Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles
Entre les soussignés,
L’Association Purple Campus, représenté par Monsieur en sa qualité de Directeur Général,
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :
Monsieur , représentant la CGT ;
Madame , représentant la CFDT ;
Madame , représentant l’UNSA ;
Il a été convenu :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Préambule Comme le propose la loi 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, compte-tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein de l’Association Purple Campus, de la répartition géographique des établissements de l’Association Purple Campus au sein de la Région Occitanie, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Il leur apparait en effet que le système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, la Direction Générale de l’Association Purple Campus a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein de l’Association Purple Campus au cours de l’année 2025. Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage ;
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité). Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définiront dans le protocole d'accord préélectoral négocié ultérieurement notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Article 1 - Principe du recours à un prestataire Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présente, le prestataire VOXALY (marque de DOCAPOSTE) sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet de la présente décision. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Article 2 - Modalités de vote Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, pour les deux tours des élections professionnelles entre les mois d’avril et de juin 2025, aux dates qui seront définies dans le protocole d’accord électoral. Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Article 3 - Communication des listes électorales et des listes de candidats La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids n’excédant pas celui indiqué par le prestataire, sans lien hypertexte et sur une ou deux pages. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format tel qu’indiqué par le prestataire.
Article 4 - Bulletins de vote Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 5 - Déroulement des opérations de vote Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Article 6 - Modalités d'accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Article 7 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Article 8 - Respect de la loi « Informatique et Libertés » La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect du Règlement Général pour la Protection des Données et de la loi « Informatique et Libertés » et de leurs textes d’application. Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 10- Dispositions finales Le présent accord est applicable à l’Association Purple Campus pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2025 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
Fait à Pérols en 4 exemplaires, dont un exemplaire original remis à chaque signataire, le 13 décembre 2023
Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles
