Relatif à l’utilisation des outils numériques par les organisations syndicales.
Entre les soussignés :
QUEVILLY HABITAT, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le n° 590 500 567 000 78, dont le siège social est situé à GRAND QUEVILLY (76120) 93 avenue des Provinces,
Représentée par
d’une part,
Pour la C.F.D.T.,
Pour la C.F.E. / C.G.C.,
Pour l’U.N.S.A.,
d’autre part,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
S. A. au capital de 39 440 € - RCS Rouen 590 500 567 00078 APE 6820 A 93 avenue des Provinces B.P. 205 - 76123 Grand Quevilly Cedex Tél. 02 35 68 98 00 Fax : 02 35 68 98 01
www.quevilly-habitat.fr S. A. au capital de 39 440 € - RCS Rouen 590 500 567 00078 APE 6820 A 93 avenue des Provinces B.P. 205 - 76123 Grand Quevilly Cedex Tél. 02 35 68 98 00 Fax : 02 35 68 98 01
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PREAMBULE
Constituant un mode d’information et de communication complémentaire à ceux traditionnellement dévolus aux organisations et sections syndicales par l’article L.2142-3 du code du travail, l’accès aux outils numériques peut favoriser le développement du dialogue social au sein de l’organisme ainsi que la diffusion d’informations sociales et syndicales auprès des collaborateurs.
C’est dans ce contexte, et afin de maintenir un dialogue social constructif et de qualité, lequel contribue à la performance sociale et économique de l’entreprise, que les parties ont décidé d’engager une négociation en vue d’aboutir à un accord sur l’organisation et les moyens de communication accordés aux institutions représentatives du personnel, tels que prévus par l’article L.2142-6 du code du travail.
OBJET DE L’ACCORD
Cet accord vise à encadrer la communication numérique des organisations syndicales auprès des collaborateurs de Quevilly Habitat.
Les dispositions d’ordre public relatives à l’affichage papier des publications syndicales continuent de s’appliquer. Ces affichages sont assurés par la Direction en charge des ressources humaines, suite à la transmission des documents par les organisations syndicales.
DUREE
Le présent accord sera applicable à compter du lendemain de sa publication pour une durée de 3 années.
ESPACE SYNDICAL NUMERIQUE
Chaque organisation syndicale au sein de Quevilly Habitat dispose d’un accès à internet ainsi qu’à l’intranet de l’entreprise.
Afin d’assurer une parfaite confidentialité et ainsi de conserver la neutralité du service Système d’Information et Numérique, les URLs externes permettant l’accès aux sites, publications et tracts des délégations syndicales seront mis à disposition des collaborateurs sur l’intranet SharePoint.
ADRESSE DE MESSAGERIE ELECTRONIQUE SPECIFIQUE
La messagerie électronique de l’entreprise est à usage strictement professionnel.
Par dérogation, et afin de faciliter les échanges entre les membres des organisations syndicales, l’utilisation de la messagerie électronique sera autorisée pour les communications suivantes :
Entre détenteurs de mandats électifs ou désignatifs des OS représentatives de l’entreprise ;
Entre membres des différentes instances et de leurs commissions
Les membres des organisations syndicales et CSE peuvent recevoir des courriels des salariés sur leur messagerie professionnelle et répondre aux messages reçus mais uniquement à destination de l’émetteur d’origine.
Les parties s’accordent sur l’interdiction d’envoyer depuis l’adresse dédiée au CSE ou depuis leur messagerie professionnelle des messages à vocation de propagande syndicale à destination de toute ou partie des collaborateurs de la société (en dehors des cas de réponses individuelles mentionnés ci-dessus).
L’utilisation de la messagerie a vocation à compléter les moyens traditionnels d’information et de communication dont disposent les organisations syndicales en vertu des dispositions réglementaires en vigueur (diffusion de tracts et affichage notamment).
Modalité d’utilisation de la messagerie électronique
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie syndicale, pour l’envoi de messages à caractère syndical individuels ou groupés à l’attention :
De la Direction ;
Des détenteurs d’un mandat électif, qui doivent dans ce cas être clairement et préalablement informés de leur affectation dans une liste de diffusion afin de manifester préalablement leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Les salariés qui auraient autorisé l’utilisation de leur messagerie professionnelle électronique doivent pouvoir solliciter le retrait de celle-ci de la liste de diffusion à tout moment et sur simple demande écrite ou courriel.
A l’exception des dispositions qui précèdent :
La messagerie syndicale mise à disposition des organisations syndicales ne peut permettre d’adresser des tracts syndicaux ou publications de nature syndicale au personnel, étant rappelé que ceux-ci sont accessibles à tous les salariés, à leur initiative, via les liens accessibles depuis l’intranet dans les conditions précitées. De même, les organisations syndicales ne peuvent informer les salariés de l’existence de tracts et publications de nature syndicale par l’envoi d’un message électronique, les salariés pouvant être informés en consultant l’espace syndical de l’intranet ;
Aussi, l’envoi de messages à l’attention des salariés ayant préalablement consenti à recevoir des messages de nature syndicale sur leur adresse électronique professionnelle est limité aux seules communications à caractère individuel les concernant personnellement ;
Il est strictement interdit pour les organisations syndicales de procéder à l’envoi de mails groupés à destination de tout ou partie du personnel de l’organisme ou de recourir à l’utilisation des listes de diffusion ayant vocation à viser un ensemble identifié de personnes ;
De même, la messagerie syndicale ne peut servir de support à un forum de discussions ou de foire aux questions interactives, afin de ne pas interférer avec l’activité professionnelle des salariés.
Les garanties liées à l’usage de la messagerie électronique
La messagerie électronique doit permettre :
Pour les salariés, d’interroger, y compris pendant leur temps de travail, l’organisation syndicale de leur choix ;
Pour les Organisations Syndicales, de répondre à ces éventuelles sollicitations de façon confidentielle et individuelle.
Afin d’assurer la confidentialité de ces échanges individuels entre les organisations syndicales et les salariés, Quevilly Habitat met en œuvre les mesures de sécurité nécessaires.
Les organisations syndicales et les salariés sont ainsi invités dans le cadre de ces échanges à apposer dans l’objet du mail la mention suivante : « personnel ou privé et/ ou confidentiel », ainsi qu’à marquer les messages comme confidentiel dans l’outil Outlook, conformément aux instructions concernant la « classification des documents ».
La capacité de la messagerie électronique
La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, et conforme à la charte de bonne utilisation et de sécurité des outils d’information et des ressources informatiques en vigueur au sein de Quevilly Habitat, la taille maximale pièces jointes comprises est fixée à 10 méga-octets.
UTILISATION ABUSIVE
L'article L. 412-8, alinéa 5, du Code du travail précise que le contenu des affiches, publications et tracts "est librement déterminé par l'organisation syndicale, sous réserve de l'application des dispositions relatives à la presse".
En cas de non-respect du présent article, la Direction informera par tout moyen l’organisation syndicale concernée du manquement constaté. Dans une démarche de conciliation, l’organisation syndicale devra y remédier sans délai.
Si un différend persiste, la Direction se réserve le droit de saisir la juridiction compétente pour faire cesser le trouble ou sanctionner le manquement.
DEPOT PUBLICITE
Le présent accord sera déposé à défaut d’opposition valablement exprimée dans un délai de 8 jours à compter de sa notification, à la DREETS, en version sur support électronique conformément aux articles D.2231-4 et D.2231-2 du Code du Travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes en un exemplaire. En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.
NOTIFICATION
Conformément à l'article L.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
COMMUNICATION
Le présent accord fera l’objet d’une communication spécifique auprès des salariés via notamment les moyens de communication interne (IsiRH). Une note de service sera adressée à tous les salariés via Digiposte, coffre-fort dématérialisé.
Fait en 5 exemplaires, GRAND QUEVILLY, le 20 décembre 2024
