.
Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.
Assistance
Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
Un système pour permettre de récupérer un accès au système de vote sera mis en place, dans le cas où un salarié n'a pas reçu ou a perdu ses codes. Exemple : un courriel spécifique pour redemander ses codes.
Une communication de la direction sera réalisée auprès des salariés afin de leur demander d’informer le service RH en cas de dysfonctionnent de l’assistance.
Un compte rendu sera rédigé et envoyé aux représentants de chaque liste de candidats et à la Direction par le prestataire, chaque jour ouvré, avec une synthèse des événements intervenus durant les dernières vingt-quatre heures (24h).
Dépouillement et résultats
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées, délivrées au moment du scellement de l’urne, sont introduites dans le système pour le descellement.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral et/ou aux modalités retenues pour l’organisation du scrutin dans les conditions prévues par les règles en vigueur. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique.
Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour, il reste encore des sièges à pourvoir.
Une fois le dépouillement terminé, toute tentative d'accès non autorisé à la base de données est impossible afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Révision de l’avenant
Conformément aux articles L2222-5 et L2261-7-1 et suivants du code du travail, les parties signataires du présent avenant ont la faculté de le modifier. La révision peut être engagée :
jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’avenant a été conclu, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application et signataires ou adhérents de ce texte,
à l’issue de cette période, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans le champ d’application de l’avenant, qu’il soit ou non signataire / adhérent.
La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent avenant qu’il modifiera.
En cas de modifications législatives ayant un impact sur le présent avenant, les Parties s’engagent à se réunir dans les meilleurs délais pour examiner les aménagements à prendre en compte.
Information
Le personnel est informé de cet avenant par voie d'affichage dans l’Entreprise et sur l’Intranet de l’Entreprise.
Portée et durée de l’avenant
Le présent avenant, dont les stipulations se substituent intégralement aux stipulations de l’accord du 30 octobre 2014 relatif au vote électronique, est conclu pour une durée indéterminée.
Suivi de l’avenant
Sur demande de l’un des signataires du présent avenant, une réunion entre la Direction et l’organisation syndicale représentative au sein de la Société sera programmée si un point de désaccord intervenait concernant sa mise en œuvre, en vue de rechercher un consensus.
Dépôt de l’avenant
Un exemplaire du présent avenant, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L2231-5 du Code du travail.
Les formalités de dépôt du présent avenant seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :
un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;
un dépôt de l’avenant sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail sera réalisé, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.
Un affichage sera, en outre réalisé, sur les panneaux de la Direction destinés à cet effet.
Enfin, Un exemplaire sera également envoyé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective (OPNC) (OPNC@syntec.fr) pour enregistrement et conservation.
